【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，在開(kāi)標(biāo)過(guò)程中，需要使用一些物品用具，因此在開(kāi)標(biāo)前就必須根據(jù)開(kāi)標(biāo)過(guò)程中的需要做好相應(yīng)準(zhǔn)備。這些物品用料包括工作人員需要使用的用品，如剪刀、簽字筆、記錄紙、訂書(shū)機(jī)、包裝袋、包裝箱、交通工具等；還有會(huì)人員即參加開(kāi)標(biāo)會(huì)的其它人員需要使用的用品，如記錄筆、記錄紙等。由于開(kāi)標(biāo)之后，接著就要進(jìn)行評(píng)標(biāo)，因此評(píng)委會(huì)成員在評(píng)標(biāo)時(shí)需要使用的物品、用料，如記錄筆、記錄紙、計(jì)算器等，也應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前準(zhǔn)備齊備。開(kāi)標(biāo)過(guò)程如需要照相、攝像、監(jiān)控，則應(yīng)在開(kāi)標(biāo)前把照相、攝像以及監(jiān)控器材準(zhǔn)備齊備，并調(diào)試正常。隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化設(shè)備的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)、投影、視頻展示臺(tái)等也應(yīng)用于各類會(huì)議，一些地方在開(kāi)標(biāo)時(shí)，也開(kāi)始使用這些設(shè)備，特別是有些地方已經(jīng)試行網(wǎng)上招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)，在這種情況下，就要根據(jù)需要和可能，盡可能地把這些設(shè)備、設(shè)施準(zhǔn)備齊備，并調(diào)試好，以備開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)之用。用餐準(zhǔn)備。從開(kāi)標(biāo)到評(píng)標(biāo)，是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，一環(huán)套一環(huán)，中間不能有停頓和間歇，這個(gè)過(guò)程有可能是半天，也有可能是一天或者幾天，而參加開(kāi)標(biāo)的人員以及評(píng)委會(huì)成員及其工作人員可能很多，如果開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)在短時(shí)間內(nèi)不能結(jié)束，就有必要為有關(guān)人員準(zhǔn)備用餐。對(duì)于開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打細(xì)算，厲行節(jié)約，避免浪費(fèi)，并盡量選擇地附近，避免人員遠(yuǎn)離，造成現(xiàn)場(chǎng)渙散或者相關(guān)信息泄露。開(kāi)標(biāo)前預(yù)備會(huì)準(zhǔn)備。在開(kāi)標(biāo)前，應(yīng)該召開(kāi)一個(gè)預(yù)備會(huì)，了解、通報(bào)、匯總、檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的籌備情況，研究、部署、安排開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)過(guò)程中的有關(guān)事務(wù)性工作，重申開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)流程以及開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的人員配合和工作紀(jì)律以及相關(guān)人員的責(zé)任，進(jìn)一步明確每個(gè)工作人員以及相關(guān)人員的個(gè)人崗位定位，查漏補(bǔ)缺，充分考慮各種環(huán)境和因素，確保開(kāi)標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作萬(wàn)無(wú)一失。其它準(zhǔn)備。開(kāi)標(biāo)，雖然說(shuō)是按照法定的方式和程序進(jìn)行的，一般都有一定模式，但在實(shí)踐中，在具體工作中，往往還存在著一些不確定因素，影響到開(kāi)標(biāo)的正常進(jìn)行，這些不確定因素有主觀的，也有客觀的，有時(shí)是可以預(yù)見(jiàn)的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但還有一些因素是不可預(yù)見(jiàn)的，難以進(jìn)行防范，是不可控的。