【正文】 天均在本單位正門懸掛“熱烈祝賀蚌埠經(jīng)開區(qū)商會成立暨第一次會員代表大會勝利召開?！睓M幅負責慶典活動邀請函制作和發(fā)布（只制作出席領導的請?zhí)?，名單、人?shù)待定）負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置。地毯（可有可無）、橫幅、彩旗（外借）、拱門（自備）等；場內的主席臺、布景、橫幅等（辦公室負責）負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（交代酒店負責人）按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡（征求工商聯(lián)意見）按議程需要落實好相關人員：主持人、民政局和工商聯(lián)宣讀文件的領導、揭牌領導、授牌領導、致辭嘉賓等，并按議程需要提前做好協(xié)調工作。（籌備組負責）負責安排禮儀小姐做好領導發(fā)言等活動的引導工作（由紅鼎提供）負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據(jù)主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等，并做好展示后的保管收存工作（辦公室負責溝通）做好慶典活動的集體合影工作：地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排（辦公室負責）負責慶典后的清場收拾工作（辦公室負責）B、宣傳組：負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷及派發(fā)（由小葛負責收集整理）負責慶典活動所需的稿件、議程、發(fā)言稿等（辦公室負責）負責會議記錄（張總負責）C、接待組：根據(jù)領導小組擬定的名單負責邀請領導和嘉賓及通知會員（高總負責）對領導和貴賓的情況提醒領導小組和其他工作組（高總負責）對領導和貴賓制訂專門的接待方案，并做好接待工作（高總負責）負責報到區(qū)（簽到簿、筆、慶典出席證、等）、會員代表大會區(qū)、宴會區(qū)、禮品區(qū)等的接待服務工作、各區(qū)域的人員安排（人員由張總、徐總負責）做好慶典禮品的接收、保管和派發(fā)工作，并做好文字記錄（張總、徐總負責）負責慶典后的清場收拾（工作辦公室負責）D、財務組：成立慶典所需開支經(jīng)費的支付，及時以報表形式向領導小組匯報資金使用情況（暫由繼忠集團財務負責）E、安保組：負責成立慶典的每項活動現(xiàn)場的秩序維護負責來賓車輛的指引和調度保證展示品、來賓禮品的安全負責處理突發(fā)事件F、保障組：按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位負責慶典場地、酒店以及停車場的落實并與接待組對接與接待飯店餐飲部等部門接洽負責成立慶典午宴用品的準備和擺設（煙酒專人負責派發(fā)）負責慶典后的清場收拾工作八、成立慶典區(qū)域分布：（一）報到區(qū)地點：接待大堂功能：來賓登記處配備：禮儀小姐、接待人員、簽到用具、攝影攝像、禮品登記（二）外景區(qū)地點：紅頂鮑翅樓大門外、周邊功能：利于宣傳、營造慶典的熱烈氣氛，并合影留戀配備：拱門、橫幅、等（三）第一次會員代表大會區(qū)地點：紅頂鮑翅樓會議中心A、主席臺：功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（市、區(qū)、民政局、工商聯(lián)領導，商會領導等），利于會員代表大會選舉和討論文件配備：地毯、音響設備、國歌音像、鮮花、飲料、相關文件、條幅、主持、禮儀小姐、服務人員B、代表席：功能：利于會員代表大會選舉和討論文件配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關文件B、來賓及代表席區(qū)：配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關文件（六）貴賓休息區(qū)地點：淮河商務酒店會議中心貴賓休息室；功能：利于領導會前休息、交流配備：水果、鮮花、煙茶、禮儀小姐（七）宴會區(qū)地點：紅頂鮑翅樓（九）禮品發(fā)放區(qū)地點：接待飯店大堂功能：發(fā)放禮品配備：工作人員、禮品等（十）來賓停車區(qū)地點：停車場；功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點禮品購置項：所選品牌：飛利浦、九陽、美的、蘇泊爾、飛科、愛仕達、格蘭仕所選產(chǎn)品 ：電吹風、豆?jié){機、榨汁機、電飯煲、紫砂煲、掛燙機、足浴盆、電水壺、飲水機、電磁爐、電炒鍋、加濕器第五篇：商會成立大會活動方案麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會活動方案為了凝聚鄉(xiāng)情、友情、親情，整合社會資源，搭建會員相互支持、相互信任、互利共贏的開放式的平臺，攜手合作、聚力同行、共同發(fā)展，做強做大，發(fā)揮麗河籍在京人士在當?