【正文】 包含了公司采購、生產(chǎn)、存儲的物料的描述，是存儲公司物料信息（如庫存級別上的）的主要地點。將所有物料數(shù)據(jù)綜合在一個數(shù)據(jù)庫中消除了冗余數(shù)據(jù)。物料主數(shù)據(jù)不僅被庫存管理使用，而且被其它組成部分如采購、物料需求計劃（MRP） 、發(fā)票校驗等使用。SAP 物料管理系統(tǒng)通過集中式、分布式或者混合式的物料主數(shù)據(jù)來管理備品備件的編碼、描述和管理數(shù)據(jù)。金東公司是采用集中式物料主數(shù)據(jù)來管理的。 物料主數(shù)據(jù)具備以下功能：（1）物料主數(shù)據(jù)集中管理了 SAP 系統(tǒng)所需要有關(guān)物料的大部分信息資料，如：采購、生產(chǎn)、倉儲、分類等，它是存儲公司物料信息（如庫存級別上的）的主要地點。將所有物料數(shù)據(jù)綜合在一個數(shù)據(jù)庫中避免了數(shù)據(jù)的冗余性，并保證數(shù)據(jù)的一致性。（2）存儲在物料主記錄中的數(shù)據(jù)不僅被庫存管理使用，而且被其它組成部分如采購，物料需求計劃（MRP） ，和發(fā)票校驗使用。（3）在SAP系統(tǒng)中未建立過主數(shù)據(jù)檔案的材料是無法進行各項業(yè)務(wù)的，若在請購作業(yè)中出現(xiàn)未經(jīng)編碼組人員確定的主數(shù)據(jù)檔案的材料，需在系統(tǒng)中創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)，否則沒有后續(xù)的作業(yè)。所以每一個包含在庫存中的物料都在物料主記錄中定義，并且由一個料號確定。但是，采購部門可能訂購沒有定義物料主記錄的物料（或服務(wù)） 。這通常是指那些只采購一次的物料（如特殊的物料） 。這些沒有料號的物料由一個文本或物料組的分配來進行描述，它們都在采購訂單中輸入。這些物料沒有包含在庫存中，對它們進行收貨是記錄到消耗中。21 SAP 物料管理系統(tǒng)用視圖來區(qū)分不同的業(yè)務(wù)范圍數(shù)據(jù)，如：基本數(shù)據(jù)、銷售及分銷、采購、物料需求計劃（MRP） 、生產(chǎn)、質(zhì)量控制、倉庫管理、會計、成本等。每一個視圖都是相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)獨立的。如會計視圖是工廠獨立的，也就是說同一物料在不同工廠可以有獨立的會計類數(shù)據(jù)（估價組、價格類型和庫存價格等）。在實際業(yè)務(wù)中，使用哪些視圖，可以根據(jù)物料類型及業(yè)務(wù)加以選擇。在維護主數(shù)據(jù)時出現(xiàn)哪些視圖，每個視圖包含哪些字段都可以在后臺設(shè)置。同時可以指定必輸字段，字段內(nèi)容檢查規(guī)則，會計科目設(shè)置規(guī)則等。表 32 出了金東公司備品備件物料主數(shù)據(jù)所包含的數(shù)據(jù)視圖及其說明。表 32 金東公司備品備件物料主數(shù)據(jù)視圖視圖名稱（英） 視圖名稱（漢） 視圖所包含的主要字段或主要內(nèi)容Basic Data 基本視圖 物料號碼、物料描述、基本單位、MESC 號碼、物料組別Purchasing 采購視圖 采購組別、采購單位、采購控制項、收貨處理時間Purchase Order Text 采購訂單文本視圖物料的采購詳細描述，包括物料的詳細規(guī)格、供應(yīng)商及原始設(shè)備廠家的名稱與料號、物料的 MESC號碼等MRP1 物料需求計劃視圖 1 MRP 組別、MRP 類型、重訂購點、MRP 控制器、最大庫存點、批量MRP2 物料需求計劃視圖 2 采購類型、物料發(fā)出儲存地點、收貨儲存地點、采購提前期MRP3 物料需求計劃視圖 3 可用性檢查類型Plant Data1 工廠視圖 1 工廠名稱Plant Data2 工廠視圖 2 利潤中心Accounting 會計視圖 移動平均價、價格單位、估價類型資料來源：公司內(nèi)部資料整理 物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲22存等工作極為頻緊，而藉著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：（1）增強物料資料的正確性 物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。（2）提高物料管理的工作效率 物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。（3）利于電腦的管理 物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效果。（4）降低物料庫存、降低成本 物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。（5）防止物料舞弊事件之發(fā)生 物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。 