【正文】 置） ，如果最后一行的行頭為*號(hào)，說(shuō)明這行是新增加的行但是還沒(méi)有輸入任何數(shù)據(jù)，你沒(méi)有必要把這一行刪除（除非系統(tǒng)提示這行有錯(cuò)誤）請(qǐng)你先理解憑證的布局，完整的憑證可以看作下圖：我們可以看到，每一行分錄實(shí)際上都各自可以對(duì)應(yīng)不同的數(shù)量、單價(jià)、項(xiàng)目、部門、外幣等，例如，我們可以輸入不同部門的管理費(fèi)用在同一張憑證里作為不同的分錄：分錄一：借 管理費(fèi)用—辦公費(fèi) （部門：銷售部）分錄二：借 管理費(fèi)用—辦公費(fèi) （部門：生產(chǎn)部）分錄三：…..24 / 126一般簡(jiǎn)單的核算情況下單價(jià)數(shù)量項(xiàng)目部門外幣等等，是不需要輸入和理會(huì)的，如果該科目設(shè)置了輔助核算，會(huì)彈出相應(yīng)窗口讓你選擇。 直接填入摘要、科目?jī)?nèi)容，并輸入金額后，看到合計(jì)旁邊沒(méi)有感嘆號(hào)，即證明該憑證輸入完畢。摘要可以只輸入第一行分錄的摘要，其他行的分錄會(huì)自動(dòng)按照上一行的分錄進(jìn)行自動(dòng)填充（在保存的時(shí)候自動(dòng)檢查并填充） ，所以你無(wú)需每行分錄都輸入相同的摘要，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你補(bǔ)充。在輸入科目的時(shí)候可以輸入中文比如輸入可以輸入“現(xiàn)金”就會(huì)自動(dòng)的變成“1001 現(xiàn)金” ，如果輸入 “管理費(fèi)用”就會(huì)出現(xiàn)“5503 管理費(fèi)用”等等，而不用輸入科目代碼，但是我們還是建議你點(diǎn)擊下拉三角按鈕選擇科目，因?yàn)橹苯虞斎肟颇棵Q時(shí)，如果有多個(gè)科目名稱相同（相似） ，你就可能等不到你想要的結(jié)果。 自動(dòng)調(diào)平功能也可以在借方(或者貸方 )金額的單元格里面輸入等于號(hào) (=)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入這一行的金額，這樣整張憑證的借貸金額就自動(dòng)平衡了。憑證工具按鈕可以通過(guò)快捷鍵調(diào)用： Ctrl+N 填寫新憑證 Ctrl+D 刪除當(dāng)前憑證 Ctrl+Q 關(guān)閉憑證窗口 PgDn 下一張憑證 PgUp 上一張憑證 Ctrl+P 打印 Ctrl+W 打印預(yù)覽 Ctrl+S 保存憑證 特別提示：在憑證的表格區(qū)域按下鼠標(biāo)的右鍵可以彈出一個(gè)功能菜單,你可以利用這個(gè)彈出菜單進(jìn)行刪除行/插入行等操作。我們還設(shè)計(jì)了模板憑證功能，在我們的日常帳務(wù)中，有很多憑證的分錄是相似的，或者，幾乎每個(gè)月都可能會(huì)錄入分錄類似的憑證，如提現(xiàn)金的憑證。我們可以把這些常用的憑證另存為模板，以后在需要使用的時(shí)候，把它調(diào)入，我們只要作小量的更改（如：只是改個(gè)金額）就可以完成一張新憑25 / 126證的輸入，這種方式可以大大提高憑證輸入的效率。憑證模板是一個(gè)文件，保存的時(shí)候你需要輸入一個(gè)合適文件名稱，以便在下次需要使用的時(shí)候容易找到這個(gè)模板。如提現(xiàn)金的模板你可以起一個(gè)文件名為：提現(xiàn)金。憑證模板的功能操作和對(duì)應(yīng)在“新建”按鈕中位置請(qǐng)看下圖。和憑證模板類似，你也可以把憑證另存為一個(gè)憑證文件，在需要的時(shí)候在把它導(dǎo)入回來(lái)。例如：某張憑證我們想暫時(shí)刪掉它，我們可以先把它另存為憑證文件，以后在需要這帳憑證的時(shí)候再導(dǎo)入。又或者利用憑證文件可以把一個(gè)帳套的憑證導(dǎo)入到另外一個(gè)帳套。溫馨提示：我們的系統(tǒng)特有一個(gè)叫“習(xí)慣”的設(shè)置功能，請(qǐng)看上圖中的“習(xí)慣：保存后立即新建” ，這個(gè)功能是為了適應(yīng)不同的使用者的使用習(xí)慣。根據(jù)我們對(duì)大量使用者的研究數(shù)據(jù)分析，憑證輸入后保存有兩種后續(xù)的需求： 。