【正文】 可以隨會議通知一起發(fā)放?！襁x擇會場。選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標(biāo)準(zhǔn)第一大小要適中。會場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數(shù)過多?dāng)D在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根本無法把會開好。所以英國的首相丘吉爾曾說“絕對不用太大的房間而只要一個大小 正好的房間?！钡诙暗攸c要合理。歷史召集的會議一兩個小時就散的可以把會場定在與會人員較 集中的地方。超過一天的會議應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。第三附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。否則可能會造成損失。第四要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成?！駮龅牟贾?。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議根據(jù)會議內(nèi)容在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁?場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花為使會場更加莊嚴(yán)主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國 徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈?dāng)[放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛講究禮賓次序主要有以下幾種配置方法①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐從 而消除不平等的感覺。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。③教室型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相 對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位 為上其余按左為下右為上的原則依次排列?！駵?zhǔn)備會議資料。會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。會議前的接待禮儀?！駮皺z查。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦 旗等是否準(zhǔn)備齊全?！裉崆斑M入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工 作分以下幾個崗位。① 到。設(shè)一張簽字臺配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時應(yīng)脫下筆套筆尖對自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引 入休息室由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。③接待。與會者坐下后接待人員應(yīng)遞茶或遞上毛巾、水果熱情向與會者解答各種 問題滿足各種要求提供盡可能周到的服務(wù)。會議中的服務(wù)禮儀會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時?！竦共璺?wù)人員注意觀察每一位與會者以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面手指不能因在北口上不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎出了差錯應(yīng)不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。●其他服務(wù)會議按擬定的程序進行應(yīng)緊湊不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作 人員“嚴(yán)陣以待”做好各項準(zhǔn)備工作。如會議進行第一項全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。又如大會宣布辦法榮譽證書組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊禮 儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來另有禮儀小姐將證書一一遞上由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)摺槭箷錾系幕顒佑袟l不紊必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓(xùn)練避免會場上出現(xiàn)混亂。如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。●做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進行之中就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如會后要照相 就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好?dāng)z影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外會后的用車也應(yīng)在會議結(jié) 束前妥善安排。會后服務(wù)會議結(jié)束后全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。●組織活動會議結(jié)束后有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等這 些工作很繁瑣應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任同時其他接待人員要積極配合各負其責(zé)做好自己分擔(dān)的工作以保證活動計劃的順利實 施。●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程?！袂謇頃h文件 ①根據(jù)保密原則回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)公司重大會議接待人員禮儀要點在參加重大會議接待的時候一般著裝、儀容和舉止是外在表現(xiàn)它既反映了員工個人修養(yǎng)又代表企業(yè)的形象。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會與會人員留下良好的印象。現(xiàn)結(jié)合現(xiàn)場會議接待需要?dāng)M訂以下會議接待禮儀要點請各所參與會議接待有關(guān)人員遵照執(zhí)行。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。打好領(lǐng)帶配穿皮鞋上衣袋不裝東西褲袋少裝東西并做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導(dǎo)使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。女職工淡妝上崗、修飾文雅且與年齡、身份相符。工作時間不能當(dāng)眾化裝。注意講究公共衛(wèi)(165范文網(wǎng))生上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物避免口腔異味。接待時注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力步幅適當(dāng)節(jié)奏適宜。避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等實在難以控制時應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時要神態(tài)專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。