【正文】 業(yè)務(wù)工作。三是全面提升檔案信息化建設(shè)水平。制訂20102015年檔案信息化實(shí)施意見(jiàn)，同步啟動(dòng)數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室建設(shè)，努力在電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)和各類(lèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上取得明顯成效。同時(shí)，把檔案信息安全作為重點(diǎn)，從設(shè)備、技術(shù)和制度等方面全面提高檔案信息安全的保障能力。四是切實(shí)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)服務(wù)工作。加強(qiáng)各單位、各部門(mén)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高各單位、各部門(mén)檔案管理水平。 發(fā)展目標(biāo)檔案是反映社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始的歷史記錄，是人類(lèi)文明史的見(jiàn)證。檔案，只有通過(guò)檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護(hù)歷史真實(shí)面貌的功能。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為一種知識(shí)資源，服務(wù)于以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作被視為知識(shí)管理工作。作為檔案信息搜集、整理、記憶、傳播的基地，檔案館不僅可以向利用者提供文本服務(wù)，也可以進(jìn)行超文本的信息服務(wù)，從而提高知識(shí)傳播的效率和檔案信息的利用率。盡管我校檔案館剛剛成立，但在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，檔案館上下在檔案館副館長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，一直積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案館的信息資源，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案館“十二五”期間工作的發(fā)展目標(biāo)是：緊緊圍繞學(xué)校中心工作，堅(jiān)持以“服務(wù)創(chuàng)新”為主題，以人員素質(zhì)和提高檔案管理水平為根本,以檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案資源建設(shè)為重點(diǎn),努力把我校檔案工作提高到一個(gè)新水平，為把我校建設(shè)成為西部地區(qū)高水平財(cái)經(jīng)大學(xué)而努力。 重點(diǎn)任務(wù)加強(qiáng)檔案人員敬業(yè)精神和職業(yè)道德的教育，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，改善服務(wù)手段,大力推行“五個(gè)一樣”的服務(wù)，即：對(duì)來(lái)館人員做到百姓領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)樣，生人熟人一個(gè)樣，來(lái)人來(lái)函一個(gè)樣，上班下班一個(gè)樣，難查易查一個(gè)樣。以周到、熱情、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)態(tài)度，為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，使檔案館成為領(lǐng)導(dǎo)的助手、師生的朋友。 啟動(dòng)貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)建設(shè)檔案館網(wǎng)站，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)成為檔案工作者的家園，檔案利用者的樂(lè)園，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的智力源；起草《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館建設(shè)方案》以及《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)需求意見(jiàn)書(shū)》，配合學(xué)校確定數(shù)字檔案館檔案管理信息系統(tǒng)；完成對(duì)文書(shū)檔案和學(xué)生成績(jī)等利用較高的檔案的電子化。 做好電子文件的規(guī)范化管理。起草并下發(fā)《貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院電子文件歸檔與管理規(guī)范》。 健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)。進(jìn)一步明確各單位檔案負(fù)責(zé)人和兼職檔案員，并做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以保證檔案工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案兼職隊(duì)伍建設(shè)，積極向?qū)W校呼吁，兼職檔案員可以參與檔案系列職稱(chēng)的評(píng)定和考核。督促有關(guān)單位將2009年以前的檔案及時(shí)移交檔案館，確保檔案完整入庫(kù)。