【文章內(nèi)容簡介】 遞公司 王軍 7月1日審定邀請函 李輝 7月2日將邀請函交印刷廠 王軍 7月3日將邀請函送郵遞公司 王軍 7月4日接下來我們要做的就是為每個(gè)參與活動(dòng)的工作人員進(jìn)一步制定工作單。 2：工作單 大家知道，拍電影編劇要編寫劇本，家創(chuàng)作，而活動(dòng)策劃者在關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表確認(rèn)以后，則要擬定工作單。正如一個(gè)好的故事有開頭，發(fā)展和結(jié)尾一樣，每個(gè)步驟都被事先擬定，每個(gè)音符都嚴(yán)格按照作者意愿被奏出，每個(gè)人都按照統(tǒng)一的劇情表演，每一件事都有詳細(xì)說明，它降低了出錯(cuò)的可能，消除了‘我本來以為……’之類的偏差，壓縮了管理的‘灰色空間’，減少了因疏漏而可能導(dǎo)致的意外。 因此，你要對你的每個(gè)工作人員開始制作工作單，因?yàn)?，工作單決定了活動(dòng)的所有內(nèi)容，你應(yīng)該專門安排一個(gè)人準(zhǔn)備。他需要負(fù)責(zé)控制填入的信息，并且必須是唯一的一個(gè)完成最終計(jì)劃的人。正如導(dǎo)演不能離開片場，創(chuàng)意指導(dǎo)必須對活動(dòng)了如指掌，包括每個(gè)時(shí)刻、每個(gè)步驟和每個(gè)細(xì)節(jié)。每一個(gè)演員都必須清楚他們各自的角色，并知道自己在什么時(shí)候應(yīng)該上場，但只有一個(gè)人是統(tǒng)領(lǐng)全局的。這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)該是負(fù)責(zé)聯(lián)系的人。他就是你自己，你一定要確保每一個(gè)人都清楚各自特定的角色。如果每個(gè)人的工作沒有條理性，這樣的安排很容易帶來不良的后果，這樣錯(cuò)誤的安排只能反映出你管理和組織方面在能力有待提高。 工作單相當(dāng)于信息指南，其作用在于告訴你的供應(yīng)商，和協(xié)作單位，你的伙伴，他們會按照合同的內(nèi)容、雙方協(xié)商好的費(fèi)用以及你所希望的細(xì)節(jié)去著手準(zhǔn)備。比方說，客人的飲食有什么特殊的要求，比如說少數(shù)民族的有些風(fēng)俗習(xí)性，飲食文化等等。我們相關(guān)的工作人員就要和飯店聯(lián)系，讓他們提前了解這些信息，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，飯店的工作人員也便于和你的人聯(lián)系。這僅僅是千頭萬緒工作中的一個(gè)小細(xì)節(jié)，而整個(gè)活動(dòng)的安排不知道要涉及多少個(gè)這樣的細(xì)節(jié)。你要用工作單來保證。 一份好的工作單就是一本好的參考書。因?yàn)橥ㄟ^他們就能將活動(dòng)安排的井井有條。他們不會說‘我不知道’，因?yàn)槊總€(gè)細(xì)節(jié)都清楚地列在工作單上了。如果有些事項(xiàng)不符合你的要求或者你的設(shè)計(jì)，你必須在活動(dòng)之前就要知曉，而不是等到活動(dòng)開始的當(dāng)天才知道。同時(shí)你必須還要做好每一個(gè)記錄，誰去負(fù)責(zé)哪一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，什么時(shí)候起監(jiān)察物品的擺放，這樣才能使所有工作按部就班地進(jìn)行。搞技術(shù)的檢查一下音響，視覺效果怎么樣？攝像機(jī)應(yīng)該對準(zhǔn)什么地方？對準(zhǔn)什么人？客人能看見些什么？有些什么效果？