你可以按照自己的需要選擇和你習(xí)慣相適應(yīng)的選項(xiàng)。(在我們進(jìn)銷存系統(tǒng)的單據(jù)錄入中也有這個(gè)“習(xí)慣”選項(xiàng))3. 科目的設(shè)置你可以按照自己的習(xí)慣和需要，對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行任意的增加、刪除和修改，但是請(qǐng)遵循上面“六、26 / 126帳套的總體設(shè)置說(shuō)明和使用規(guī)劃”中的原則?？颇康目偨缑嫒缦拢合到y(tǒng)可以允許你設(shè)置最長(zhǎng)為 10 級(jí)的科目，建議你合理的為你的科目進(jìn)行分類，一般科目在 4 級(jí)以內(nèi)的時(shí)候，操作人員感覺(jué)比較便利，太多的級(jí)數(shù)容易讓人產(chǎn)生混亂。特別提醒您：按國(guó)家新會(huì)計(jì)制度，二級(jí)、三級(jí)科目只有兩位數(shù)字，也就是說(shuō)，你的明細(xì)科目最多不能超過(guò) 99 個(gè)，如果你的明細(xì)科目超過(guò) 99 個(gè)，請(qǐng)你使用三級(jí)科目或者四級(jí)科目的方式，例如應(yīng)收帳款如果你使用明細(xì)科目的方式（而不是設(shè)置往來(lái)核算屬性的方式） ，你的應(yīng)收單位很多，可能超出 99個(gè)，你就需要先設(shè)置二級(jí)科目（如：按地方區(qū)域） ，在把應(yīng)收單位設(shè)置為三級(jí)科目。當(dāng)你選中一個(gè)科目的時(shí)候，你留意一下科目窗口的底部，會(huì)顯示這個(gè)科目的即時(shí)余額供你參考。你可以刪除一些你不需要的科目，這樣可以加快以后程序處理數(shù)據(jù)的速度，當(dāng)然，在以后你需要用27 / 126到這些科目的時(shí)候可以自行添加。4. 數(shù)據(jù)初始化點(diǎn)擊設(shè)置按鈕，進(jìn)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)初始化。建議你初始化的同時(shí)對(duì)科目進(jìn)行設(shè)置舉例：對(duì)銀行存款科目數(shù)據(jù)初始化。單擊“銀行存款” ，表示選擇現(xiàn)金科目。 然后，單擊“初始化數(shù)據(jù)” ，即彈出如下窗口。年初金額——指該企業(yè)在本年初的該科目金額。 期初金額——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個(gè)月的該科目的月末金額。 年初數(shù)量——指該企業(yè)在本年初的該科目數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時(shí)輸入） 。 期初數(shù)量——指在使用本系統(tǒng)做帳的前一個(gè)月的該科目的月末數(shù)量（在需要做數(shù)量金額帳時(shí)輸入） 。 28 / 126輸入后單擊保存。逐一選擇其他科目（包括明細(xì)科目） ，逐一輸入各科目的初始化數(shù)據(jù)。初始化數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊“確定” ，系統(tǒng)會(huì)彈出初始化檢查數(shù)據(jù)表，幫助用戶檢查數(shù)據(jù)的正確與否。特別提示： ? 如果是從一月份開始使用電腦做帳（即：整年的數(shù)據(jù)由電腦處理，我們建議你這樣做） ，期初也要輸入數(shù)據(jù)：期初數(shù)= 年初數(shù)。 ? 如果不是從一月份開始使用電腦做帳，比如 6 月份才用電腦處理帳務(wù)，那么：非損益類科目 期初數(shù)=5 月底余額損益類科目 期初數(shù)＝1 到 5 月的累計(jì)數(shù)。 ? 我們建議你先輸入一級(jí)科目的初始數(shù)據(jù)，然后在逐個(gè)輸入二級(jí)科目的初始數(shù)據(jù)。? 很多企業(yè)還可能碰到一種情況是：一級(jí)科目的數(shù)據(jù)是清晰的，但是某些二級(jí)科目（如應(yīng)收應(yīng)付或者一些費(fèi)用科目）可能一下很難分出來(lái)，很難理順。