【正文】 需要提出建議，在得到領(lǐng)導(dǎo)同意后方可執(zhí)行。 具體會務(wù)包括以下幾點：（ 1）懸掛會標、徽記、旗幟等。（ 2）設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席卡、話筒，并保證音響效果。（ 3）確定會議桌擺放形式，明確劃分會 場區(qū)域，并使與會者明確。（ 4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（ 5）擺放適量花卉。 （十二）座次排列 會場座次，面對主席臺來說，有前后左右之分，根據(jù)會議代表的構(gòu)成合理地排列，可按行政區(qū)劃、部門排序、會者職級等要素安排。會場可以發(fā)放“座次表”；需要領(lǐng)獎的代表可安排在會場的右側(cè)入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：橫排法、豎排法、左右排列法、 S 排列法。 用得多的還是左右排列法，即以會場或主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位。中國傳統(tǒng)習慣以左為上，排在第一位的 8居中而坐。以此為基點，其余民居中者的左手為第一順序，一左一右，依次排列。 七、會議間服務(wù)工作 ㈠會議簽到與引導(dǎo)就座 會議簽到。簽到的作用是幫助了解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據(jù)簽到情況安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。簽到方式：一種是先前將已報名的參會者名單打好，現(xiàn)場只要簽名確認即可；另一種是先準備好簽到表，由參會者直接簽名（姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系電話等）。還有一種使用簽到簿簽到，與會者簽署自己的姓名，表示到會，有紀念 意義的活動可采用，利于保存。 引導(dǎo)入座。單位內(nèi)部開會與會者都明白自己的習慣座位。有席位圖或入場券的按照事先確定的座位入座，與會人員第一次入場的時候，可按排工作人員引導(dǎo)，便于參會者盡快找到座次。對參會的關(guān)鍵要客，先前要掌握到達時間，要排專人引導(dǎo)，及時通知單位領(lǐng)導(dǎo)迎候。要客分散到達時，要按排領(lǐng)導(dǎo)班子成員分頭迎接。開會前集中引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)進場。開會前 5 分鐘，要落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊，與會者是否入座就緒等。 ㈡會議記錄 9 根據(jù)會議的情況，一般都應(yīng)有會議記錄，特別是機關(guān)辦公會、黨組會等不同規(guī) 模的大小議事會議。會議記錄是重要的文字檔案材料，也是會議快報、簡報、紀要的原始根據(jù)和重要素材。 會議記錄應(yīng)包括：會議時間地點、與會者名單、議事的內(nèi)容等。會議記錄只需如實記錄會議內(nèi)容，無需加入記錄人員的個人評論。 ㈢會場后勤保障 桌椅、席卡、茶水。桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會議的需要擺成各種形式。席卡，就是能夠方便與會人員按照約定的座位入席而坐。是否擺放席卡，視會議情形而確定。會議期間應(yīng)有飲水等供應(yīng)。有時可安排茶歇。 現(xiàn)在規(guī)定，會場一般不發(fā)放紙張、簽字筆，但主席臺最好還是配備。另外，可準備少量紙筆備用，滿足部分參會者的使用。 休息室（貴賓室）需提前準備，保障會間休息時要客使用。 會場話筒準備多少，以及是否需要配備投影儀、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，均根據(jù)會議需要而定，但必須保證設(shè)施器材的完好。 如需要記錄重要講話、指示精神等材料的，在配備錄音設(shè)備的同時，可安排速記員，及時快速整理材料。 ㈣會議特殊情況的處理 10 會議進行過程中，隨時可能出現(xiàn)臨時變動 情況，如更日程，改變會場，調(diào)整議題，增加會議人員，以及增加會議材料等，要求會務(wù)人員，特別是會務(wù)負責人始終在場服務(wù)，并根據(jù)變化情況，采取應(yīng)急措施，組織、協(xié)調(diào)做好臨時調(diào)度工作。 ㈤會議的其他服務(wù) 生活服務(wù)。妥善安排與會人員的住宿、就餐等事項。作息時間、就餐時間及地點，應(yīng)在報到時通告或在《會議須知》中表明。食宿標準要嚴格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定標準要求。有少數(shù)民族人員的還要注意餐飲的習俗。 公務(wù)車配備。大型會議應(yīng)當配備必要的公務(wù)車，保障會務(wù)取材料、接送人員等應(yīng)急之需。 會議安保工作 。一是住地的安全保衛(wèi)，加強文件管理，防止丟失；二是外出活動的安全工作，首先要探好路，選擇好路線，確保暢通，同時要計劃好時間，確保準時正點。必要時請公安交警予以配合；三是對有重要領(lǐng)導(dǎo)人出席會議的，還應(yīng)向相關(guān)部門報告，采取相應(yīng)的警衛(wèi)措施。 八、會議善后工作 ㈠會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席卡等。 ㈡安排人員離會，事先要安排好要客和嘉賓的通行及車輛。對于個別需要暫留的參會人員，應(yīng)繼續(xù)做好其食宿。 11㈢做好會議文件的清理、收集、歸檔工作。㈣做好會議報道工作。 ㈤會議費用結(jié)算。會前要有會議費用預(yù)算，會后應(yīng)有決算。本著精打細算，減少開支，既要符合“八項規(guī)定”要求，又要注意留有余地。 ㈥會務(wù)工作總結(jié)。對于召開的大會，要及時對會務(wù)工作進行總結(jié)，特別是找出存在的問題，進一步提高和改進會務(wù)服務(wù)工作。 