【文章內(nèi)容簡介】 團(tuán)隊(duì)方面，可以邀請質(zhì)量部門和工藝工程師一起參與，他們不僅會(huì)帶來專業(yè)的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，共同審核的經(jīng)歷也會(huì)有助于公司內(nèi)部的溝通和協(xié)調(diào)。在實(shí)地考察中，應(yīng)該使用統(tǒng)一的評分卡進(jìn)行評估，并著重對其管理體系進(jìn)行審核，如作業(yè)指導(dǎo)書等文件，質(zhì)量記錄等，要求面面俱到，不能遺漏。比較重要的有以下項(xiàng)目：* 銷售合同評審，要求銷售部門對每個(gè)合同評估，并確認(rèn)是否可按時(shí)完成。* 供應(yīng)商管理，要求建立許可供應(yīng)商清單，并要有有效的控制程序。* 培訓(xùn)管理，對關(guān)鍵崗位人員有完善的培訓(xùn)考核制度，并有詳細(xì)的記錄。* 設(shè)備管理，對設(shè)備的維護(hù)調(diào)整，有完善的控制制度，并有完整記錄。* 計(jì)量管理，儀器的計(jì)量要有完整的傳遞體系，這是非常重要的。在考察中要及時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員溝通，在結(jié)束會(huì)議中，總結(jié)供應(yīng)商的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，并聽取供應(yīng)商的解釋。如果供應(yīng)商有改進(jìn)意向，可要求供應(yīng)商提供改進(jìn)措施報(bào)告，做進(jìn)一步評估。在供應(yīng)商審核完成后，對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細(xì)節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報(bào)價(jià)。在收到報(bào)價(jià)后，要對其條款仔細(xì)分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。后續(xù)工作是報(bào)價(jià)分析，報(bào)價(jià)中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應(yīng)商進(jìn)行成本清單報(bào)價(jià)，要求其列出材料成本、人工、管理費(fèi)用等，并將利潤率明示。比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，你會(huì)對其合理性有初步的了解。在價(jià)格談判之前，一定要有充分的準(zhǔn)備，設(shè)定合理的目標(biāo)價(jià)格。對小批量產(chǎn)品，其談判的核心是交貨期，要求其提供快速的反應(yīng)能力；對流水線、連續(xù)生產(chǎn)的產(chǎn)品，核心是價(jià)格。但一定要保證供應(yīng)商有合理的利潤空間。同時(shí)，價(jià)格談判是一個(gè)持續(xù)的過程，每個(gè)供應(yīng)商都有其對應(yīng)的學(xué)習(xí)曲線，在供貨一段時(shí)間后，其成本會(huì)持續(xù)下降。與表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商達(dá)成策略聯(lián)盟，促進(jìn)供應(yīng)商提出改進(jìn)方案，以最大限度節(jié)約成本。實(shí)際上，每個(gè)供應(yīng)商都是所在領(lǐng)域的專家，多聽取供應(yīng)商的建議往往會(huì)有意外的收獲。曾有供應(yīng)商主動(dòng)推薦替代的原材料，如用韓國的鋼材代替瑞士產(chǎn)品，其成本節(jié)約高達(dá)50%，而且性能完全滿足要求，這是單純依靠談判所無法達(dá)到的降價(jià)幅度。通過策略聯(lián)盟，參與設(shè)計(jì)，供應(yīng)商可以有效幫助我們降低成本。還有非常重要的一個(gè)方面是隱性成本。采購周期、庫存、運(yùn)輸?shù)鹊榷际强床灰姷某杀?，要把有條件的供應(yīng)商納入適時(shí)送貨系統(tǒng)，盡量減少存貨，降低公司的總成本。二、電子元件采購工作流程一、詢價(jià)準(zhǔn)備計(jì)劃整理。采購代理機(jī)構(gòu)根據(jù)政府采購執(zhí)行計(jì)劃，結(jié)合采購員的急需程度和采購物品的規(guī)模，編制月度詢價(jià)采購計(jì)劃。組織詢價(jià)小組。詢價(jià)小組由采購人的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機(jī)方式確定。詢價(jià)小組名單在成交結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。編制詢價(jià)文件。詢價(jià)小組根據(jù)政府采購有關(guān)法規(guī)和項(xiàng)目特殊要求，在采購執(zhí)行計(jì)劃要求的采購時(shí)限內(nèi)擬定具體采購項(xiàng)目的采購方案、編制詢價(jià)文件。詢價(jià)文件確認(rèn)。詢價(jià)文件在定稿前需經(jīng)采購人確認(rèn)。收集信息。根據(jù)采購物品或服務(wù)等特點(diǎn)，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查等途徑進(jìn)一步了解價(jià)格信息和其他市場動(dòng)態(tài)。確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單。