這個(gè)時(shí)候請(qǐng)你直接輸入一級(jí)科目的數(shù)據(jù)，29 / 126二級(jí)科目哪些是清楚就輸入，不清楚的可以輸入大概或者暫時(shí)不輸入，在系統(tǒng)問(wèn)你是否要自動(dòng)累計(jì)到上級(jí)科目的時(shí)候選擇[否]。這樣可以讓你選做好主科目的帳，明細(xì)科目你可以在以后業(yè)務(wù)理順后再補(bǔ)進(jìn)來(lái)。這種做法不會(huì)影響你主科目的帳目和報(bào)表，當(dāng)然有些明細(xì)科目帳就暫時(shí)不夠準(zhǔn)確了。5. 輔助核算初始化當(dāng)某些科目設(shè)置了輔助核算屬性的時(shí)候，你可以還需要對(duì)這些科目進(jìn)行輔助核算初始化。這個(gè)功能可以在設(shè)置里面找到（其他會(huì)計(jì)相關(guān)） 。例如：假設(shè)應(yīng)收帳款科目設(shè)置了往來(lái)核算屬性，我們就需要為每一個(gè)往來(lái)單位的應(yīng)收余額進(jìn)行初始化。輔助核算初始化有以下幾個(gè)特點(diǎn)需要特別注意：? 輔助核算的初始化數(shù)據(jù)是資料性質(zhì)的，和 ，也就是說(shuō)，在輔助核算做了初始化的科目，在 。比如，我們的應(yīng)收帳款的各個(gè)往來(lái)單位的數(shù)據(jù)我們都在輔助核算初始化中輸入了，它們的匯總數(shù)并不會(huì)反應(yīng)到 ，而且也不會(huì)檢查它們的匯總數(shù)是否和 。這種做法最大的好處是靈活，而且對(duì)一些比較混亂的帳務(wù)也能處理，可以讓你在理清整個(gè)帳務(wù)后再調(diào)整和更改。? 輔助核算初始化是條件混合，多條件約束的。30 / 126例如：應(yīng)收帳款?A 公司 ，應(yīng)收帳款同時(shí)核算了部門，A 公司是屬于銷售 I 部來(lái)核算的。這種情況下，你在輔助核算里面就必須有三筆初始化數(shù)據(jù)：1). 應(yīng)收帳款 只是往來(lái) A 公司（核算往來(lái)）作為條件的2). 應(yīng)收帳款 只是銷售 I 部（核算部門）作為條件的3). 應(yīng)收帳款 A 公司和銷售 I 部同時(shí)作為條件的如果你只輸入了 3). 中的一條數(shù)據(jù)，你可能發(fā)現(xiàn)當(dāng)你看 A 公司的往來(lái)帳簿的時(shí)候，沒(méi)有了期初數(shù)（或者看報(bào)表的時(shí)候，該公司或者部門數(shù)據(jù)不對(duì)） ，原因就是往來(lái)帳簿是只以 往來(lái)單位（A公司）作為條件的，而 3.)則要求往來(lái)單位和部門同時(shí)能對(duì)應(yīng)的時(shí)候這條數(shù)據(jù)才有效。所以你應(yīng)該特別留意在輸入輔助核算初始化數(shù)據(jù)的時(shí)候，不要輸入多余的核算條件。如果某個(gè)科目確實(shí)是需要多種核算的，你就需要為每一種單一的條件輸入一個(gè)初始化數(shù)據(jù)，還需要為混合條件輸入初始化數(shù)據(jù)。6. 憑證工具箱在憑證或者在設(shè)置菜單中你都可以調(diào)出憑證工具箱。利用憑證工具箱的功能可以：檢查斷號(hào)，自動(dòng)理順憑證編號(hào)，插入憑證等憑證工具箱還可以刪除整年或者整月的憑證，請(qǐng)你慎用這些功能。不建議你使用批量更改功能，因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)不太熟練的用戶容易出問(wèn)題。31 / 1267. 輔助核算設(shè)置和輔助核算分錄輸入有些科目我們需要進(jìn)行輔助核算，比如按部門核算或者按項(xiàng)目核算，又或者核算外幣等。你可以在 設(shè)置 ? 會(huì)計(jì)科目設(shè)置 里面調(diào)出科目窗口，選擇你要輔助核算的科目，點(diǎn)擊修改科目。彈出以下窗口：32 / 126選中你要輔助核算的方式，保存設(shè)置就可以了。當(dāng)你設(shè)置輔助核算屬性，在輸入憑證的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出對(duì)應(yīng)的窗口讓你選擇和輸入核算條件，如核算外幣的窗口：33 / 126或者讓你選擇部門或者員工的窗口：或者往來(lái)單位窗口讓你選擇往來(lái)單位：34 / 1268. 