【文章內(nèi)容簡介】 會(huì)議，公司必須制作會(huì)議記錄，卻未必形成會(huì)議決議。針對公司是否召開股東會(huì)會(huì)議發(fā)生爭議的，應(yīng)當(dāng)主要根據(jù)會(huì)議記錄及其記載事項(xiàng)加以認(rèn)定，不應(yīng)太關(guān)注是否作成會(huì)議決議。文件的記載不同。會(huì)議決議簡要記載會(huì)議通過的決議事項(xiàng)，即滿足了會(huì)議決議的最低要求。會(huì)議記錄是股東會(huì)會(huì)議召開過程的記錄，應(yīng)全面反映主持人核對到會(huì)股東情況、宣布會(huì)議召開、說明會(huì)議召集情況、說明提案或議案情況、股東發(fā)表質(zhì)詢、相關(guān)人員說明情況、股東投票、檢票人員檢票、宣布會(huì)議通過的決議事項(xiàng)、主持人宣布閉會(huì)等情況。會(huì)議記錄既反映了會(huì)議全過程，也反映了會(huì)議決議的內(nèi)容。當(dāng)兩者在記載內(nèi)容上發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)主要根據(jù)會(huì)議記錄的內(nèi)容確定會(huì)議決議的含義。文件的效力不同。會(huì)議決議反映了公司最終意思，會(huì)議決議無論是否送達(dá)給相對人，只要未經(jīng)股東會(huì)會(huì)議再度審議而改變，決議事項(xiàng)就是不可更改的。股東會(huì)會(huì)議形成的會(huì)議決議，已為到會(huì)股東和董事所知，即使尚未送達(dá)相對人，也可能具備部分實(shí)質(zhì)拘束力。會(huì)議記錄反映了股東會(huì)會(huì)議的全過程，卻未必形成會(huì)議決議，未必表達(dá)公司的最終意思。因此，會(huì)議記錄主要是證明公司已召開股東會(huì)會(huì)議的事實(shí)。其中記載的決議事項(xiàng)，與單獨(dú)制作的會(huì)議決議具有同樣效力。文件的監(jiān)管不同。公司登記機(jī)關(guān)在會(huì)議決議和會(huì)議記錄的監(jiān)管上，提出了不同監(jiān)管要求。在通常情況下，唯有重要的會(huì)議決議，才必需辦理備案或公告，會(huì)議記錄以及不重要的會(huì)議決議無需備案或公告。我國《公司登記管理?xiàng)l例》全文7次使用了“公司決議”、“股東會(huì)決議”或“董事會(huì)決議”等術(shù)語，卻只字未提會(huì)議記錄，這種監(jiān)管偏好強(qiáng)化了會(huì)議決議的地位，忽視了會(huì)議記錄的作用。相應(yīng)地，多數(shù)公司不關(guān)注無需登記或備案的會(huì)議決議，更不重視會(huì)議記錄的作用。筆者認(rèn)為，正確制作的會(huì)議記錄，是股東會(huì)會(huì)議形成中的重要法律文件，它記錄了股東會(huì)會(huì)議的全過程，全面準(zhǔn)確地反映股東會(huì)會(huì)議的實(shí)際狀況，有助于揭示到會(huì)股東的真實(shí)意思，有助于解釋會(huì)議決議的準(zhǔn)確含義，應(yīng)當(dāng)給予高度重視。(三)會(huì)議決議與會(huì)議資料董事會(huì)在發(fā)出會(huì)議召集通知之時(shí)以及在會(huì)議召開期間，應(yīng)否向股東提供與會(huì)議議案有關(guān)的資料?該等資料是否構(gòu)成會(huì)議記錄的組成部分?有的公司認(rèn)為這些資料是公司的商業(yè)秘密，有的公司更以保護(hù)商業(yè)秘密為由，拒絕向股東提交該等資料，或充其量只是提供簡要的情況說明。必須指出，商業(yè)秘密和股東權(quán)利保護(hù)之間向來存在沖突。與股東會(huì)審議事項(xiàng)有關(guān)的多數(shù)資料，當(dāng)然帶有商業(yè)秘密的性質(zhì)，公司或董事會(huì)過度公開這些資料，難免使得商業(yè)秘密擴(kuò)散至外部競爭者，這不僅制約了公司發(fā)展，也有損于股東利益。但是，保護(hù)商業(yè)秘密不能成為董事會(huì)拒絕提供資料的絕對理由。筆者認(rèn)為，這些資料既是商業(yè)秘密，也是股東做出妥當(dāng)判斷和投票的重要前提。如果股東無法得到與議案有關(guān)的資料，股東投票就完全是在了解真相情況下做出的，股東投票未必反映股東的真實(shí)意思。為了在保護(hù)商業(yè)秘密和股東利益之間達(dá)成平衡，可從兩方面做出安排：一方面，至少要求董事會(huì)向股東告知相關(guān)資料的要點(diǎn)，并將該要點(diǎn)作為會(huì)議記錄的組成部分。董事會(huì)不實(shí)告知相關(guān)資料，并足以影響股東做出正常判斷的，股東可以申請撤銷會(huì)議決議，也可以追究董事的責(zé)任。另一方面，股份有限公司和有限責(zé)任公司董事會(huì)承擔(dān)不同程度的公開義務(wù)。股份有限公司股東流動(dòng)性較高，董事只需公開相關(guān)資料的要點(diǎn)。