【導讀】裝業(yè)務，同時具有獨立模具的設計制造能力。近年來，隨著市場的推動，接插件。行業(yè)在中國取得了巨大的發(fā)展。鑒于此種情況，企業(yè)希望利用ERP管理系統(tǒng)來使公司做到企業(yè)人、財、物、供、產、銷等管理上的快速方便和業(yè)務上的優(yōu)化的需求愈發(fā)強烈。接插件企業(yè)實施ERP項目的過程中參與了其中采購模塊設計和實施。據需求這三方面對接插件企業(yè)進行了需求分析。然后從系統(tǒng)架構、系統(tǒng)功能、系。同時從實際業(yè)務需要考慮，對企業(yè)的編碼結。構和批次規(guī)則進行了設計，規(guī)范系統(tǒng)數據，為系統(tǒng)上線做好準備。協管理系統(tǒng)的實施方法、實施過程以及實施結果進行了整理歸納。的重要步驟以及可能遇到的問題及其解決方法進行了闡述。

　　

【正文】 ，對于供應商的評價方法目前僅根據采購員歷史經驗，缺乏數據依據 。 供應商評價 需要對同一個供應商同一個物料的采購歷史價格 進行比較以及對不同供應商同一物料的采購歷史 進行 比較，即橫向和縱 向的采購 價格優(yōu)惠率的比較，分析年初價格與現在價格的比率以及 第一次交易價格與當前交易價格的比較。 同一個物料各供應商的供貨比率是指 一段時間內，幾個供應商分別提供的某個物料的量占該時間段內該物料總的采購量。 因此，在未來的系統(tǒng)中應當 能 夠 查詢供應商 的質量狀況，并追溯查詢每個檢驗單據以及 在單據中要記錄不合格的原因。質量的合格率是 指某個物料在某個時間段內不合格的總數與采購量的比例，供應商的供貨 需要一個匯總的質量合格與不合格的數據。 在業(yè)務中，會遇到這樣的情況：一個供應商提供多種 物料， 有些提供的物料其所 有數量內的單體都是合 格的，而有些物料則有部分數量經檢驗是不合的。此時， 質量合格率的計算希望能夠按照檢驗合格次數和合格加權平均數量兩種方式進行統(tǒng)計。 企業(yè)一般將 供應商 分為三種狀態(tài)進行管理 ：合格 供應商 、試用供 應商以及 不合格 供應商 。 對于不同評價狀態(tài)的供應商在業(yè)務上采取的合作程度是不一樣的。對于不合格供應商 ， 采購員不能對其進行詢價單、入庫單、采購訂單及其后續(xù)單據處理，但可對其進行采購退貨單據的處理。對于試用供應商 ， 采購員可以對其進行詢價單處理，可以進行新品采購訂單錄入和后續(xù)處理。 而 對于合格供應商采購員可以對其進行采購所有業(yè)務的處理，沒 有限制。 只有在供應商認證通過并且 它提供的物料檢驗合格的情況下 ，才能對其 下達一般 品采購訂單 而非新品采購訂單 。對于新供應商或新的材 料，除了建立供 應商檔案和符合評審條件外，送達的材料檢驗合格，并且生產試用合格后，才正式生效。 此外，如果利用系統(tǒng)可以查詢到應該到貨而未到的采購訂單號、供應商、物料及其 數量 ，并且把付款條件作為評價一個供應商的指標，對于供應商評價的工作將會有很大幫助。 采購 業(yè)務管理需求 一般采購的業(yè)務處理可能包含的事務有： 需求部門 請求 采購、向供應商詢價、浙江大學碩士學位論文 第 2 章 電子精密接插件采購外協管理系統(tǒng)需求分析 15 下達采購訂單、供應商根據訂單送貨、貨物抵達后倉庫 接收、質檢部門檢驗到貨質量、根據檢驗結果貨物進入相應倉庫、不合格貨物向供應商退貨或者換貨、 最后財務依據整個過程中的單據和實際到貨數量進行結算付款。 其中， 需要注意的采購業(yè)務需求具體如下： （ 1）采購請購 采購 請購 單 來源有：采購計劃、生產計劃和臨時情況的緊急采購。銷售部在每個周期的初始都會做一份銷售計劃，這個周期可能是八周左右。而生產部由于接到訂單變動的實際需要一般每周都會做 一次 主生產計劃（ MPS）。 