在招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中，特別是在開(kāi)標(biāo)的前期準(zhǔn)備過(guò)程中，招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)及其工作人員要提高預(yù)見(jiàn)和應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜問(wèn)題的能力，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行臨場(chǎng)控制。但不論是可預(yù)見(jiàn)的或者是不可預(yù)見(jiàn)的，在開(kāi)標(biāo)前，都是可以由工作人員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，提前做好準(zhǔn)備，提高對(duì)不確定因素的預(yù)見(jiàn)性，對(duì)可預(yù)見(jiàn)的，要做好充分準(zhǔn)備；對(duì)不可以預(yù)見(jiàn)的，要提高預(yù)測(cè)和防范能力，變不可控為可控，變不可預(yù)見(jiàn)為可預(yù)見(jiàn)，充分做好開(kāi)標(biāo)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，以確保招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。（下）開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議的準(zhǔn)備工作一、必要的準(zhǔn)備會(huì)。在開(kāi)標(biāo)日前一兩天，由單位或者部門(mén)負(fù)責(zé)人召集，有關(guān)人員參加。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出具體工作任務(wù)，人員需要和安排以及問(wèn)題等等，充分進(jìn)行協(xié)調(diào)，準(zhǔn)備和安排妥當(dāng)。特別要明確：主持人，唱標(biāo)人和記錄人。任務(wù)一定要落實(shí)到人，同時(shí)大家注意團(tuán)結(jié)配合。； “接標(biāo)書(shū)”（如果人多，應(yīng)該分開(kāi)，投標(biāo)方不能和評(píng)委等等在一塊簽字）； ； ； “留守”（招標(biāo)公司人員都到開(kāi)標(biāo)會(huì)議室去了，萬(wàn)一有事，原辦公室是否需要留人以便于不間斷聯(lián)系。）（特別國(guó)際招標(biāo)投標(biāo)書(shū)常常是英文寫(xiě)的，要求熟悉英文和有關(guān)專業(yè)詞匯；）；等等。一般不用雙語(yǔ)唱標(biāo)了，如果需要，應(yīng)該考慮唱標(biāo)人的英語(yǔ)口語(yǔ)能力。，一般我們保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分發(fā)給評(píng)委必要時(shí)，核實(shí)能夠參加投標(biāo)的潛在的供應(yīng)商。特別是在特殊情況下，投標(biāo)人可能只有3家的情況下，一定要爭(zhēng)取做到事先心中有數(shù)。萬(wàn)一不夠法定的家數(shù)，提前向上級(jí)有關(guān)部門(mén)匯報(bào)請(qǐng)示，避免臨時(shí)被動(dòng)。反之，如果投標(biāo)商來(lái)的很多，就要多組織人力，做到人再多也能有條不紊。根據(jù)投標(biāo)方的情況，綜合估算評(píng)標(biāo)工作量；并據(jù)此安排會(huì)議室、評(píng)標(biāo)時(shí)間以及詢標(biāo)時(shí)間等進(jìn)度安排和必要的人員食宿等等生活措施。準(zhǔn)備開(kāi)標(biāo)會(huì)議室、開(kāi)標(biāo)會(huì)議的布標(biāo)（也可用計(jì)算機(jī)加投影儀打在大屏幕上顯示），有關(guān)的投影儀，大屏幕，計(jì)算機(jī)，實(shí)物投影儀，話筒音響，電源和插座、接線板（必要時(shí)，要有較長(zhǎng)的連線）以及座椅等等。（在外面開(kāi)標(biāo)，有時(shí)會(huì)遇到有比較復(fù)雜功能的系統(tǒng)，需要事先弄清其功能，包括接線端子的情況。）抽取評(píng)委并通知確認(rèn)能夠參加。事先，要考慮到回避問(wèn)題。（部分工程招標(biāo)和政府招標(biāo)工作，完全由計(jì)算機(jī)抽取和通知，強(qiáng)調(diào)保密，事先誰(shuí)也不知道評(píng)委情況，我以為那是有點(diǎn)片面的。