【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)，從受邀者是否參加、會(huì)議室與設(shè)備借用的所有情況在網(wǎng)路上完成 22Intra類型與應(yīng)用程度 可根據(jù) Intra應(yīng)用程度，將 Intra分為四種不同類型： 基本型 Intra： 企業(yè)內(nèi)建置一個(gè)或數(shù)個(gè) Web Site ，網(wǎng)頁(yè)提供企業(yè)部門重要的資訊，例如公司規(guī)章、政策、宣示、員工福利。 圖書館型 Intra： 企業(yè)提供豐富的靜態(tài)資訊，供員工線上擷取以支援其工作。除基本型配備再加上：文件管理系統(tǒng)、搜尋引擎、資料庫(kù)鏈結(jié)、出版與編輯軟體。 協(xié)調(diào)合作型 Intra： 企業(yè)網(wǎng)路的發(fā)展主要提供內(nèi)部員工協(xié)同工作之用。圖書館型加上：群組決策支援軟體、工作流程管理。 交易導(dǎo)向型 Intra： 網(wǎng)路提供的服務(wù)與企業(yè)其他的交易系統(tǒng)密切結(jié)合，能夠與企業(yè)的營(yíng)運(yùn)應(yīng)用系統(tǒng)及資料庫(kù)安全地整合。 23Intra交易導(dǎo)向型應(yīng)用的理想境界 基本型 Intra，對(duì)許多企業(yè)已經(jīng)做到圖書館型種對(duì)大型企業(yè)也大部分已做到但協(xié)調(diào)合作型與交易導(dǎo)向型，縱使大企業(yè)也未必做到 交易導(dǎo)向型達(dá)到將 B2E與其他交易系統(tǒng)完全整合的理想 .所有簽核作業(yè)皆在網(wǎng)路上而非紙上達(dá)成，可以真正做到「無(wú)紙化」的境界 對(duì)做到交易導(dǎo)向型的企業(yè)，所有簽核過(guò)的憑證彙整合到相關(guān)的系統(tǒng)中，不用再重新輸入簽核過(guò)的憑證 例如：請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)過(guò)網(wǎng)上簽核後，就可自動(dòng)轉(zhuǎn)到採(cǎi)購(gòu)管理系統(tǒng)中並轉(zhuǎn)為正式採(cǎi)購(gòu)單 例如：請(qǐng)假單經(jīng)過(guò)網(wǎng)上簽核後，就可自動(dòng)轉(zhuǎn)到人事管理系統(tǒng)中並轉(zhuǎn)作為計(jì)算薪資之依據(jù) 亦即交易導(dǎo)向型，簽核過(guò)的憑證，將可自動(dòng)轉(zhuǎn)作為其他交易處理系統(tǒng)（如 ERP）的輸入，不需人工再重複輸入 24推動(dòng) Intra的困難與解決之道 Intra的導(dǎo)入，員工的傳統(tǒng)作業(yè)習(xí)慣也要跟著改變，因此導(dǎo)入初期員工的教育訓(xùn)練非常重要 作業(yè)流程要自動(dòng)化，相對(duì)地組織流程也要跟著簡(jiǎn)化，但各單位感覺(jué)權(quán)責(zé)會(huì)被削弱，令單位主管一時(shí)很難接受 導(dǎo)入初期對(duì)各部門間流程改變的溝通協(xié)調(diào)相當(dāng)重要 Notes軟體一開始建置時(shí)需要很多的人力開發(fā)，因此企業(yè)在推動(dòng)初期是採(cǎi)用外包給其他 Notes的加值經(jīng)銷商 (VAN)來(lái)設(shè)計(jì)完成 事前流程分析是相當(dāng)重要的，要將不合理的流程合理化 25Intra國(guó)內(nèi)大型企業(yè)應(yīng)用調(diào)查－林士傑 26Intra的應(yīng)用程度 將 Intra分為四類，不同類型代表不同的應(yīng)用層次以量測(cè)企業(yè)內(nèi)部 Intra的採(cǎi)用深度 (應(yīng)用程度 )溝通性的 Intra，支援企業(yè)內(nèi)部最基本的通訊聯(lián)絡(luò)功能，其應(yīng)用共分為四類： 電子郵件應(yīng)用 (可整合語(yǔ)音、傳真且郵件保密嚴(yán)密 )。 