鑒于許多材料從國外購買需要經過路途和海關的漫長等待，采購周期很長，故材料的采購計劃一般先按照銷售計劃推導出的物 料需求計劃（ MRP）計算 而成 ，之后 再 和每周的 MPS 推導出的 MRP 進行比對。如采購計劃滿足生產計劃，則按采購計劃進行，如采購計劃滿足不了生產需要， 則 依據生產計劃和采購計劃的差額進行請購。 除了這兩種計劃以外的情況都屬于緊急采購，由采購員進行下單次的采購訂單。 （ 2）采購詢價 向供應商詢價時 ，同一物料的 詢價需要找兩個以上的供應商進行價格比較。比較的 重點是交期、技術質量、原產地、價格等。詢價成功后簽訂采購合同 并 下達采購訂單。對于詢價單， 需要根據成功與否，采用成功、失敗兩種狀態(tài)來進行管理。 不管詢價單是什么狀態(tài)都要保存 相關記錄。 其中， 對于狀態(tài)是失敗的詢價單是不可以對其下達采購訂單的。 未來的采購系統(tǒng)應當能夠達到這些要求。 由于會出現 國外供應商的詢價單要求用外幣報價 的情況 ，確認返回詢價單時需要分別顯示外幣和人民幣的單價和金額 ，因此系統(tǒng)要求有處理多幣種轉換的功能。 （ 3）采購訂單處理 采購 訂單 目前分為兩大類型：新品采購和老品采購。新品采購是指新開發(fā)的供應商或新材料僅通過了初步認證未通過客戶認可，需要進行本廠生產試制和客戶生產試制合格后，才可以進行大批量采購和生產。一旦得 到客戶認可，相應供應商和材料所產生的訂單就可以是正產訂單（ 即 老品采購）。 對于老品訂單又分為設備采購訂單、低值易耗品訂單、國外采購訂單、國內采購訂單、模具訂單、外協訂單 等 。 下達 采購訂單 （包括 新品和老品） 操作的實際流程是：先與供應商口頭或非正式商洽，對價 格、交期、付款條件等條款雙方達成一致時，才在系統(tǒng)中錄入采浙江大學碩士學位論文 第 2 章 電子精密接插 件采購外協管理系統(tǒng)需求分析 16 購訂單。經過內部審核通過，再將訂單發(fā)給供應商書面確認。 并不是所有的供應商會同意當初口頭或信件約定的條件，采購訂單下達后可能還有變動，只有那些供應商沒有異議并回簽的采購訂單才可以視為正式生效，轉入采購訂單跟蹤環(huán)節(jié)。因此，采購訂單在批準狀態(tài)后需增加一個回簽的狀態(tài)， 有回簽狀態(tài)的采購訂單才可以正式生效 。之后， 由采購員填寫采購訂單交由物流經理審批通過，審批通過后以 Email 或傳真的 形式下達采購訂單給供應商。得到批準的采購訂單將作為后續(xù)入庫和質檢的依據。 最后，采購回來的 物料在生產中使用無問題或采購發(fā)票收到 達到規(guī)定天數（ 如 45 天 ） 后 ， 財務 對此進行 付款。對于已下的采購訂單由于供應商原因引起交期延遲，供應商都會通知采購員據此修正到貨安排和 九 周計劃在途表等跟交期相關的統(tǒng)計報表。 （ 3）采購計劃 的編制 采購計劃的制定 主要 依據 物料需求計劃 ， 而物料需求計劃來自于銷售計劃和生產計劃。 除此 以外還需要綜合考慮多種因素，例如， 物料清單 （ BOM）、 物料采購周期、在途量（已下采購訂單未到貨數量）、在途計劃接收量 、可供貨量、現有庫存等 。 從之前的分析可以知道，電子精密接插件行業(yè)需要采購的物料種類有很多，并且有許多材料需要從國外訂購。因此，物料的采購周期 長短不一 ， 最短 的 采購周期為 2 周， 而最長采購周期可以達到 20 周。但是，從 接到銷售訂單到生產完工，銷售交貨周期通常為 1 至 2 周。 個別如 電鍍產品 的 交貨 周期 則 更短， 從 接到銷售訂單到生產完工銷售 的 交貨周期以小時計算。 如此長的采購周期對比如此之短的交貨期，采購計劃、銷 售計劃 和生產計劃的協調顯得尤為重要。 