【正文】 的詞語若能音節(jié)勻稱往往既可以加強氣勢，表現(xiàn)莊重嚴肅的色彩，給閱文者以更鮮明的印象，又容易上口，便于記憶。漢語語音系統(tǒng)的特點之一是音節(jié)不多，音節(jié)出現(xiàn)率不均衡。這使得漢語中同音字詞的數(shù)量較多。一般情況下，在受文者主要通過視覺“看”文件而接收信息時，同音現(xiàn)象對公文寫作并無什么影響，而一旦當信息接收過程存在“聽”的活動（在會議上“聽”報告，通過電話“聽”通知）時，這種現(xiàn)象所帶來的詞語的同音異義問題，就會給準確接收信息帶來一定障礙。特別是在聽者無從了解作者使用了同音詞中的哪一個時，就難免張冠李戴并由此產(chǎn)生極嚴重的后果。(4）注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則。詞語的選擇要受事理邏輯、搭配習慣的制約，如隨意超越這些制約，違背語言法則，就會產(chǎn)生差錯，影響表達的效果。詞語的搭配最根本的是要使語義搭配，使表達合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習慣。(5）注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執(zhí)行性。公文大都使用于正式、莊重嚴肅的場合，為與之相協(xié)調(diào)，選擇詞語時務必注意詞語的風格特點，除特殊情況外，一般不用口語詞、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴肅鄭重的詞語也不應入選。(6）注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢”，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與作者的關系不同，公文所選用的詞語也就應有所差別，否則就難免會“無的放矢”，使對方難以理解，不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關系。(7）注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞，以獲得鮮明直接的表達效果。公文中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關系不同，就需要用不同的詞語來表達，以使表達更鮮明、更直接、更有效。(8）注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大影響。有時為了使文氣貫通、協(xié)調(diào)一致，上下文的詞語需要相互照應配合；有時則為避免不必要的重復，相互制約對方選詞的范圍。(9）注意詞語的規(guī)范性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。公文溝通效果的好壞與范圍的大小，與公文中所使用的詞語的規(guī)范性有密切關聯(lián)，因此要正確使用正式列入現(xiàn)代漢語書面詞匯體系中的規(guī)范詞語，力戒生造或使用不規(guī)范的詞語，特別是使用不規(guī)范的簡稱、方言土語，以及隨意改變成語的結構形式等。注意詞語的規(guī)范性，還包括有意識認真積累和正確運用公文的專用詞語、常用詞語。對同一概念的表述應盡可能選用已在公文同類表達中反復運用并被實踐證明最有效的詞語。這樣做不僅能省時間，更重要的是使表達更準確，更精練、更有效，避免錯漏。3．公文語句的組織。同撰寫其他文章一樣，公文寫作中的語句組織也不外乎在使語句通順、合理、獲得最佳表達效果三個方面下功夫。使語句通順涉及語法問題，使其合理涉及邏輯問題，使其獲得最佳表達效果則涉及修辭方面的問題。(l）對公文語句的基本要求：《公文與處理》①含義明確、清晰、完整，便于準確理解、無歧義。②句子成分搭配得當。③句子成分完整。④語序安排妥當。⑤合乎事理，合乎邏輯規(guī)律。⑥句式內(nèi)部結構合乎規(guī)范，力爭有最佳表達效果。(2）語序的安排。在公文中正確地安排語序，主要應注意這樣幾點：一是注意尊重語序的習慣性。詞中的詞素、詞組中的詞其先后次序有許多都必須按約定俗成的習慣排列，否則人們就看不懂，不易接受。如表達方位時，習慣于稱“東西南北”就不能隨意變?yōu)椤拔鳀|北南”。二是注意事理的邏輯次序。這一次序是客觀事物內(nèi)部規(guī)律性的反映，因而是安排語序的主要依據(jù)。三是注意語序的強制性，語序既然受語言習慣、事理邏輯的制約，也就具備了強制性。不管是誰，要想利用公文清楚地表意并為人所理解，都必須服從這種約束，不隨意改變語序。四是注意語序的選擇性。從局部的和具體的情況看，語序的強制性中又有一定的可選擇性，只要不出現(xiàn)語法錯誤，不改變語義，為追求更佳的表達效果，也可對詞語的位置作一些調(diào)整，如將狀語置于主語之前等。在公文中安排語序時，常做如下處理：①當要表達的一組并列概念之間有輕重、主次、強弱之分，大小、高低、多少之別時，應依次順排或倒排；而無這種分別時則按一定標準（空間分布、音節(jié)多少）分門別類排列。②當一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構成的活動過程時，一般應按時間發(fā)展順序排列。③當以一組概念表現(xiàn)一個認識過程時，一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。④當以一個語句反映因果關系時，一般是按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現(xiàn)原因時，才先講結果再談原因。