【正文】 。 167 步驟 (5): 信息的綜合處理 ? 1． 對從書面材料 、 現(xiàn)場觀察 、 與基層管理者及任職人員的談話中獲得的信息進(jìn)行分析 、 歸類 ， 寫出一份工作說明書； ? 2． 工作分析者在遇到問題時 ， 還需隨時得到基層管理者的幫助； ? 3． 再查看一下最初列出的 “ 主要任務(wù)與職責(zé)單 ” ， 確保所有的任務(wù)都能得到體現(xiàn) 。 168 步驟 (6): 職位說明書的檢驗 ? 1． 召集整個調(diào)查中所涉及的基層管理者及任職人員 ， 討論由工作分析制定的職務(wù)說明書是否完整 、 準(zhǔn)確 。 ? 2． 討論 、 斟酌工作說明書中的每一行 、甚至每個詞語 ， 由工作分析者記下大家的意見 。 169 步驟 (7): 職位說明書的定稿 ? 1． 根據(jù)討論的結(jié)果 ， 最后確定出一份詳細(xì)的 、 準(zhǔn)確的工作說明書； ? 2． 最后的工作說明書應(yīng)清楚 、 明了 。 170 工作分析 工作分析的成果 職位說明書（工作說明書， Job description） 171 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 工作概況 ? 職務(wù)名稱 ? 編號 ? 所屬部門 ? 職務(wù)等級 ? 工作說明書的編寫日期 ? 等等 172 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 工作說明 責(zé)任范圍及工作要求 ? 任職人員需完成的任務(wù) ? 所使用的材料及最終產(chǎn)品 ? 需承擔(dān)的責(zé)任 ? 與其他人聯(lián)系 ? 所接受的監(jiān)督 ? 所施予的監(jiān)督 173 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 工作目標(biāo)與職責(zé) ? 應(yīng)該簡單、明了，一般不超過 4或 5項。 ? 核心詞匯：確保、保證、實(shí)現(xiàn)、完成、達(dá)到、負(fù)責(zé)。 ? 工作內(nèi)容 ? 應(yīng)具體、明確。 ? 核心詞匯：對于管理人員，多用概括性詞匯，如組織、領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行、審核、考察、決定等；對于非管理人員，多為具體動作詞匯，如：操作、傾倒、開動、填制、計算、發(fā)放、檢查、運(yùn)送等。 ? 最后一項應(yīng)統(tǒng)一表達(dá)為“完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)”。 174 職位說明書的內(nèi)容及寫法 機(jī)器、設(shè)備及工具 ? 列出工作中用到的所有機(jī)器、設(shè)備及輔助性工具等。 工作條件與環(huán)境 ? 噪音水平 ? 可能遇到的危險 ? 工作場所布局 175 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 資格條件：擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件。 ? 受教育水平 ? 經(jīng)驗 ? 培訓(xùn) ? 性別 ? 年齡 ? 體能要求 ? 知識 ? 技能 ?在本公司的工作經(jīng)歷 ? “在本公司工作 3年以上?！? ?專業(yè)技能所必需的工作磨練 ? “從事財務(wù)或證券工作2年以上?！? 176 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 培訓(xùn)有兩種情況。 ? 對工作的見習(xí) ? 放入 《 工作經(jīng)歷 》 中 ? 如果見習(xí)應(yīng)該是在有經(jīng)驗的工作人員的悉心指導(dǎo)下進(jìn)行類似學(xué)徒的鍛煉，記為“需進(jìn)行見習(xí)培訓(xùn)4個月以上”。 ? 