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公司物資采購管理制度-資料下載頁

2024-11-09 14:52本頁面
  

【正文】 理審批。日常計(jì)劃的原料、機(jī)物料采購。業(yè)務(wù)員必須做到每筆采購比質(zhì)比價(jià)、貨比三家,并提供《采購詢價(jià)、議價(jià)報(bào)告表》,經(jīng)分管副總審核確定供方和采購價(jià)格。能夠用招標(biāo)方式采購的,要實(shí)行招標(biāo)采購。采購價(jià)格上調(diào),必須憑供方書面調(diào)價(jià)通知或購貨合同,報(bào)分管副總審批,否則倉庫不予辦理入庫手續(xù)。營銷部、生產(chǎn)部應(yīng)做好供方市場(chǎng)和采購價(jià)格調(diào)查和審核,對(duì)違規(guī)采購提出考核建議。八、采購質(zhì)量管理對(duì)需采購的原料或機(jī)物料,要符合生產(chǎn)質(zhì)量要求,質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提出。采購前必須經(jīng)過樣品檢驗(yàn)或經(jīng)試用及已長期使用鑒定為合格的。采購原料進(jìn)廠,生產(chǎn)部驗(yàn)配組及時(shí)檢查是否包裝破損、污染、浸水等,并按比例抽樣檢測(cè)各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo),檢測(cè)結(jié)果報(bào)送生產(chǎn)部、經(jīng)營部,對(duì)存在嚴(yán)重質(zhì)量問題的,提出處理意見,報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理。對(duì)購進(jìn)的每筆機(jī)物料,由提報(bào)計(jì)劃的使用部門參與驗(yàn)收,入庫單須經(jīng)使用部門主管負(fù)責(zé)人簽字。九、采購入庫入賬管理(一)原料入庫采購原料到廠,業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)通知倉庫接貨。將供貨單位、原料品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及結(jié)算方式(一般貿(mào)易、來料加工、進(jìn)料加工、贈(zèng)送或其它)等信息提供給倉庫司庫。棉花入庫司庫要會(huì)同生產(chǎn)部驗(yàn)配組進(jìn)行逐批過磅,化纖等其他原料入庫,應(yīng)抽檢重量,發(fā)現(xiàn)重量或數(shù)量不符,司庫應(yīng)及時(shí)反饋到經(jīng)營部處理,否則不接收入庫。原料入庫由業(yè)務(wù)員編批錄入微機(jī)帳,并打印《原料入庫(入帳)結(jié)算單》一式二聯(lián),交倉庫司庫驗(yàn)收簽字后,由生產(chǎn)部填寫檢驗(yàn)結(jié)果,“黃聯(lián)”轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)作為入帳憑證,“紅聯(lián)”由業(yè)務(wù)主辦隨發(fā)票經(jīng)審核送財(cái)務(wù)入帳。原料進(jìn)廠后,倉庫司庫如果沒有接到通知,不明貨物來源,應(yīng)拒絕接收,并通知營銷部處理。原料入庫編批規(guī)則:原料批號(hào)代碼=品種代號(hào)+年份+大批號(hào)+小批號(hào)原料批號(hào)代碼從左至右分別代表:第3位為原料品種代號(hào),用原料英文名稱的三個(gè)大寫字母表示;第7位為年份代號(hào),用數(shù)字表示;第10位為大批號(hào),用數(shù)字表示。(同批中的小批號(hào)由生產(chǎn)部編寫并錄入。)原料入庫后,驗(yàn)配組應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)拿出檢驗(yàn)結(jié)果,將驗(yàn)收重量、公定重量錄入《原料入庫(入帳)結(jié)算單》,檢驗(yàn)指標(biāo)手工填寫,送財(cái)務(wù)部審核入帳。因質(zhì)量或數(shù)量問題需作降價(jià)或折扣、退貨處理的,生產(chǎn)部報(bào)總經(jīng)理批示后由營銷部、財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)。原料入庫后,司庫應(yīng)及時(shí)登入《原棉分類明細(xì)帳》和出入庫臺(tái)帳。未經(jīng)檢驗(yàn)的原料不得投入使用,特殊情況須經(jīng)生產(chǎn)部批準(zhǔn),司庫、檢驗(yàn)員和分場(chǎng)共同驗(yàn)收確認(rèn),同時(shí)辦理入庫、出庫手續(xù)后投入使用。原料下腳入庫,由各分場(chǎng)、車間計(jì)劃員與原料司庫現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)交接后錄入微機(jī)帳。(二)原料帳務(wù)管理原料入帳由業(yè)務(wù)員填寫《入帳審批單》,附紅聯(lián)《原料入庫(入帳)結(jié)算單》和原料發(fā)票,經(jīng)分管副總簽字轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核,報(bào)總經(jīng)理簽批后辦理入帳。