【文章內容簡介】 極大增加系統(tǒng)中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。無紙化辦公系統(tǒng)通過對各辦公要素的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，實現(xiàn)辦公自動化，并進行遠程辦公或在家辦公。無紙化辦公將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，整體提高了單位辦事效率和對信息的可控性，降低辦公成本，提高執(zhí)行力，使管理趨于完善。通過信息化建設，開展電子商務、電子政務，快速提升核心競爭力。其具體效果有四個方面:加快信息流通領 導層下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有工作人員的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便于及 時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。工作人員們能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的團隊關系和單位文化。規(guī)范辦公流程建立起一個緊密、協(xié)調、可靠、簡單的管理機制，讓單位充滿活力，促進單位持續(xù)發(fā)展，使工作人員責任明確，權限分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。提高辦事效率有效協(xié)調多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數(shù)量、領取人及其進度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。節(jié)能降耗第一個就是節(jié)能降耗。全球因為辦公而消耗掉的紙張是一個龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關注的問題。優(yōu)化管理流程一張紙呈現(xiàn)的不單是物質能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進行的瑣細工作，為此付出的寶貴時間。無紙化辦公在技術允許的情況下，可以簡化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。第三篇：無紙化辦公的重要性對辦公自動化系統(tǒng)的理解差別很大在很多人眼里，辦公自動化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化。實際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動化大有學問，涉及到行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等學科，辦公自動化的應用已成為企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產(chǎn)計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。前面我們提到的標準問題，即辦公自動化系統(tǒng)包括哪些內容，大家眾說紛紜，沒有固定的說法。這樣就導致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動化系統(tǒng)根據(jù)自己的想法賦予一些簡單的功能，形成一個框架，企業(yè)有需求的時候，再加上企業(yè)使用人員提出的功能需求，進行定制開發(fā)。這樣的結果是企業(yè)提啥，軟件公司就開發(fā)啥，盡量滿足企業(yè)的需求。雖然看起來是以客戶為中心，實際上這其中存在很多問題。例如辦公自動化系統(tǒng)應該滲透很多新的管理思想，例如協(xié)作辦公、知識管理、客戶關系管理等等，不要成為手工作業(yè)的翻版。如果只是按照客戶的要求去做，沒有一套好的管理思想去指導企業(yè)的辦公管理，稱不上好的辦公自動化，對雙方都沒有好處。對于軟件公司而言，開發(fā)的難度加大了，不易推廣；對于企業(yè)而言不能借助辦公自動化系統(tǒng)來提升管理，得益相對降低。所以辦公自動化系統(tǒng)不會像財務軟件一樣很容易得到推廣，主要是財務系統(tǒng)有國家的政策和標準支持，有比較規(guī)范的做法可遵循，目前辦公自動化系統(tǒng)還做不到。領導和使用人員的思想意識還需提高無紙化辦公要成為現(xiàn)實，改變人們的觀念和習慣非常重要。在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的，領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優(yōu)點：同電腦屏幕相比，對于印或寫在紙上的內容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來的便利卻更多更多，是原來利用紙張的方式無法比擬的。例如：信息共享的優(yōu)點，使你無論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認同。特別是通過ASP的方式實施辦公自動化系統(tǒng)，也不需要在企業(yè)內部的網(wǎng)絡上再安裝復雜的應用程序軟件，只需要在ASP服務提供商取得相應的用戶名和密碼就可以分配給自己的員工來使用網(wǎng)絡辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動化系統(tǒng)在第二代的基礎上，提供了處理各個環(huán)節(jié)的相關知識，確保每一個使用者，都能夠隨時隨地根據(jù)需要，向專家學習、向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機構的整體創(chuàng)新和應變能力。也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統(tǒng)的原因很簡單，就是系統(tǒng)要求輸入很多原始數(shù)據(jù)、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門和個人利益的數(shù)據(jù)，大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統(tǒng)的推行過程中會存在一些阻力，特別是項目要有一把手的參與，這兒提出的一把手不僅僅是企業(yè)的一把手，還應包括各部門的負責人。辦公自動化技術也需要不斷創(chuàng)新在辦公自動化系統(tǒng)的應用過程中，一些技術的應用也會推動其發(fā)展。很多領導提到的一個的重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術細節(jié)需要完善，像網(wǎng)絡簽名認證技術、局域網(wǎng)絡通訊、文件網(wǎng)絡廣播等等。舉個例子來說：在應用計算機實現(xiàn)文件批簽流轉過程中，當用戶都在