⑤當將語句中的一些成分提前或后置并不違反語法規(guī)則，并不改變語義而且有利于提高表達效果時，應以此作為修辭手段。公文中有一部分定語、狀語、謂語可以提前。⑥當由于語句中幾個成分的相互關系不明而出現(xiàn)歧義時，有時可通過改變語序消除歧義。(3）句式的選擇。句式是指句子的結構形式。句中詞語類別、配置方式等不同，就構成各不相同的句式。不同句式不僅語法結構各異，且有各具特色的修辭功能。在公文寫作中如下幾組句式的選擇與調(diào)整具有一定規(guī)律性。①主謂句與非主謂句。由主謂詞組構成的句子是主謂句；由主謂詞組以外的其他詞組或單詞構成的句子是非主謂句。由于公文對語句的要求具有高度準確的特點，因此主謂句的使用頻率很高，非主謂句的運用則受到一定限制，主要是使用一些無主句。無主句指不帶主語或不必交代以至根本說不出主語的句子。由于公文具有定向表述的特點，一些意愿（禁止、希望等）的發(fā)出者和情況問題的發(fā)現(xiàn)者是不言自明的，因此，一旦需由其作主語時，往往可不必交代。公文中的祈使句往往即以無主句為主?！豆呐c處理》②主動句與被動句，句子的主語是動作行為的發(fā)生者，這種句子就是主動句，而主語為動作、行為的接受者時，句子就是被動句。在公文中這兩種句子是兼而有之的，在具體寫作實踐中采取哪一種，一般決定于需要強調(diào)哪一方面。如果要強調(diào)動作或行為的發(fā)生者就采用主動句，反之則采用被動句。③長句與短句。在公文中闡發(fā)道理，說明事物性質（如下定義）、狀態(tài)，敘述較復雜或精細的事物時，常用長句子。因為這時句中限定修飾成分多，聯(lián)合成分多，用長句子既有利于使表達更嚴密精確，又可以形成一種有利于突出公文嚴肅性、權威性的特殊色彩。短句在用于表達強烈感情，以及需要人們認真記憶、隨時執(zhí)行的要求方面見長。因此，在公文中表示命令、要求和希望的文字，敘述一連串動作的文字，以及表達激動心情的文字常用短句；在會議公文和其他一些需通過念讀而使受文者了解內(nèi)容的公文中，短句也比較多。④完全句與省略句。在公文中，完全句是主要的，只有在為使語言簡潔且又不會對語義造成損傷的情況下才使用省略句，而且主要是省主語，謂語、賓語也可適當省略。⑤緊密句與舒緩句。緊密句就是組織得緊湊的句子；舒緩句則是松弛一些的句子。二者可形成不同的表達效果，前者簡潔有力，給人以集中概括的印象，有助于突出句中的某一個重點；后者則語氣舒緩，感染力強，有助于表明幾層意思，突出幾部分重點。從一般規(guī)律上看，公文中緊密句更多一些，舒緩句則主要用于一些會議公文（講話稿等）。當被表述的事物有多層意思且有并列的幾個重點方面時，也可用舒緩句予以強調(diào)。⑥單句與復句。單句是可表示一個完整意思而不可再分解成幾個分句的句子；由兩個或兩個以上的單句組合而成的句子就是復句。在公文中多用單句，以便于理解和執(zhí)行。而一旦被表述的事理過于復雜時，也可用復句取代復雜化的單句。在使用復句時大都選擇借助虛詞（關聯(lián)詞語等）表明分句間關系的句型。4．公文中若干事物和概念的特殊表達要求。在對公文所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規(guī)則、邏輯規(guī)則之外，還必須遵循一些特殊要求。第二節(jié) 公文處理一、公文處理及其任務公文處理，從廣義上說，是指對公文的撰寫傳遞與管理，它是使公文得以形成并產(chǎn)生實際效用的全部活動，是機關實現(xiàn)其管理職能的重要形式。公文處理具體包括：公文的擬寫、制作、處理、傳遞、保管、提供利用以及對公文處理的監(jiān)督控制和組織管理。公文處理的基本任務是準確、及時、安全、有效地擬制、傳遞、處理和管理公文，以便為機關公務提供適用的信息，充分發(fā)揮公文的效用。其具體任務是：(1）擬寫與制作公文。包括擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、校對直至用印或簽署，形成正式公文。(2）傳遞公文。將擬制成的公文，根據(jù)公文性質與時限要求以多種方式傳遞給收受公文的機關。(3）辦理公文。對于收文予以執(zhí)行、辦理或撰擬新的公文作出答復、批轉或轉發(fā)的處理。了解與處理公文內(nèi)容所針對的公務，實現(xiàn)來文的目的要求?！豆呐c處理》(4）處置辦畢公文。指對已辦理完畢的公文采取立卷歸檔、清退、銷毀與暫存等方法進行處置。(5）管理公文。指對公文的平時分類保管與提供查閱。(6）對公文擬制辦理的組織管理與監(jiān)督控制。二、公文處理責任在公文處理活動中，不同層級、不同類型的工作人員承擔著各自不同的具體工作任務及與之相吻合的責任。明確這些責任的歸屬，對于提高公文處理的質量與效率有重要意義。1．機關領導的公文處理責任機關領導在公文處理中的責任主要包括：親自參與對重要公文的撰擬工作；審定簽發(fā)以本機關名義制發(fā)的重要公文并承擔其法律或行政后果；閱處重要來文并指示處置原則與方法；直接承辦最重要的來文；審定公文處理方面的計劃、規(guī)章和標準，確定對公文處理系統(tǒng)的重大改善方案，指導解決機關內(nèi)公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等。2．綜合辦公部門負責人的公文處理責任綜合辦公部門即指機關內(nèi)部設置的辦公廳（室）等綜合服務或綜合管理機構。