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【正文】 。蓋章同時，需要套打 3 分紙質(zhì)文件用于存檔 。 7) 分發(fā)： 蓋章后，該公文就已經(jīng)變成一份正式的 電子公文 。 蓋章人 將 文件發(fā)送 擬稿人進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)操作人員 在 “待辦公文”中打開需要分發(fā)的文件， 單擊“分發(fā)”按鈕， 系統(tǒng)彈出一個“文件的修改您已經(jīng)保存過了嗎”對話框，點擊“確定”，系統(tǒng)再次彈出一個網(wǎng)頁對話框。網(wǎng)頁對話框列舉了全省所有林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng)用戶名單。 在彈出的 人員選擇窗口中，左邊部分為 省林業(yè)廳、廳直屬單位、市州縣 列表 。 中間 為樹型結(jié)構(gòu)，可以層層展開，直至看到每個人員的姓名。 右邊部分為已選分發(fā)單位和分發(fā)人員列表。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 43 公文處理系統(tǒng)（圖二十六） 分發(fā) 公文有 兩種方式，第一種是對部門所有人員分發(fā)公文。第二種是對 用戶 進(jìn)行分發(fā)，單擊人員姓名， 將 分發(fā)人員 添加到分發(fā)列表中 。 目前 ，按照 體制和文件完整性要求，省廳 分發(fā)到市州縣林業(yè)局的公文， 必須 要給 市州縣 /局機關(guān) /辦公室 /辦公室（市區(qū)縣） 用戶分發(fā)一份 。 市州縣上報省林業(yè)廳電子文件， 必須 給 省林業(yè)廳 /辦公室 /鐘素梅 和省林業(yè)廳 /辦公室 /辦公室（林業(yè)廳） 各 分發(fā)一份 。 各 市州縣林業(yè)局分發(fā)電子公文 具體 要求，由各市州縣自行決定 。 公文處理系統(tǒng)（圖二十七） 如果接收文件的用戶比較固定，也可以先把這些用戶 編寫成組 ，分發(fā)公文時，通過選擇用戶分組，實現(xiàn)公文快速分化 。 點擊“用戶分組”按鈕，系統(tǒng)彈出用戶編組，如省廳給市州林業(yè)局辦公室和辦公室主任兩個 用戶 組分發(fā)公文， 在辦公室和辦公室主任兩個用戶組前面的小方框打上鉤，然后點擊“確定”按鈕，這樣辦公室和辦公室主任兩個組的所有用戶會自動添加到右邊的分發(fā)人員列表中，系統(tǒng)彈出“本次添加 28 個用戶”對用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 44 話框，點擊“確定”按 鈕，關(guān)閉用戶編組。 公文處理系統(tǒng)（圖二十八） 公文處理系統(tǒng)（圖二十九） 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 45 公文處理系統(tǒng)（圖三十） 添加完畢后，單擊 “ 分發(fā) ” 按鈕，該公文分發(fā)成功。 省廳公文處理與短信系統(tǒng)進(jìn)行了集成 （ 已開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的市州縣 林業(yè)局 短信系統(tǒng) 軟件 也已同時 開發(fā) ， 只要添加一個短信發(fā)送器 和一張短信發(fā)送卡 就可以實現(xiàn)公文和短信的聯(lián)動 ）， 在分發(fā)公文的同時，短信系統(tǒng) 會同時給收文人員的手機發(fā)送一條提示短信。收文人員 在 公文處理 系統(tǒng)的“分發(fā)文件” 列表中可以看到一條紅色的文件標(biāo)題， 打開文件標(biāo)題，可以閱讀文件詳細(xì)內(nèi)容 。 8) 存檔： 文件存檔視為辦結(jié)操 作，科室檔案員打開該公文，進(jìn)入公文處理編輯頁面，單擊“存檔”按鈕，系統(tǒng)提示“文件存檔成功”，則該文檔轉(zhuǎn)入檔案管理部分的待歸檔檔案，檔案管理人員進(jìn)行歸檔操作。歸檔后的公文在公文處理頁面的“已辦公文”中，后面用紅色的 ［已辦結(jié)］ 進(jìn)行提示，提示該文檔已經(jīng)辦結(jié)。 