【正文】 件分類□紅頭文件 □體系文件 □普通通知 □通報(bào) □會(huì)議通知接收單位抄送單位抄報(bào)單位擬制人審核/會(huì)簽人批準(zhǔn)人發(fā)文編號其它要求第三節(jié) 體系文件與資料管理職責(zé)（1）辦公室負(fù)責(zé)體系文件的發(fā)放、回收、存檔管理；負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核。（2）相關(guān)部門負(fù)責(zé)相關(guān)職能的體系文件的擬制、修改和審核；執(zhí)行本規(guī)定關(guān)于體系文件的保密條款；分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)體系文件的審核、會(huì)簽。體系文件的分類（1）按職能內(nèi)容屬性分為：①辦公室及人力資源部管理文件②財(cái)務(wù)部管理文件③市場部管理文件④金融所管理文件⑤監(jiān)察審計(jì)部管理文件⑥后勤與資產(chǎn)管理部管理文件⑦酒店管理部管理文件（2）按文件的作用范圍分為：①一級文件：質(zhì)量手冊或經(jīng)營管理綱要②二級文件：程序文件，管理制度③三級文件：管理規(guī)定及規(guī)范④四級文件：文件執(zhí)行記錄（包括計(jì)劃及規(guī)劃、報(bào)告、方案、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)表等）體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制（1）編制——職能相關(guān)部門負(fù)責(zé)文件的編制、修改。（2）審核——分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)職能相關(guān)文件的審核、會(huì)簽。（3）標(biāo)準(zhǔn)化審核——辦公室負(fù)責(zé)執(zhí)行。批準(zhǔn)——院長負(fù)責(zé)一級、二級及重要三級、四級文件的批準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)一般三級文件的批準(zhǔn)。詳見《體系文件編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制表》。發(fā)放——體系文件的發(fā)放范圍為工作內(nèi)容相關(guān)部門和人員，以及辦公室規(guī)定的發(fā)放范疇。體系文件審批流程擬制部門送至直線領(lǐng)導(dǎo)審核/會(huì)簽→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→院長批準(zhǔn)→辦公室按文件控制表規(guī)定的發(fā)文范圍發(fā)布。保密——體系文件作為公司的知識財(cái)富和內(nèi)部管理機(jī)密，受文部門/人員負(fù)有保密的責(zé)任，不得將文件向超出文件規(guī)定發(fā)放范圍的任何個(gè)人或組織傳閱（出于特殊需要，經(jīng)院長批準(zhǔn)后方可傳閱），否則視情節(jié)輕重給予撤職、降級或辭退處理。體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放的責(zé)任和范圍詳見附表《體系文件編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制表》。重要文件資料的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制（1）公司重要資料指對公司經(jīng)營管理產(chǎn)生重要影響的文件資料，包括預(yù)算/決算方案、產(chǎn)銷計(jì)劃、產(chǎn)品企劃方案、組織和人事調(diào)整方案、公司會(huì)議紀(jì)要等。（2）重要文件資料的控制見附件《重要文件資料的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放控制表》。（3）重要文件資料的保密規(guī)定按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。體系文件的編寫規(guī)范（1）標(biāo)題：小三號宋體，頁面左右居中，置于頁眉。（2）正文：小四號宋體。（3）版本號與發(fā)布日期：置于頁眉，五號字體。（4） 正文結(jié)構(gòu)：目的、范圍、職責(zé)、定義、流程圖（可選）、內(nèi)容。（5）發(fā)文部門及受文部門/人員：置于頁腳，五號字體。（6）體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核辦公室負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化審核。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容審核的內(nèi)容包括：（7）格式的統(tǒng)一和規(guī)范性。（8）行文的簡潔性、語言的規(guī)范性。1體系文件的版本管理（1）體系文件的初始版本（第一次正式發(fā)布版本）。（2）體系文件的內(nèi)容變更，先修改體系文件，升級文件版本，經(jīng)審核、批準(zhǔn)、發(fā)布后執(zhí)行。