【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 件夾應(yīng)按方案名稱進(jìn)行標(biāo)識(shí)。方案如有更新，必須相應(yīng)更新電子版的備份。六、圖紙與變更洽商管理及其可追溯性、及時(shí)性的相關(guān)要求由于名門蝶翠園項(xiàng)目涉及到邊設(shè)計(jì)邊施工，邊施工邊修改的特殊情況，變更作廢的圖紙較多，對(duì)作廢的圖紙必須用作廢處理卡進(jìn)行處理（作廢處理卡格式附后）。圖紙是否作廢由技術(shù)部經(jīng)理核實(shí)并在作廢處理卡上簽發(fā)。作廢的圖紙及變更統(tǒng)一加蓋“作廢”章，并及時(shí)收回或銷毀（資料室、商務(wù)部應(yīng)至少保存一套用于存檔結(jié)算，其余可作銷毀處理，避免誤傳）。作廢處理卡按時(shí)間先后成冊(cè)并裝入文件夾中進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以備索賠之用。作廢處理卡還可以對(duì)丟失的作廢文件進(jìn)行記錄并分清責(zé)任。內(nèi)部存檔圖紙應(yīng)按折圖要求統(tǒng)一折疊成標(biāo)準(zhǔn)格式（不須裝訂的手風(fēng)琴式），資料員應(yīng)學(xué)習(xí)如何折圖。圖紙與變更的發(fā)放均須及時(shí)通知項(xiàng)目總工，如沒(méi)有特殊情況（應(yīng)口頭匯報(bào)），均按“圖紙、文件處理確認(rèn)書”上的范圍進(jìn)行發(fā)放；有業(yè)主簽字的原件應(yīng)存檔。需要進(jìn)行復(fù)印的圖紙或加曬的圖紙，均用臺(tái)帳形式進(jìn)行記錄，寫明圖名、圖幅、單價(jià)、總價(jià)、發(fā)圖去向。由于從業(yè)主處領(lǐng)取的圖紙均沒(méi)有業(yè)主蓋章（業(yè)主口頭承諾以后統(tǒng)一蓋章），有的圖紙簽了字而沒(méi)有日期，為了保證文件的可追溯性和有效性，資料員應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)請(qǐng)業(yè)主簽上日期，對(duì)沒(méi)有有效簽字的圖紙，我方資料員應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)聯(lián)系對(duì)口的業(yè)主資料員落實(shí)簽字事宜；對(duì)沒(méi)有業(yè)主有效簽字的圖紙及文件且資料員也沒(méi)有將此情況反映至項(xiàng)目總工，應(yīng)對(duì)資料員追查責(zé)任并處罰，資料員應(yīng)負(fù)責(zé)記錄好每次圖紙收文臺(tái)帳，臺(tái)帳內(nèi)容應(yīng)至少有如下內(nèi)容：圖紙名稱及編號(hào)，發(fā)圖日期，份數(shù)，是否有有效簽字，圖紙是否是藍(lán)圖等情況（見(jiàn)后附樣表）。以備日后對(duì)圖紙份數(shù)不足、圖紙延期及變更頻繁使工程難度系數(shù)增大等索賠提供索賠依據(jù)。另外，資料員在業(yè)主發(fā)文簽收時(shí)應(yīng)注意按當(dāng)時(shí)時(shí)間及份數(shù)進(jìn)行簽收。對(duì)所有圖紙、變更文件等，資料員應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行發(fā)放，以免影響現(xiàn)場(chǎng)施工；按項(xiàng)目總工確定的發(fā)放范圍發(fā)放，并做好收發(fā)文登記、簽收。圖紙及文件內(nèi)部下發(fā)時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在右下角蓋受控章及部門人員的編號(hào)，發(fā)文章上的發(fā)文日期應(yīng)準(zhǔn)確清晰，受控章的蓋制應(yīng)工整水平。圖紙、設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審等，除留一份作資料保存外，其余按規(guī)定范圍處置；收發(fā)文本注意保存，不得遺失。原則上資料室里所有封卷資料不得外借。圖紙會(huì)審紀(jì)要由設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理及施工單位會(huì)簽蓋章后生效，由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，原件存檔，由資料員按圖紙發(fā)放范圍發(fā)放；圖紙會(huì)審應(yīng)按資料軟件上的統(tǒng)一格式制作（見(jiàn)樣表），有建設(shè)單位或設(shè)計(jì)單位提供表格的依上述單位表式為主。因本工程的特殊性，所有變更內(nèi)容會(huì)由業(yè)主以工程聯(lián)系單的形式直接簽發(fā)，所以每一份公文必須要有業(yè)主代表的有效簽字。