9) 其它操作 除了以上公文流轉(zhuǎn)必不可少的功能外，系統(tǒng)還提供了許過輔助功能，以便于用戶可以更好的使用系統(tǒng)。 公文處理系統(tǒng)（圖 三十一 ） ? 附件 ： 可以將一些不便于直接放于公文正文中的文件放于文件附件中跟隨文件一起流轉(zhuǎn)； ? 流程 ：可以查看該文件所有經(jīng)過的步驟以及在每個 步驟所花的時間； ? 查看原文 ：文件經(jīng)過整理后點擊該按鈕可以查看到整理以前的文件； ? 顯示痕跡 ：文件在處理過程中默認(rèn)是不顯示痕跡的，點擊該按鈕可以查看文件的修改和刪除痕跡； ? 隱藏痕跡 ：隱藏文件的修改和刪除痕跡； ? 驗證印章 ：查看文件的蓋章信息； ? 接收情況 ：文件分發(fā)后 ，文件經(jīng)辦人員在“已辦公文”列表中點擊文件標(biāo)題，系統(tǒng)將列出該文的詳細(xì)出理流程，在流程列表右下方有一個“文件接收情況”，點擊該按用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 46 鈕，出現(xiàn)“公文分發(fā)情況”列表，包括文件的標(biāo)題、接收部門或用戶、第一次查看時間、第一個查看用戶、發(fā)送用戶、發(fā)送時間。通過此表，可以 追蹤文件接收人員是否閱讀處理該文。如果沒有打開處理，辦文人員可以進(jìn)行及時督辦。 公文處理系統(tǒng)（圖三十二） 公文處理系統(tǒng)（圖三十三） 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 47 . 收文處理 類似于“發(fā)文處理”，此處集中對收文進(jìn)行處理。其處理流程如下： 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 四 ） 分步進(jìn)行說明： 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 五 ） 1) 收文登記： 收文登記用戶進(jìn)入電子政務(wù)公文處理－》收文登記系統(tǒng)，單擊“收文登記”，進(jìn)入編輯器后，在收文處理表格部分填寫來文單位、收文日期、編號、文件標(biāo)題和收文正文。 收文正文一般為紙質(zhì)收文的掃描版。例如，有紙質(zhì)收文 到達(dá)時，將收文掃描成為圖片形式存放在本地電腦中。當(dāng)?shù)怯浻脩暨M(jìn)入公文處理編輯器后，在處理箋下方的空白部分插入該收文圖片，調(diào)整好寬度與高度，保存后送后續(xù)“主管領(lǐng)導(dǎo)意見”處理操作，完成收文的登記操作。 2) 辦公室意見： 當(dāng)辦公室收到該收文后，在辦公室意見一欄中填入送某某部門辦理，將該收文一一送達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)公文處理系統(tǒng)中進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)批示。 3) 領(lǐng)導(dǎo)批示： 領(lǐng)導(dǎo)收到該收文后，單擊該收文標(biāo)題進(jìn)入公文處理編輯器，在收文處理收文登記 存檔 辦公室意見 領(lǐng)導(dǎo)批示 辦理 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 48 單的“領(lǐng)導(dǎo)批示” 欄中填入領(lǐng)導(dǎo)批示及批示時間。批示完畢后，將該文件退回給辦公室，由辦公室送下一位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示。 4) 辦理： 領(lǐng) 導(dǎo)批示完畢后，由辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容將公文進(jìn)行辦理。 5) 存檔： 使用存檔按鈕將該文件進(jìn)行歸檔。 6) 對于本系統(tǒng)中送來的文件，可以在“收文登記”中直接點擊該文件后面的“登記”兩字，這樣文件無需掃描就可直接進(jìn)入收文處理流程。 7) 點擊“收文登記”中的“收文登記表”，可以根據(jù)收文時間段和來文單位對用戶所登記的文件進(jìn)行統(tǒng)計查詢，查詢結(jié)果可以導(dǎo)出成 Excel 文件。 . 用戶編組 用戶編組 主要用來對常用的公文分發(fā)或短信發(fā)送對象進(jìn)行分類管理，以提高公文分發(fā)和短信發(fā)送的速度。 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 六 ） 1）添加分類 點擊左邊“ XXX 的通訊錄”，在右邊就會出現(xiàn)一個添加分類的界面： 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 七 ） 新類名： 就是 所要添加分類的名稱 ，如市州林業(yè)局辦公室 ； 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 49 排序：新分類在所有分類中所排的位置，排序 順序 是從小到大； 系統(tǒng)外用戶：該分類所要添加的用戶不是 湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng)的用戶 ， 添加用戶分組不能實現(xiàn)公文分發(fā)，但可用于 發(fā)送短信 ， 。 填完以上項目 后， 點擊“添加”按鈕就完成了新分類的添加。 2）修改分類 在 用戶編組的 左邊窗口選中所要修改的分類， ，如市州林業(yè)局辦公室， 在右邊的窗口點擊“修改” 按鈕 ， 系統(tǒng)彈出類似 添加 分類 的界面，修改其中 的 新類名、排序等 項目，然后點擊“修改”按鈕 ，分類就進(jìn)行了更改。 公文處理系統(tǒng)（圖三十 八 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 九 ） 3）刪除分類 在 用戶編組 左邊窗口選中所要刪除的分類，在右邊窗口點擊“刪除” 按鈕 ，在彈出的確認(rèn)窗口中點“確定”就可以刪除該分類了。 4）添加用戶 添加用戶有兩種，對于 湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng) 的用戶，只要直接選擇就可以添加進(jìn)入用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 50 分類； 不是湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng) 的用戶，則需要 手工 填寫用戶的信息。 在 用戶編組 左邊的窗口選中所要添加信息的分類， 如 “ 市州林業(yè)局辦公室 ” ， 在右邊窗口點擊“添加用戶”， 左 邊出現(xiàn)“添加用戶”按鈕，點擊此按鈕，系統(tǒng)彈出分發(fā)公文一樣的用戶對話框，將同組用戶全部添加到右邊框內(nèi)，點擊“確定”按鈕，這樣該用戶編組就建立完畢。 公文處理系統(tǒng)（圖 四十 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 四十一 ） 如果該分類不是湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng)用戶， 選中“系統(tǒng)外用戶”， 系統(tǒng) 彈出的窗口如下： 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 51 公文處理系統(tǒng)（圖 四十二 ） 直接輸入“用戶名”、“手機號碼”、“郵箱”、“排序”四個項目點“添加”就可以了。 5）修改用戶 如果用戶編組的人員或者手機號碼發(fā)生了變化，要及時對用戶進(jìn)行修改。 對于 湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng) 的用戶，不能進(jìn) 行修改， 只能 刪除后再重新添加； 對于湖南林業(yè)電子政務(wù)網(wǎng) 外的用戶 則 直接點用戶信息后面的“修改”兩字，在修改界面中進(jìn)行改動后再點擊后面的“修改”按鈕就可以了。 公文處理系統(tǒng)（圖 四十三 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 四十四 ） 6）刪除用戶 如果用戶編組的人員已調(diào)出，需要將調(diào)出人員刪除。 