【正文】 需要提出建議，在得到領(lǐng)導(dǎo)同意后方可執(zhí)行。 具體會(huì)務(wù)包括以下幾點(diǎn)：（ 1）懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。（ 2）設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺放席卡、話筒，并保證音響效果。（ 3）確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì) 場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。（ 4）保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。（ 5）擺放適量花卉。 （十二）座次排列 會(huì)場(chǎng)座次，面對(duì)主席臺(tái)來(lái)說(shuō)，有前后左右之分，根據(jù)會(huì)議代表的構(gòu)成合理地排列，可按行政區(qū)劃、部門排序、會(huì)者職級(jí)等要素安排。會(huì)場(chǎng)可以發(fā)放“座次表”；需要領(lǐng)獎(jiǎng)的代表可安排在會(huì)場(chǎng)的右側(cè)入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：橫排法、豎排法、左右排列法、 S 排列法。 用得多的還是左右排列法，即以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上，排在第一位的 8居中而坐。以此為基點(diǎn)，其余民居中者的左手為第一順序，一左一右，依次排列。 七、會(huì)議間服務(wù)工作 ㈠會(huì)議簽到與引導(dǎo)就座 會(huì)議簽到。簽到的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到情況安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。簽到方式：一種是先前將已報(bào)名的參會(huì)者名單打好，現(xiàn)場(chǎng)只要簽名確認(rèn)即可；另一種是先準(zhǔn)備好簽到表，由參會(huì)者直接簽名（姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系電話等）。還有一種使用簽到簿簽到，與會(huì)者簽署自己的姓名，表示到會(huì)，有紀(jì)念 意義的活動(dòng)可采用，利于保存。 引導(dǎo)入座。單位內(nèi)部開會(huì)與會(huì)者都明白自己的習(xí)慣座位。有席位圖或入場(chǎng)券的按照事先確定的座位入座，與會(huì)人員第一次入場(chǎng)的時(shí)候，可按排工作人員引導(dǎo)，便于參會(huì)者盡快找到座次。對(duì)參會(huì)的關(guān)鍵要客，先前要掌握到達(dá)時(shí)間，要排專人引導(dǎo)，及時(shí)通知單位領(lǐng)導(dǎo)迎候。要客分散到達(dá)時(shí)，要按排領(lǐng)導(dǎo)班子成員分頭迎接。開會(huì)前集中引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)場(chǎng)。開會(huì)前 5 分鐘，要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊，與會(huì)者是否入座就緒等。 ㈡會(huì)議記錄 9 根據(jù)會(huì)議的情況，一般都應(yīng)有會(huì)議記錄，特別是機(jī)關(guān)辦公會(huì)、黨組會(huì)等不同規(guī) 模的大小議事會(huì)議。會(huì)議記錄是重要的文字檔案材料，也是會(huì)議快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要的原始根據(jù)和重要素材。 會(huì)議記錄應(yīng)包括：會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、與會(huì)者名單、議事的內(nèi)容等。會(huì)議記錄只需如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，無(wú)需加入記錄人員的個(gè)人評(píng)論。 ㈢會(huì)場(chǎng)后勤保障 桌椅、席卡、茶水。桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成各種形式。席卡，就是能夠方便與會(huì)人員按照約定的座位入席而坐。是否擺放席卡，視會(huì)議情形而確定。會(huì)議期間應(yīng)有飲水等供應(yīng)。有時(shí)可安排茶歇。 現(xiàn)在規(guī)定，會(huì)場(chǎng)一般不發(fā)放紙張、簽字筆，但主席臺(tái)最好還是配備。另外，可準(zhǔn)備少量紙筆備用，滿足部分參會(huì)者的使用。 休息室（貴賓室）需提前準(zhǔn)備，保障會(huì)間休息時(shí)要客使用。 會(huì)場(chǎng)話筒準(zhǔn)備多少，以及是否需要配備投影儀、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，均根據(jù)會(huì)議需要而定，但必須保證設(shè)施器材的完好。 如需要記錄重要講話、指示精神等材料的，在配備錄音設(shè)備的同時(shí)，可安排速記員，及時(shí)快速整理材料。 ㈣會(huì)議特殊情況的處理 10 會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，隨時(shí)可能出現(xiàn)臨時(shí)變動(dòng) 情況，如更日程，改變會(huì)場(chǎng)，調(diào)整議題，增加會(huì)議人員，以及增加會(huì)議材料等，要求會(huì)務(wù)人員，特別是會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人始終在場(chǎng)服務(wù)，并根據(jù)變化情況，采取應(yīng)急措施，組織、協(xié)調(diào)做好臨時(shí)調(diào)度工作。 ㈤會(huì)議的其他服務(wù) 生活服務(wù)。妥善安排與會(huì)人員的住宿、就餐等事項(xiàng)。作息時(shí)間、就餐時(shí)間及地點(diǎn)，應(yīng)在報(bào)到時(shí)通告或在《會(huì)議須知》中表明。食宿標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求。有少數(shù)民族人員的還要注意餐飲的習(xí)俗。 公務(wù)車配備。大型會(huì)議應(yīng)當(dāng)配備必要的公務(wù)車，保障會(huì)務(wù)取材料、接送人員等應(yīng)急之需。 會(huì)議安保工作 。一是住地的安全保衛(wèi)，加強(qiáng)文件管理，防止丟失；二是外出活動(dòng)的安全工作，首先要探好路，選擇好路線，確保暢通，同時(shí)要計(jì)劃好時(shí)間，確保準(zhǔn)時(shí)正點(diǎn)。必要時(shí)請(qǐng)公安交警予以配合；三是對(duì)有重要領(lǐng)導(dǎo)人出席會(huì)議的，還應(yīng)向相關(guān)部門報(bào)告，采取相應(yīng)的警衛(wèi)措施。 八、會(huì)議善后工作 ㈠會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等。 ㈡安排人員離會(huì)，事先要安排好要客和嘉賓的通行及車輛。對(duì)于個(gè)別需要暫留的參會(huì)人員，應(yīng)繼續(xù)做好其食宿。 11㈢做好會(huì)議文件的清理、收集、歸檔工作。㈣做好會(huì)議報(bào)道工作。 ㈤會(huì)議費(fèi)用結(jié)算。會(huì)前要有會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，會(huì)后應(yīng)有決算。本著精打細(xì)算，減少開支，既要符合“八項(xiàng)規(guī)定”要求，又要注意留有余地。 ㈥會(huì)務(wù)工作總結(jié)。對(duì)于召開的大會(huì)，要及時(shí)對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行總結(jié)，特別是找出存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提高和改進(jìn)會(huì)務(wù)服務(wù)工作。 九、做好會(huì)務(wù)工作的幾點(diǎn)體會(huì) 細(xì)節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作，一定要著力細(xì)化辦法，規(guī)范會(huì)務(wù)工作流程，進(jìn)而不斷提高會(huì)務(wù)組織服務(wù)水平。 第一，制定詳細(xì)方案?？茖W(xué)詳細(xì)的工作方案是做好會(huì)務(wù)工作的基礎(chǔ)。每次接到會(huì)務(wù)任務(wù)，我們都要根據(jù)會(huì)議 主題及日程安排，對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真研究，制定會(huì)務(wù)工作方案。并根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作組，明確分工職責(zé)。 第二，制定工作流程。會(huì)務(wù)服務(wù)水平通過(guò)細(xì)節(jié)體現(xiàn)。為確保會(huì)務(wù)組織服務(wù)工作規(guī)范明晰，便于操作，我們將會(huì)務(wù)工作任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解，具體量化、細(xì)化，將整個(gè)會(huì)務(wù)工作分 5 大項(xiàng)，即：會(huì)場(chǎng)布置、座次安排、會(huì)議通知、入場(chǎng)導(dǎo)引、跟車服務(wù)等，并將任務(wù)落實(shí)到具體每個(gè)會(huì)務(wù)人員，做到任務(wù)到人、責(zé)任到人。 12 第三，及時(shí)對(duì)接督查。督促檢查是保證會(huì)務(wù)工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在會(huì)議前期組織籌備中，適 時(shí)召開會(huì)務(wù)人員碰頭會(huì)和對(duì)接會(huì)。對(duì)照工作任務(wù)及工作流程，落實(shí)各組工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問(wèn)題。堅(jiān)持及時(shí)溝通情況，查漏補(bǔ)遺，確保工作不出現(xiàn)任何疏漏。 第四，加強(qiáng)會(huì)前查驗(yàn)。會(huì)前查驗(yàn)是確保會(huì)議組織服務(wù)不出差錯(cuò)的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前查驗(yàn)主要包括對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的查驗(yàn)和有關(guān)工作對(duì)接情況查驗(yàn)。