【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！薄吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記組成?！边@些基本格式當(dāng)有者必須具備，不當(dāng)有者不得出現(xiàn)（如密級(jí)和緊急程度，就不是每份文件必須的）。而且每一格式項(xiàng)目在正式公文中出現(xiàn)的位置和形式，也都有嚴(yán)格的規(guī)定。（一）眉首部分(版頭)“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”(黨的機(jī)關(guān)公文稱為“版頭”)就是我們通常所說(shuō)的“紅頭”，它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成。國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部，一般應(yīng)使用“小標(biāo)宋”字體，字號(hào)最大不能即是或大于22mm15mm，上邊沿至版心上邊沿為25毫米(上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊沿至版心上邊沿為80毫米)。需要特別留意的題目還有：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱必須使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不得出現(xiàn)所指不明或輕易誤解的情況。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，要把參與發(fā)文的機(jī)關(guān)都排上，主辦機(jī)關(guān)排列在前，其他機(jī)關(guān)依次在下方整潔對(duì)應(yīng)排列。機(jī)關(guān)名稱后的“文件”二字居縱向中心。如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。在民族自治的地方，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)可以并用自治民族的文字和漢字印刷。(份號(hào))份數(shù)序號(hào)(黨的公文稱為份號(hào))是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。行政公文要求“盡密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)。黨的公文要求“秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)”。份號(hào)是用自動(dòng)號(hào)碼印刷機(jī)印刷的，每一份公文的份號(hào)都不一樣，這在秘密公文的治理過(guò)程中有重要意義。份號(hào)的位置在公文首頁(yè)版心的左上角第一行。(密級(jí))行政公文稱為秘密等級(jí)，黨的機(jī)關(guān)公文則稱為“密級(jí)”。秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“盡密”、“機(jī)密”、“秘密”?！氨M密”級(jí)別最高，“機(jī)密”次之，“秘密”又次。如無(wú)保密內(nèi)容，不得標(biāo)注此項(xiàng)，以免給工作增添麻煩。行政公文的密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注在公文首頁(yè)版心右上角第一行。黨的公文則要求：“公文的秘密等級(jí)，標(biāo)注于份號(hào)下方?！庇嘘P(guān)保密的法規(guī)還要求公文在密級(jí)后面標(biāo)明時(shí)限，超過(guò)期限將自動(dòng)解除秘密。如在“機(jī)密”二字之后加注“一年”(3號(hào)黑體)字樣，與密級(jí)之間用實(shí)心五星號(hào)“★”隔開(kāi)。對(duì)于事關(guān)重大、需要緊急傳遞和辦理的公文，應(yīng)標(biāo)明緊急程度，以便跟一般公文區(qū)分開(kāi)來(lái)。緊急程度分為兩級(jí)，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。不是事關(guān)重大、需要緊急辦理的公文，不得標(biāo)注此項(xiàng)。行政公文緊急程度也用３號(hào)黑體字標(biāo)注在首頁(yè)右上角第一行，如同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，則居右上角第二行，在秘密等級(jí)下方。黨的公文未具體規(guī)定標(biāo)注位置。緊急電報(bào)的分級(jí)與一般公文有所不同，行政公文要求以三級(jí)標(biāo)示：“特急”、“加急”、“平急”，黨的公文要求以四級(jí)標(biāo)示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。發(fā)文字號(hào)是公文的一個(gè)重要項(xiàng)目，位于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）的正下方，眉首部分與主體部分的間隔橫線的正上方，用3號(hào)仿宋字體。如有“簽發(fā)人”，則移至左邊（左空一字）。發(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（發(fā)文）、序號(hào)（發(fā)文順序號(hào)）三部分組成。機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡(jiǎn)縮，但還能識(shí)別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。如：“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字；“國(guó)辦發(fā)”是國(guó)務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字，“中發(fā)”是中共中心的機(jī)關(guān)代字。陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”，四川省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“川府”，根據(jù)代字可以看出發(fā)文的是什么機(jī)關(guān)。年份(發(fā)文)就是發(fā)文當(dāng)年的，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)，如不得把XX年減縮為“03”。行政公文的年份加六角括號(hào)，例如：〔XX〕，不得用圓括號(hào)或別的括號(hào)。黨的公文無(wú)明確規(guī)定，習(xí)慣用的是方括號(hào)，如[XX]。序號(hào)（發(fā)文順序號(hào)）是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是１號(hào)，以后依次順排即可。