實(shí)現(xiàn)本部門(mén)“十二五”發(fā)展目標(biāo)的對(duì)策措施 解放思想,更新觀念,開(kāi)拓前進(jìn)思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，我們必須深刻地認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義事業(yè)離不開(kāi)檔案，學(xué)校工作離不開(kāi)檔案，要堅(jiān)定檔案工作者的信心，深刻認(rèn)識(shí)檔案和檔案工作的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)工作中的差距，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。把封閉保守、求穩(wěn)怕險(xiǎn)轉(zhuǎn)變成改革開(kāi)放、積極創(chuàng)新的觀念；把坐等上門(mén)、按部就班的觀念轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)積極開(kāi)發(fā)信息資源，千方百計(jì)為教育教學(xué)服務(wù)的觀念；把檔案行政管理僅僅看做業(yè)務(wù)指導(dǎo)的觀念，轉(zhuǎn)變成依法管理、宏觀指導(dǎo)、全面服務(wù)的觀念；把傳統(tǒng)手工式管理的觀念，轉(zhuǎn)變成面向現(xiàn)代化、面向未來(lái)的觀念；把不太重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念，轉(zhuǎn)變成重視社會(huì)效益又重視經(jīng)濟(jì)效益的觀念。 加強(qiáng)法制建設(shè),實(shí)現(xiàn)依法治理高校檔案工作是辦好高校的重要基礎(chǔ)工作之一，是高校科學(xué)管理的重要組成部分。高校檔案工作的好壞在一定程度上反映這所高校管理水平的高低，也直接影響著學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。要搞好高校檔案工作,就必須把檔案工作納入法制的軌道,加強(qiáng)檔案工作的法制建設(shè),健全和完善檔案的法規(guī)體系,用法規(guī)引導(dǎo)、推進(jìn)和保障高校檔案工作的持續(xù)發(fā)展。《檔案法》的頒布與實(shí)施,使檔案工作的法制建設(shè)得以保障。只有通過(guò)法制監(jiān)督,才能使高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道,更好地促進(jìn)高校檔案的開(kāi)發(fā)和利用。,開(kāi)展用戶教育 這里所說(shuō)的檔案宣傳,首先是指采取各種形式宣傳《檔案法》以及國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),使廣大師生員工能了解、關(guān)心和支持檔案工作,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。其次,也是著重要強(qiáng)調(diào)的,就是加強(qiáng)自我宣傳,開(kāi)展檔案用戶教育。檔案利用者要順利獲取檔案,必須知道:一是何處有檔案；二是這些檔案都包括什么內(nèi)容；三是如何能找到自己需要的檔案。然而這三點(diǎn)在目前來(lái)講多數(shù)利用者并不知曉。所以，檔案館必須重視做好自我宣傳,向全院師生員工介紹館藏檔案內(nèi)容、類(lèi)別,介紹檔案利用的規(guī)章制度和手續(xù),介紹檢索工具及使用方法等等。可采取在全院范圍內(nèi)舉辦檔案檢索與利用講座,利用校園網(wǎng)與宣傳欄等進(jìn)行廣泛宣傳,使外界了解自己的工作性質(zhì)、館藏內(nèi)容及所能提供的服務(wù),這樣才能激發(fā)各部門(mén)及個(gè)體用戶對(duì)利用檔案的愿望與熱情,消除人們對(duì)檔案工作的神秘感,引導(dǎo)更多的人利用檔案。通常檔案給人們的印象就是“過(guò)時(shí)的文件”,開(kāi)展現(xiàn)行文件利用服務(wù),實(shí)際上就是檔案利用工作的前移。所謂現(xiàn)行文件,就是指已經(jīng)產(chǎn)生,正在進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、執(zhí)行的文件。一般來(lái)說(shuō)現(xiàn)行文件在其形成的前五年利用率最高,以后就逐年遞減。除了黨和國(guó)家機(jī)密、法律規(guī)定,學(xué)校按規(guī)定需要保密的事項(xiàng)和科技、商業(yè)秘密,凡是涉及高校改革發(fā)展、建設(shè)的重大決策,事關(guān)師生員工民主權(quán)利、切身利益,群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題、政策規(guī)定,以及上級(jí)主管部門(mén)要求公開(kāi)的事項(xiàng)如體制改革、房改、養(yǎng)老、醫(yī)療、災(zāi)情、疫情、突發(fā)事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的,都可提供查閱。服務(wù)方式一是可采用閱覽服務(wù),即設(shè)置閱文室,提供文件原件閱讀及復(fù)制服務(wù)；二是依托高校局域網(wǎng)將可以開(kāi)放的文件內(nèi)容掛在網(wǎng)上,開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；三是咨詢(xún)服務(wù),即以現(xiàn)行文件及有關(guān)資料為依據(jù),以解答問(wèn)題的形式向利用者提供服務(wù)。開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)不僅拓展了檔案館的社會(huì)服務(wù)功能,提升了檔案工作的社會(huì)影響力,而且可以有效提高檔案利用率,促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。開(kāi)展現(xiàn)行文件服務(wù)必須高度重視安全與保密問(wèn)題。，提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在人,在檔案管理過(guò)程中,人始終是最重要的,檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。