有限責(zé)任公司較少發(fā)生股東變動(dòng)，董事應(yīng)承擔(dān)更充分的公開義務(wù)。為了避免股東利用公司資料謀取個(gè)人利益，有限責(zé)任公司還可要求股東保守公司的商業(yè)秘密。會(huì)議記錄涵蓋了會(huì)議的召集、召開、審議和表決等諸多事務(wù)，但其記載的股東意見未必周延，相關(guān)內(nèi)容難免有失準(zhǔn)確，這是多數(shù)公司輕視會(huì)議記錄的主要原因。在實(shí)踐中，只有將會(huì)議決議、會(huì)議記錄和會(huì)議資料結(jié)合起來，才能正確認(rèn)定會(huì)議決議的存在和效力。二、股東會(huì)決議的行為性質(zhì)股東會(huì)會(huì)議通常是董事會(huì)提議召開的。董事會(huì)應(yīng)事先擬定會(huì)議議案，召集股東會(huì)會(huì)議。在會(huì)議召開期間，會(huì)議主持人應(yīng)說明議案事項(xiàng)，組織股東質(zhì)詢。到會(huì)股東投票后，主持人應(yīng)當(dāng)主持計(jì)票，并算出議案贊成票在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例。最后，到會(huì)股東投出的贊成票數(shù)在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例超過規(guī)定的決議通過比例的，應(yīng)視為股東會(huì)會(huì)議通過議案并形成會(huì)議決議。(一)決議行為的特點(diǎn)決議行為是由諸多要件構(gòu)成的特殊行為，是公司意思形成的特殊過程和機(jī)制。公司作為法律擬制主體，它的意思不是從“人的自然意識”發(fā)展而來的，而是從個(gè)體股東意思轉(zhuǎn)換而來的“法律意思”或“擬制意思”。決議行為是公司參與的股東行為。在會(huì)議表決階段，到會(huì)股東向公司發(fā)出同意、反對或棄權(quán)的意思表示。股東是表意人，股東之間無需存在默契，無需承擔(dān)保護(hù)或受信義務(wù)，股東將其意見送達(dá)公司或董事會(huì)，即視為作出了意思表示。董事會(huì)是股東會(huì)會(huì)議的首要召集人，負(fù)責(zé)召集和主持會(huì)議，組織投票并確定決議是否通過，它是股東意思表示的受領(lǐng)人，不得提出類似于反要約的意思表示?？梢姡瑳Q議行為是公司參與的股東行為，不是股東的單獨(dú)行為。股東針對列入會(huì)議議案的提案做出意思表示，不對未列入議案的事項(xiàng)做出意思表示。召集人在召集股東會(huì)會(huì)議時(shí)，必須先行擬定會(huì)議議題并告知全體股東，股東僅在議題范圍內(nèi)做出意思表示。對于未列入議題范圍內(nèi)的事項(xiàng)，到會(huì)股東提出質(zhì)詢的，召集人有權(quán)拒絕答復(fù)。將股東意思表示限定在事先擬定的議題范圍內(nèi)，也與合同當(dāng)事人隨時(shí)提出締約條件的做法有所不同。股東必須以格式化形式做出意思表示。投票或表決是會(huì)議決議形成的主要階段，到會(huì)股東有權(quán)按照自己的判斷和意思進(jìn)行投票。然而，股東必須采用格式化的意思表示方法，即在同意、反對和棄權(quán)中做出唯一選擇。股東做出有保留意見的投票時(shí)，應(yīng)將其保留意見記入會(huì)議記錄，并視為棄權(quán)。因?yàn)槎鄶?shù)公司只計(jì)算同意票在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例，所以，股東提出的反對票或棄權(quán)票，其效果完全相同。采用格式化的意思表示形式，即可以避免了股東的表示錯(cuò)誤，也有效避免公司的受領(lǐng)錯(cuò)誤。股東同意議案的票數(shù)達(dá)到或超過決議通過的法定比例的，會(huì)議決議即告成立。全體股東一致同意的議案，自然直接轉(zhuǎn)為會(huì)議決議。在多數(shù)情況下，會(huì)議決議是按照多數(shù)決定原則確定的。到會(huì)部分股東反對的議案，未必不能形成決議。到會(huì)部分股東支持的議案，卻未必當(dāng)然形成決議。會(huì)議決議的形成，取決于持有多數(shù)表決權(quán)的到會(huì)股東的意思。換言之，持有超過某一表決權(quán)比例的到會(huì)股東的意思，將自動(dòng)轉(zhuǎn)化為公司意思，少數(shù)派股東的反對意見不足以推翻基于多數(shù)派股東意思而形成的會(huì)議決議。因此，會(huì)議決議不是“合意”的產(chǎn)物，而是依照公司決議的獨(dú)特程序所擬制的公司意思。(二)決議行為的實(shí)質(zhì)會(huì)議議案只有達(dá)到或超過規(guī)定的表決權(quán)比例，才能形成會(huì)議決議。公司股東人數(shù)眾多，如果將個(gè)體股東的獨(dú)立意思表示以合意方式轉(zhuǎn)換為公司意思，容易導(dǎo)致公司決策的久議不決，影響公司決策和運(yùn)行效率。有鑒于此