其中， 生產計劃 一部分 根據銷售計劃制定， 一部分依據客戶提供的計劃表制定，還有一部分要考慮到臨時接單的情況。 客戶在每周 固定的一天 提供最新的 八周滾動計劃， 生產部以此 調整上周發(fā)布的 八 周滾動計劃中后 七 周 的 計劃。 企業(yè)的生產計劃就 隨著 該 八 周滾動計劃進行調整。這樣 調整的范圍和幅度沒有規(guī)律 可尋 ， 會出現生產計劃 頻繁變更 的情況 。 目前接插件企業(yè)對 采購計劃的計算，雖然 大部分 使用計算機輔助，通過對銷售需求、庫存情況、已有定單情況、 BOM 結構進行計算得出，但仍然 需要大量的人工調整。即使如此，得出的 計劃也不盡合理。 而且， 生產計劃的對象是 產成品 ，一個產品則 是 由許多相關原材料組成 的 ，同一種原材料可能用于一種以上的產品的生產。每種產品需要的各種原材料的配浙江大學碩士學位論文 第 2 章 電子精密接插件采購外協管理系統(tǒng)需求分析 17 比各不相同，不同種原材料需要經過的加工工藝不同，同種材料不同供應商提供材料的能力不同，同一供應商提供不同材料所需的時間也不一樣。為了保證生產的產品在交貨期之前 生產完成，其所需原材料應當按照需要及時的保質保量的到庫。 所以行業(yè)內的企業(yè)經常要面對 物料短缺和庫存量過大的 問題 。 因此，期望的系統(tǒng)應當提供標準化的基于 MRP 理論的采購計劃編制方法，以彌補目前采購計劃編制的 缺陷，在滿足生產需求的同時，將庫存維持在一個合理水平。 新的系統(tǒng)應當為采購計劃的 制定提供方便，將銷售計劃、 主 生產計劃、物料需求計劃 與采購計劃 相關聯， 結合物料的庫存可用量、在途量、采購周期和交貨期，自動轉換為采購計劃。 （ 4）單位轉換 因為公司是制造型企業(yè)，采購原材料時供應商以其自己的方式將材料進行包裝，而公司因為生產需要，生產領料、材料耗用可能是以其他單位計算的 。即使在 公司內部，同一材料在不同的流轉環(huán)節(jié)，其計量單位也可能產生變化。以底帶為例： 底帶 在 采購 和 倉庫盤點 時以 卷 為單位 ，但在 倉庫領料 和 生產 時是以 公斤 為單 位進行的。 因此， 未來的系統(tǒng)會被 希望提供不同計量單位 在相應場景下 的 自動轉換功能。 外協加工 品管理需求 外協業(yè)務 一般 有兩種情況：原材料外協和半成品外協 。 原材料外協是指企業(yè)向供應商購買原材料，然后原材不做任何處理直接拿去進行外協加工。 半成品外協是指，企業(yè)將原材料制作成半成品以后再出庫進行外協加工。 原材料外協 又 分三種情況：第一種，原材料供應商同時也是外協加工商，企業(yè)向其購買材料以后由供應商加工完，以外協加工品的形式回到企業(yè) ，企業(yè)支付其原材料采購費用以及外協加工費 ；第二種，企業(yè)購買材料后，由原材料供應商運貨到第三方 進行外協加工；第三種，企業(yè)購買原材料后先將材料入庫以后再出庫運到外協供應商處進行加工。 目前， 我所知道的 對于外協 業(yè)務 處理 比較優(yōu)秀 的做法是，物料 部門采購員辦理外協訂單手續(xù)，下達外協訂單后，通知倉庫管理員辦理 領料 出庫手續(xù)，物料發(fā)出并在原存放倉庫數量減少，在外協虛擬倉庫數量增加。 材料 交由外協供應商進行外協加工。加工完成后進行外協品入庫。所入庫的物料與所下外協訂單物料代碼發(fā)生改變 ，以表示材料已經經過加工 。財務將支付加工費給外協廠商， 產品 成浙江大學碩士學位論文 第 2 章 電子精密接插件采購外協管理系統(tǒng)需求分析 18 本將增加。 在此過程中，無論是外協業(yè)務四中情況的哪一種，在形式上都需要進行原材料到貨入庫和外協材料領料出庫的操作。 所有的外協加工剩下的邊角料和廢品都要回收回來并入庫記賬。 