【文章內(nèi)容簡介】 20～30分鐘的時間講解文檔中的內(nèi)容并與臺下的人交流互動。企業(yè)可以每季度做一次這樣的文檔發(fā)表會，并全程錄音錄影，這樣能夠在長時間、大范圍內(nèi)重復(fù)使用，發(fā)揮最大的價值?？傊?，文檔管理不只是一套文檔管理系統(tǒng)，而是要搭配一系列的管理辦法和活動機(jī)制，包括文檔的獲取、儲存、傳播、保存等，這樣才能夠讓文檔管理真正變得有意義、有價值。大部分人都有惰性，所以管理是非常必要的，除非所有人都已經(jīng)全部自發(fā)化，才能達(dá)到所謂“有責(zé)任心的人根本沒有管理的問題”的境界。文檔管理的三大重點(diǎn)設(shè)立文檔審核的標(biāo)準(zhǔn)。文檔審核的標(biāo)準(zhǔn)主要包括內(nèi)容質(zhì)量、應(yīng)用度、價值和前瞻創(chuàng)新等，如表4所示。表4 文檔審核標(biāo)準(zhǔn)參考表評分類別評分標(biāo)準(zhǔn)評分內(nèi)容質(zhì)量（30%）正確、易讀、易懂、易學(xué)、易用具實時性且定期更新，有中長期效益具系統(tǒng)結(jié)構(gòu)性，或與主題性知識相關(guān)機(jī)密等級與分享程度得宜知識應(yīng)用（30%）有助于同仁提高工作效率、效能可強(qiáng)化同仁素質(zhì)與競爭力易于復(fù)制使用，水平推廣具備專業(yè)性與獨(dú)特性價值效益（30%）可為員工成長與持續(xù)學(xué)習(xí)的典范改善企業(yè)流程，達(dá)到資源整合的目的有助于提升顧客滿意與企業(yè)獲利相關(guān)，可直接看出正面財務(wù)報酬前瞻創(chuàng)新（10%）產(chǎn)品、服務(wù)與管理流程面上極具開創(chuàng)性符合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展潮流與未來經(jīng)營趨勢總評：合計：建立文檔審核的流程。文檔的審核要有一個科學(xué)嚴(yán)格的流程，各部門在上傳之前要經(jīng)過單位主管的確認(rèn)，這種審核流程都是電子化、網(wǎng)絡(luò)化的，企業(yè)管理者和專家每天打開電腦就能收到提示消息，說明有哪些文件需要審核、還有多長時間到期等。同時，企業(yè)的門戶網(wǎng)站也應(yīng)設(shè)立信息提示，每天告訴員工今天公司又新增了多少份有價值的文檔或歷史文檔等。在這個過程中，專家無疑要付出更多的勞動，因此公司可以給予專家一些審核費(fèi)、優(yōu)先升遷等報酬或獎勵。組成文檔審核的專家團(tuán)隊。企業(yè)要組建起審核專家團(tuán)隊，文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)、流程和專家缺一不可。同時要注意，企業(yè)中有的人喜歡做表面文章，只求完成任務(wù)的數(shù)量，不講求文檔的質(zhì)量。為了防止類似現(xiàn)象的發(fā)生，可以采用目標(biāo)達(dá)成率、知識貢獻(xiàn)率和知識價值率等多重指標(biāo)審核文檔，以一種細(xì)膩的手法兼顧文檔的數(shù)量與品質(zhì)。如表5所示。