脫產(chǎn)培訓(xùn)或?qū)ｉT培訓(xùn) ? “黨的基本知識、基本理論學(xué)習(xí) 1個月以上?！? ? “企業(yè)管理知識培訓(xùn) 2周以上?！? 177 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 專業(yè)技能、證書與其他能力 ? 明確的證書要求 ? 如會計證、律師證、鍋爐工上崗證、計算機(jī)等級證書等。 ? 如果沒有這方面要求，則略去，不用寫“無證書要求”。 ? 基本知識、素質(zhì)方面的要求 ? “應(yīng)具備企業(yè)管理專業(yè)背景”、“應(yīng)具備較強(qiáng)文字表達(dá)能力”、“要求具有高等數(shù)學(xué)知識”、“要熟練掌握 MSOffice系列軟件的使用”、“具備較強(qiáng)的外語水平”等 ? 能力方面 ? 根據(jù)調(diào)查表概括 ? “應(yīng)具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、處理人際關(guān)系的能力”、“應(yīng)具備傾聽敏感性，能捕捉到談話對象的內(nèi)心變化” 178 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 體能要求 ? 無特殊要求 ? 久站 ? 久坐 ? 強(qiáng)壯 ? 精力高度集中 ? “要求身體健康、精力充沛”其實(shí)就是“無特殊要求”。 179 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 所用工具及設(shè)備 ? “自動化機(jī)器設(shè)備” ? “包裝設(shè)備” ? “一般辦公室設(shè)備（即電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等）” ? “機(jī)械工具” ? “一般鉗工工具” 180 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 工作環(huán)境特征 ? “悶熱” ? “潮濕” ? “無菌，對白細(xì)胞數(shù)量有輕微影響?！? ? “辦公室，對身心健康無不良影響?！? ? “高臭氧環(huán)境，對身心健康有一定不良影響?！? 181 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 工作時間特征 ? “正常上下班” ? “需要經(jīng)常加班” ? “ 需要經(jīng)常外出” ? “ 需要經(jīng)常出差” ? “ 需要經(jīng)常倒班” ? “午休時間不能保證” 182 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ? 有密切關(guān)系的其他崗位和人員 ? 本部門的 ? 公司內(nèi)其他部門的 ? 公司以外的 ? 寫職位名稱或機(jī)構(gòu)名稱 ? “經(jīng)常與‘車間質(zhì)檢員’、‘生產(chǎn)供應(yīng)部倉管員’、‘公司辦公室檔案管理員’、‘稅務(wù)局’、‘財政局’進(jìn)行聯(lián)絡(luò)”。 183 職位說明書的內(nèi)容及寫法 ?字體：標(biāo)題為“云南白藥集團(tuán)股份有限公司職位說明書”，創(chuàng)藝簡魏碑，三號，加粗，居中。其后，用 8個空格，然后為“編號：”，字體同正文。正文的字體為宋體，五號，兩端對齊方式。 ?段落：均為單倍行距。 ?邊框和底紋：職位說明書用表格形式。表格的邊框為 2磅實(shí)線。表格內(nèi)部各線條，除了為美觀和表達(dá)意義之外的，也均為實(shí)線，粗細(xì)為 。在 《 工作目標(biāo)與職責(zé) 》 、 《 工作內(nèi)容 》 、 《 任職資格 》 這三項標(biāo)題的單元格，用 %的灰色底紋。 ?項目編號和符號：在 《 工作內(nèi)容 》 中，對任職者的多項工作內(nèi)容進(jìn)行排列，一般用項目編號的辦法。