體系文件每修改一次， 相應(yīng)體系文件的版本升級一個(gè)整數(shù)單位。文件修改部門在文件首頁記錄文件變更內(nèi)容備查。（3）禁止出現(xiàn)體系文件的補(bǔ)充文件，以方便查閱、防止文件管理混亂。（4）新版體系文件發(fā)布后，辦公室應(yīng)收回舊版體系體系文件。1體系文件的存檔管理辦公室對發(fā)布的體系文件進(jìn)行分類存檔。第四節(jié) 印章、原始件管理一、流程圖（一）印章刻制管理工作流程流程名稱印章刻制管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)社會(huì)管理部門辦公室辦公室主任院長管理行為刻制核準(zhǔn)流程開始開具委托書申請印章刻制流程結(jié)束印章保管確認(rèn)驗(yàn)收是是否是審批審核否（二）印章使用管理工作流程流程名稱印章使用管理工作流程編碼執(zhí)行者監(jiān)控者行為實(shí)施環(huán)節(jié)各部門辦公室辦公室主任院長管理行為流程開始印章使用申請印章使用印章歸還登記存檔流程結(jié)束否審核備案登記通知用印是是否是審批審核否二、實(shí)施方法定義（1）印章包括公司公章、合同章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人簽字章、院長（董事長）簽字章、分公司章。（2）原始證書（件）和證明文件指公司設(shè)立、變更的工商行政文件、證書和其他重要的文件證書、證明等，包括：①合同、章程及修改補(bǔ)充文件等。②工商核準(zhǔn)通知書（包括企業(yè)名稱、登記和變更事項(xiàng)）等。③政府批文等。④法人代表證明材料（包括資格證明、授權(quán)委托、身份證復(fù)印件和法人代碼、組織機(jī)構(gòu)代碼證等）。⑤驗(yàn)資報(bào)告和資產(chǎn)評估報(bào)告等。⑥介紹信。⑦其他重要文件、證書、證明材料等。職責(zé)（1）辦公室負(fù)責(zé)公司印章的發(fā)放、回收，監(jiān)督保管和使用，負(fù)責(zé)原始證書（件）的保管與使用。印章使用范圍及權(quán)限（1）公司公章用于公司發(fā)文（各類紅頭文件、普通通知、公文信函），用于各類法律文件、對外開具證明、對外公函等，對外行使法人權(quán)利，由院長（董事長）批準(zhǔn)后方可蓋章，其中普通通知由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可蓋章。（2）合同專用章僅限于對采購、銷售中的商業(yè)合同，由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、院長（董事長）批準(zhǔn)方可蓋章。（3）財(cái)務(wù)專用章用于支票、財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)會(huì)計(jì)函件等，由財(cái)務(wù)經(jīng)理、辦公室主任、院長（董事長）批準(zhǔn)后蓋章。（4）發(fā)票專用章用于開具增值稅發(fā)票和普通發(fā)票，由財(cái)務(wù)經(jīng)理監(jiān)督使用。（5）法定代表人簽字章、院長（董事長）簽字章用于表彰文件、邀請信函等，當(dāng)用于支票或法律文件時(shí)需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、辦公室主任、院長（董事長）批準(zhǔn)后方可蓋章。（6）分公司章用于與客戶對帳、臨時(shí)性確認(rèn)函等，不得代簽合同或法律性文件，分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。（7）院長（董事長）私人印章只適用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)，以及公司合同及協(xié)議的法人代表簽字時(shí)使用，不準(zhǔn)用于代替公文、財(cái)務(wù)單據(jù)和合同協(xié)議非法人代表署名等簽字。公章的刻制和注銷（1）公司法人的行政公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等對外印章，由部門經(jīng)理申請經(jīng)院長（董事長）批準(zhǔn)后，統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)按法定程序刻制和備案。待印章刻制好后由辦公室辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記臺帳》，備案留存印章樣圖后下發(fā)申請部門使用。（2）其他內(nèi)部使用的不直接涉及人、財(cái)、物的印章（除個(gè)人私章外）刻制由使用部門提出申請，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后刻制。內(nèi)部使用的印章不得使用公司名稱。（3）公司所有公章在使用前必須在辦公室登記備案（包括駐外機(jī)構(gòu)公章）。