【正文】 ，只有兩個層次時，可分別用“一、”“1.”標識(數(shù)字序號后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“”)，“(一)”和“(1)”括號外面不帶標點符號。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。二是字體使用不當。標準規(guī)定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方面，大家要注意。三是標點使用不規(guī)范。標準規(guī)定，公文中第一層次標題后不加標點符號(一般單獨成行),第二層次以下的標題后均應加標點符號(一般不單獨成行)。經(jīng)常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。
　　(七)字符使用上容易出現(xiàn)的幾個錯誤。一是漢字“○”用阿拉伯數(shù)字“0”或大小定英文字母“O”代替。二是公文發(fā)文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“”代替。三是單書名號“〈〉”用大于、小于號合在一起形成“”代替。四是分隔符“.”用小數(shù)點“.”代替。五是代替“某”的“”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數(shù)字、“%”、字符和英文人名在轉(zhuǎn)行時應作技術處理，不得分開。
　　(八)數(shù)值范圍表述常見錯誤。常見的錯誤有：46%、規(guī)范的寫法應分別為4%6%、。用分數(shù)和整數(shù)表述數(shù)字范圍時，也不能省略第一個數(shù)字后的單位，如“5萬10萬人”不能寫成“510萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“20xx20xx年”、“34月”，但不能用“20xx20xx年度”、“34月份”。表示概數(shù)時，鄰近的兩個數(shù)字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成“三、四天”、“七八十年代”不能寫成“七、八十年代”。
　　(九)引用(引文)常見錯誤。一是引用公文不規(guī)范，往往只引發(fā)文號或不引發(fā)文號。根據(jù)規(guī)定，文中多次引用同一文件，應先引發(fā)文機關(有時可省略)、標題，后引發(fā)文字號(用括號括住),再次出現(xiàn)時可直接引用發(fā)文字號，無文號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規(guī)范，出現(xiàn)諸如“現(xiàn)將《實施方案》(征求意見稿)呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟钡腻e誤。規(guī)范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規(guī)章制度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內(nèi)(其余放在書名號外)，如上例應寫為“現(xiàn)將《實施方案(征求意見稿)》呈上，請?zhí)岢鲂薷囊庖姟?。三是使用非?guī)范化簡稱時不規(guī)范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱” 首次出現(xiàn)時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點(是一句話的最后時，句號放在引號外)。許多公文在這方面經(jīng)常用錯。
　　(十)阿拉伯數(shù)字與漢字混淆。規(guī)范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數(shù)字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“xx”規(guī)劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節(jié)日的詞組以及帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)的必須用漢字。如辛卯年正月二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統(tǒng)計表中的數(shù)值(正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)等)以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數(shù)字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2520xx年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數(shù)字不是絕對的，允許靈活變通。比如，整數(shù)一至十如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字。比較孤立的普通數(shù)量結(jié)構(數(shù)字加普通量詞)，如果是十以下的整數(shù)用漢字就較得體，如一個人、三本書、看了十遍、三項議題等。用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數(shù)一般使用漢字，但如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計和比較意義的數(shù)字，為保持體例上的一致性，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字，如“通過幾年的發(fā)展，該區(qū)已入駐企業(yè)35家，總投資近20億元，20xx年完成稅收5000多萬元?！?br />　　(十一)容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。 從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某月某日”。 “截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”?！爸贫ā睆娬{(diào)法規(guī)等的定型和拍板定案，強調(diào)動作已完成。“制訂”強調(diào)方案、計劃等形成過程?！爸贫ā钡膶ο蠖嗍锹肪€、方針、政策、法令、規(guī)章制度等?！爸朴啞钡膶ο蠖嗍欠桨浮⒂媱?、規(guī)劃?！爸贫ā蓖怀龇?、規(guī)章等表示抽象和大方面者居多?！爸朴啞北硎揪唧w形象者居多，公文中習慣用于具體規(guī)章制度的訂立，如“研究制定體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”應該是“制訂體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃”。三是“其它”與“其他”。據(jù)國家語委有關規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體?！白裾铡睅в凶鹬厣剩竺娴拿~多為上級、長輩的指示、教導等?！鞍凑铡笔墙樵~，“遵照”是動詞，如“按照 同志的指示精神……”，應寫為“遵照 同志的指示精神……”。五是“報道”與“報導”。公文中統(tǒng)一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。 “期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等?！捌陂g”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
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