現(xiàn)場氣氛如何？ 工作單就好比一本工作流程手冊。工作人員和協(xié)辦單位了相互能夠了解活動(dòng)的整個(gè)流程，這對他們的準(zhǔn)備工作是十分有利的。如果你的工作人員和協(xié)辦單位，看過你最初的工作單，但后來你們對重要內(nèi)容又作了調(diào)整，那么必須將修改過的文本再給他們一份。在活動(dòng)正式開始的前幾天你應(yīng)該召開一個(gè)預(yù)備會議。所有協(xié)辦單位和供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵成員應(yīng)當(dāng)瀏覽一下工作的終稿，以確保對每個(gè)環(huán)節(jié)都理解無誤。 工作單的開頭應(yīng)該是一份‘通訊錄’，包含所有活動(dòng)相關(guān)者的姓名、職務(wù)、公司名稱、電話號碼、傳真號碼、手機(jī)號碼、電子郵件。這種通訊卡有兩個(gè)作用：1，確保能找到每一個(gè)人。2，活動(dòng)后，給相關(guān)人員寫感謝信。 工作單的作用在于確認(rèn)什么人做什么事。當(dāng)你完成這份工作單時(shí)，你應(yīng)該需要多少人手、他們各自的責(zé)任與任務(wù)以及他們何時(shí)被安置在何地等情況將在工作單上顯示的一目了然。除工作單以外，工作單的內(nèi)容，而每個(gè)活動(dòng)的每個(gè)細(xì)節(jié)你都要盡量考慮周全。比如你的活動(dòng)是否考慮符合城管規(guī)定或者說滿足消防的要求。案例；商場聯(lián)手宣傳電子銀行的難堪。P17 工作單樣本格式組織活動(dòng)公司全稱： 匯智公司地址全稱： 成都市世紀(jì)精英學(xué)校內(nèi)二樓聯(lián)系人： 列出所有人的名單職位： 辦公室電話：傳真：電子郵件：手機(jī)：住宅電話：一，策劃組，二，技術(shù)組，三，財(cái)務(wù)組，四，后勤組……..格式同上.（工作人員，工作地點(diǎn)，工作內(nèi)容） 3，選對日子最關(guān)鍵 要想你的活動(dòng)取得成功，一個(gè)重要條件是挑選一個(gè)好日子。在選定活動(dòng)日期時(shí)，除保證大多數(shù)人能夠出席以外，還需考慮其他因素。例如，在你的活動(dòng)日期前后有沒有其它事情發(fā)生？如果你邀請的重要客人帶孩子一起來參加活動(dòng)，那么活動(dòng)最好不要安排在在第二天有課的晚上，客人們都不會長留，因?yàn)楦改负秃⒆拥诙於家缙鹕习嗌蠈W(xué)。將活動(dòng)時(shí)間推遲到周末會是個(gè)更理想的選擇。如果你依然決定將時(shí)間定在工作日的晚上，這個(gè)時(shí)間是否位于考試之前或考試之間？這也會給你的活動(dòng)帶來影響。 在完成你的計(jì)劃之前，你還要考慮季節(jié)因素。5月和6月是婚禮和學(xué)生考試的高峰期，11月和12月是慶賀節(jié)日的高峰期。你考慮前往的旅游目的地是否處在一年當(dāng)中大雨和山洪的多發(fā)期呢？那里是不是臺風(fēng)肆虐的季節(jié)？路面交通會不會因?yàn)闅夂蚨?jīng)常癱瘓呢？這些因素都可能給在旅游勝地召開的會議帶來影響。 因此，仔細(xì)考慮你計(jì)劃舉辦活動(dòng)的日期。會不會與某些節(jié)假日發(fā)生沖突？考慮這些節(jié)日對你活動(dòng)的影響，然后據(jù)此調(diào)整你的計(jì)劃。 另外，你必須考慮到你的客人的出行起點(diǎn)，你的會議最好在早上較早的時(shí)間開始，中途給客人們提供一些小茶點(diǎn)，這樣的時(shí)間安排比較合理，如果會議時(shí)間開始較晚，客人們可能在上班高峰期堵車。