巧用excel制作會(huì)議座位表-資料下載頁
2025-06-26 15:19本頁面
【正文】 布局圖，圓桌邊有12個(gè)座位（圖18）。圖18“第1桌”是手動(dòng)填寫的，“第”、“1”、“桌”其實(shí)并不在一起，標(biāo)示桌號(hào)的“1”在C1：D1單元格中，為了創(chuàng)設(shè)公式，只能將數(shù)字單獨(dú)放在一起。“第1桌”是用公式生成的，只要將M11：P12單元格合并，輸入“=A1”即可，放在中間比較醒目。，公式為：1號(hào)座位：N2單元格：（C11）*12+1，結(jié)果為1；2號(hào)座位：F4單元格：（C11）*12+2，結(jié)果為2；3號(hào)座位：V4單元格：（C11）*12+3，結(jié)果為3；4號(hào)座位：C8單元格：（C11）*12+4，結(jié)果為4以此類推……，設(shè)完全部12個(gè)座位的公式:AC22區(qū)域,在其他區(qū)域粘貼，然后更改每桌左上角的桌號(hào)，可以快速生成幾十桌、上百桌的《就餐數(shù)字布局圖》。（二）批量生成《宴請(qǐng)座次圖》《宴請(qǐng)座次圖》選項(xiàng)卡（圖19），將《餐桌數(shù)字布局圖》全部內(nèi)容復(fù)制過來。圖19:AC22區(qū)域（第1桌）的首座，也就是N2單元格輸入“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖!N2，人員名單！$A:$B,2,0)”結(jié)果為“宋 江”。圖19，點(diǎn)擊2號(hào)座位（F4單元格），右鍵—選擇性粘貼—公式，相當(dāng)于將N2單元格的公式復(fù)制粘貼了過去，但一些公式的參數(shù)隨著公式所在單元格的位置變化而有所變化，實(shí)際的公式內(nèi)容相當(dāng)于“=VLOOKUP(餐桌數(shù)字布局圖! F4，人員名單！$A:$B,2,0)”, 結(jié)果為“盧俊義”。重復(fù)這個(gè)步驟到3號(hào)、4號(hào)座位選擇性粘貼公式，分別得到“吳用”、“關(guān)勝”…..完成第一桌的設(shè)置。在設(shè)置完后復(fù)制A1:AC22區(qū)域,在其他繼續(xù)選擇性粘貼公式，可以快速生成幾十桌、上百桌的《宴請(qǐng)就座圖》?！堆缯?qǐng)就座圖》效果：七、本系統(tǒng)的優(yōu)越性很顯然，本文采用“位置—編號(hào)—人名”的辦法繞了一個(gè)大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習(xí)慣。但只要試用一次就會(huì)發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很大的優(yōu)越性：。除了在制作《人員名單》時(shí)需在EXCEL友好界面下輸入一次人名之外，之后無論是如何修改、調(diào)整，都不需要再次輸入人名，其效率大大提升?！稊?shù)字布局圖》、《座次圖》等表格的的公式雖然需要定義，但只要設(shè)好其中一個(gè)單元格的函數(shù)，就可以使用鼠標(biāo)拖拽的方式完成所有單元格的設(shè)定，毫不費(fèi)事。由于參會(huì)《人員名單》和各個(gè)《數(shù)字布局圖》形象、清晰，為報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)提前介入審核提供了條件，在領(lǐng)導(dǎo)確定大原則后，《座次圖》調(diào)整的可能性大大減少。特別是標(biāo)注有單位職務(wù)等內(nèi)容的《人員名單》，領(lǐng)導(dǎo)以其豐富經(jīng)驗(yàn)?zāi)芎苋菀装l(fā)現(xiàn)姓名錯(cuò)誤、順序混亂、丟漏人員等問題，使排座次的準(zhǔn)確性大大提升。