點擊用戶信息后面的“刪除”兩字，在彈出的確認(rèn)對話框中點“確定”就可以刪除該用戶信息。 . 蓋章日志 擁用蓋章權(quán)限的用戶可以看到自己所管理圖章的蓋章記錄，其中包括蓋章文件的標(biāo)題，圖章名，蓋章時間，蓋章人以及蓋章時機器的 IP 地址。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 52 公文處理系統(tǒng)（圖 四十五 ） 用戶可以根據(jù)蓋章文件的標(biāo)題、圖章名以及蓋章人進(jìn)行蓋章記錄的查找。 . 編號信息 用戶在編號時可以看到一個“查看編號信息”的按鈕，如下圖所示： 公文處理系統(tǒng)（圖 四十六 ） 點擊該按鈕，可以查看系統(tǒng)中所有已編號文件的記錄。 公文處理系統(tǒng)（圖 四十七 ） 選擇年度、文種及排序的方式后點“統(tǒng)計”就可以看到編號信息了。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 53 公文處理系統(tǒng)（圖 四十八 ） 5. 檔案查詢系統(tǒng) 登陸電子政務(wù)網(wǎng)后，在頁面上邊的模塊菜單中選擇進(jìn)入“公文處理”模塊。 進(jìn)入公文處理系統(tǒng)后，在公文處理模塊上方的欄目菜單按鈕中 單擊“檔案查詢”按鈕，進(jìn)入檔案查詢子模塊。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 54 檔案查詢系統(tǒng)（圖一） . 檔案的查詢 檔案查詢模塊是提供給用戶一個查閱內(nèi)部檔案文件的模塊，該處檔案的來源主要是來自于公文處理模塊中歸檔并通過檔案管理人員進(jìn)行收集、歸納、分類后的電子公文，檔案管理人員在系統(tǒng)后臺將檔案進(jìn)行分門別類的管理，方便各處室人員進(jìn)行借閱。 首先我們介紹一下檔案的分類： ? 電子文檔： 通過電子政務(wù)系統(tǒng)中公文處理部分歸入檔案系統(tǒng)的文檔，只有電子流形式文件，用戶可以直接在政務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上進(jìn)行網(wǎng)上查閱。 ? 實體文檔： 該文檔是紙質(zhì)文件檔案，用戶借閱這類檔案時需要在政務(wù)系統(tǒng)“檔案查詢”系統(tǒng)中，向檔案管理員提出申請，由管理人員經(jīng)過審批通過后，方可發(fā)放紙質(zhì)檔案文件實物。 ? 電子 /實體文檔： 電子 /實體文檔表示該條檔案既有電子形式的電子流文檔，同時也有紙質(zhì)文件，用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 55 用戶在查詢該文件時，可根據(jù)自己的要求進(jìn)行借閱。 其次，我們再介紹一下檔案的密級： 檔案密級主要分為四類： 普通、秘密、機密、絕密 。擁有同級檔案密級查看權(quán)限的用戶才能看到該高密級檔案，也就是說，各用戶由于權(quán)限的不同，看到的檔案文件也會不同。 ? 檔案查詢： 檔案查 詢系統(tǒng)（圖二） 注： 普通密級的級別：普通密級（公開） 高密級的級別：秘密，機密，絕密 檔案查詢分為兩類，一類是不需要進(jìn)行審批檔案的查閱，另一類是需要進(jìn)行審批檔案的查閱，我們分別進(jìn)行一下介紹： 1) 不需進(jìn)行審批檔案的查閱 首先從 IE 瀏覽器進(jìn)入“檔案查詢”模塊，（步驟如檔案系統(tǒng)中所敘述的步驟）單擊頁面中“檔案查詢”頁面中的各檔案文件標(biāo)題，系統(tǒng)將彈出新窗口進(jìn)行檔案相關(guān)信息的顯示。 檔案的借閱 不需要審批 需要審批 公開級別 電子文檔 高密級文檔 電子流 /實體文檔 實體文檔 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 56 檔案查詢系統(tǒng)（圖三） 注意：若該文檔是電子文檔，并且密級為“普通”級別，則該用戶可以直接在電子政務(wù)網(wǎng)上進(jìn)行查看。若不是，則需要 向檔案管理員提交借閱申請。 i. 查看提要： 單擊查看該“提要”按鈕，在系統(tǒng)彈出的新窗口中查看該篇檔案的提要。 檔案查詢系統(tǒng)（圖四） ii. 查看原件： 單擊“查看原件”按鈕，在