導(dǎo)致只強(qiáng)調(diào)程序公正，不管實(shí)際效果和評(píng)標(biāo)質(zhì)量。）以及落實(shí)評(píng)委的活動(dòng)細(xì)節(jié)：自行到達(dá)，外地需要接站，安排住宿，等等。如果，專家?guī)炖锩嬖u(píng)委人數(shù)不足或者缺某專業(yè)，還需趕緊補(bǔ)充。落實(shí)“業(yè)主”單位參加開(kāi)標(biāo)大會(huì)和評(píng)標(biāo)工作的代表以及其他工作人員名單和大致人數(shù)。如果，業(yè)主單位有領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（集團(tuán)公司等）參加以表示重視，則應(yīng)該匯報(bào)，安排招標(biāo)公司相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)也參加。落實(shí)其他監(jiān)管、公正部門(mén)參加的人員。如果，招標(biāo)項(xiàng)目需要請(qǐng)公證處派員參加，事先應(yīng)該落實(shí)人員，清楚地告知時(shí)間，地點(diǎn)等等，通知公證處人員必須“著裝”，提前到達(dá)。落實(shí)本單位參加開(kāi)標(biāo)工作的財(cái)務(wù)人員。如果在外開(kāi)標(biāo)，需帶好有關(guān)的空白收據(jù)（蓋章）；點(diǎn)鈔驗(yàn)鈔機(jī)等等。1落實(shí)所有開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)需要的印刷、打印材料：投標(biāo)簽到表；投標(biāo)文件收到登記表；評(píng)委和其他人員簽到表；投標(biāo)文件密封情況檢查表（有時(shí)與前述合一）；唱標(biāo)記錄表；投標(biāo)情況（或者分包情況）匯總表；以及 13 號(hào)令規(guī)定的和國(guó)際招標(biāo)范本使用的幾種評(píng)標(biāo)表格：符合性檢查表；商務(wù)評(píng)議表；技術(shù)參數(shù)比較表；評(píng)標(biāo)價(jià)格對(duì)比表；授標(biāo)建議表等等。1上述這些表格，盡可能做成針對(duì)本項(xiàng)目的，含有評(píng)標(biāo)細(xì)節(jié)內(nèi)容的對(duì)照表格。如果招標(biāo)項(xiàng)目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填寫(xiě)的內(nèi)容，如具體的技術(shù)指標(biāo)，交貨期、質(zhì)量保證期、投標(biāo)保函和履約保函等等商務(wù)要求，都一一列上。以便評(píng)委可以很容易的把投標(biāo)方的情況對(duì)比填入，那樣可以大 大節(jié)省時(shí)間，還可避免不應(yīng)有的錯(cuò)誤。項(xiàng)目的標(biāo)書(shū)，最好能帶 2 份，一份自用，一份給評(píng)委或者其他人傳看。技術(shù)規(guī)格部分，可以多印幾份，使得評(píng)委和業(yè)主代 表都人手一份。1開(kāi)標(biāo)一覽表（唱標(biāo)表格），事先做好電子版。最好是有一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)式的專門(mén)軟件；起碼，用 word 模板做一個(gè)。省得屆時(shí)每一項(xiàng)都得打字輸入，浪費(fèi)時(shí)間。1國(guó)際招標(biāo)的投標(biāo)保證金有多種形式：保函、匯票、支票、現(xiàn)金等等。其中，有些國(guó)外的投標(biāo)商是采用國(guó)外的銀行開(kāi)出保函，通過(guò)中國(guó)銀行提交的（最正 規(guī)的）。這些保函，需要在接到中國(guó)銀行的通知后，派人到銀行去領(lǐng)取。事先要安排好人做這項(xiàng)工作。1國(guó)際招標(biāo)需要公布開(kāi)標(biāo)當(dāng)日的“外匯牌價(jià)”，主要是中國(guó)銀行公布的外 匯賣出價(jià)。一般需要的是幾種國(guó)際流行的“硬通”貨幣：美元，歐元，英鎊，瑞 士法郎，日元，澳元等等。當(dāng)日的匯率一般要在早上 8：30，中國(guó)銀行的網(wǎng)站才公布。如何保證及時(shí)得到，保證大家知曉和評(píng)委依據(jù)此匯率進(jìn)行計(jì)算。必須有專人負(fù)責(zé)。1落實(shí)開(kāi)標(biāo)會(huì)議主持人的致辭和說(shuō)明。一般有幾個(gè)要點(diǎn)：對(duì)出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、專家、監(jiān)督公正人員以及投標(biāo)方代表，表示感謝和歡迎；說(shuō)明投標(biāo)情