物料編碼是庫存管理系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)，也是物料管理的關(guān)鍵。物料由一組數(shù)字或者數(shù)字加字母的物料代碼惟一確定。在實施管理信息系統(tǒng)所需進行的所有代碼編制工作中，物料代碼是最關(guān)鍵也是最重要的一環(huán)，因為很多其他信息或代碼將會直接與物料代碼發(fā)生聯(lián)系。物料代碼最基本的要求是物料號具有惟一性。金東公司采用分類功能對它的備品備件和其它物料進行編碼。表 33 列出了金東公司包括備品備件在內(nèi)的所有物料類型的編碼方法。 物料主數(shù)據(jù)的視圖和企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是獨立的。例如，采購提前期和送貨信息在每個工廠都有獨立的數(shù)據(jù)。SAP 系統(tǒng)可以限制不同部門的用戶只對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)負責(zé)。如財務(wù)部門“擁有”會計視圖，采購部門“擁有”采購視圖等。23通過這種方式，可以限制系統(tǒng)內(nèi)的用戶操作和訪問范圍。24表 33 金東公司物料編碼方法Type Description Views Category Number RangeCHM Chemicals化工材料 Copy from HALB Chemicals,Fuels,ProductionPrinting Inks,Raw Chemicals 1xxxxxxxERSA Materials一般物料 Copy from HALBSpare Parts, Office Supply, Lab Equipment Materials, Machinery,Packaging Material2xxxxxxxPLP Pulp Products漿 Copy from HALB Pulp 3xxxxxxxPPR Paper Products文化用紙 Copy from HALB Printing amp。 Writing paper amp。 Book 4xxxxxxxINDIndustrial Paper amp。 Board Product工業(yè)用紙/紙板Copy from HALBIndustrial amp。 Packaging (Nontissue) 5xxxxxxxTSS Tissue Product紙巾 Copy from HALB Tissue and Tissue Converted 6xxxxxxx資料來源：根據(jù)公司內(nèi)部資料整理 物料需求計劃管理 MRP 簡述物料需求計劃（Material Requirements Planning,MRP）是 20 世紀(jì) 60 年代發(fā)展起來的一種計算物料需求和需求時間的系統(tǒng)，當(dāng)時僅對構(gòu)成產(chǎn)品的各種物料的需求量與需求時間所做的計劃，是企業(yè)生產(chǎn)計劃管理體系中作業(yè)層次的計劃。物料需求計劃最初只是一種沒有信息反饋、開環(huán)式的、計算物料需求的計算器，后來發(fā)展為閉環(huán)物料需求計劃。MRP 具有廣泛的適用性。 “物料”不僅針對產(chǎn)品，還泛指原材料、在制品、外購件、備品備件等。它不僅適用于多品種中小批量生產(chǎn)，而且適用于大量大批生產(chǎn)；不僅適用于制造企業(yè)，而且適用于非制造企業(yè)；不僅適用于生產(chǎn)性物料需求計劃，而且適用于非生產(chǎn)性（如維護備品備件）物料需求計劃。按需求的來源不同，企業(yè)內(nèi)部的物料可分為獨立需求和相關(guān)需求兩種類型。獨立需求是指需求量和需求時間由企業(yè)外部的需求來決定，例如，客戶訂購的產(chǎn)品、科研試制需要的樣品、售后維修需要的備品備件等；相關(guān)需求(也稱非獨立需求)是指根據(jù)物料之間的結(jié)構(gòu)組成關(guān)系由獨立需求的物料所產(chǎn)生的需求，例如，25半成品、零部件、原材料等的需求。相關(guān)需求的需求數(shù)量和需求時間與其他的變量存在一定的相互關(guān)系，可以通過一定的數(shù)學(xué)關(guān)系推算得到。備品備件的需求預(yù)測及計劃是備件庫存管理最重要的挑戰(zhàn)之一。維護部門希望足夠多的備件存放在倉庫內(nèi)，這樣庫存的投資將會過度膨脹，是行不通的。任何在備件上增加的花費意味著成本的增加及利潤的減少，而且，任何庫存的備件都會產(chǎn)生庫存成本，包括：儲存成本、處理費用、在有限貨架期內(nèi)因變質(zhì)及報廢而產(chǎn)生的成本。因此備品備件的重訂點及最大庫存量應(yīng)當(dāng)盡可能準(zhǔn)確地加以預(yù)測及確定，并在一定時間后根據(jù)實際情形加以調(diào)整。金東公司備品備件采用再訂點物料需求計劃（訂貨點物料需求計劃） 。訂貨點是將補充提前期中的安全庫存與物料的預(yù)計平均消耗之和，在確定訂貨點時，必須考慮安全庫存，歷史上的消耗量或未來需求量以及補充提前期。訂貨點采購的基本原理就是在庫存管理中，設(shè)定訂貨控制點，進行有控制的訂貨進貨，使得倉庫的庫存量能在最好地滿足用戶需求的條件下實現(xiàn)庫存量最小化的目標(biāo)。