穩(wěn)定專(zhuān)兼職檔案人員、提高其整體素質(zhì),是做好檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想,在配備檔案專(zhuān)職人員時(shí),既要注重人員的素質(zhì),又要注重業(yè)務(wù)水平。一是要注重檔案人員的知識(shí)更新。通過(guò)辦培訓(xùn)班等形式提高在職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使其在掌握檔案基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解和掌握檔案的現(xiàn)代化管理方法，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完美自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)和參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)工作應(yīng)加強(qiáng)針對(duì)性、實(shí)用性，重點(diǎn)加強(qiáng)電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際工作能力。二是要加強(qiáng)思想政治工作，幫助檔案工作者樹(shù)立事業(yè)心和責(zé)任感，培養(yǎng)奉獻(xiàn)精神。不斷提高檔案專(zhuān)業(yè)階伍的整體素質(zhì)，從而使在職的檔案人員從思想上和業(yè)務(wù)水平上適應(yīng)學(xué)校教育教學(xué)工作的需要。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、各類(lèi)型的人才，既注重引進(jìn)具有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)面實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、精通業(yè)務(wù)的中高級(jí)研究人才，又注重引進(jìn)相關(guān)學(xué)科特別是理工科專(zhuān)門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。,大力豐富、優(yōu)化館藏首先,豐富館藏,打好基礎(chǔ)。豐富的館藏是開(kāi)展利用工作的前提,但這并不是片面強(qiáng)調(diào)檔案越多越好,而是要求檔案門(mén)類(lèi)齊全,結(jié)構(gòu)合理。當(dāng)前各大高校檔案館普遍存在著“三多三少”現(xiàn)象,即低價(jià)值檔案較多,公務(wù)性檔案多,紙質(zhì)檔案多。價(jià)值大的檔案少,特色檔案少,非紙質(zhì)檔案少。檔案部門(mén)在進(jìn)行館藏建設(shè)時(shí)要注意完善館藏結(jié)構(gòu),從檔案門(mén)類(lèi)看,不僅要有黨群、行政等公務(wù)性檔案,還要有突出高校特色的教學(xué)檔案、科研檔案。從檔案載體形式上看,不僅有紙質(zhì)檔案,還要有照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案,另外還要順應(yīng)時(shí)代潮流,及早起步,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的收集和整理。其次,在豐富館藏的同時(shí)必須重視優(yōu)化館藏,即以最低限度的費(fèi)用消耗保存最大限度的檔案信息資源。開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定,是優(yōu)化館藏的重要途徑,各高校應(yīng)高度重視,成立檔案鑒定小組,保證有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展此項(xiàng)工作,把好文件材料的歸檔鑒定關(guān)及到期檔案鑒定關(guān),以達(dá)到優(yōu)化館藏,方便利用的目的。經(jīng)過(guò)大量的前期調(diào)研，筆者認(rèn)為,豐富、優(yōu)化館藏應(yīng)包括以下三個(gè)方面內(nèi)容:第一,增加館藏?cái)?shù)量。檔案館自開(kāi)始運(yùn)作以來(lái)，一直積極地接收各單位、各部門(mén)檔案,征集檔案史料,充實(shí)館藏各類(lèi)資料。第二,提高館藏質(zhì)量。要“清源截流”地把好檔案進(jìn)館關(guān),同時(shí)豐富檔案載體,使紙質(zhì)、木質(zhì)、磁帶,甚至現(xiàn)代機(jī)讀檔案都具有。第三,克服館藏臃腫現(xiàn)象。大量重復(fù)的檔案和無(wú)價(jià)值檔案的存在,占據(jù)了檔案館庫(kù)存有限的空間,使館庫(kù)無(wú)法最大限度地容納有效檔案的進(jìn)館。所以,消腫精檔也是豐富館藏的一個(gè)內(nèi)容。,以網(wǎng)絡(luò)為依托開(kāi)展檔案利用工作當(dāng)今是信息時(shí)代,信息網(wǎng)絡(luò)化消除了時(shí)空的限制,使人類(lèi)在更大程度上實(shí)現(xiàn)了知識(shí)與信息的全社會(huì)共享。對(duì)于高校檔案工作來(lái)講,實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化更是勢(shì)在必行。當(dāng)前的首要任務(wù)就是進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)。一方面要積極開(kāi)展電子檔案的收集、保管和利用工作,另一方面對(duì)于庫(kù)存的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的數(shù)字化處理,使之轉(zhuǎn)換成可聯(lián)機(jī)上網(wǎng)的數(shù)字信息。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作中,可以根據(jù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和分步實(shí)施的具體步驟,選擇在兩個(gè)不同層次上分別進(jìn)行:一是檔案目錄信息的數(shù)字化,其目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案全文信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。