03檔案整理技能訓(xùn)練-資料下載頁
2024-11-18 23:51本頁面
【正文】 卷裝訂(或 “ 裝盒 ” ）,檔案整理工作的組織,一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織 四、檔號及其使用規(guī)則,檔號, 檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。,全宗號：檔案館(室)給定每個全宗的代碼。 案卷目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 類別號：館(室)藏檔案類別的代碼。 項(xiàng)目號：產(chǎn)品、設(shè)備等檔案的代字或代號。 案卷號：案卷排列的順序號。 件號：案卷內(nèi)文件的順序號。 頁(張)號：案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號。 代碼：易于計算機(jī)和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。,檔號的結(jié)構(gòu),全宗號——案卷目錄號——案卷號——件、頁(張)號。 全宗號——類別號——案卷號——件、頁(張)號 類別號——項(xiàng)目號——案卷號——件、頁(張?zhí)?,歸檔章的編制：,暫不填寫,蓋章要求,（1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端的空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容； （3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。,具體欄目的填寫,（1）全宗號：是檔案館給各個進(jìn)館單位編制的代號。有全宗號的可照實(shí)填寫，如“38”寫成“0308”；沒有全宗號的暫空不填。 （2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2006”，不必加“年”。 （3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永、30年、10年，不可用“3”等代碼表示。,（4）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求大家編制室編件號，若統(tǒng)一采用“年度保管期限”分類方法，則一個單位每年永久、長期和短期三個流水號，每年都是從“1”開始編。館編件號進(jìn)館時按標(biāo)填寫，現(xiàn)暫空不填。實(shí)行文檔一體化管理模式時，件號系統(tǒng)會自動給定。 （5）機(jī)構(gòu)或問題欄：若統(tǒng)一采用“年度保管期限”分類方法，此欄不必填寫。,（6）（總）頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)。若這份文件有頁碼的則不必重新編頁碼；若無頁碼則在文件的右下角用鉛筆編頁碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的，且每份文件本身有頁碼的，則不必重編頁碼，只要將每份文件的頁數(shù)相加；若無頁碼，則需通編頁碼。 若檔案人員實(shí)行隨辦隨歸，大多數(shù)文件此環(huán)節(jié)可在文件收發(fā)時一并完成。,第三章 案例思考1 丟失的批復(fù),解：上述文件失蹤，問題出在移交環(huán)節(jié)。 當(dāng)工作人員回憶時，當(dāng)時移交文書時，就提出過未見“批復(fù)”件，所以作為辦公室人員就應(yīng)該提高警惕，嚴(yán)格對歸檔文件把關(guān)，而不是對此事不了了之。造成真正要用到文件時卻找不到了。這是對檔案工作的不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。 做好檔案的整理工作是對檔案今后更方便的查找和利用，檔案整理是以“件”為單位，把雜亂無章的檔案重新整理，對來路不明的檔案要嚴(yán)格把關(guān)，以免造成今后不必要的麻煩。,
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