如果你計(jì)劃在星期五搞活動(dòng)，到下午4點(diǎn)的時(shí)候，與會者的心思可能就不會在會場上了，而是尋思著會議結(jié)束后如果避開擁堵的交通，如何安排自己的周末。 參加過會議的人都見過這樣的場景，會間休息時(shí)悄悄打手機(jī)的人們，甚至有些偷偷溜出會場去處理自己生意的人，似乎再也沒有回到會場。你的時(shí)間是否和與會者們處理自己業(yè)務(wù)的時(shí)間沖突，以至于他們無限投入到你的會議中呢？活動(dòng)時(shí)間定在一周的中間幾天是否安排在星期一更好呢？是否通常在星期四和星期五兩天你的事情更少？如果你的活動(dòng)地點(diǎn)較遠(yuǎn)，就得考慮一下花在路上的時(shí)間、路費(fèi)、過夜的地點(diǎn)以及公司是否應(yīng)對延期的要求。在你最后確定活動(dòng)日期之前，你應(yīng)當(dāng)拿出日歷仔細(xì)研究一下，看看這六個(gè)因素是否對你的活動(dòng)有所影響：1：主要的2：學(xué)校假期3：周末4：體育賽事（歐洲杯）5：其他特殊的活動(dòng)6：其他考慮因素（特殊客人） 我們說選對日子最關(guān)鍵，這是從一般的，一般的活動(dòng)來考慮的，有些活動(dòng)上述的因素只能作為次要的因素來考慮，更多的你要考慮你選擇的時(shí)間，你的目標(biāo)客戶能不能到場，這也是事關(guān)重大的要害。否則你的活動(dòng)將會喪失舉辦的意義，前面我所說的，貸記卡品牌活動(dòng)選擇時(shí)間，計(jì)劃是在二〇二二二〇二二年八月二十日舉行，后來連續(xù)變動(dòng)了三次活動(dòng)時(shí)間。大家知道是什么原因嗎？哪是否因?yàn)槲覀冄埖闹匾蛻簦髽I(yè)重要法人代表不能到場。政府領(lǐng)導(dǎo)包括市長也不能到場，所以連續(xù)變動(dòng)了三次?；顒?dòng)的時(shí)間以他們?yōu)橹?。因?yàn)椋覀兊男庞每ň褪轻槍φ賳T，白領(lǐng)階層，企業(yè)家而設(shè)計(jì)的。換句話說，就是針對有錢人來設(shè)計(jì)和推廣的。這群人中，核心的人物都沒有來，想想看你的策劃活動(dòng)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)嗎？活動(dòng)的意義還有多大呢？。所以說，我們的活動(dòng)時(shí)間一定要考慮六個(gè)因素，特別是要圍繞我們的目標(biāo)客戶而確定。在這第三課里，需要大家掌握的是，你的活動(dòng)要做到有聲有色，有條不紊，你就要1：制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表。然后給每個(gè)人再制作工作單，選對日子最關(guān)鍵P18 第四課：位置 位置 位置為什么我要反復(fù)強(qiáng)調(diào)，位置 位置 位置呢？因?yàn)椋e辦活動(dòng)的地址選擇至關(guān)重要，它可以決定活動(dòng)的成敗。地址的選擇：正如房地產(chǎn)業(yè)流行的一句話所說的：位置就是。舉辦地址選擇同樣至關(guān)重要，它可以決定的成敗。比如2001年的國際奧林匹克選擇候選城市的時(shí)候，為什么我們國家就推薦北京而沒有選擇成都作為舉行奧運(yùn)會的場地呢？，更沒有選擇西藏拉薩呢？噢，因?yàn)槿澜缍贾?，北京是我國的政治、?jīng)濟(jì)、文化中心。北京是中國的首都，是中國的心臟，除了北京具有代表性而外，其它國內(nèi)任何城市，誰能和北京競爭呢。所以說很多如果條件許可的話，活動(dòng)位置的選擇都是根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)考慮，比如我們外出旅游，冬天我們到海南或者是云南的昆明的人就比較多，夏天我們到九寨溝（現(xiàn)在不行），或者到中國避暑之都貴陽都是不錯(cuò)的選擇，當(dāng)然活動(dòng)地點(diǎn)的選擇，主要還是要看費(fèi)用及對象而定。