保險業(yè)務(wù)單證管理操作流程-資料下載頁
2024-12-15 16:57本頁面
【正文】 庫：此出庫是在單證實物真正出庫的基礎(chǔ)上，將出庫情況記載于電腦系統(tǒng)中。下發(fā)機構(gòu)為營業(yè)總部或分公司，出庫人為營業(yè)總部或分公司財務(wù)部門指定的單證管理人員，領(lǐng)用機構(gòu)為支公司等業(yè)務(wù)部門。單證類型 、印刷流水號與支公司等業(yè)務(wù)部門實際領(lǐng)用的單證一致。 ? 支公司等業(yè)務(wù)部門出庫：在支公司等業(yè)務(wù)部門實際領(lǐng)用單證范圍內(nèi)，向下屬科室發(fā)放單證后在電腦系統(tǒng)中作的單證出庫登記。下發(fā)機構(gòu)為支公司等業(yè)務(wù)部門，領(lǐng)用機構(gòu)為下屬各科室。 7．單證核銷 7． 1．一般要求 ? 單證使用后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將單證一聯(lián)副本按流水號每 50 或 100份裝訂成一冊，附上歸 8 檔目錄（附后）。作廢單證須將所有聯(lián)次一同裝訂在內(nèi)，并在歸檔目錄中注明，不得出現(xiàn)缺號、跳號現(xiàn)象。 ? 業(yè)務(wù)部門在單證使用過程中如發(fā)生單證遺失的情況，應(yīng)寫出書面報告，由營業(yè)總部、分公司進行相應(yīng)的處 理，并將書面材料同歸檔單證裝訂在一起。 ? 在下次領(lǐng)用單證時，業(yè)務(wù)部門將歸檔單證交營業(yè)總部、分公司財務(wù)部門進行核銷，以換領(lǐng)新的空白單證。 7． 2．電腦操作流程圖 7． 3．電腦操作流程圖說明 ? 操作界面：單證銷號、單證查詢、單證歸檔 機器出單 手工出單 作廢 遺失 自動銷號 打印銷號 作廢銷號 遺失銷號 手工銷號 打印歸檔目錄，裝訂歸檔單證 上級機構(gòu) 核銷歸檔單證，換發(fā)新的空白單證 單證領(lǐng)用 歸檔處理 9 ? 通過電腦系統(tǒng)出單的，可通過系統(tǒng)自動銷號，無須進行單證銷號處理。 ? 須人為在單證銷號界面上進行單證銷號處理，即手工銷號的情況有： ? 手工出單后將保單補錄到電腦系統(tǒng)中 ? 作廢單證（無論機器出單還是手工出單） ? 遺失單證 ? 業(yè)務(wù)部門在單證查詢界面錄入已銷號的單證印刷流水號起訖號，電腦系統(tǒng)自動生成歸檔目錄并可打印， ? 單證歸檔實行逐級歸檔登記制度： ? 歸檔順序為：科室 支公司等業(yè)務(wù)部門 營業(yè)總部、各分公司 ? 單證歸檔處理是由上級機構(gòu)單證管理部門對下級機構(gòu)已使用并銷號的單證在電腦系統(tǒng)中進行的歸檔登記。 8．單證回收 8． 1．一般要求 ? 單證回收的情況及處理： ? 業(yè)務(wù)部門使用中發(fā)現(xiàn)差錯的一類空白單證 處理：由營業(yè)總部、各分公司財務(wù)部門負責回收，并交回公司會計部，由公司 會計部退印刷廠銷毀。 ? 業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用后，尚未使用但已作廢的一類空白單證 處理：營業(yè)總部、各分公司財務(wù)部門與保險業(yè)務(wù)專業(yè)管理部門一同清理回收，報公司會計部核實單證數(shù)量，經(jīng)公司相應(yīng)保險業(yè)務(wù)專業(yè)管理部門核準后組織銷毀，作銷毀記錄。 ? 業(yè)務(wù)部門撤消時，尚未使用的空白單證。 處理：營業(yè)總部、各分公司負責回收，重新作入庫登記，由其他業(yè)務(wù)部門繼續(xù)領(lǐng)用。 8． 2．電腦操作要求 ? 操作界面：單證歸檔 ? 電腦系統(tǒng)中單證回收僅指上述第三種情況。 ? 每次單證回收，回收機構(gòu)單證管理人員必須在電腦系統(tǒng)中進行回收登記，明確記載回收單證的類型、印刷 流水號、單證流轉(zhuǎn)途徑（即單證由什么部門上交，由什么部門回收）及回收日期。 10 ? 進行回收處理的單證自動進入回收機構(gòu)的單證庫，以備其他業(yè)務(wù)部門繼續(xù)領(lǐng)用。 歸檔目錄 印刷流水號 單證號 被保險人 備注 11
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