【正文】 業(yè)務(wù)工作。三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂20102015年檔案信息化實施意見，同步啟動數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)上取得明顯成效。同時，把檔案信息安全作為重點，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。四是切實加強檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強各單位、各部門檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門檔案管理水平。 發(fā)展目標(biāo)檔案是反映社會實踐活動的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案，只有通過檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護歷史真實面貌的功能。在知識經(jīng)濟時代，檔案作為一種知識資源，服務(wù)于以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識傳播的效率和檔案信息的利用率。盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長的帶領(lǐng)下，一直積極主動開發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識經(jīng)濟的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅持以“服務(wù)創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本,以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點,努力把我校檔案工作提高到一個新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財經(jīng)大學(xué)而努力。 重點任務(wù)加強檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段,大力推行“五個一樣”的服務(wù)，即：對來館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個樣，生人熟人一個樣，來人來函一個樣，上班下班一個樣，難查易查一個樣。以周到、熱情、細致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。 啟動貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂園，各級領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見書》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對文書檔案和學(xué)生成績等利用較高的檔案的電子化。 做好電子文件的規(guī)范化管理。起草并下發(fā)《貴州財經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。 健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。進一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以保證檔案工作的順利進行。加強檔案兼職隊伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱的評定和考核。督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時移交檔案館，確保檔案完整入庫。實現(xiàn)本部門“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對策措施 解放思想,更新觀念,開拓前進思想是行動的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識到社會主義事業(yè)離不開檔案，學(xué)校工作離不開檔案，要堅定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點，認(rèn)識工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險轉(zhuǎn)變成改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動積極開發(fā)信息資源，千方百計為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來的觀念；把不太重視經(jīng)濟效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會效益又重視經(jīng)濟效益的觀念。 加強法制建設(shè),實現(xiàn)依法治理高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高?？茖W(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項工作的開展。要搞好高校檔案工作,就必須把檔案工作納入法制的軌道,加強檔案工作的法制建設(shè),健全和完善檔案的法規(guī)體系,用法規(guī)引導(dǎo)、推進和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展?！稒n案法》的頒布與實施,使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過法制監(jiān)督,才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道,更好地促進高校檔案的開發(fā)和利用。,開展用戶教育 這里所說的檔案宣傳,首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持。其次,也是著重要強調(diào)的,就是加強自我宣傳,開展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案,必須知道:一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點在目前來講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳,向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類別,介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù),介紹檢索工具及使用方法等等?？刹扇≡谌悍秶鷥?nèi)舉辦檔案檢索與利用講座,利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進行廣泛宣傳,使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù),這樣才能激發(fā)各部門及個體用戶對利用檔案的愿望與熱情,消除人們對檔案工作的神秘感,引導(dǎo)更多的人利用檔案。通常檔案給人們的印象就是“過時的文件”,開展現(xiàn)行文件利用服務(wù),實際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件,就是指已經(jīng)產(chǎn)生,正在進行運轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來說現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年遞減。除了黨和國家機密、法律規(guī)定,學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項和科技、商業(yè)秘密,凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策,事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益,群眾關(guān)心的熱點、焦點問題、政策規(guī)定,以及上級主管部門要求公開的事項如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù),即設(shè)置閱文室,提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上,開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢服務(wù),即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù),以解答問題的形式向利用者提供服務(wù)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會服務(wù)功能,提升了檔案工作的社會影響力,而且可以有效提高檔案利用率,促進檔案工作的良性循環(huán)。開展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問題。，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人,在檔案管理過程中,人始終是最重要的,檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì),是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹立人才資源是第一資源的思想,在配備檔案專職人員時,既要注重人員的素質(zhì),又要注重業(yè)務(wù)水平。