固定資產(chǎn)本系統(tǒng)的固定資產(chǎn)是和科目集成的，你可以直接在科目設(shè)置的時(shí)候設(shè)置固定資產(chǎn)的明細(xì)科目（如果固定資產(chǎn)科目多，你可以分三級(jí)科目） ，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你添加對(duì)應(yīng)的累計(jì)折舊科目：你可以設(shè)置每一種固定資產(chǎn)的折舊年限和殘值率（也可以是殘值，當(dāng)殘值率輸入框輸入的數(shù)字大于100 的時(shí)候就表示是殘值金額，而不是百分比） ，并且選擇一個(gè)對(duì)應(yīng)的費(fèi)用科目。設(shè)置好后，以后每個(gè)月你只要點(diǎn)擊一下生成固定資產(chǎn)折舊憑證，系統(tǒng)就會(huì)執(zhí)行折舊操作并生成相應(yīng)的憑證。提醒你注意：按會(huì)計(jì)制度規(guī)定，當(dāng)月新購(gòu)置的固定資產(chǎn)是不提折舊的。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)處理這種情況。系統(tǒng)還可以自動(dòng)為你生成固定資產(chǎn)累計(jì)折舊的多欄帳。35 / 1269. 月末結(jié)轉(zhuǎn)系統(tǒng)可以自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)損益，并且生成相應(yīng)的憑證，你還可以自行定義更多的結(jié)轉(zhuǎn)。結(jié)轉(zhuǎn)在我們系統(tǒng)理解為：把某些科目的余額全部“搬”到某個(gè)指定的科目。所有符合這種概念的操作，你都可以定義結(jié)轉(zhuǎn)。注意，我們系統(tǒng)理解的結(jié)轉(zhuǎn)概念是不留余額的，是全部結(jié)轉(zhuǎn)的。如果只是把部分金額“結(jié)轉(zhuǎn)”到某個(gè)科目請(qǐng)不要設(shè)置為自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。如果在系統(tǒng)里面定義了結(jié)轉(zhuǎn)，這種憑證在統(tǒng)計(jì)的時(shí)候?qū)?huì)自動(dòng)被系統(tǒng)篩選出來(lái)。例如：我們定義了結(jié)轉(zhuǎn)損益： 從 5 開頭的科目全部結(jié)轉(zhuǎn)到 3131 本年利潤(rùn)科目。? 假設(shè)我們刪除了這個(gè)結(jié)轉(zhuǎn)定義，系統(tǒng)將不會(huì)篩選這些憑證，導(dǎo)致利潤(rùn)表?yè)p益科目反映的本月數(shù)都是 0。 （實(shí)際上是“?本月”或者“? 本期”公式失效，當(dāng)然，你可以把利潤(rùn)表里公式更改為“? 借方 ”或者 “?貸方”來(lái)取數(shù)）? 假設(shè)以上的定義的本年利潤(rùn)科目的科目代碼錯(cuò)了，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報(bào)表的本月數(shù)反映也不正確。36 / 126? 假設(shè)你手工輸入的結(jié)轉(zhuǎn)憑證（不是系統(tǒng)自動(dòng)生成） ，并且為了圖方便，你把結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)分錄和其他業(yè)務(wù)的分錄做到同一張憑證上，系統(tǒng)也不能正確篩選這些憑證，導(dǎo)致報(bào)表的本月數(shù)反映也不正確。這種情況我們客戶時(shí)有發(fā)生，解決的方法是刪除你做哪幾張的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，讓系統(tǒng)自動(dòng)幫你生成，或者把結(jié)轉(zhuǎn)憑證和其他業(yè)務(wù)憑證分開來(lái)，不要做到同一張憑證里。10. 自動(dòng)憑證設(shè)置自動(dòng)憑證可以幫助你需要的時(shí)候讓計(jì)算機(jī)自動(dòng)按照不同的條件生成各種憑證，可以用于自動(dòng)按比例分?jǐn)傎M(fèi)用、自動(dòng)匯總、自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)成本、按照不同的條件和形式的轉(zhuǎn)帳等等。