編號用 Times New Roman體阿拉伯?dāng)?shù)字，后用漢字頓號隔開。為美觀和清楚起見，段落格式中設(shè)定“懸掛縮進(jìn)” 。制表位為 。在編號為 10號以后的內(nèi)容中，制表位為 。 格式要求舉例 184 職位說明書的內(nèi)容樣板 1 基本資料 （ 1） 職務(wù)名稱； （ 2） 直接上級職位； （ 3） 所屬部門； （ 4） 工資等級； （ 5） 工資水平； （ 6） 所轄人員； （ 7） 定員人數(shù)； （ 8） 工作性質(zhì) 。 工作描述 ? 工作概要 ? 工作活動內(nèi)容：活動內(nèi)容；時間百分比；權(quán)限等 ? 工作職責(zé) ? 工作結(jié)果 ? 工作關(guān)系：受誰監(jiān)督；監(jiān)督誰；可晉升 、 可轉(zhuǎn)換的職位及可升遷至此的職位；與哪些職位有聯(lián)系 。 ? 工作人員運(yùn)用設(shè)備和信息說明 185 任職資格說明 ? 最低學(xué)歷； ? 所需培訓(xùn)的時間和科目； ? 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗 。 ? 一般能力 ? 興趣愛好 ? 個性特征 ? 性別 、 年齡特征 。 ? 體能要求： ? 工作姿勢 ? 對視覺 、 聽覺 、 嗅覺有何特殊要求 ? 精神緊張程度 ? 體力消耗大小 。 工作環(huán)境 ? 工作場所 ? 工作環(huán)境的危險性 ? 職業(yè)病 ? 工作時間特征 ? 工作的均衡性 ? 工作環(huán)境的舒服程度 職位說明書的內(nèi)容樣板 2 186 職 務(wù)： 發(fā)貨員部 門： 貨品收發(fā)部門地 點(diǎn)： 倉庫 C 大樓職務(wù)概況：聽倉庫經(jīng)理指揮，根據(jù)銷售部門遞來的發(fā)貨委托單據(jù)，將貨品發(fā)往客戶。和其他發(fā)貨員、打包工一起，徒手或靠電動設(shè)備從貨架搬卸貨品，打包裝箱，以備卡車、火車、空運(yùn)或郵遞。正確填寫和遞送相應(yīng)的單據(jù)報表，保存有關(guān)記錄文件。教育程度： 高中畢業(yè)工作經(jīng)歷： 可有可無崗位責(zé)任：一、花 70% 的工作時間干以下的工作：1. 從貨架上搬卸貨品，打包裝箱；2. 根據(jù)運(yùn)輸單位在貨運(yùn)單上標(biāo)明的要求，磅秤紙箱并貼上標(biāo)簽；3. 協(xié)助送貨人裝車。二、花 15% 的工作時間干以下的工作：1. 填寫有關(guān)運(yùn)貨的各種表格 （例如裝箱單、發(fā)貨單、提貨單等）；2. 憑借鍵控穿孔機(jī)或理貨單，保存發(fā)貨記錄；3. 打印五花八門的表格和標(biāo)簽；4. 把有關(guān)文件整理歸檔。三、剩余的時間干以下的工作：1. 開公司的卡車送貨去郵局，偶爾也搞當(dāng)?shù)氐闹苯油哆f；2. 協(xié)助別人盤點(diǎn)存貨；3. 為其他的發(fā)貨員或收貨員核查貨品；4. 保持工作場所清潔，一切井井有條。管理狀態(tài)： 聽從倉庫經(jīng)理指揮，除非遇到特殊問題，要求獨(dú)立工作。工作關(guān)系： 與打包工、倉庫保管員等密切配合，共同工作。裝車時與卡車司機(jī)聯(lián)系，有時也和訂銷部門的人接觸。工作設(shè)備： 操縱提貨升降機(jī)、電動運(yùn)輸帶、打包機(jī)、電腦終端及打字機(jī)。工作環(huán)境： 干凈、明亮、有保暖設(shè)備。行走自如，攀登安全，提貨方便。開門發(fā)貨時要自己動手啟門。職位說明書示例 1 187 職位說明書示例 2 部門 辦公室 職等 七 職位 辦事員 職系 行政管理工作內(nèi)容 ：負(fù)責(zé)公司人事及總務(wù)管理事項1. 人員招募與訓(xùn)練2. 人事資料登記與整理3. 人事資料統(tǒng)計4. 員工請假、考勤管理5. 人事管理規(guī)章草擬6. 人員之任免、調(diào)動、獎懲、考核、薪資等事項辦理7. 