詢價(jià)小組通過隨機(jī)方式從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)通知書讓其報(bào)價(jià)。二、詢價(jià)詢價(jià)時(shí)間告知市招標(biāo)辦、資金管理部門等有關(guān)部門。遞交報(bào)價(jià)函。被詢價(jià)供應(yīng)商在詢價(jià)文件限定的時(shí)限內(nèi)遞交報(bào)價(jià)函，工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)函的密封情況進(jìn)行審查。詢價(jià)準(zhǔn)備會(huì)。在詢價(jià)之前召集詢價(jià)小組召開詢價(jià)預(yù)備會(huì)，確定詢價(jià)組長，宣布詢價(jià)步驟，強(qiáng)調(diào)詢價(jià)工作紀(jì)律，介紹總體目標(biāo)、工作安排、分工、詢價(jià)文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)。 詢價(jià)。詢價(jià)小組所有成員集中開啟供應(yīng)商的報(bào)價(jià)函，作報(bào)價(jià)記錄并簽名確認(rèn)，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則，按照詢價(jià)文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確定一至二名成交候選人并排列順序。詢價(jià)報(bào)告。詢價(jià)小組必須寫出完整的詢價(jià)報(bào)告，經(jīng)所有詢價(jià)小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。三、確定成交人采購人根據(jù)詢價(jià)小組的書面談判報(bào)告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當(dāng)確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權(quán)詢價(jià)小組直接確定成交人。成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時(shí)將成交結(jié)果通知所有未成交的供應(yīng)商。編寫采購報(bào)告。詢價(jià)小組應(yīng)于詢價(jià)活動(dòng)結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價(jià)小組組成、采購過程、采購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫采購報(bào)告。二：采購的基本流程采購流程：收集信息，詢價(jià)，比價(jià)、議價(jià)，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進(jìn)貨檢收，整理付款。采購的流程及相關(guān)的單據(jù)名稱：接收采購計(jì)劃－詢比議價(jià)－下PO－審核－跟催－收貨－付款－退貨。相關(guān)的單據(jù)有：請購單、采購單、詢價(jià)單，進(jìn)貨單等等。三：采購管理步驟：一、請購各項(xiàng)材料的請購部門如下：（一）常備材料：生產(chǎn)部（二）預(yù)備材料：采購部（三）非常備材料：：生產(chǎn)部：使用部門或總經(jīng)理、董事長直接需采購的 “物資采購計(jì)劃單”的開立（一）請購部門應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立“物資采購計(jì)劃單”，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)總經(jīng)理審核后編號(hào)（由各部門依事業(yè)部別編訂），送采購部。（二）需用日期相同或?qū)偻还?yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以“物資采購計(jì)劃單”附表，一單多品方式，提出請購。（三）緊急請購時(shí)，由請購部門于“物資采購計(jì)劃單”“備注欄”注明原因，送采購部并提醒注意。（四）材料檢驗(yàn)須待試車方能實(shí)施者，請購部門應(yīng)于“物資采購計(jì)劃單”上注明“試車檢驗(yàn)”及“預(yù)定試車期限”。（五）庶務(wù)用品由辦公室按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“物資采購計(jì)劃單”提出請購。免開“物資采購計(jì)劃單”部分（一）下列總務(wù)性物品免開“物資采購申請單”，由董事長批準(zhǔn)委托辦公室辦理，其列舉如下：：花圈、花籃、禮物等。：飲料、香煙等。（含技術(shù)性書籍及定期刊物）、名片、文具等。、刻印、報(bào)表等。（二）零星采購及小額零星采購材料項(xiàng)目。附注：（一）各部門要以半月為周期制定物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門主管核批后，報(bào)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）各部門要在每年12月15日之前做好下一的生產(chǎn)線或設(shè)備修理、物資需求計(jì)劃，亦經(jīng)部門主管核批后，報(bào)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）對于緊缺、急用物資，應(yīng)至少提前2日、持總經(jīng)理核批后的“物資采購申請單”與采購部取得聯(lián)系，以便及時(shí)備貨、保證使用。