表5 企業(yè)各部門上傳文檔的審核辦法案例某企業(yè)規(guī)定，每個部門每月要上傳10份文檔，本月甲部門上傳了20份文檔，其中過關(guān)2份；乙部門上傳文檔8份，其中過關(guān)5份審核公式甲部門計算結(jié)果乙部門計算結(jié)果目標(biāo)達(dá)成率＝文件提供數(shù)/目標(biāo)筆數(shù)20/10＝200%8/10＝80%知識貢獻(xiàn)率＝有價值文件數(shù)/目標(biāo)筆數(shù)2/10＝20%5/10＝50%知識價值率＝有價值文件數(shù)/文件提供數(shù)2/20＝10%5/8＝%許多企業(yè)都很擔(dān)心員工組成“小團(tuán)體”，事實上如果能夠恰當(dāng)引導(dǎo)員工的“小團(tuán)體”，就會產(chǎn)生一種“腦力風(fēng)暴”的效果。在知識管理界，有一種被稱為世界咖啡館（World Coffee）的小型活動運(yùn)作，規(guī)則是按照四人一組的方式將員工分為若干組，每組選出一個桌長固定在桌子上不動，其他三個人先與桌長就某個話題談?wù)?0分鐘，然后除了桌長之外的所有員工開始不停地輪換，挨個與不同的桌長交談。在談話的過程中，桌長不斷把與前面組員的交談心得分享給下一組組員，而組員也能將與前面桌長交談的收獲與新的桌長分享，最后當(dāng)組員們回到最初的小組后，桌長又能夠把所有的談話內(nèi)容集大成地都分享給組員，而組員也能從其他桌長處帶回許多信息。這就是時下非常流行的知識螺旋、頭腦風(fēng)暴、集體智慧概念。比如，現(xiàn)在許多企業(yè)都開設(shè)了內(nèi)部微博，有的還開發(fā)了企業(yè)版的微博，這是一種非常積極的嘗試，如何更加有效地利用微博的作用，是一個需要認(rèn)真探索的新議題。企業(yè)建立知識社區(qū)的目的增加同仁知識分享。建立知識社區(qū)可以增加企業(yè)員工間的知識分享，讓員工互相學(xué)習(xí)，增加自己的知識量。挖掘隱性知識。企業(yè)的許多員工可能在工作中沒有業(yè)務(wù)往來，但在社區(qū)中卻可以相互交流，所以社區(qū)要盡可能聽到不同的聲音，成為一個跨部門、跨項目、跨專業(yè)合作的管道。臺灣地區(qū)某家企業(yè)的知識管理團(tuán)隊經(jīng)常在一起開會交流，然后把會議記錄在知識管理系統(tǒng)上公開，久而久之許多其他部門的人開始關(guān)注和瀏覽這些會議記錄，當(dāng)該團(tuán)隊缺人手時，就會從那些經(jīng)常關(guān)注團(tuán)隊會議記錄，向心力很強(qiáng)的人中選拔。此外，企業(yè)建立知識社區(qū)還可以激發(fā)創(chuàng)造力，解決項目困難或瓶頸，解決急迫或突發(fā)議題以及加速項目溝通。企業(yè)如何運(yùn)營知識社區(qū)各種類型社區(qū)相結(jié)合。知識社區(qū)可以分為實體社區(qū)和虛擬社區(qū)，同時又可以按專業(yè)分為專業(yè)社區(qū)和一般社區(qū)（非專業(yè)社區(qū)），在運(yùn)營中應(yīng)當(dāng)將各種類型的社區(qū)有效組合，共同發(fā)揮作用。有些企業(yè)的專業(yè)社區(qū)長時間經(jīng)營不起來，一個重要原因就是企業(yè)只有專業(yè)社區(qū)而沒有非專業(yè)社區(qū)，無法引起員工足夠的興趣。事實上，企業(yè)應(yīng)當(dāng)開設(shè)幾個人氣很旺的非專業(yè)社區(qū)以吸引員工，這樣通過非專業(yè)社區(qū)與專業(yè)社區(qū)的鏈接等方式，員工就會很自然地流通到專業(yè)社區(qū)。在未來，企業(yè)還可以采用微博加關(guān)注和分享的形式，打通非專業(yè)社區(qū)與專業(yè)社區(qū)。知識社區(qū)負(fù)責(zé)人的工作守則。