員工保險加退保與理賠事宜8. 文體活動與員工福利事項辦理9. 員工各種證明、證書的核發(fā)10. 文具、設(shè)備、事務(wù)用品的預(yù)算、采購、修繕、管理11. 辦公環(huán)境安全及衛(wèi)生管理工作12. 公司文書、信件等的收發(fā)事宜13. 書報雜志的訂購與管理14. 接待來訪人員職務(wù)資格 ：1. ?？飘厴I(yè)，曾任人事及總務(wù)工作二年以上。2. 高中畢業(yè)曾任人事、總務(wù)工作六年以上。3. 現(xiàn)任分類職位七職等以上。4. 具有高度服務(wù)精神與善于處理人際關(guān)系者。5. 男性為佳，女性亦可。188 ?對事不對人 ?盡可能具體，可操作 ?表述準(zhǔn)確 ?剔除廢話 ?任職資格與崗位責(zé)任對應(yīng) ?建立工作系統(tǒng)，完善任務(wù)與崗位的關(guān)系 編寫職位說明書注意事項 典型職位說明書瀏覽 189 ?選擇一個同伴 。 ?確定你的工作 。 如果你是學(xué)生 ， 就把學(xué)生作為你的工作 。 ?就你的同伴的工作對他 （ 她 ） 進(jìn)行采訪 。 你可以問以下問題 ： ?請描述您的一個典型的工作日 。 ?您管理哪些人 ？ ?您歸誰管 ？ ?您的主要責(zé)任是什么 ？ ?您在每周中都有哪些活動 ？ ?您在每項活動中都投入多少比例的時間 ？ ?您的工作對腦力和體力都有哪些要求 ？ ?勝任您的工作需要些什么知識 、 技能 、 經(jīng)歷 ？ ?您的工作的主要成果 （ 產(chǎn)出 、 產(chǎn)品 ） 是什么 ？ ?您的工作做到怎樣就可以說做得不錯了 ？ ?交換角色 。 ?利用采訪得到的信息 ， 寫出您的同伴的工作描述 、 業(yè)績評價標(biāo)準(zhǔn) 。 ?作業(yè)：我的同伴的工作說明書 編寫職位說明書練習(xí) 190 工作分析的評價 ? 靈活性 ? 成本收益 ? 可靠性 (reliability) ? 不同的人、時間來做，一致性如何？ ? 有效性 (validity) ? 寫出的工作說明書與實(shí)際情況符合得好嗎？ 191 工作分析的實(shí)用問題 ? 簡化工種進(jìn)行工作分析 ? GM在和豐田合資成立聯(lián)合汽車生產(chǎn)公司中 ，將 120個不同種工作合并成 4個等級的技師工作 。 ? 問題：描述是否太粗線條了 ？ ? 籠統(tǒng)性的要求 ? TOSHIBA和 Mitsubishi不使用工作描述，而是強(qiáng)調(diào)完成工作所需要的能力和經(jīng)驗要求。 ? 問題：員工可能對報酬的公平性產(chǎn)生懷疑 192 第一次作業(yè)總結(jié) ? 謝謝大家的認(rèn)真態(tài)度 ? 形式和內(nèi)容 ? 對問題的分析全面和中肯 ? 有若干比較獨(dú)到的角度 ? 普遍缺乏深入的調(diào)查 (Common sense) ? 證據(jù)與結(jié)論聯(lián)系上存在武斷行為 193 工作分析 工作設(shè)計 194 企業(yè)員工對工作提出的 10項要求 ? 和尊重自己的人一起工作 ? 工作要有趣味 ? 工作出色能受到表揚(yáng) ? 有機(jī)會提高自己的技能 ? 為那些能傾聽自己意見的人工作 ? 有獨(dú)立思考的機(jī)會，而不單純執(zhí)行指示 ? 能看到自己工作的最后成果 ? 能為有水平的經(jīng)理工作 ? 不希望干太容易的活 ? 對所發(fā)生的情況感到十分了解 ——美國公眾議事日程基金會 1993年的研究報告 195 工作設(shè)計的效果舉例： 銀行家信托公司 ? 打字員 60%的人辭職原因不是工作繁重，而是工作太枯燥、太無聊 把顧客分為小組，指定打字員 完成工作準(zhǔn)確可靠的人免去校核 將其余打字員和校核另外編組，每組負(fù)責(zé)某一類客戶 大多數(shù)打字員自己糾正錯誤 ? 效果 ——減少了工作中出現(xiàn)的差錯，提高了效率，降低了抱怨和離職率 196 工作設(shè)計 ? 工作擴(kuò)大化 ? 工作輪換 ? 以員工為中心的工作再設(shè)計 ? 工作豐富化