【文章內容簡介】 制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。第三十二條發(fā)文：發(fā)文實行簽字取文制度，具體程序是：（一）收發(fā)人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關內容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。（二）取文單位接到取文通知后，應及時派人領取并在記錄上簽字，取文人應及時將文件交給本單位負責人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內容。（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負責辦理。第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領導批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；（二）核稿：擬文單位（部門）負責人簽；（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；（四）復核、簽?。簹w口管理部門負責人簽；（五）簽發(fā)（批示）：公司領導簽。第六章 收文辦理第三十五條 收文是指我公司收進上級機關、同級機關、下級或不相隸屬機關的行文或請示、報告。收文辦理程序如下：發(fā)文機關—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經(jīng)理層批示意見—按領導批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—歸檔—銷毀。第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。第三十四條簽收：簽收公文應認真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機關、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點文件應逐頁查點，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向發(fā)文機關查詢并采取相應的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。第三十五條登記：登記文件應將原文字號、來文單位、文件標題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標題不能刪減，無標題文件應登記內容摘要，對內容概括要準確。登記編號不能出現(xiàn)重復、空號或跳號現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。第三十七條上級機關下發(fā)指導性質的文件、下級請示的有關緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓、學習、考察等文件，由總經(jīng)理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領導主管的業(yè)務時，由總經(jīng)理閱示。第三十八條批辦：行政辦公室依據(jù)擬辦意見將文件呈送經(jīng)理層閱示，經(jīng)理層在閱讀基礎上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。第三十九條傳閱：行政辦公室依據(jù)領導批辦意見將文件依次傳閱到領導或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負責人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點：（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應按文件的急緩和重要性進行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領導優(yōu)先處理。（二）掌握傳閱范圍：嚴格按擬辦意見和領導閱示范圍傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。（四）認真檢查處理：文秘人員應對收回的傳閱文件進行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標明了閱完時間，是否簽名；（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領取承辦公文復印件時，領取人員應在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。第四十一條催辦：送領導人批示、傳閱或者交有關部門辦理的公文，行政辦要負責催辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內容，可復印留存，原文應交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應在存檔時間欄內登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內容分類存放。第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領導許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結果內容。第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應及時送交行政辦公室進行收文處理，不得私自進行處理和保存。未經(jīng)行政辦公室接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責任。第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應提出擬辦意見，送有關公司領導批示或交有關部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應注明主辦單位。需要其它領導傳閱時，應先對公文進行復印，送交承辦單位，再將原文進行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。第四十六條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回歸口管理部門，并說明理由。第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應當主動與有關部門協(xié)商解決。第四十八條 送有關經(jīng)理層批示或交有關部門辦理的公文，歸口管理部門要負責催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應及時了解和反饋執(zhí)行情況。第七章 公文立卷和銷毀第四十九條 公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。第五十條 公文立卷，應根據(jù)其特征、相互關系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關系，以便保管、查找和利用。第五十一條 案卷應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別、歸口管理部門負責人和有關公司領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。第八章 公文管理第五十四條 各單位（部門）應認真做好公文的學習貫徹、落實及管理工作，嚴格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質量和效率。第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進行隔離存放，并明確標識以防誤用。對涉及企業(yè)機密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負責。第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團保護企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。第五十七條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第九章 附 則第五十九條 各部門嚴格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補充制定本部門公文處理辦法。第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權歸行政辦公室。第三篇：公文處理辦法第一章總則第一條為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。第二條長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。第四條局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業(yè)務知識及相關的專業(yè)知識。第五條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第六條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第七條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第八條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。第二章公文種類第九條新鄉(xiāng)河務局常用的機關公文種類主要包括：（一）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免人員。（二）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（三）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（五）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。（六）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（七）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（九）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章公文格式第十條公文一般由發(fā)文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部分組成。（一）發(fā)文機關應當寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)、序號。（三）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯(lián)合行文只標注主辦機關發(fā)文字號。答復有關人大、政協(xié)建議、提案的文件，發(fā)文字號由辦公室按有關規(guī)定辦理。局機關發(fā)文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。凡使用“長黃”作為發(fā)文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發(fā)文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發(fā)文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（八）成文時間，以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。（九）公文一律按要求標注規(guī)范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。（十）上報的公文要在首頁注明簽發(fā)人，發(fā)文字號與簽發(fā)人姓名分列紅色反線之上的左右兩側，發(fā)文字號左空一字，簽發(fā)人姓名右空一字。（十一）“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，如向系統(tǒng)內上級機關報送請示，只需標明內線電話即可；向地方部門報送請示，則需標注公網(wǎng)電話。（十二）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十一條公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，密級、緊急程度和“主題詞”用3號黑體字，簽發(fā)人的姓名用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，主題詞的詞目用3號小標宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個字，左側裝訂。底稿用紙亦要采用a4型紙。第四章行文規(guī)則第十三條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。第十四條單位一般不得越級行文，應逐級上報或下達，因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。第十五條“請示”應當一文一事，明確提出請示的內容；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。報告是閱件，不得夾帶請示事項。第十六條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。第十七條普發(fā)性公文，應寫為“機關各部門、局直各機構”向各部門發(fā)文。第五章發(fā)文辦理第十八條發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發(fā)、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。第十九條凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。第二十條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行，并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標點準確，篇幅力求簡短。（三）機關各部門必須使用局統(tǒng)一印制的發(fā)文處理紙，并按要求在發(fā)文處理紙上填寫標題、發(fā)文代字、主送單位、抄送單位、份數(shù)、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據(jù)實際需要，標注文件的密級和緊急程度。如屬“請示”，應將聯(lián)系人和聯(lián)系電話標注在發(fā)文處理紙上。凡發(fā)文處理紙上已寫明的內容，如發(fā)文字號、標題、日期、附件等，均不要在底稿上出現(xiàn)。底稿頁面設置應符合《國家機關公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。（四）人名、地名、數(shù)字、引文述