原料(包括下腳)使用出庫由生產(chǎn)部用微機(jī)錄入《車間原料領(lǐng)用單》并打印一式三聯(lián),司庫依據(jù)領(lǐng)用單(白聯(lián))安排將原料送入生產(chǎn)車間,并與分場(chǎng)清梳操作員交接簽字后司庫自存,黃聯(lián)由生產(chǎn)部留存,紅聯(lián)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核出賬。車間要建立《原料領(lǐng)用臺(tái)帳》以備核查、對(duì)賬。分場(chǎng)原料退庫由生產(chǎn)部錄入紅字原料領(lǐng)用單,辦理退庫、入帳手續(xù)。營銷部、生產(chǎn)部、分場(chǎng),應(yīng)于每周六對(duì)當(dāng)周所采購入庫原料、銷售產(chǎn)品、原料領(lǐng)用、回花及下腳入出庫明細(xì)打印列表,與倉庫核對(duì),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。月底盤存,財(cái)務(wù)部出具原料收發(fā)存匯總表,并與營銷部、生產(chǎn)部、分場(chǎng)對(duì)當(dāng)月出入庫原料數(shù)量、重量進(jìn)行核實(shí)簽字后,分送公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門、分場(chǎng)。如有不符,應(yīng)查明原因并做出處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。生產(chǎn)部每月按結(jié)算重量核算原料耗用數(shù)量,報(bào)財(cái)務(wù)部計(jì)算成本,并按公重和重量差異分析原料消耗情況,為降低原料成本提供管理依據(jù)。原料銷售出庫需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),營銷部錄入《銷售申請(qǐng)單》,財(cái)務(wù)部按產(chǎn)品銷售出庫程序打印《銷售出庫單》一式二聯(lián),開具發(fā)票,加蓋“發(fā)票專用章”和“轉(zhuǎn)賬訖”有效。紅聯(lián)財(cái)務(wù)入賬,黃聯(lián)經(jīng)總經(jīng)理簽字后為出門憑證。對(duì)來料加工的原料,營銷部會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)部依照合同約定建立專門臺(tái)帳,逐筆核查、核銷。顧客代存原料,須總經(jīng)理批準(zhǔn)。代存原料進(jìn)廠時(shí)應(yīng)在門衛(wèi)處如實(shí)登錄臺(tái)帳以備核查,到倉庫經(jīng)司庫驗(yàn)收、并登錄代存物資臺(tái)帳單獨(dú)存放,入庫、出庫必須有代存人簽字。(三)機(jī)物料入庫及帳務(wù)管理采購機(jī)物料到庫,業(yè)務(wù)員要及時(shí)通知倉庫接貨,并會(huì)同司庫和使用部門對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。采購物資入庫前,因質(zhì)量或規(guī)格型號(hào)不符等原因需退貨的,7 由業(yè)務(wù)員填寫《物資退貨通知單》,經(jīng)分管副總簽批后辦理出門。機(jī)物料驗(yàn)收后要及時(shí)辦理入庫。由業(yè)務(wù)員微機(jī)錄入《材料入庫單》打印一式三聯(lián),經(jīng)司庫和使用部門驗(yàn)收簽字。其中,司庫按庫存量直接提報(bào)計(jì)劃的,《材料入庫單》經(jīng)生產(chǎn)部主管審查簽字;分場(chǎng)(車間)提報(bào)的,由其部門主管審查簽字?!恫牧先霂靻巍钒茁?lián)倉庫留存,黃聯(lián)送財(cái)務(wù)部審核,紅聯(lián)由業(yè)務(wù)員附《入賬審批單》、購貨發(fā)票,經(jīng)分管副總審核,總經(jīng)理簽批后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)入賬。財(cái)務(wù)部對(duì)采購物資的入帳應(yīng)嚴(yán)格審核,對(duì)入庫單與發(fā)票不符的,發(fā)現(xiàn)價(jià)格和費(fèi)用有問題的不能辦理入帳手續(xù),并向總經(jīng)理報(bào)告處理。生產(chǎn)領(lǐng)用的機(jī)物料,在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的,使用部門應(yīng)及時(shí)退庫,并報(bào)告分管副總,由采購部門提出退貨、索賠或處罰等意見,并辦理退貨手續(xù)。采購入庫的物資,因質(zhì)量問題或庫存調(diào)劑退貨,需由業(yè)務(wù)員錄入紅字《材料入庫單》,倉庫司庫核對(duì)后簽字,經(jīng)分管副總簽批后到財(cái)務(wù)部辦理沖帳和出門手續(xù)。(四)外協(xié)新制品加工及維修外協(xié)新制品加工,由使用部門提報(bào)計(jì)劃并維修單和附相關(guān)技術(shù)(圖紙)要求,經(jīng)機(jī)物料倉庫簽字后,由生產(chǎn)部辦理。機(jī)配件出廠維修,須在門衛(wèi)做好進(jìn)出廠登記。