另外，根據(jù)不同活動(dòng)和性質(zhì)及客人身份不同，特別是目標(biāo)客戶的選擇不同的會議地點(diǎn)，是很重要的，比如說公司的員工周日聚會到龍泉或成都附近的農(nóng)家樂都也可以了，但如果我們是搞產(chǎn)品的推銷就要考慮在我們的城市商業(yè)中心的某一個(gè)地點(diǎn)?？紤]我們的客戶群體在位置最集中。有些活動(dòng)要以重要的目標(biāo)客戶為中心來安排和統(tǒng)籌，一切都要以目標(biāo)客戶為主導(dǎo)。當(dāng)然我們所說的地點(diǎn)，一般包括會議活動(dòng)地點(diǎn)，飯店就餐地點(diǎn)，住宿地點(diǎn)，這三個(gè)點(diǎn)還要充分考慮，三者之間的交通距離不能過大。同時(shí)還應(yīng)兼顧考慮就餐飯店的標(biāo)準(zhǔn)，又要考慮住宿地點(diǎn)和會議地點(diǎn)之間交通的方便，三者之間都彼此要相互兼顧。最佳的方案是什么呢？根據(jù)不同會議的性質(zhì)，選擇不同的會議地點(diǎn)形式。一般有三種。請問：如果說你是在策劃一個(gè)慶典活動(dòng)你選擇什么樣的地點(diǎn)布局而更加合理。如果是產(chǎn)品推銷活動(dòng)呢？如果是總結(jié)表彰大會呢？P19 活動(dòng)地點(diǎn)的布局一個(gè)點(diǎn)，（會議，住宿，就餐），兩個(gè)點(diǎn)，如果一定是三個(gè)點(diǎn)最好是成等邊三角形。要請注意兩個(gè)原則，方便客人和方便活動(dòng)。不能突破預(yù)算和成本標(biāo)準(zhǔn)。因此，在第四課里需要大家掌握的是，你的活動(dòng)地點(diǎn)要根據(jù)你的活動(dòng)類型，活動(dòng)的目的而確定最佳的活動(dòng)地點(diǎn)和布局。P20 第五課：活動(dòng)場地要求 朋友們，在我們的活動(dòng)地點(diǎn)確定以后，就要充分考慮活動(dòng)地點(diǎn)對場地的所有要求，選定理想的活動(dòng)場地。比如，你在策劃一個(gè)100人參加的活動(dòng)，打算選用一個(gè)可容納100人的自助餐會。但是，你還想安裝一個(gè)投影設(shè)備，這就需要一些額外的空間，你的餐桌不得不減少一些用來安放投影器材。你要么放棄使用投影，要么減少客人的數(shù)量或者改用更大的宴會廳。因此，在開始活動(dòng)之前對場地是否可用，你絕對有必要檢查了解所有的要求。那些曾經(jīng)看上去再合適不過的場地會因?yàn)槟愕囊粡埱鍐味鵁o法滿足活動(dòng)的需求。不要讓客人感覺房間表現(xiàn)出，四個(gè)太：太小、太擠、太熱、太不舒服。 安排空間時(shí)，不要為了省一點(diǎn)錢而讓所有人都肩并肩地?cái)D在一起。讓8個(gè)人坐10人桌。我們留出休息的區(qū)域是最好的選擇。確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出入其間。 作為策劃的總指揮，你對活動(dòng)場地一定要有一張?jiān)敿?xì)的平面圖。讓場地所有者根據(jù)你的要求提供一張平面布局設(shè)計(jì)圖，如果他們沒有，你得按比例縮小自己做一張。在這第七課中，你要知道的是活動(dòng)場地，務(wù)別要滿足活動(dòng)的需要。P21 第六課：客人是誰 朋友們，接下來你要做什么呢？你的本次活動(dòng)，誰將會被列入你的客人名單呢，你打算邀請哪些人，為什么邀請？活動(dòng)多種多樣，對象也就千差萬別。你要確保參加活動(dòng)的都是應(yīng)該來的人。