九、做好會務(wù)工作的幾點體會 細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。做好會務(wù)服務(wù)工作，一定要著力細化辦法，規(guī)范會務(wù)工作流程，進而不斷提高會務(wù)組織服務(wù)水平。 第一，制定詳細方案?？茖W詳細的工作方案是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)。每次接到會務(wù)任務(wù)，我們都要根據(jù)會議 主題及日程安排，對會務(wù)工作進行認真研究，制定會務(wù)工作方案。并根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確分工職責。 第二，制定工作流程。會務(wù)服務(wù)水平通過細節(jié)體現(xiàn)。為確保會務(wù)組織服務(wù)工作規(guī)范明晰，便于操作，我們將會務(wù)工作任務(wù)進行詳細分解，具體量化、細化，將整個會務(wù)工作分 5 大項，即：會場布置、座次安排、會議通知、入場導(dǎo)引、跟車服務(wù)等，并將任務(wù)落實到具體每個會務(wù)人員，做到任務(wù)到人、責任到人。 12 第三，及時對接督查。督促檢查是保證會務(wù)工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在會議前期組織籌備中，適 時召開會務(wù)人員碰頭會和對接會。對照工作任務(wù)及工作流程，落實各組工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題。堅持及時溝通情況，查漏補遺，確保工作不出現(xiàn)任何疏漏。 第四，加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務(wù)不出差錯的重要環(huán)節(jié)。會前查驗主要包括對會議現(xiàn)場的查驗和有關(guān)工作對接情況查驗。對于會議現(xiàn)場查驗，一般都是分管辦公室的主任親自督查。 會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項重要的職責，在籌辦會議的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響，我們總是不忘初心，肩負如履薄冰，膽 戰(zhàn)心驚地完成了各項會務(wù)工作。 第二部分 公務(wù)接待與禮儀 公務(wù)接待是辦公室必不可少的重要日常事務(wù)工作。做好接待工作有利于單位改善外部環(huán)境，擴大對外影響，獲取各種信息，是一種無形的公關(guān)工作。它是單位工作的門面，是聯(lián)系合作的中間橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)工作的有力保證。 一、接待工作的原則 ㈠誠懇熱情，講究禮貌 誠懇熱情的態(tài)度是人際交往成功的起點，同時也是待客之首的首要之點。對來訪者，不管是上級機關(guān)來的，還是下級單位來的，也不 13 管其身份、職位、資歷如何，都應(yīng)平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。 ㈡細致周到，按章辦事 接待工作包涵的內(nèi)容瑣碎，涉及許多部門和相關(guān)人員。辦公室負責接待工作的人員，要開動腦筋，綜合考慮，統(tǒng)籌兼顧，把工作做得面面俱到、有條不紊、善始善終，工作中必須一環(huán)扣一環(huán)做好每一件事。一般來說：接待任務(wù)后，首先要弄清情況，不管任務(wù)多大，切忌慌張亂忙，第一時間擬訂出完成的接待方案報委領(lǐng)導(dǎo)審批，需省政府安排的還要向省政府報客情。然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，逐一落實。 注意幾點： 接待工作必須考慮好每一個細節(jié)，不能馬虎出事，否則客人感到不熱情，影響全局； 接待工作要嚴格執(zhí)行單位制訂的接待規(guī)章制度，不得擅自提高標準； 按既定的套路走，重大問題隨時請示報告； 特別要重視不同地區(qū)、民族的風俗習慣不接待來訪者。 ㈢勤儉節(jié)約，保守秘密 從某種意義上，接待工作是一項消費活動。在接待過程中，不能搞形式主義、擺闊氣、講舞場、大吃大喝，一定要遵守有關(guān)接待的規(guī)章制度，厲行節(jié)約、精打細算、勤儉務(wù)實，抵制奢侈鋪張的不正之風，盡可能少花錢、多辦事、辦成事！ 14 在接待過程中，我們可能遇到一些機要事務(wù)，重要會議、秘密電文等資料，要特別注意保密，嚴守秘密，不要瞎扯胡吹，把握住自己的言談舉止，做到內(nèi)外有別。 二、宴會安排 ㈠宴會座次 基于“長幼有序，親疏有別”的禮儀規(guī)定，賓語入座還有講究的，座次的安排表示對客人的尊重，同時也便于主賓之間的交談。正式宴請客人，通常都擺放席卡。 ㈡迎候客人 通常按照約定的時間，請單位領(lǐng)導(dǎo)提前到達餐廳迎候客人。需車輛接著客人，要提前向客人報告清楚。迎接過程中，要把握好時間，盡可能按時到約，免 得自己的領(lǐng)導(dǎo)久等。 ㈢請客入座 安排重要客人用餐時，最好安排一個休息室，讓主賓見面后，再進餐廳。餐桌上最好準備一份參宴人員名單，表明身份，方便主賓席間請酒、交流。 三、禮儀事項 禮儀是辦公室接待人員在接待活動中十分重要的行為規(guī)范。良好的禮儀能夠幫助你在社會上立足，是展示我們才華的最佳舞臺。儀表恰當，才不被人拒之門外；舉止得體，才不會被人側(cè)目相看；對人有禮，才不會被人視為缺乏教養(yǎng)。沉著自信，不會讓人小瞧你；不卑不亢，會對你刮目相看；談吐不凡，別人對你欣賞有加；守諾守時，別人會 給予你信任；辦事得法，別人才愿意贊賞你。 15 在接待中，應(yīng)注意的 8“不要”： 不要失聲大笑； 不要滔滔不絕地說個不停； 不要論長評短，背地里說客人的不好； 不要太過表露自己的情緒； 不要一貫奉行沉默是金的原則； 不要熟視無睹使用手機； 不要拒絕別人說“你錯了”； 不要不等接待宴請結(jié)束你先走。