【正文】 類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計以及繪制檢索工具等工作。3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3．2．4 嚴格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。3．2．5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。4 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：4．1 認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。4．2 凡要銷毀的技術(shù) 2檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。5 技術(shù)檔案的保管和借閱：5．1 對接收來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。5．3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。5．4 技術(shù)檔案的保密制度：5．4．1 全公司職工必須嚴守機密，維護技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5．4．2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施作妥善處理。5．4．3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5．5 技術(shù)檔案的借閱：5．5．1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。5．5．2 技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術(shù)主管批準方能借出。5．5．3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值（各類書籍按標價、資料按制作價格）報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務(wù)部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額返回。5．5．4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領(lǐng)導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送公司財務(wù)部，對檔案借閱人進行處罰。技術(shù)檔案的復制和技術(shù)資料的發(fā)放：6．1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。6．2 需加工制作的工裝類圖紙文件，應曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料，以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進行木模、坯料檢查，其中裝配圖發(fā)放于模具保管，供工裝的管理使用；一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。6．3 用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會簽后的鑄件圖還應至少發(fā)放一份至顧客處，其中，重油廠需發(fā)放三份。6．4 用于指導生產(chǎn)及作為驗收依據(jù)的泥芯圖，應曬制四份，發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。6．5 用作指導生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導書等，應曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6．6 作為驗收依據(jù)的檢驗卡片，應曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6．7 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個人，應提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領(lǐng)取。6．8 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重復發(fā)放文件的資料費用，其金額按復（曬）制資料的實際價格核算，由檔案管理員報技術(shù)主管審查，總經(jīng)理批準后，送交公司財務(wù)部。技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：7．1 當文件編制部門需對技術(shù)檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術(shù)責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。7．2 技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。7．3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。