除命令（令）外，其他公文的序號(hào)前不必加“第”字，數(shù)字前面也不加“０”。發(fā)文字號(hào)是引用和查找公文時(shí)的重要依據(jù)，正規(guī)公文一般都要有發(fā)文字號(hào)，其組合方式也要按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的規(guī)定執(zhí)行?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名?！薄吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定：“上報(bào)公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注‘簽發(fā)人’，‘簽發(fā)人’后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。”“簽發(fā)人”一項(xiàng)的具體位置，標(biāo)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下方右側(cè)，也就是發(fā)文字號(hào)右邊?！昂灠l(fā)人”三字用 3 號(hào)仿宋體,后加全角冒號(hào)；簽發(fā)人姓名用３號(hào)楷體字，右空一字。公文的簽發(fā)也有嚴(yán)格的規(guī)定?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。”《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求：“公文須經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。黨委辦公廳（室）根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和時(shí)間。若圈閱，則視為同意。”以上各項(xiàng)格式項(xiàng)目，均屬于眉首部分，位于首頁(yè)的間隔橫線之上。（二）主體部分公文標(biāo)題位于間隔橫線下方，居中排列，字號(hào)用 2 號(hào)小標(biāo)宋體，可分一行或多行居中排布，折行時(shí)，要留意做到詞意完整。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主要內(nèi)容（公文主題）、文種組成。例如，在《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成職員的通知》這一標(biāo)題中，“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，“關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成職員”是主要內(nèi)容，“通知”是文種。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱根據(jù)情況可以省略，如人事部、教育部、國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》，標(biāo)題中就省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱?！肮闹饕獌?nèi)容”一項(xiàng)，黨的機(jī)關(guān)公文稱為“公文主題”。國(guó)務(wù)院的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)正確扼要地概括公文的主要內(nèi)容?！痹趯?shí)際工作中，公文標(biāo)題中的“主要內(nèi)容”這一項(xiàng)又被稱為“事由”、“摘由”。概括主要內(nèi)容是擬定公文標(biāo)題的關(guān)鍵，也是標(biāo)題寫(xiě)作中技術(shù)性最強(qiáng)的一環(huán)。以下三種情況要盡力防止：不明確。標(biāo)題中對(duì)主要內(nèi)容的表述含混不清，令人不知所云。例如《關(guān)于盡快修復(fù)三號(hào)公路的請(qǐng)示》這一標(biāo)題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級(jí)盡快修復(fù)三號(hào)公路；二是要求上級(jí)批準(zhǔn)本單位修復(fù)三號(hào)公路的計(jì)劃；三是要求上級(jí)出面干涉三號(hào)公路的修復(fù)事宜。到底是哪種意思呢？標(biāo)題的含糊不清，輕易使人產(chǎn)生誤解，甚至可能影響工作的順利開(kāi)展。不簡(jiǎn)練。標(biāo)題中的主要內(nèi)容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個(gè)標(biāo)題中的事由部分：《縣人民政府在產(chǎn)業(yè)會(huì)議后為貫徹省政府關(guān)于開(kāi)展增產(chǎn)節(jié)約運(yùn)動(dòng)的指示根據(jù)本縣情況提出措施計(jì)劃并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報(bào)告》，說(shuō)了很多話，極力想把內(nèi)容說(shuō)得更具體、更清楚，結(jié)果反而更不清楚。不規(guī)范。有個(gè)別公文的標(biāo)題不按照現(xiàn)行格式寫(xiě)，而是刻意仿古，或者標(biāo)新創(chuàng)新。例如，《呈報(bào)擴(kuò)建校舍由》這一標(biāo)題，就是仿古的寫(xiě)法，按照現(xiàn)行的格式，應(yīng)寫(xiě)成《關(guān)于擴(kuò)建校舍的請(qǐng)示》。文種是公文標(biāo)題的第三個(gè)組成部分，每一篇公文的標(biāo)題，均應(yīng)正確標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送機(jī)關(guān)就是受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。主送機(jī)關(guān)與正文都用 3 號(hào)仿宋字體。下行文的主送機(jī)關(guān)可以有若干個(gè)，排列時(shí)，同類型、相并列的機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)間隔，最后用冒號(hào)。如人事部《關(guān)于開(kāi)展國(guó)家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機(jī)關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事（人事勞動(dòng)）廳（局），教委（教育廳），語(yǔ)委（語(yǔ)言文字工作機(jī)構(gòu)），國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事（干部）部分，新疆生產(chǎn)建設(shè)