設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審下發(fā)后，圖紙持有者應(yīng)在圖紙上被修改的地方用紅筆進(jìn)行標(biāo)注，尤其是工程部、質(zhì)檢部及技術(shù)部應(yīng)安排專人落實(shí)此項(xiàng)工作。七、工程聯(lián)系單的管理在實(shí)際施工中，業(yè)主對(duì)我方的發(fā)文基本是以工程聯(lián)系單的形式進(jìn)行發(fā)文，對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)口頭通知的一些涉及工程的事項(xiàng)，我方人員應(yīng)委婉拒絕，并提請(qǐng)發(fā)書面工程聯(lián)系單進(jìn)行明確。任何人不得隨意接受業(yè)主口頭施工指令，涉及變更的對(duì)分包的簽證應(yīng)有對(duì)應(yīng)的業(yè)主簽證單。對(duì)分包的工作安排及管理，盡量以書面形式，如工程聯(lián)系單、整改單的形式進(jìn)行，將我方的管理留下可追溯的痕跡。方便我方的索賠及對(duì)分包的反索賠。同時(shí)也是我方人員管理到位的一種具體體現(xiàn)。公文的對(duì)外發(fā)放必須有統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的編號(hào)，所有序號(hào)均由資料員統(tǒng)一排序。在資料文件發(fā)放前各部門的公文均需由分管部門的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員確認(rèn)后方可發(fā)放，對(duì)各部門均可以根據(jù)自己分管的實(shí)際情況發(fā)出工程聯(lián)系單，但應(yīng)該有統(tǒng)一聯(lián)系單編號(hào)管理。資料員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排序、登記并跟蹤及時(shí)發(fā)放。所有對(duì)業(yè)主及監(jiān)理單位的公文均要先報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審閱，經(jīng)同意后方可發(fā)出，未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批任何部門、人員不得以項(xiàng)目名義對(duì)業(yè)主或監(jiān)理發(fā)文。對(duì)業(yè)主和分包的工程聯(lián)系單應(yīng)蓋項(xiàng)目章。蓋章應(yīng)工整清晰，且蓋于簽字處。對(duì)外的工程聯(lián)系單原件應(yīng)存檔1份，并應(yīng)在第一時(shí)間及時(shí)編目（編目格式見(jiàn)后附樣表），編目?jī)?nèi)容至少應(yīng)有聯(lián)系單的編號(hào)、發(fā)文日期、主要內(nèi)容等；對(duì)分包及對(duì)業(yè)主的聯(lián)系單應(yīng)分開(kāi)歸放；放于資料柜中應(yīng)裝盒并作統(tǒng)一格式的標(biāo)簽標(biāo)識(shí)，以方便查找。資料員負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)出聯(lián)系單的編號(hào)及合規(guī)性、錯(cuò)別字進(jìn)行檢查。八、現(xiàn)場(chǎng)總體照片的收集及月報(bào)表、節(jié)能減排數(shù)據(jù)收集整理、項(xiàng)目大事記為了對(duì)今后的索賠及工程技術(shù)資料提供影像數(shù)據(jù)，項(xiàng)目每周進(jìn)行不少于一次的工程照片的收集，由工程部核實(shí)，重點(diǎn)拍攝工地全景及重點(diǎn)施工部位，未拆遷房屋情況等。并由工程部負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目月報(bào)上報(bào)局。照相機(jī)應(yīng)設(shè)置好準(zhǔn)確的日期并印于照片上，每次的照片應(yīng)及時(shí)備份于移動(dòng)硬盤中，并按日期命名相應(yīng)的照片文件夾。技術(shù)部負(fù)責(zé)季度的節(jié)能減排報(bào)表的編制，并上報(bào)局，存檔1份。項(xiàng)目計(jì)劃員記錄項(xiàng)目的大事記要，比如圖紙發(fā)放是否滯后，現(xiàn)場(chǎng)拆遷的滯后情況，其它影響工程工期的各種情況，工程目前的進(jìn)展情況，以工期為主線將重要事件進(jìn)行羅列，以方便今后的索賠。大事記應(yīng)以表格形式進(jìn)行記錄，大事記完成后由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審核以補(bǔ)充遺漏，并保存于