對(duì)于會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)，一般都是分管辦公室的主任親自督查。 會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌辦會(huì)議的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響，我們總是不忘初心，肩負(fù)如履薄冰，膽 戰(zhàn)心驚地完成了各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。 第二部分 公務(wù)接待與禮儀 公務(wù)接待是辦公室必不可少的重要日常事務(wù)工作。做好接待工作有利于單位改善外部環(huán)境，擴(kuò)大對(duì)外影響，獲取各種信息，是一種無(wú)形的公關(guān)工作。它是單位工作的門面，是聯(lián)系合作的中間橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)工作的有力保證。 一、接待工作的原則 ㈠誠(chéng)懇熱情，講究禮貌 誠(chéng)懇熱情的態(tài)度是人際交往成功的起點(diǎn)，同時(shí)也是待客之首的首要之點(diǎn)。對(duì)來(lái)訪者，不管是上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)的，還是下級(jí)單位來(lái)的，也不 13 管其身份、職位、資歷如何，都應(yīng)平等相待，誠(chéng)懇熱情，不卑不亢，落落大方。 ㈡細(xì)致周到，按章辦事 接待工作包涵的內(nèi)容瑣碎，涉及許多部門和相關(guān)人員。辦公室負(fù)責(zé)接待工作的人員，要開動(dòng)腦筋，綜合考慮，統(tǒng)籌兼顧，把工作做得面面俱到、有條不紊、善始善終，工作中必須一環(huán)扣一環(huán)做好每一件事。一般來(lái)說(shuō)：接待任務(wù)后，首先要弄清情況，不管任務(wù)多大，切忌慌張亂忙，第一時(shí)間擬訂出完成的接待方案報(bào)委領(lǐng)導(dǎo)審批，需省政府安排的還要向省政府報(bào)客情。然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，逐一落實(shí)。 注意幾點(diǎn)： 接待工作必須考慮好每一個(gè)細(xì)節(jié)，不能馬虎出事，否則客人感到不熱情，影響全局； 接待工作要嚴(yán)格執(zhí)行單位制訂的接待規(guī)章制度，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)； 按既定的套路走，重大問(wèn)題隨時(shí)請(qǐng)示報(bào)告； 特別要重視不同地區(qū)、民族的風(fēng)俗習(xí)慣不接待來(lái)訪者。 ㈢勤儉節(jié)約，保守秘密 從某種意義上，接待工作是一項(xiàng)消費(fèi)活動(dòng)。在接待過(guò)程中，不能搞形式主義、擺闊氣、講舞場(chǎng)、大吃大喝，一定要遵守有關(guān)接待的規(guī)章制度，厲行節(jié)約、精打細(xì)算、勤儉務(wù)實(shí)，抵制奢侈鋪張的不正之風(fēng)，盡可能少花錢、多辦事、辦成事！ 14 在接待過(guò)程中，我們可能遇到一些機(jī)要事務(wù)，重要會(huì)議、秘密電文等資料，要特別注意保密，嚴(yán)守秘密，不要瞎扯胡吹，把握住自己的言談舉止，做到內(nèi)外有別。 二、宴會(huì)安排 ㈠宴會(huì)座次 基于“長(zhǎng)幼有序，親疏有別”的禮儀規(guī)定，賓語(yǔ)入座還有講究的，座次的安排表示對(duì)客人的尊重，同時(shí)也便于主賓之間的交談。正式宴請(qǐng)客人，通常都擺放席卡。 ㈡迎候客人 通常按照約定的時(shí)間，請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)提前到達(dá)餐廳迎候客人。需車輛接著客人，要提前向客人報(bào)告清楚。迎接過(guò)程中，要把握好時(shí)間，盡可能按時(shí)到約，免 得自己的領(lǐng)導(dǎo)久等。 ㈢請(qǐng)客入座 安排重要客人用餐時(shí)，最好安排一個(gè)休息室，讓主賓見(jiàn)面后，再進(jìn)餐廳。餐桌上最好準(zhǔn)備一份參宴人員名單，表明身份，方便主賓席間請(qǐng)酒、交流。 三、禮儀事項(xiàng) 禮儀是辦公室接待人員在接待活動(dòng)中十分重要的行為規(guī)范。良好的禮儀能夠幫助你在社會(huì)上立足，是展示我們才華的最佳舞臺(tái)。儀表恰當(dāng)，才不被人拒之門外；舉止得體，才不會(huì)被人側(cè)目相看；對(duì)人有禮，才不會(huì)被人視為缺乏教養(yǎng)。沉著自信，不會(huì)讓人小瞧你；不卑不亢，會(huì)對(duì)你刮目相看；談吐不凡，別人對(duì)你欣賞有加；守諾守時(shí)，別人會(huì) 給予你信任；辦事得法，別人才愿意贊賞你。 15 在接待中，應(yīng)注意的 8“不要”： 不要失聲大笑； 不要滔滔不絕地說(shuō)個(gè)不停； 不要論長(zhǎng)評(píng)短，背地里說(shuō)客人的不好； 不要太過(guò)表露自己的情緒； 不要一貫奉行沉默是金的原則； 不要熟視無(wú)睹使用手機(jī)； 不要拒絕別人說(shuō)“你錯(cuò)了”； 不要不等接待宴請(qǐng)結(jié)束你先走。