一是要注重檔案人員的知識更新。通過辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴大知識面，及時調(diào)整和完美自己的知識結(jié)構(gòu)。要鼓勵他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強針對性、實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力。二是要加強思想政治工作，幫助檔案工作者樹立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻精神。不斷提高檔案專業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時，要積極引進各層次、各類型的人才，既注重引進具有豐富檔案專業(yè)知識面實踐經(jīng)驗、精通業(yè)務(wù)的中高級研究人才，又注重引進相關(guān)學(xué)科特別是理工科專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。,大力豐富、優(yōu)化館藏首先,豐富館藏,打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開展利用工作的前提,但這并不是片面強調(diào)檔案越多越好,而是要求檔案門類齊全,結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象,即低價值檔案較多,公務(wù)性檔案多,紙質(zhì)檔案多。價值大的檔案少,特色檔案少,非紙質(zhì)檔案少。檔案部門在進行館藏建設(shè)時要注意完善館藏結(jié)構(gòu),從檔案門類看,不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案,還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看,不僅有紙質(zhì)檔案,還要有照片檔案、聲像檔案、實物檔案,另外還要順應(yīng)時代潮流,及早起步,加強對電子檔案的收集和整理。其次,在豐富館藏的同時必須重視優(yōu)化館藏,即以最低限度的費用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開展檔案價值鑒定,是優(yōu)化館藏的重要途徑,各高校應(yīng)高度重視,成立檔案鑒定小組,保證有計劃、有步驟地開展此項工作,把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān),以達到優(yōu)化館藏,方便利用的目的。經(jīng)過大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為,豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個方面內(nèi)容:第一,增加館藏數(shù)量。檔案館自開始運作以來，一直積極地接收各單位、各部門檔案,征集檔案史料,充實館藏各類資料。第二,提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進館關(guān),同時豐富檔案載體,使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶,甚至現(xiàn)代機讀檔案都具有。第三,克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無價值檔案的存在,占據(jù)了檔案館庫存有限的空間,使館庫無法最大限度地容納有效檔案的進館。所以,消腫精檔也是豐富館藏的一個內(nèi)容。,以網(wǎng)絡(luò)為依托開展檔案利用工作當(dāng)今是信息時代,信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時空的限制,使人類在更大程度上實現(xiàn)了知識與信息的全社會共享。對于高校檔案工作來講,實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開展電子檔案的收集、保管和利用工作,另一方面對于庫存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行必要的數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中,可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實施的具體步驟,選擇在兩個不同層次上分別進行:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。二是檔案全文信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是開展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項工作,夯實基礎(chǔ),實現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化,并最終以此為依托,借助高校局域網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案查詢服務(wù),最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報校長批準(zhǔn)后，分期分批向社會開放，未建館的不向社會開放。其它單位或個人需要利用時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”。可見，高校檔案的利用絕非完全的開放，利用過程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問題，科研檔案要注意個人成果的保護問題等。，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)檔案工作是項服務(wù)性的工作,服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門被動服務(wù)的狀況,應(yīng)努力實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變。第一,在服務(wù)思想上,由過去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)為主；第二,在服務(wù)形式上,由過去“坐等調(diào)卷”的被動服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會,多方聯(lián)系”的主動服務(wù)；第三,在服務(wù)工具上,由過去檢索工具單一,不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù),轉(zhuǎn)向逐步建立一個形式統(tǒng)一,內(nèi)容穩(wěn)定,功能健全的檢索體系,以滿足不同角度,不同方面利用檢索的需要。做好高校檔案工作,其目的就是為學(xué)校的各項工作服務(wù),離開這一點,高校檔案就變成死檔案,檔案工作就沒有生命力。因此,我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開發(fā)和利用工作,以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對學(xué)生開展愛國主義思想教育,以激勵學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗,進行教學(xué)質(zhì)量分析,提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源,為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料,為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源,滿足社會和各方面對畢業(yè)生有關(guān)情況的了解,為畢業(yè)生工作后的提干,工資晉升以及出國提供原始的學(xué)歷證明等。檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時代的巨大變革,為檔案利用工作帶來了機遇,更帶來了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機遇,直面挑戰(zhàn),更新觀念,走出“誤區(qū)”,打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式,積極探索,大膽實踐,努力開創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面,更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)。總之,要充分發(fā)揮高校檔案的作用,就應(yīng)進一步深化高校檔案的改革,切實加強高校檔案的開發(fā)利用,使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進，扎實工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國內(nèi)財經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。[1] 周景偉，知識經(jīng)濟時代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。貴州財經(jīng)學(xué)院 貴州財經(jīng)學(xué)院檔案館Copyright 169。 2008 貴州財經(jīng)學(xué)院檔案館 All Rights Reserved.