該部門是公文信息流通的中樞，其負責人對公文處理負有全面而具體的多種責任：親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文；審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文并承擔其相應的法律或行政后果；親自審核重要的對外發(fā)文；經(jīng)機關領導明確授權代為審定簽發(fā)以機關名義制發(fā)的公文；閱處或經(jīng)機關領導明確授權代為閱處部分來文并指示處置原則與方法；直接擬辦和承辦重要的來文；制定機關公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規(guī)章制度和標準并督促檢查實施情況，組織規(guī)劃公文處理流程，建立公文處理質量與效率保障體系，協(xié)調(diào)機關內(nèi)外的行文關系，指導解決機關內(nèi)公文處理中的一般隨機事件，指導下級機關的公文處理工作。3．業(yè)務部門負責人的公文處理責任業(yè)務部門指機關內(nèi)設的具體承擔機關某一項或幾項管理職能的職能機構。這些部門的負責人的公文處理責任包括：親自動手撰擬一部分比較重要的公文；審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的文件并承擔相應的法律或行政后果；審核由本部門承辦、以機關名義發(fā)出的文件；閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案；直接擬辦和承辦重要來文；協(xié)調(diào)與其他部門間的行文關系；督導本部門的公文處理工作，控制其質量，確保工作效率，向機關首長或綜合部門反映有關情況，解決部門內(nèi)部公文處理活動中的矛盾和問題等。4．公文處理機構負責人的公文處理責任公文處理機構又稱文書部門或專職文件機構，它是在綜合辦公部門或業(yè)務部門內(nèi)部下設的專門承擔（或主要承擔）公文處理任務的組織，具體稱謂有多種，如文書處（科、室）、文電處（科、室）、秘書處（科、室）、辦文處（科、室）、核文處（科、室）、機要處（科、室）等。這類機構負責人在公文處理中的主要責任是：草擬由領導交辦的公文；審核公文；擬辦、承辦部分來文；具體協(xié)調(diào)解決機關內(nèi)部、外部有關公文處理的一般性具體矛盾關系；具體組織控制各部門公文的流程；從多種渠道了解公文處理的具體情況，直接指導解決或提請領導解決有關具體問題；根據(jù)授權提出公文處理工作的計劃及實施方案，設計公文處理的 15《公文與處理》制度、標準和規(guī)程，規(guī)劃公文處理的流程；具體指導下級機關的公文處理工作。5．專（兼）職文書人員的公文處理責任在各級各類機關中總需要有一部分專門或主要承擔公文處理工作的人員，一般稱其為文書人員、文秘人員或機要人員。他們在公文處理過程中的主要責任包括：分類集中承擔一部分公文處理任務，特別是其中具有管理性質的任務，如收發(fā)、’啟封、登記、注辦、摘編、用印、立卷歸檔、清退、銷毀、保管、提供借閱利用、組織傳閱、催辦、查辦、印制、分發(fā)、對外傳遞以及審核公文等；組織公文的具體運轉過程；輔助設計公文處理的制度、標準和規(guī)程等。6．一般業(yè)務人員的公文處理責任在各職能部門工作的一般業(yè)務人員在公文處理中的主要責任就是按規(guī)定的時限閱讀處理來文，提供擬辦意見，具體承接辦理公文，解決其中所涉及的問題，起草公文，參與審核一部分公文。三、公文辦理程序 1．收文辦理程序收文即對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。(l）公文的收受與交流。①簽收。指經(jīng)履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)之后收取公文。簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。②啟封。公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關領導者親啟。③登記。為便于掌握公文運轉辦理情況和查閱線索，外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收發(fā)情況做簡要記載。(2）辦理收文。辦理收文是指對收文進行閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決所針對的事務或問題的過程。①擬辦。這是一項輔助決策活動。由有關人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領導審核定奪的活動。做好擬辦工作，應注意：第一，弄清文件的意圖、問題的性質與實際狀況；第二，意見要簡明、具體、得體；第三，如所提方案有兩個或兩個以上，應將傾向性意見排在前；第四，在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；第五，對領導采納自己的方案有一定把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪。②請辦，也叫注辦，指機關辦公廳（室）根據(jù)授權或有關規(guī)定將需要辦理的公文注請主管領導人指示或主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。③批辦。有關負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項由法定責任者履行法定的事務處置權的決策活動，規(guī)定了對具體文件的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現(xiàn)具有決定性影響?！豆呐c處理》批辦公文時應注意：第一，不越權批辦；第二，嚴格控制批辦范圍；第三，批辦意見明確、具體、切實可行；第四，采取措施保證批辦意見執(zhí)行；第五，如待辦問題自己無權或無法處置，可將批辦改為擬辦；第六，填“公文處理單”。