【正文】 果員工提出一個(gè)問題就進(jìn)行討論，參與者將輪流成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問題所占去了。打斷，并要求大家先集中問題，再有針對性地解決最后一個(gè)方法是“打斷，并且要求大家先集中問題”，如果問題是共性的，那么有針對性的解決；如果問題不是共性的，則可以略過，與員工在會后單獨(dú)地解決。解決主要問題是提高會議效率的好方法。在有人不停地大發(fā)議論時(shí)，會議主持者要打斷，征求大家的意見，然后繼續(xù)推動會議的議程。此外，會議主持者還可以通過限制發(fā)言時(shí)間的辦法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。在經(jīng)理或主管的心目中，可能會有個(gè)別重點(diǎn)員工，該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對象，也可能是能帶來最好業(yè)績的員工。通常在這種情況下，一旦他們提出問題，主管或經(jīng)理在作為會議主持時(shí)，就愿意多跟他們進(jìn)行溝通，結(jié)果可能就會使其他的員工感覺受到冷落。那么，會議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢？對參會者提出的問題置之不理，進(jìn)行下面的議題對參會者提出的問題置之不理，是會議主持者最容易也直接想到的辦法。但是這種做法是錯(cuò)誤的，鼓勵(lì)參會者提出問題是會議主持者的職責(zé)，如果對參會者提出的問題置之不理，不僅會直接打擊參會者的積極性，更重要的是對于解決問題毫無幫助。因?yàn)?，會議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題，就直接放棄了，對于會議目標(biāo)的達(dá)成會有負(fù)面的影響，很容易造成損失。建議其他員工也就此發(fā)表意見，大家都參與討論，建議其它員工也就此發(fā)表意見，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會者提出的問題屬于共性問題，因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法。實(shí)際上，其他參會者不一定了解該問題的前因后果，因此不一定能有效地提出多少意見和建議。有調(diào)查數(shù)字顯示由于個(gè)別員工提出個(gè)性問題而致使會議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會議的50%。而有83%的人會對會議跑題感到苦惱，由此可見這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問題。因此，這是一種錯(cuò)誤的做法。如果每提出一個(gè)問題都如此進(jìn)行，會議將占據(jù)了工作的全部時(shí)間。重復(fù)參會者提出的問題，并參其他參會者確認(rèn)此問題有無共性，這是會議主持者正確的做法。既然會議主持者鼓勵(lì)參會者提出問題，那么就要正視所提出的問題，向參會者確認(rèn)其所提出的問題，并與其他參與者共同確認(rèn)該問題的可探討性。此外，如果會議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會的聲音，只會得到適得其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。取得滿意的會議效果掌握了會議主持的技巧，并有效地控制會議現(xiàn)場后，處理好突發(fā)事件，會議主持者可以帶領(lǐng)參會者成功地完成一個(gè)完整的會議過程，但并不等同于實(shí)現(xiàn)了會議的最終目標(biāo)。會議是否有績效、能否真正地產(chǎn)生效果取決于會議主持者對于會議結(jié)果的及時(shí)跟蹤。管理者要取得滿意的會議效果，需要制訂行動計(jì)劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、確認(rèn)理解。行動計(jì)劃要取得滿意的會議結(jié)果，在整個(gè)會議進(jìn)程中，非常關(guān)健的一項(xiàng)也是最后一項(xiàng)，即行動計(jì)劃。通過會議，管理者最終要得出決議，決議以后執(zhí)行的方法，這都需要制訂行動計(jì)劃。通常情況下，管理者會將行動計(jì)劃交給一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或行政，讓其依據(jù)決議制訂一個(gè)行動計(jì)劃。實(shí)際上，這樣制訂出的行動計(jì)劃并不一定能有效地讓員工很好地執(zhí)行。因?yàn)閱T工有可能將其作為傳達(dá)文件看待，還有可能員工對其分工不認(rèn)可和不滿意，導(dǎo)致了員工的不愿意執(zhí)行。最終導(dǎo)致會議毫無結(jié)果。因此，若有必要，管理者一定要在會議過程中制訂一個(gè)行動計(jì)劃，對于各參會者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，所有的參會者應(yīng)該有所共識。執(zhí)行的跟蹤達(dá)成共識，確定各參會者所負(fù)的責(zé)任之后，執(zhí)行的跟蹤就成為接下來最為關(guān)鍵的一步。執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法。通常，執(zhí)行的跟蹤要明確所要完成的項(xiàng)目、跟蹤的負(fù)責(zé)人、完成項(xiàng)目的限制時(shí)間、可能涉及的合作部門和個(gè)人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容。責(zé)任到人責(zé)任到人即確定最終由誰來負(fù)責(zé)某項(xiàng)具體任務(wù)，這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。管理者一定要避免讓員工們在私下里協(xié)商確定職責(zé)所在，這樣會造成效率降低，并且有可能造成項(xiàng)目的無法完成，成員之間也會相互推卸責(zé)任，從而最終影響了整個(gè)會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、決策的執(zhí)行。時(shí)間限制時(shí)間限制是為保證項(xiàng)目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的。有些項(xiàng)目會議通常在每個(gè)星期或項(xiàng)目取得一定進(jìn)展時(shí)，定期召開回顧會議。通過限制時(shí)間，管理者可以有效地把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，并能有效地最終保證項(xiàng)目的完成，實(shí)現(xiàn)會議的目標(biāo)。確認(rèn)理解以上步驟完全完成之后，管理者還需要針對分工責(zé)任人、項(xiàng)目的時(shí)間限制等問題，詢問所有參會者是否理解并認(rèn)可，即進(jìn)行確認(rèn)理解的過程。只有得到全部員工的認(rèn)可，并使得員工明確了自己的職責(zé)所在以及時(shí)間上的限制，整個(gè)項(xiàng)目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性。完成確認(rèn)理解的過程，那么整個(gè)會議從準(zhǔn)備到實(shí)施及最后跟進(jìn)的過程也就完成了?！拘〗Y(jié)】完成會議的準(zhǔn)備之后，管理者進(jìn)入到會議進(jìn)行的過程中，為成功地?fù)?dān)任會議主持人的角色，管理者需要正確而熟練地掌握會議的主持技巧：自信、關(guān)注參會者、考慮會議話題、注意反饋、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、分清主次、運(yùn)用輔助的設(shè)施；明確會議主持者的職責(zé)；管理者還需要成功地應(yīng)對會議中的突發(fā)事件，以有效地控制會議的進(jìn)程。最后，會議滿意效果的取得還要制訂行動計(jì)劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、再次地確認(rèn)理解。你準(zhǔn)備好了嗎？