（4）公司法人行政章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、注銷時(shí)必須依照有關(guān)法律法規(guī)到相應(yīng)政府機(jī)構(gòu)辦理變更、注銷手續(xù)；已報(bào)廢或過期的公章，由部門交辦公室處理。印章及原始證書（件）保管、使用（1）公司公章、法定代表人及院長（董事長）印章、合同章、財(cái)務(wù)專用章由辦公室指定人員保管并監(jiān)督使用。（2）發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部指定人員保管并監(jiān)督使用。（3）分公司章由其財(cái)務(wù)主管保管。（4）由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。印章保管人應(yīng)對文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章。（5）印章持有部門和分公司應(yīng)及時(shí)將保管人、負(fù)責(zé)人的有效性等方面的變化情況通知辦公室，便于形成閉環(huán)管理。（6）監(jiān)印人員不得在各類空白介紹信、單位信箋、紙張、表格上加蓋公司行政公章，不得委托他人代管行政公章。（7）印章保管人蓋章時(shí)，要在《蓋章文件登記表》上逐一登記。借用印章及原始文件時(shí)，需在《借用原始文件（印章）審批表》上逐一登記。（8）印章和原始證書（件）持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。外借印章或原始證書（件）辦理流程（1）印章及原始證書（件）原則上不允許帶出公司，確因工作需要要將其帶出使用的，應(yīng)事先填寫《借用原始文件（印章）審批表》，經(jīng)具有該印章使用決定權(quán)的人員（辦公室主任和院長（董事長））批準(zhǔn)后可借出。（2）保管人在對《借用原始文件（印章）審批表》予以核對無誤的情況下方可外借。（3）印章或原始證書（件）原則上應(yīng)于當(dāng)日歸還，即上午用畢上午還，下午用畢下班前交回，確需隔日歸還的，應(yīng)提前報(bào)批準(zhǔn)人同意，否則按違規(guī)處理。公章（合同章）使用流程（1）各部門申請流程 ①由申請人持欲蓋章文件向部門經(jīng)理、印章保管部門經(jīng)理、院長（董事長）報(bào)批。 ②如果相關(guān)部門經(jīng)理得到院長（董事長）授權(quán)，終審本部門蓋章請示，需注明授權(quán)內(nèi)容、蓋章權(quán)限、起止時(shí)間、責(zé)任人職責(zé)等，并在辦公室備案。 ③涉及到經(jīng)濟(jì)合同方面的事項(xiàng)，要送交法律事務(wù)顧問審核，法律事務(wù)顧問要簽署意見，絕對保證公司利益不受損失。④經(jīng)過上述規(guī)定手續(xù)，由申請人按要求填寫《公司印章使用登記表》。⑥印章保管部門專門人員每月15日前將上月申請蓋章的《公司印章使用登記表》按部門合裝訂存檔，以備查詢。（2）各分公司用章申請流程①分公司章由公司院長（董事長）授權(quán)，并注明授權(quán)內(nèi)容、蓋章權(quán)限、起止時(shí)間、責(zé)任人職責(zé)等，并在辦公室備案，由分公司代為行使批準(zhǔn)蓋章權(quán)力。②分公司用章申請人填寫《公司印章使用登記表》向分公司總經(jīng)理、印章保管人報(bào)批。③涉及到經(jīng)濟(jì)合同方面的事項(xiàng)，由各分公司報(bào)公司市場部，相關(guān)人員送交給法律事務(wù)顧問審核，法律事務(wù)顧問簽署意見，絕對保證公司利益不受損失。④經(jīng)過上述相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽署意見后，由印章保管部門專門人員加蓋公章，相關(guān)部門經(jīng)辦人員填寫《公司印章使用登記表》，并將蓋章后的合同和協(xié)議寄回申請蓋章的分公司。責(zé)任追究（1）印章管理人員必須根據(jù)文書的內(nèi)容及審批程序蓋章。（2）使用印章后因文件內(nèi)容出現(xiàn)問題由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。如印章管理人未按規(guī)定審批程序使用印章，由此而造成的后果由印章管理人負(fù)責(zé)。（3）未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，擅自刻制公章的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將從重從嚴(yán)處罰；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，將追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法提交司法機(jī)關(guān)處理。（4）公司員工在無公司授權(quán)的情況下，私自對外簽訂的合同、協(xié)議均視為無效合同、協(xié)議，且公司將事情追究私自簽訂合同、協(xié)議者的法律責(zé)任。（5）印章和文件管理人員應(yīng)恪盡職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁違章使用，謹(jǐn)防差錯(cuò)或遺失。