資訊共享功能 (如公佈欄、行政資訊、網(wǎng)路刊物等 ) 提供產(chǎn)業(yè)資訊或情報(bào)資料庫(kù) (如產(chǎn)品與價(jià)格資訊、股價(jià)行情 ) 線上會(huì)議的需求 (如視訊會(huì)議、線上交談 ) 事務(wù)性的 Intra，支援企業(yè)內(nèi)部的一般事務(wù)性工作，用以提高群體工作的生產(chǎn)力，其應(yīng)用可分為兩類： 電子表單 (或公文 )應(yīng)用 (如線上簽核、專案控管 ) 文件管理功能 (如全文檢索、存取管制嚴(yán)密 ) 27Intra的應(yīng)用程度 (續(xù) ) 協(xié)調(diào)性的 Intra：支援企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，用以提高群體協(xié)調(diào)的效率及效能，其應(yīng)用，可再分為兩類： 群組排程功能 (如行事曆、會(huì)議排程、行程預(yù)警 ) 群體決策支援系統(tǒng) (如投票系統(tǒng)、意見評(píng)量系統(tǒng) ) 整合性的 Intra：架構(gòu)於以上三者，可整合不同領(lǐng)域產(chǎn)生各種不同的應(yīng)用，共分成四類： 支援各 MIS相關(guān)系統(tǒng)或整合資料庫(kù)功能 支援辦公室自動(dòng)化 (如整合套裝軟體、使用介面容易 ) 整合商際網(wǎng)路功能 (如廠商資料傳輸、訂單傳送 ) 整合網(wǎng)際網(wǎng)路功能 (如電子商務(wù)、客戶服務(wù) ) 28Intra的應(yīng)用程度 (續(xù) ) 管理性的 Intra：包括，支援公司 Intra系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用情形，但本研究為方便調(diào)查其共通性 (equalway)，選取文件 /公告、申請(qǐng) /追蹤、管理系統(tǒng)等三類，各產(chǎn)業(yè)皆有之應(yīng)用系統(tǒng)，以下再依產(chǎn)業(yè)應(yīng)用程度不同，而分別列出系統(tǒng)細(xì)項(xiàng)，詳列於下： 文件 /公告：包括，組織架構(gòu) (員工、分機(jī) )查詢、名片管理系統(tǒng)管理、討論園地、公告通知系統(tǒng)、電子文件庫(kù)、ISO9000文件管理。 申請(qǐng) /追蹤：包括，訓(xùn)練申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、離職申請(qǐng)、用品申請(qǐng)、預(yù)算申請(qǐng)、請(qǐng)款系統(tǒng)、報(bào)價(jià)系統(tǒng)、便簽系統(tǒng)預(yù)算追蹤管理、專案業(yè)務(wù)追蹤系統(tǒng)。 管理系統(tǒng)：包括，差勤管理系統(tǒng)、會(huì)議管理系統(tǒng)、訂 /採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)、客戶服務(wù)支援系統(tǒng)、財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)。 29Intra應(yīng)用程度的調(diào)查 調(diào)查顯示目前企業(yè)最常用的 Intra功能是電子郵件應(yīng)用而認(rèn)為最重要的功能是 Intra要能 支援 MIS系統(tǒng)在重要性與採(cǎi)用程度皆居次的是 Intra要有辦公室自動(dòng)化功能採(cǎi)用程度與重要性排名皆居末位的是群體決策支援與線上會(huì)議採(cǎi)用程度居第三名為資訊共享功能 (電子公告欄等 )在採(cǎi)用的廣度方面， Intra應(yīng)用系統(tǒng)最常見的是電子文件庫(kù)，其次是公告通知與組織架構(gòu)查詢系統(tǒng)，再其次是訂/採(cǎi)購(gòu)系統(tǒng)、 