金東公司備品備件物料需求計劃是采用手動再訂點物料需求計劃。手動再訂點物料需求計劃是基于批量（Lot size） 、再訂點（Reorder point） 、最大庫存點（Maximum stock level） ，不考慮安全庫存（Safety stock） 。手動再訂點物料需求計劃模型如圖 32 所示。備件供應(yīng)時間如果再訂點設(shè)置正確，物料應(yīng)當(dāng)在庫存等于零之前到達庫存 消耗時間當(dāng)庫存低于再訂點時，MRP 自動產(chǎn)生請購單圖 32 手動再訂點物料需求計劃模型（資料來源：根據(jù)公司內(nèi)部資料整理）26手動再訂點物料需求計劃只考慮庫存變化。如果庫存低于再訂點，MRP 將自動產(chǎn)生請購單；如果庫存沒有低于再訂點，MRP 不會產(chǎn)生任何采購提議。金東公司備品備件需求計劃是通過 SAP 物料需求計劃模塊管理，在公司運營初期階段，一般是一個一個物料在系統(tǒng)內(nèi)檢查并產(chǎn)生采購提議的；在公司正常運營中，一般是系統(tǒng)設(shè)置了每晚一次，SAP 系統(tǒng)自動對設(shè)置了再訂點 MRP 的物料進行檢查，然后對低于再訂點的物料產(chǎn)生一份物料需求清單（Materialrequirement list）及每個物料的計劃訂單（Planned order） ，庫存分析員只需要瀏覽物料需求清單，確認無誤后將計劃訂單轉(zhuǎn)換成采購申請（Purchasing requisition） ，采購申請經(jīng)核準(zhǔn)后提交給采購人員進行采購作業(yè)。 參數(shù)MRP 最重要一點是在系統(tǒng)上設(shè)置好相關(guān)的參數(shù)。金東公司的 MRP 參數(shù)均在物料主數(shù)據(jù)的 MRP 視圖內(nèi)設(shè)置。備品備件的 MRP 參數(shù)主要有以下幾個：（1）可用的 MRP 類型（MRP type） 。有兩種，一種是 ND：無計劃（No planning） ，主要用于非庫存物料；另一種是 VB：手動再訂點計劃（Manual reorder point planning） ，用于需要 MRP 管理的備品備件。（2）MRP 組（MRP group） 。NPLD：無計劃（No planning） ，主要用于非庫存物料；PLND：總是產(chǎn)生計劃訂單（always generate planned order） ，用于 MRP管理的備品備件。（3）MRP 控制器。W01：備品備件 MRP 控制器。金東公司的 MRP 控制器是按物料類型區(qū)分的。（4）批量（Lot size） 。有精確的批量大小、固定批量大小、補貨至最大庫存（replenish to max stock level） 。（5）再訂點與最大庫存水平（Reorder point and maximum stock level） 。由庫存分析員對每個庫存物料確定各自的重訂點與最大庫存點。（6）最小包裝數(shù)（Rounding value） 。 電站備品備件管理業(yè)務(wù)流程 備品備件的采購流程備品備件采購?fù)ǔＲ?jīng)過采購申請、采購作業(yè)、訂購、收料驗收、結(jié)算處理27這些過程。每個流程依據(jù)相應(yīng)的作業(yè)文件和指導(dǎo)書，各權(quán)責(zé)部門按核決權(quán)限進行采購作業(yè)。備品備件采購縱覽如圖 33 所示。工作流程 權(quán)責(zé)部門 核決 作業(yè)說明 相關(guān)文件需求部門資材部門處長處長需求部門或資材處確定需要進行請購，填寫「月計劃總表。月計劃總表總經(jīng)理需求部門資材部門需求部門或資材處確定需要進行請購，填寫「請購單」 。請購單部門經(jīng)理總經(jīng)理計劃內(nèi)「請購單」由部經(jīng)理核準(zhǔn)，非預(yù)算內(nèi)「請購單」逐級呈報至總經(jīng)理核準(zhǔn)。采購部門 處長總（副）經(jīng)理采購處選擇若干合適供應(yīng)商，進行詢價、比價，最后確定本次采購的廠商，報總（副）經(jīng)理核準(zhǔn)。詢價單報價決購單采購部門 處長 訂單合同資材部門需求部門處長處長開立請購單呈核提出采購需求計劃檢驗收料結(jié)算簽訂采購訂單采購作業(yè)呈核呈核否是否是財務(wù)部門 處長圖 33 備品備件采購縱覽圖資料來源：根據(jù)公司內(nèi)部資料整理28需求部門資材料碼組采購部門供應(yīng)商物料倉庫財務(wù)部門創(chuàng)建請購單是否有采購合同是否需詢價是 否進行S A P 詢價管理執(zhí)行詢價管理獲得成功供應(yīng)商的報價是否存在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)修改物料主數(shù)據(jù)是否修改物料 主數(shù)據(jù)創(chuàng)建采購訂單是否需要創(chuàng)建采購合同創(chuàng)建采購合同是否存在物料 主數(shù)據(jù)創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)否 否 否是是否是是否否