管理人員應(yīng)隨時(shí)整理保管好各類相關(guān)的登記憑證，并定期清理和存檔以備核查。發(fā)生下述情況的由人力資源部負(fù)責(zé)追查，追究當(dāng)事人或其所在部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重者，移送司法機(jī)關(guān)處理：、借用印章和原始文件證件不經(jīng)報(bào)批和登記就擅自辦理的，公司將通報(bào)批評當(dāng)事人和管理人員并扣發(fā)當(dāng)月工資100元/人。、原始文件或證件管理部門負(fù)責(zé)人同意不按時(shí)歸還借用印章、原始文件或證件的，由公司通報(bào)批評，并處當(dāng)事人扣發(fā)當(dāng)月工資100元/人。，由公司通報(bào)批評并處罰當(dāng)事人及當(dāng)事人所在部門負(fù)責(zé)人和分別扣發(fā)工資500元，并由當(dāng)事人承擔(dān)由此產(chǎn)生的掛失和補(bǔ)辦費(fèi)用，以及由此造成的其他經(jīng)濟(jì)損失。、原始文件或證件的，由公司通報(bào)批評并分別扣罰當(dāng)事人及當(dāng)事人所在部門負(fù)責(zé)人工資200元，情節(jié)嚴(yán)重的，公司有權(quán)辭退當(dāng)事人或追究其法律責(zé)任。、原始文件或證明的，公司給以通報(bào)批評和加倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，公司有權(quán)辭退當(dāng)事人或追究其法律責(zé)任。，公司視情節(jié)輕重處以口頭警告、處分直至開除的處罰。第五節(jié) 流程管理職責(zé)（1）辦公室負(fù)責(zé)公司總體的流程規(guī)劃，推進(jìn)公司流程的文件化和標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)公司流程的的持續(xù)改善（優(yōu)化），關(guān)鍵流程的監(jiān)控、審查，組織管理評審會(huì)議，流程文件的發(fā)布。（2）分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)流程的督導(dǎo)執(zhí)行及推進(jìn)流程持續(xù)改善，職能范圍內(nèi)的流程文件的評審、審核、確認(rèn)。（3）各部門負(fù)責(zé)相關(guān)流程的貫徹執(zhí)行，相關(guān)流程的編寫與維護(hù)（修訂等）及持續(xù)改善。定義（1）流程：本文所定義的流程包括：公司的各類管理規(guī)定、程序文件、管理規(guī)定等。（2）一級流程文件：定義公司管理體系覆蓋的過程——《質(zhì)量手冊》。（3）二級流程文件：本文所定義的一級流程指：流程的核心過程或大部分過程跨業(yè)務(wù)職能和管理職能、或者流程的價(jià)值對公司業(yè)績影響巨大（行政、人事、財(cái)務(wù)、營銷）的流程，包括財(cái)務(wù)、行政人事職能的管理規(guī)定、各業(yè)務(wù)過程的程序文件。（4）三級流程文件：指對一級流程的某一節(jié)點(diǎn)的過程細(xì)分的操作流程及管理規(guī)定（分解成更細(xì)的操作流程），或稱二級流程的子流程，如各類“管理規(guī)定”等。（5）四級流程文件：主要指流程執(zhí)行過程中留下的各類記錄表單（計(jì)劃/規(guī)劃、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、方案等），三級流程文件的子文件。流程圖公司流程管理流程主導(dǎo)部門辦公室相關(guān)部門辦公室/相關(guān)部門相關(guān)部門辦公室辦公室辦公室　配合部門分管領(lǐng)導(dǎo)/各部門分管領(lǐng)導(dǎo)/辦公室相關(guān)部門/分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門相關(guān)部門/分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)/各部經(jīng)理相關(guān)部門　流程　流程管理體系規(guī)劃開始流程變更流程文件編寫流程文件評審流程執(zhí)行管理評審流程監(jiān)控審查與改善結(jié)束　輸出資料流程規(guī)劃方案文件草案文件評審稿流程執(zhí)行的要求《糾正預(yù)防措施要求和建議表》管理評審資料變更后流程文件、變更說明　流程管理體系規(guī)劃（1）辦公室依據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃、年度方針規(guī)劃和業(yè)務(wù)模式的變化，提出公司組織調(diào)整和流程規(guī)劃方案（包括需要增加的流程、修訂的流程、刪除的流程的文件目錄和流程要點(diǎn)及編寫要求）。（2）體系規(guī)劃應(yīng)覆蓋公司全部的業(yè)務(wù)過程和管理過程，防止出現(xiàn)流程管理空白區(qū)域。（3）體系規(guī)劃方案由院長（董事長）組織會(huì)議評審，以確認(rèn)體系的充分性（全面覆蓋過程）、適合性（符合當(dāng)前實(shí)際需要）。通過后，作為公司各部門編制和修訂流程的指令和依據(jù)。公司