一旦出現(xiàn)原則方面的調(diào)整，可以更改《數(shù)字布局圖》的數(shù)字編號(hào)規(guī)則，更改后《座次圖》等模塊中的人名會(huì)自動(dòng)調(diào)整；出現(xiàn)臨時(shí)增加人、減少人的情況時(shí)，只要在《人員名單》中增加減少，然后刷新一次數(shù)字編號(hào)就能隨之自動(dòng)更新了。由于EXCEL軟件的特殊功能，對(duì)數(shù)字的批量修改可以通過拖拽鼠標(biāo)一鍵搞定，而《座次圖》等模塊隨之進(jìn)行的自動(dòng)更新可以瞬間完成，這是快速調(diào)整得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵所在。座次圖自動(dòng)生成系統(tǒng)不是獨(dú)立開發(fā)的程序，只是EXCEL軟件多種技巧的應(yīng)用組合，大多數(shù)機(jī)關(guān)工作人員都能迅速學(xué)會(huì)和熟練使用，能根據(jù)不同的會(huì)場制作出個(gè)性化、符合本單位實(shí)際情況的座次圖模板，也能比較容易的進(jìn)行功能拓展和對(duì)基本結(jié)構(gòu)的修改。八、其他技巧一般來說，各機(jī)關(guān)或企業(yè)召開大會(huì)的參會(huì)人員范圍相對(duì)穩(wěn)定，建議制定和長期維護(hù)一個(gè)《干部名冊》，準(zhǔn)確錄入各有關(guān)部門的干部姓名，當(dāng)有干部人事調(diào)整時(shí)及時(shí)更新，對(duì)各個(gè)部門按照依據(jù)性的名單（如內(nèi)部電話本）進(jìn)行排序。這樣，當(dāng)會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)人員在接受各部門上報(bào)參會(huì)人員時(shí)就可以在《干部名冊》上直接做標(biāo)記，不容易聽錯(cuò)、記錯(cuò)人名和丟漏單位，制作《人員名單》時(shí)可在《干部名冊》基礎(chǔ)上簡單修改，工作的效率和準(zhǔn)確性就會(huì)大大提升。一般來說，一個(gè)機(jī)關(guān)或企業(yè)能夠開會(huì)的場地是有限的，比如秦皇島市紀(jì)委召開的會(huì)議只在開發(fā)區(qū)會(huì)展中心、秦皇島大酒店B座二樓、地震局四樓等不多的幾個(gè)場地，在每個(gè)場地開會(huì)后要將生成《座次圖》的電子文件保存好，下次使用這個(gè)場地時(shí)編排座次圖又可以節(jié)省70%以上的工作量。本例中，VLOOKUP函數(shù)在反復(fù)使用，其功能得到了較充分的體現(xiàn)。實(shí)際上，仍有一些其他函數(shù)對(duì)這套系統(tǒng)的創(chuàng)建有倍增效率的作用，如row()函數(shù)等。本文為了突出主題，人為減少了對(duì)這些函數(shù)的使用，建議計(jì)算機(jī)水平較高的同志學(xué)習(xí)這些函數(shù)的使用方法，再次成倍提升效率。結(jié)束語：2012年以來，秦皇島市紀(jì)委五次較大會(huì)議都采用了本套方法，一方面會(huì)議座次等證表卡編排的嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性大大提升了，另一方面所需投入的時(shí)間和精力大大減少了。也正是通過這些具體實(shí)踐，檢驗(yàn)和發(fā)展了這套系統(tǒng)功能，使其具有了較強(qiáng)的通用性和可操作性。相信這套方法的推廣必將有利于辦公廳（室）減輕會(huì)務(wù)工作壓力，將節(jié)省出的精力投入到更務(wù)實(shí)有益的工作中去。對(duì)于EXCEL水平一般的讀者來說，僅從文字上學(xué)習(xí)本系統(tǒng)的創(chuàng)建是有一定難度的，為此大家提供了范例EXCEL文件方便學(xué)習(xí)。26
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