這樣做讓庫存記錄清晰易查，容易監(jiān)控材料走向。 企業(yè)在和外協供應商簽訂外協訂單時會依據 BOM 對材料的加工損耗率做出約定?；厥者吔橇虾蛷U料不僅僅是為了核實材料損耗，確定應支付的加工費，也是為了在倉庫 進出 記錄和財務 記賬面上能夠走平，不至于在月結、年結和盤點的時候出現不知道物料少在哪里的情況。 新系統(tǒng)應當協助企業(yè)在外協業(yè)務的各種情況下都能順利進行，并且能夠在物料的出庫入庫數量、交期、成本等方面進行監(jiān)控，在材料加工前后賬面記錄上 能夠區(qū)分。 信息溝通 需求 由之前分析可以知道，一道業(yè)務的整體流程中，采購業(yè)務與財務應付、采購與倉庫部門、采購與質檢部門 、采購部門與產品設計部門 都有著密不可分的聯系。采購材料的入庫、外協材料的領料出庫、采購退貨的出庫等都需要倉庫的工作人員依據采購部門所出單據才能實行。倉庫 依據質檢部門的質檢單才知道哪些要入合格品庫，哪些入不合格品庫。 財務需要 對采購部門的采購單、 倉庫的到貨接收單和入庫單 進行匹配核對 才能入賬付款、開具發(fā)票。 產品設計部門會對產品的BOM 做出修改，而 BOM 是物料需求計劃編制的重要依據之一，物料需求計劃 又是采購計劃編制的重要來源。 目前 ， 采購收貨、退換貨等產生的賬務主要以單據的形式和財務部進行 溝通 。定貨單、發(fā)票、收退貨單等各種單據的 填制和轉移 必然增加了采購人員和財務人員核對的難度和產生人為錯誤的機率。 由于采購與設計部門之間在產品結構、版本 更改的信息更新 上缺乏 行之有效 的溝通方式，常常會導致采購部門不能及時得知設計變化和新產品開發(fā)進度，影響了物料的及時到位。 有時也會出現 采購部門因為不能及時獲得新產品的物料需求信息，而 引起錯誤的采購或采購不及時 的情況 。 未來 的 系統(tǒng)應當能夠在有權限的共享企業(yè)內各業(yè)務環(huán)節(jié)產生的信息 的同時 ，為數據的同步更新和數據的安全轉移提供方便。 浙江大學碩士學位論文 第 2 章 電子精密接插件采購外協管理系統(tǒng)需求分析 19 系統(tǒng)的數據需求分析 系統(tǒng)的數據內容 系統(tǒng)內的數據 主要包括兩大類：基礎數據和事務 數據 [22]。 基礎數據描述企業(yè)的產品技術屬性 、 制造規(guī)范 與企業(yè)經營規(guī)則的數據。 主要包括 主數據 和規(guī)則 性數據 。 一些數據主文件 如， 物料基本信息、 BOM 信息、工作中心、供應商基本信息、客戶基本信息等都屬于 主 數據。 而一些系統(tǒng)常量、付款條件、交貨條件則屬于 規(guī)則數據 。 這些數據相對穩(wěn)定，所以被稱作靜態(tài)數據。 事務 數據 即系統(tǒng)在運行過程產生 、反映企業(yè)日?；顒?的數據。 例如， 采購訂單、請購訂單、采購申請 訂單、采購發(fā)票、采購退貨單、采購接收單、采購入庫單、采購出庫單、外協采購訂單、外協領料單等。 這些數據隨著業(yè)務的發(fā)生而產生，隨著業(yè)務的結束 而失去意義，因此也被稱作動態(tài)數據。 為了實現采購外協管理系統(tǒng)，需要明確以上兩方面的數據需求 。 系統(tǒng)所需的 基礎 數據包括： （ 1） 供應商信息：包括 供應商基礎信息和供應商評估信息。企業(yè)向供應商詢價、下訂單時需要了解供應商的基本信息。 這些信息 主要包括： 供應商的名稱、聯系方式、是提供什么產品的供應商、是合格供應商、不合格供應商還是試用供應商、協定的付款條件、發(fā)生業(yè)務后的財務科目 、納稅類型、是否有訂單限定額度 等。而在供應商資源的開發(fā)過程中以及對現有供應商的持續(xù)評價過程中，都需要對這些結果進行記錄和總結，