ISO9000文件管理系統(tǒng)、討論園地、客戶支援系統(tǒng)等 此外，各項(xiàng)與人事管理的申請(qǐng)作業(yè)也有相當(dāng)高的採(cǎi)用比率 30流程電子化 加速企業(yè)內(nèi)部資訊傳遞已成為公司獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)之重要關(guān)鍵流程電子化能夠有效提升企業(yè)內(nèi)部核心關(guān)鍵流程之效率流程電子化最終的目的就是要縮短內(nèi)部流程以避免人力資源浪費(fèi)Bill Gates認(rèn)為「 數(shù)位時(shí)代成功的秘訣是資訊科技的成功 」 King倡導(dǎo)流程優(yōu)勢(shì)（ eProcess Edge），建議企業(yè)應(yīng)該要將資源整合崁入作業(yè)流程，才足以發(fā)揮競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 現(xiàn)代化企業(yè)的各項(xiàng)作業(yè)流程必須進(jìn)行程序整合，訴求企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源充分整合，而全力實(shí)現(xiàn)流程目標(biāo)的策略 流程電子化本身則分為兩步驟進(jìn)行： 透過(guò)網(wǎng)路零時(shí)差的快速傳遞，進(jìn)而提昇工作效率 開發(fā)完整的電子化流程管理系統(tǒng)，利用電子表單取代傳統(tǒng)表單 31傳統(tǒng)作業(yè)與電子流程管理系統(tǒng)作業(yè)方式比較 吳仁和、林信惠 (2023)提出之比較表如下所示 傳統(tǒng)流程 電子郵件 電子 流程管理傳送媒介 紙張；不易保存、調(diào)閱與搜尋 網(wǎng)路與儲(chǔ)存設(shè)備；無(wú)專用存放資料庫(kù)網(wǎng)路與儲(chǔ)存設(shè)備；專用資料庫(kù)統(tǒng)一儲(chǔ)存，再利用性高文件製作 人工填寫、打字、影印 利用夾帶附檔傳送，可輕易修改 電子化表單、無(wú)需反覆製作流程方式 人員判斷簽核流程 人員自行判斷 流程引擎自動(dòng)判斷傳送方式 人員傳遞，易發(fā)生人為疏失以致公文遺失 電子傳送，需自行設(shè)定收件人 預(yù)設(shè)流程，自動(dòng)傳送安全控管 列印、影印、人工傳遞資訊易外洩 可能因誤傳而外洩 嚴(yán)謹(jǐn)權(quán)限控管、安全無(wú)虞進(jìn)度追蹤人力追蹤，常有公文積壓、公文旅行的弊病發(fā)生僅能等待信件回函即時(shí)查詢、圖形化介面追蹤容易、一目瞭然；系統(tǒng)自動(dòng)逾時(shí)提醒32傳統(tǒng)作業(yè)與電子流程管理系統(tǒng)作業(yè)方式比較 (續(xù) ) 傳統(tǒng)流程 電子郵件 電子流程管理工作時(shí)效 傳遞、滯留與積壓時(shí)間難以掌控 時(shí)間較短、但仍缺乏控管能力 即時(shí)傳遞、系統(tǒng)自動(dòng)控管工作地點(diǎn) 辦公室 任意地點(diǎn)、但收發(fā)郵件限制較多 隨時(shí)隨地，只要連上Inter即可人力成本管理無(wú)法得知員工處理哪些工作，人事成本難以估算無(wú)法統(tǒng)計(jì) 系統(tǒng)具備圖表量化分析功能企業(yè)流程改造機(jī)會(huì)無(wú)法有效分析流程效率不易有效分析流程效率圖表分析、輕易洞悉流程瓶頸，提供企業(yè)流程改造絕佳機(jī)會(huì)知識(shí)管理 紙張文件儲(chǔ)存不易，搜尋困難 效能不良 數(shù)位化處理，儲(chǔ)存、搜尋、再利用輕鬆容易整體效能 效能低落 效能不佳 效能極佳33機(jī)動(dòng)化辦公室（ Mobil Office） 機(jī)動(dòng)化辦公室的實(shí)施，使人們不必過(guò)毫無(wú)彈性的上班生活而是可以彈性運(yùn)用自己時(shí)間在家工作，甚至隨時(shí)隨地工作 機(jī)動(dòng)辦公室就是「 讓員