我們舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明自動(dòng)憑證的使用和設(shè)置方法：我們假設(shè)有一個(gè)企業(yè)每個(gè)月不管“風(fēng)吹雨打”都會(huì)從銀行提 5000 元現(xiàn)金作為備用金，因此我們每個(gè)月都要做這樣的提備用金業(yè)務(wù)的憑證：37 / 126借 現(xiàn)金 5000貸 銀行存款 5000我們可以設(shè)置它為自動(dòng)憑證，這樣以后每個(gè)月只要點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)就可以自動(dòng)生成這張憑證。設(shè)置步驟：點(diǎn)擊自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)（或者月末結(jié)轉(zhuǎn)）進(jìn)入結(jié)轉(zhuǎn)和自動(dòng)憑證窗口，點(diǎn)擊高級(jí)后，窗口如下：點(diǎn)擊增加按鈕旁邊的下拉小三角，在彈出的菜單中選擇增加自動(dòng)憑證，出現(xiàn)自動(dòng)憑證設(shè)置窗口，輸入我們要做這張憑證的摘要，然后點(diǎn)擊增加一行分錄：38 / 126最后我們得到的自動(dòng)憑證樣式：39 / 126我們?cè)O(shè)置好自動(dòng)憑證后，在需要生成這種憑證的時(shí)候只要打開自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)功能窗口，在需要自動(dòng)執(zhí)行的操作的前面打勾，然后，選擇月份，點(diǎn)擊執(zhí)行以上選擇的結(jié)轉(zhuǎn)操作按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)為你做好了相關(guān)的憑證?？芍^一勞永逸。當(dāng)然，上面我們只是舉個(gè)一個(gè)非常簡(jiǎn)單的例子，其實(shí)你可以利用我們的自動(dòng)憑證來(lái)做出各種各樣的復(fù)雜的業(yè)務(wù)憑證。例如我把上面的例子擴(kuò)展一下，我們現(xiàn)在這個(gè)企業(yè)只要它的銀行存款大于1000 元，我們都會(huì)提現(xiàn)金，保證銀行存款只有 1000 元錢。這樣我們就需要判斷銀行存款余額是否大于 1000 元，而且提款的金額也不是固定的了，沒(méi)有問(wèn)題！我們的自動(dòng)憑證可以如下圖設(shè)置：40 / 126再來(lái)一個(gè)更復(fù)雜的例子：某公司生產(chǎn) abc 三種產(chǎn)品，某月投入材料 1000 元，其中 a 產(chǎn)品 250 元、b 產(chǎn)品 350 元、c 產(chǎn)品400 元，支付制造費(fèi)用 2022 元，其中工資 1000 元、折舊 500 元、修理費(fèi) 500 元。以上只是一個(gè)月的數(shù)據(jù)，實(shí)際上每個(gè)月的產(chǎn)品金額和費(fèi)用都不一樣。現(xiàn)在該公司需要每個(gè)月根據(jù)實(shí)際情況決定制造費(fèi)用按各產(chǎn)品材料金額的比重進(jìn)行自動(dòng)分配(還可以用各產(chǎn)品的直接工資比重、數(shù)量比重等來(lái)進(jìn)行分配） ，那么 a 產(chǎn)品比重 =250/1000、b 產(chǎn)品比重=350/1000、c 產(chǎn)品比重=400/1000。a 產(chǎn)品分配制造費(fèi)用=2022*250/1000=500、b 產(chǎn)品分配 =2022*350/1000=700、c 產(chǎn)品分配 =2022*400/1000。自動(dòng)憑證的分錄設(shè)置如下： 如果： ?借方(4105，本月)0 那么：借：410101 生產(chǎn)成本a 產(chǎn)品 制造費(fèi)用=[? 借方(4105 ，本月)]* [?借方(410501,本月)]/([?借方(410501, 本月)]+[? 借方(410502, 本月)]+[?