外協(xié)新制品及維修完成后,入庫、出庫與機(jī)物料采購入庫、出庫程序相同。十、機(jī)物料出庫及庫存管理(一)機(jī)物料出庫機(jī)物料出庫,由領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》一式兩聯(lián),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后到倉庫領(lǐng)料。司庫留存一聯(lián),憑單發(fā)料,復(fù)查銷卡,微機(jī)錄入出庫單。另一聯(lián)由司庫填寫價(jià)格返回分場(chǎng)核算內(nèi)部消耗。使用部門領(lǐng)用一般維修配件、生產(chǎn)用材料,由分場(chǎng)(車間)主管或副職簽批;整臺(tái)(套)器材、技術(shù)改造專件、容器等領(lǐng)用,須經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。倉庫司庫嚴(yán)格執(zhí)行以舊換新制度。生產(chǎn)部門維修領(lǐng)用配件、器材、軸承、膠帶、工具和非一次性投入使用的材料等,一律實(shí)行以舊換新。機(jī)物料銷售出庫,由營銷部業(yè)務(wù)員微機(jī)錄入《銷售出庫單》,并加收管理費(fèi)(近途15%,遠(yuǎn)途20%),財(cái)務(wù)部審核打印,同時(shí)財(cái)務(wù)收款,開具發(fā)票,辦理出庫。發(fā)票出門聯(lián)須分管副總簽字方可放行。(二)機(jī)物料庫存機(jī)物料庫存,應(yīng)根據(jù)使用性質(zhì)分零庫存和定額庫存嚴(yán)格控制。凡能在本市區(qū)采購到的、非生產(chǎn)急需的物料(如工具、材料、雜品等),隨用隨買,實(shí)行零庫存。對(duì)多機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備常用易損配件、器材,實(shí)行定額庫存,按一周的用量核定,庫存低于一周用量時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)庫;對(duì)單機(jī)臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備易損配件,按最低庫存限量,用一個(gè)補(bǔ)一個(gè)。加強(qiáng)庫存帳齡管理,要求一般庫存物料賬齡不超兩個(gè)月,對(duì)超過規(guī)定帳齡的物資要進(jìn)行分析,屬不正常庫存的,應(yīng)及時(shí)調(diào)劑。財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)物資帳務(wù)監(jiān)督管理,每月定期查庫。發(fā)現(xiàn)帳物不符,必須查明原因,及時(shí)處理。月末由財(cái)務(wù)按盤存日期結(jié)帳,并出具盤存表。對(duì)于超過規(guī)定帳齡的積壓物資,因分場(chǎng)(車間)、部門計(jì)劃失 9 誤造成的,由綜合部對(duì)其落實(shí)考核。十一、消耗管理節(jié)能降耗、降低成本,始終是企業(yè)管理的重點(diǎn)。公司每年根據(jù)實(shí)際制定或修訂各分場(chǎng)(車間)、部門的月度消耗指標(biāo),并進(jìn)行控制和考核。各分場(chǎng)(車間)、部門制定工段、輪班消耗定額,并定期對(duì)維修工段和輪班的機(jī)物料消耗和流向進(jìn)行分析,加強(qiáng)消耗管理和考核。各分場(chǎng)(車間)、部門消耗,納入公司月度管理工作評(píng)價(jià),對(duì)超出指標(biāo)和非正常消耗的問題,查找原因,加強(qiáng)措施、完善管理。機(jī)物料倉庫每月對(duì)各分場(chǎng)(車間)、部門機(jī)物料消耗和庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,并提報(bào)生產(chǎn)部、綜合部,根據(jù)消耗指標(biāo)進(jìn)行控制和考核。十二、責(zé)任追究采購不及時(shí)造成停車,影響正常生產(chǎn)的;因采購質(zhì)量問題降等使用或退貨,按責(zé)任事故對(duì)經(jīng)辦人落實(shí)考核。采購經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)核對(duì)往來帳目,確保帳務(wù)準(zhǔn)確,及時(shí)清理余款。余款清理不及時(shí)造成損失,由經(jīng)辦人承擔(dān)。經(jīng)審查發(fā)現(xiàn)采購價(jià)格不合理給公司帶來利益損害的,由公司對(duì)責(zé)任人做出處罰決定,發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)員在業(yè)務(wù)中有不正當(dāng)行為的,除經(jīng)濟(jì)處罰外,視其情節(jié)給予調(diào)離崗位、開除、直至追究法律責(zé)任。庫存物料賬齡不超兩個(gè)月,對(duì)相關(guān)責(zé)任人落實(shí)考核。帳物不符的,要落實(shí)對(duì)司庫的考核。
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