5篇一：檔案管理個(gè)人工作總結(jié)(編輯修改稿)
2024-09-12 02:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 生成期文件的管理 生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要 檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時(shí)找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下一個(gè)流程：文件 amp。rarr。文件套 amp。rarr。雜志匣amp。rarr。文件柜。 按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類 。按照一件事一個(gè)文件套的原則，每個(gè)人準(zhǔn)備若干個(gè)文件套 。按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套 ?？梢杂梦募椎念伾珜ξ募悇e進(jìn)行區(qū)分。將文 第 5 頁 共 10 頁 件套收集到輕便雜志匣中 。把文件套整齊地?cái)[放在輕便雜志匣里并立于桌面上 。責(zé)任人外出或離職時(shí)，務(wù)必將輕便雜志匣放到使用中文件柜上 。用標(biāo)簽紙 制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類 。由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索 。每個(gè)人都應(yīng)該備有使用中的輕便雜志匣，并在標(biāo)簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里 。將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為使用中的文件柜，可使辦公室每個(gè)人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時(shí)性地存放文件資料 。使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。 保存期文件的管理 有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個(gè) 保存中心的形式進(jìn)行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標(biāo)明作廢日期，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經(jīng)濟(jì)一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費(fèi)空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟(jì)的地方建立保存中心。 第 6 頁 共 10 頁 文件的廢棄 保 管型文件隨著時(shí)間的流逝，其利用價(jià)值會降低，如果不及時(shí)清理，就會泛濫成災(zāi)。堅(jiān)決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)約費(fèi)用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進(jìn)行： （ 1）、按文件進(jìn)行廢棄 。 （ 2）、按文件夾進(jìn)行廢棄
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