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2025-07-18 17:36本頁面
【正文】 以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料分類整理、立卷歸檔，建立目錄清單。超過時間未完成的，扣罰100元并責令限期完成。第八條 各部門向公司資料室移交資料檔案時，要嚴格履行書面移交手續(xù)。第九條 文件材料歸檔可分為10個主要步驟：（1）收集文件——（2）區(qū)分年度——（3）劃分期限——（4）文件裝訂——（5）文件排列——（6）文件編號——（7）文件裝盒——（8）打印目錄——（9）填備考表——（10）檔案上架。第十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（一）對以純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料以及傳真件等進行復印，以防字跡模糊或日久褪變。（二）去除訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品。（三）使用粘全劑和選定的紙張對破損的、幅面過?。ㄐ∮?6開）的文件進行修補或托裱。（四）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。（五）歸檔分卷：先將歸檔文件按不同年度分開；再將同一年度的歸檔文件材料按三個保管期限分開；最后，同一年度、同一個保管期限的文件材料，按類別及時間有序排列。（六）歸檔的文件材料應依序排列在一起，具體要求為：正本在前，定稿在后；下文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；原文在前，譯文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。（七）列寫文件目錄時，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫（例如標題僅有“通知”兩字時，可根據(jù)內(nèi)容擬為：通知【關于XXXX的通知】“）；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷首。（八）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。第四部分 檔案的借閱第十一條 借閱檔案資料必須履行借閱手續(xù)，確保其完整、機密與安全。資料員負責檔案資料管理和提供利用工作，經(jīng)手查找調(diào)卷，督促借閱者履行登記、簽字手續(xù)，退還時當面檢查、清點、注銷。無關人員非經(jīng)有關領導批準，不準取閱檔案資料。第十二條 本部門人員調(diào)閱其業(yè)務范圍的檔案材料，可直接由資料員提供；借非隸屬業(yè)務范圍的材料，需經(jīng)部門及公司領導批準，方能調(diào)閱。第十三條 借閱檔案者不得泄密、涂改、拆散、撕剪、轉(zhuǎn)借、復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出時，須經(jīng)部門或公司領導批準。凡泄密、涂改、拆散、撕剪或未經(jīng)領導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對當事人扣罰100300元。情節(jié)嚴重的予以開除。第十四條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。第十五條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，應立即報告，視情況扣罰100300元。給公司造成經(jīng)濟損失的，必須賠償經(jīng)濟損失。第五部分 檔案保管期限第十六條 文件檔案的保管期限分為三各：永久、長期（215年）和短期（2年以下）。確定公司檔案保管期限的原則：（一）凡是反映公司 主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管 。第六部分 檔案的鑒定與銷毀第十七條 公司各部門對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，由部門負責人對資料檔案進行鑒定，并經(jīng)公司有關領導批準后銷毀。公司資料室所保存的檔案由人力行政部負責定期鑒定，經(jīng)公司有關領導批準后銷毀。第十八條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清單上簽字。未經(jīng)批準私自銷毀檔案的，扣罰100300元，造成經(jīng)濟損失的必須賠償，情節(jié)嚴重的予以開除。 完美DOC格式整理
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