“時間管理”世界500強企業(yè)員工必備培訓教程(編輯修改稿)
2025-03-02 11:45 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 。* 好的目標要符合 SMART原則。* 目標要有主次之分和優(yōu)先順序。* 目標設(shè)定最后期限，專人負責。* 防火重于救火，預先評估問題。創(chuàng)造時間第二招：要 事 第 一（確定優(yōu)先順序）有效的行動有效的行動 （寫五項有關(guān)時間安排在下表格內(nèi)（寫五項有關(guān)時間安排在下表格內(nèi)））緊緊 急急 不不重重要要重重要要不緊急不緊急 時間矩陣圖時間矩陣圖工作 重 要 性高 低急切性?處理危機 ? 傳真或郵寄文件高 ? 出差開分公司 ? 回答一般電話查詢? 處理經(jīng)銷商投訴 ? 準備今天早上開會用的茶點? 面試高職位員工 AB低 C? 參加一般工作會議? 準備季度工作報告? 制定下年度預算案? 初步評估應(yīng)征者? 文件歸檔? 清理廢物? 訂購下月往北京機票D? 將信件初步分類及處理? 參觀展覽?安排一場員工足球賽? 復印文件 創(chuàng)造時間第三招：組織得當5－ S Practice 五常法－－ 改善品質(zhì)及生產(chǎn)力的關(guān)鍵英 語 意 義 例 子Structurise 常組織 Cleanupthetrash把垃圾清掉Systematise 常整頓 Findthedocumentyouwantwithin30second30秒內(nèi)就可找到要找的文件Sanitise 常清潔 Responsibilitiesofpersonalhygiene個人清潔衛(wèi)生責任Standardise 常規(guī)范 Transparencyofstorage貯藏的透明度Selfdiscipline 常自律 Applythe“5Spractice”Method每天運用五常法“常組織 ”活動概要常用程度 使用頻率（必需的程度） 保存方法低 過去一年都未使用過的物品過去一年只使用過一次的物品扔掉保存在比較遠的地方中 過去的二至六個月只使用過一次的物品一個月使用數(shù)次的物品把它保存在工作區(qū)域的中間部分高 一周使用一次的物品每天都要使用的物品每小時都要使用的物品保存在工作最接近的地方，甚至隨身攜帶 討論：如何使辦公室成為省時工作站？雜亂無章的辦公室：? 你會因此無法控制工作；? 生產(chǎn)率下降；? 分心、疲勞、緊張；? 使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。清理辦公室五個簡單步驟；? 挪出一段時間，專門處理眼前的問題（最困難的是處理堆積如山的雜物）；? 如果雜物確實很多的話，那就不妨采用所謂的 “臘腸方法 ”（分成幾段）；? 清掉可以不要的東西（如書本、雜志、舊報告等）；? 把不是很貴重的書架集中放到辦公室的一個角落；? 把零散的文件統(tǒng)一收集在一個檔案夾或盒子里。方法：及時處理，一次完成216。 Filing 歸檔216。 Executionm 執(zhí)行216。 Circulation 傳閱216。 Abandonmen 廢棄處理文書工作簡化法崔西定律：? 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比 ；? 簡化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。剔、合、排、簡 ? 剔 ——剔除 ? 運用 5W1H查問法，試試哪些可以剔除： o WHY? 為何做？ ——不做可以嗎？ o WHAT? 做什么？ ——不這樣做可以嗎？ o WHERE? 在那里做？ ——一定要在這個部門做嗎？ o WHEN? 何時做？ ——換個時間可以嗎？ o HOW? 如何做？ ——變通辦法做可以嗎？ ? 合 ——合并 流程內(nèi)的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并 ? 排 ——重 經(jīng)過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 1
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