檔案館必須下大力氣做好此項(xiàng)工作,夯實(shí)基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索利用的現(xiàn)代化,并最終以此為依托,借助高校局域網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上檔案查詢(xún)服務(wù),最大限度地為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效快捷的服務(wù)。但據(jù)《高等學(xué)校業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范》，“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開(kāi)放，未建館的不向社會(huì)開(kāi)放。其它單位或個(gè)人需要利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱”?？梢?jiàn)，高校檔案的利用絕非完全的開(kāi)放，利用過(guò)程中需要特別注意保密，如人事檔案要高度重視人事檔案的隱私問(wèn)題，科研檔案要注意個(gè)人成果的保護(hù)問(wèn)題等。，熱情周到地為教育教學(xué)提供服務(wù)檔案工作是項(xiàng)服務(wù)性的工作,服務(wù)態(tài)度的好壞直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。要改變目前檔案部門(mén)被動(dòng)服務(wù)的狀況,應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變。第一,在服務(wù)思想上,由過(guò)去為政治服務(wù)為主轉(zhuǎn)向?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)為主；第二,在服務(wù)形式上,由過(guò)去“坐等調(diào)卷”的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向“面向社會(huì),多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)；第三,在服務(wù)工具上,由過(guò)去檢索工具單一,不系統(tǒng)、不配套、平行重復(fù),轉(zhuǎn)向逐步建立一個(gè)形式統(tǒng)一,內(nèi)容穩(wěn)定,功能健全的檢索體系,以滿足不同角度,不同方面利用檢索的需要。做好高校檔案工作,其目的就是為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù),離開(kāi)這一點(diǎn),高校檔案就變成死檔案,檔案工作就沒(méi)有生命力。因此,我們應(yīng)注意抓好高校檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作,以便更好地為高校教育和教學(xué)服務(wù)。一是可以利用檔案信息資源對(duì)學(xué)生開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義思想教育,以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神；二是可以利用教學(xué)檔案總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量分析,提高教學(xué)水平；三是可以利用教師人事檔案信息資源,為領(lǐng)導(dǎo)掌握教師各方面情況提供檔案資料,為職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)考評(píng)提供重要依據(jù)；四是可以利用學(xué)籍檔案資源,滿足社會(huì)和各方面對(duì)畢業(yè)生有關(guān)情況的了解,為畢業(yè)生工作后的提干,工資晉升以及出國(guó)提供原始的學(xué)歷證明等。檔案利用是檔案工作永恒的話題。信息時(shí)代的巨大變革,為檔案利用工作帶來(lái)了機(jī)遇,更帶來(lái)了挑戰(zhàn)。高校檔案工作者必須抓住機(jī)遇,直面挑戰(zhàn),更新觀念,走出“誤區(qū)”,打破傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)模式,積極探索,大膽實(shí)踐,努力開(kāi)創(chuàng)檔案信息服務(wù)的新局面,更好地為高校黨政管理、教學(xué)科研和公眾服務(wù)。總之,要充分發(fā)揮高校檔案的作用,就應(yīng)進(jìn)一步深化高校檔案的改革,切實(shí)加強(qiáng)高校檔案的開(kāi)發(fā)利用,使其能更好地為高校的教育教學(xué)服務(wù)。十二五是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，也是檔案館建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期。全體檔案工作者一定要齊心協(xié)力，克難奮進(jìn)，扎實(shí)工作，努力完成“十二五”規(guī)劃的各項(xiàng)任務(wù)，為把我館建設(shè)成為在國(guó)內(nèi)財(cái)經(jīng)院校同行中有重要影響的館而奮斗。[1] 周景偉，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理研究，大連理工大學(xué)碩士學(xué)位論文。貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院 貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館Copyright 169。 2008 貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案館 All Rights Reserved.