（四）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購，一定要做到提前采購。二、物資采購管理（一）由總經(jīng)理批準(zhǔn)的計(jì)劃單下達(dá)給采購部。（二）采購部持計(jì)劃單或臨時(shí)采購計(jì)劃逐一核對庫存，然后根據(jù)計(jì)劃與庫存情況，填寫“物資采購申請單”，部門經(jīng)理核簽后轉(zhuǎn)總經(jīng)理（附“物資采購計(jì)劃單”）審批。（三）采購部按總經(jīng)理審批后物資采購申請單進(jìn)行采購程序。三、采購程序（一）比價(jià)、議價(jià)采購員在采購時(shí)對同一種商品應(yīng)至少比價(jià)三家以上。采購員通過電話、傳真“詢價(jià)單”、E—mail、實(shí)地考察等方式進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。采購員要如實(shí)、認(rèn)真、工整、逐項(xiàng)填寫“比價(jià)表”，不得虛填，不得空項(xiàng)，無法填寫的應(yīng)在“備注”欄內(nèi)注明。采購員將比價(jià)結(jié)果，連同書面分析報(bào)告即時(shí)隨時(shí)轉(zhuǎn)交部門經(jīng)理。部門經(jīng)理對比價(jià)表核價(jià)、審查完畢后簽字確認(rèn)，呈總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后復(fù)印一份交采購部。原件整理存檔。（此條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單）（二）根據(jù)比價(jià)、議價(jià)結(jié)果選定合適的供方，采購員需要求供方提供稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等，便于合格供應(yīng)商的評定.（三）每次采購都需要有本公司采購訂單或供方擬定合同，、總價(jià)、付款方式、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、包裝標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、開票資料、違約責(zé)任等注：，采購部需發(fā)樣品訂單（具體條例參看第四條樣品采購程序），采購員要與部門經(jīng)理商議后決定；對于首次合作或是金額較大的訂單，由部門經(jīng)理與董事長、“辦款申請單”交由董事長審批。（四）訂單由雙方蓋章回傳后，采購員開始實(shí)行訂單事項(xiàng)，并對采購物品進(jìn)行跟蹤，直到采購物到公司倉儲(chǔ)，并落實(shí)質(zhì)檢單及發(fā)票情況（五）到貨之前，采購部應(yīng)提前一到兩天通知倉儲(chǔ)準(zhǔn)備安排裝貨位置，并由倉儲(chǔ)通知質(zhì)檢部門提前做好化驗(yàn)準(zhǔn)備.（六）貨到公司廠門，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確通知采購部，然后由采購部通知倉儲(chǔ)，由倉儲(chǔ)部門安排人員隨送貨方同去.（七）質(zhì)檢結(jié)果合格后通知倉儲(chǔ)，由倉儲(chǔ)安排卸貨；卸貨時(shí)，倉儲(chǔ)通知采購部，由采購部安排送貨方確保其不得隨意在車間、倉儲(chǔ)走動(dòng)注：若質(zhì)檢結(jié)果不合格，質(zhì)檢部出具“特采申請單”，由倉儲(chǔ)及時(shí)通知采購部，則由采購部經(jīng)理填寫“特采申請單”交由總經(jīng)理審批后降價(jià)或降級(jí)使用.（八）卸貨完畢，由采購部確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量無誤后，負(fù)責(zé)辦理出門證或是按訂單負(fù)責(zé)辦理運(yùn)費(fèi)或是貨款.（九）采購部負(fù)責(zé)在采購“日常登記表”上記錄當(dāng)日到貨情況，及時(shí)把采購過程中未完成事項(xiàng)處理好，諸如：發(fā)票、月或季結(jié)算貨款等.（十），由負(fù)責(zé)該項(xiàng)采購過程人員攜本次采購發(fā)票到倉庫辦理入庫；《出入庫制度》辦理.（十一）辦理入庫之后，負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)的采購員將入庫單及發(fā)票交至董事長審批。附注：由銷售部門需要的原材料轉(zhuǎn)交采購部辦理銷售部需出具由總經(jīng)理審批后的“采購計(jì)劃單”采購部按銷售部已聯(lián)系的供應(yīng)商做采購訂單或是簽署供方的銷售合同經(jīng)雙方簽訂后，按銷售部門的要求辦理付款，剩下事宜均由銷售部負(fù)責(zé)，包括到貨時(shí)間、地點(diǎn)及中間所需的文件材料的提供。采購部僅協(xié)助銷售完成此套采購程序。四、樣品采購程序樣品分為兩部分，一部分是由技術(shù)部研發(fā)所需，一部分是采購部為確保質(zhì)量無誤要求首次合作的供方提供的樣品，.（一）質(zhì)檢部所需樣品，選定一家質(zhì)量合格價(jià)格優(yōu)惠或是免費(fèi)供貨的供方，然后向供方傳真“樣品訂單”，樣品訂單包括所需樣品規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間及公司郵寄地址，一般情況是款到發(fā)貨，在500元以內(nèi)，由采購員自己先墊付，等到貨到后采購員憑入庫單和發(fā)票（一般為普票）：因?yàn)榧夹g(shù)部所需原料配件因經(jīng)濟(jì)價(jià)值高、量少且檢驗(yàn)復(fù)雜或因?qū)嶒?yàn)設(shè)備、條件等限制，不能檢測的由質(zhì)檢部根據(jù)供方提供的質(zhì)檢報(bào)告為依據(jù)進(jìn)行入庫.