需要誰來參加呢？需要請政府官員來嗎？需要請公司職員，顧客或供應(yīng)商嗎？如果要使這次活動(dòng)需要引起媒體的關(guān)注，那么是否應(yīng)該邀請記者，如果同時(shí)邀請不同的群體將會產(chǎn)生什么樣的效果呢？ 在你開始為活動(dòng)尋找舉辦場地之前，你必須知道并確定將參加活動(dòng)的客人人數(shù)及活動(dòng)所包含的一些內(nèi)容。下面是一些你需要考慮的事項(xiàng)：1， 你的客人是誰？需要安排過夜住宿嗎？總計(jì)有多少人？2， 客房數(shù)量應(yīng)該按照單人間和商務(wù)間還是雙人間來預(yù)定？最重要的客人所住房間和他的身份相符嗎？3， 如果活動(dòng)在白天舉行，是否需要一個(gè)專門房間供給客人更換衣服或者私下之用。4， 需不需要提前退房或者推遲退房。5， 會議廳要能夠多少與會者6， 打算怎樣布置房間7， 是否需要一些小會議室，以便客人在主會議室會議結(jié)束后召開小型會議？會議持續(xù)多長時(shí)間，每個(gè)分會議室如何布置？ 如果你打算邀請媒體參加你的活動(dòng)，你就需要了解一下他們會在什么時(shí)間、什么方式參加。媒體會有什么要求嗎？要仔細(xì)了解他們都有什么要求，并盡量給與滿足，這對你也是有好處的。如果孩子們參加活動(dòng)，他們的飲食、安全和娛樂項(xiàng)目也是需要策劃在內(nèi)的。在這第五課中你要做的是三件事情，一是：確定客人名單（最重要的客人是誰，并且用紅色標(biāo)注）二是：發(fā)出邀請信（包括需要是否邀請媒體）三是：要確認(rèn)有沒有夫人或者說兒童參加你的活動(dòng)；特別要注意的是貴賓中有沒有帶夫人或者子女或者兒童參加你的活動(dòng)。在這個(gè)環(huán)節(jié)不可小視，處理不好可能導(dǎo)致你的活動(dòng)失敗，或者是大打折扣。請問：如果你最重要的客人帶了小孩參加你的晚宴，而你事前并不知道，而且客人的座位已經(jīng)安排妥當(dāng)，你怎么辦？你怎么安排，最佳的辦法是什么？加位，調(diào)位，自己人退位，案例: 宴會的尷尬。P22 我要告訴大家, . 而你最重要的客戶就是？？請問？凡是商業(yè)活動(dòng)，每次活動(dòng)你最重要的客人是誰呢？P23 請看，你的客戶是？？？一般是兩種人，一是政府官員，二是大客戶，兩種人的共同特點(diǎn)是，一個(gè)有權(quán)一個(gè)有錢，我們說策劃活動(dòng)，坦率的說也就是策劃人，而面對這兩種人你知道他們的生活習(xí)慣和規(guī)律嗎？你了解他們的秉性嗎?你要策劃他，你就要了解他。了解他們的思維,了解他們的行為方式，很多事情如果按照正常的程序來做，沒有問題，而我們現(xiàn)實(shí)的情況是，很多事情是不按照游戲規(guī)則來出牌。畢竟我們還沒有完全進(jìn)入法制社會，因此，我要從另外一個(gè)角度來觀察，處理，現(xiàn)實(shí)中的一些問題。P24 請問：你認(rèn)為哪一部法最重要。領(lǐng)導(dǎo)的說法：P25 社會現(xiàn)實(shí)，策劃參考。在這第五課里，你要注意的是你的客人是誰，特別注意最重要的客人又是誰？。P26 第七課：客人抵達(dá)：好朋友們！我們什么都準(zhǔn)備好了，客人來人，要知道客人的抵達(dá)意味著你的策劃活動(dòng)就已經(jīng)正式開始。一切都像民航飛機(jī)一樣開始執(zhí)行航班，一旦起飛就不可能停下來或者再飛回來。因此，假如我們是在露天廣場進(jìn)行盛大的慶典活動(dòng)，你要關(guān)注的幾件事情。重要的是你要關(guān)注什么事情呢？ 第一、關(guān)注天氣狀況，你應(yīng)該提前三到五天預(yù)知客人到達(dá)的氣候情況，比如是否有高溫天氣，是否有大風(fēng)或者雷