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展中的作用，確保麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會順利召開，特制定本方案。一、指導思想促進商會的成立和發(fā)展，廣泛的注重鞏固與各兄弟商會及企業(yè)的老關系，發(fā)展新朋友、促交流、廣交朋友的活動，爭取麗河市委、市政府和北京及周邊地區(qū)黨委、政府及有關部門的支持，累積社會資源為商會發(fā)展打好堅強的基礎，同時，組織協(xié)調鄉(xiāng)友回鄉(xiāng)投資，回報家鄉(xiāng)，促進家鄉(xiāng)經(jīng)濟社會快速發(fā)展。二、會議主題攜手合作、聚力同行、共同發(fā)展，做強做大，貢獻社會三、會議內容、時間、地點、參會人員（一）會議內容：麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會（二）會議時間：2012年元月8日（三）會議地點：（四）參會人員：四、組建機構會議組委會主任：會議組委會副主任：會議組委會成員：組委會下設六個工作組，各工作組成員及職責如下：（一）籌備組組長：成員：職責：負責擬定“麗河北京商會成立暨第一屆會員代表大會”。負責協(xié)調各工作組的工作。負責檢查各項準備工作的落實情況。（二）后勤組組長：成員：職責：負責會議所需物品的采購。負責會場的布置。負責會場的燈光、音響、投影儀等設備。負責參會人員就餐、住宿安排。（三）安全保障組組長：成員：職責：負責會議期間的安保工作。負責組織參會人員入場、退場工作。明確參會人員接送方式，并造冊登記、簽名（注明接送方式）。（四）車輛停放指揮組組長：成員：職責：負責會前各類車輛分類定點停放指揮工作。負責晚會結束后指揮車輛有序離開（五）攝影攝像組組長：成員：職責：負責會議全過程的攝影攝像。負責會議結束后將所有攝影攝像刻錄成光碟交商會秘書處保存。（六）宣傳報道、會務接待組組長：成員：職責：負責活動前后的宣傳工作、營造活動氛圍。負責發(fā)出相關邀請函。負責領導座卡的制作與擺放。負責接待來賓，接待時要做到熱情、有禮有節(jié)。負責擬定會議議程和會議時間控制。負責宣傳標語的制作張貼。五、各階段任務及工作分配（一）會議籌劃及準備：①擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等，確定特邀嘉賓和贊助商；②確定會議日期、日程及議程及預備會議內容；③排出會議作息時間及注意事項；④做出會議經(jīng)費預算和籌資方案；⑤成立會務組，明確會務分工。：①第一輪通知（告知會議具體時間、地點、參會人員名單等）；②正式通知及回執(zhí)（包括會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程票預訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準備等等）。：①會議審稿，確定大會發(fā)言名單；②確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；③編印會議指南（包括會議日程、代表須知等）；④準備會議紀要和通訊錄。：①參會證；②會場背景幕布、會標（賓館門口）、指引標志（會議和就餐）、海報、會議日程（報到處）等；③會議展覽布置（宣傳標語等）；④壁報。：①預定交通工具；②預訂賓館，安排住宿、餐飲、會場；③聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動；④確定財務、接待、保衛(wèi)人員；⑤安排茶歇和娛樂活動。：①排定會議座次；②布置環(huán)境；③檢查并配置電化設備；④展臺安排。（二）會議接待：①接站；②填寫報到單；③分發(fā)會議材料，安排住宿；④收取參會人員費用；⑤通知有關事項。：①檢查會議設備；②接待嘉賓；③保證會議主持人、發(fā)言人到位；④調動與會者提問和討論；⑤會議記錄。：①及時定購邀請參會領導回程票；②印刷并分發(fā)會議參會人員通訊錄；③檢查住房設施；④征求膳食意見；⑤保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。（三）會后安排：①整理會議記錄；②形成會議決定（簡報、紀要）；③寫總結向上級匯報情況或發(fā)布；④將會議材料分類、立卷、歸檔。：①分發(fā)邀請領導回程票；②結清會議費用；③根據(jù)返程時間安排車輛；④發(fā)放會議資料、照片和通訊錄。：①結算會議開支費用；②歸還會議所借物品。六、其它（一）各有關人員必須按照此工作方案認真履行好職責，確保會議順利召開。（二）各有關人員應對分工有超前意識提前準備，對可能出現(xiàn)的情況有補救措施。（三）各工作組提前召集本組成員開好預備會，做好進一步分工。（四）未盡事宜另行通知。