（二）采購部需質(zhì)檢部化驗(yàn)的樣品，采購部詢價(jià)、議價(jià)后確定二至三家，同時(shí)附有樣品質(zhì)檢報(bào)告單，“樣品確認(rèn)單”、合格供應(yīng)商的評定（一）采購部對首次合作的供方進(jìn)行評定一般是該供方保質(zhì)保量供貨三次以上，所以這也要求采購部在合作過程中時(shí)時(shí)考核供方是否具備評為合格供方的要求。（二）采購部評定時(shí)所需辦理程序：、營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)考核供方經(jīng)營能力、誠信度的文件復(fù)印件。“合格供應(yīng)商評定表”，合格供方評定表中包括：供方名稱、地址、聯(lián)系人、供應(yīng)產(chǎn)品；審批部門包括：采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、倉儲(chǔ)部、ISO質(zhì)量小組填寫綜合評價(jià)結(jié)果、最終交由總經(jīng)理審批。，將審批合格的供應(yīng)商添加到“合格供方目錄”中。（三）采購部在每年年底對供應(yīng)商進(jìn)行總評定：采購部傳真“供方調(diào)查報(bào)告”給供方填寫，然后由負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的采購員填寫評定結(jié)果，最終交由部門經(jīng)理審批。該表作為總的考核合格供方的依據(jù)留。采購的流程及相關(guān)的單據(jù)名稱：接收采購計(jì)劃－詢比議價(jià)－決定－下PO－審核－跟催－收貨－付款－退貨。相關(guān)的單據(jù)有：請購單、采購單、詢價(jià)單，采購暫收單、進(jìn)貨單、采購?fù)顺?、采購異常退出等等。相關(guān)的ERP單據(jù)有：請購單、采購單、采購暫收單、采購入庫單、采購?fù)顺?、采購異常退出等等。[編輯本段] 采購相關(guān)：采購（purchasing）：是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。采購實(shí)踐可分為戰(zhàn)略采購（sourcing）和日常采購（procurement）兩部分。戰(zhàn)略采購是采購人員（modity manager）根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采企業(yè)的物料獲得的規(guī)劃，通過內(nèi)部客戶需求分析，外部供應(yīng)市場、競爭對手、供應(yīng)基礎(chǔ)等分析，在標(biāo)桿比較的基礎(chǔ)上設(shè)定物料的長短期的采購目標(biāo)、達(dá)成目標(biāo)所需的采購策略及行動(dòng)計(jì)劃，并通過行動(dòng)的實(shí)施尋找到合適的供應(yīng)資源，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時(shí)間、技術(shù)等方面的綜合指標(biāo)。戰(zhàn)略采購計(jì)劃內(nèi)容包含采用何種采購技術(shù)、與什么樣的供應(yīng)商打交道，建立何種關(guān)系，如何培養(yǎng)與建立對企業(yè)競爭優(yōu)勢具有貢獻(xiàn)的供應(yīng)商群體，日常采購執(zhí)行與合同如何確立等等。日常采購是采購人員（buyer）根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時(shí)間計(jì)劃，以采購訂單的形式向供應(yīng)方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個(gè)物流過程，確保物料按時(shí)到達(dá)企業(yè)，以支持企業(yè)的正常運(yùn)營的過程。采購的對象分為直接物料（BOM material）和間接物料（MRO material），直接物料將用于構(gòu)成采購企業(yè)向其客戶提供的產(chǎn)品或服務(wù)的全部或部分，間接物料將在企業(yè)的內(nèi)部生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中被使用和消耗。采購是一個(gè)商業(yè)性質(zhì)的有機(jī)體為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。采購的基本原則 成本效益原則 質(zhì)量原則 進(jìn)度配合原則 公平競爭原則什么是采購：是指通過交換獲取物料和服務(wù)的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營在合適的時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。采購員必備能力：成本意識(shí)與價(jià)值分析能力、預(yù)測能力、表達(dá)能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識(shí)。什么樣才是好的采購員：采購員必備能力外，要有合理的采購計(jì)劃，遵守5R原則，選擇合適的供應(yīng)商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購成本。采購員須承擔(dān)的責(zé)任：采購計(jì)劃與需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、采購價(jià)格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同