知識社區(qū)的每個版塊都應(yīng)當(dāng)設(shè)立負(fù)責(zé)人，也就是通常所說的版主（斑竹），否則社區(qū)的版塊到最后非常容易失焦，變得沒有特色。企業(yè)應(yīng)對社區(qū)各版塊的負(fù)責(zé)人進(jìn)行專門的教育訓(xùn)練，達(dá)到讓對的人站在對的位置引導(dǎo)員工知識交流的效果。除此之外，知識社區(qū)文章內(nèi)容管理、知識社區(qū)內(nèi)容推廣、知識社區(qū)成效評估等環(huán)節(jié)也是知識社區(qū)運(yùn)營的重要內(nèi)容。運(yùn)營組織內(nèi)部知識社區(qū)的十個秘訣成功運(yùn)營組織內(nèi)部知識社區(qū)，應(yīng)當(dāng)掌握十個秘訣：第一，初試啼聲——測試社區(qū)可行性；第二，全民動員——讓大家動起來；第三，門庭若市——使點(diǎn)子自動上門；第四，四海為家——網(wǎng)網(wǎng)相通、激發(fā)討論；第五，英雄大會——招募志愿幫忙的人；第六，賞罰分明——訂定游戲規(guī)則；第七，落地生根——屬于大家的社區(qū)；第八，旗幟鮮明——讓社區(qū)自成風(fēng)格；第九，積沙成塔——謹(jǐn)慎地成長；第十，穿針引線——成為一個技巧的引導(dǎo)員?？傊?，只要采用正確的方法和舉措，企業(yè)的知識社區(qū)都能夠經(jīng)營起來，即使是很小的群體也可以讓少數(shù)參與者將參與社區(qū)變成一種習(xí)慣。當(dāng)然在背后，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)建立一些資料數(shù)據(jù)庫，隨時掌握社區(qū)的運(yùn)營情況，包括參與人數(shù)的增減等，然后再根據(jù)情況調(diào)整運(yùn)營策略。三、推行知識管理考核與激勵對于知識擁有者而言，最寶貴的分享是愿意真心分享出來的知識。只有來自內(nèi)心的分享，才是員工真正想說的話；采用強(qiáng)迫的方式，即使最終促成員工的分享，往往也是言不及義。因此，激勵出自發(fā)愿意分享的知識工作者，勝過用大棒考核逼出來的分享。企業(yè)要想形成這樣的氛圍，首席知識官就必須具備相應(yīng)的氣度和雅量，以促成企業(yè)文化的形成。知識專家的挑選與權(quán)利義務(wù)制訂知識專家的分類。通常來說，企業(yè)的知識工作者可以分為以下等次：新手、專業(yè)技術(shù)者、資深專業(yè)技術(shù)者、專家、大師。所謂專家，就是能夠輕松地完成一些重復(fù)性的工作；大師則是專家中的專家，他們的一項主要工作就是要制定公司的工作規(guī)范；而一般的專業(yè)技術(shù)人員則只需重復(fù)性工作。知識專家的權(quán)利。知識專家的權(quán)利主要包括：第一，成為知識庫審核委員，可以運(yùn)用自身的專業(yè)進(jìn)行知識分類；第二，成為知識社區(qū)駐站專家。同時，企業(yè)也可以規(guī)定在某一階段升職時，候選人必須具備審核委員或者駐站專家的資歷等。知識專家的義務(wù)。知識專家的義務(wù)主要包括成為專家黃頁的知識專家，成為最佳實踐與隱性經(jīng)驗傳承的優(yōu)先人選，成為社區(qū)成員或其他員工專業(yè)問題的優(yōu)先咨詢對象等。具體來說，知識專家的工作流程如圖5所示。圖5 知識專家的工作流程如圖5所示，企業(yè)可以為每位知識專家建立一個專屬網(wǎng)頁，上面介紹專家的個人信息，包括博客、微博、等，同時轉(zhuǎn)接可以在網(wǎng)頁上些專業(yè)文章和生活化的文章。然后，企業(yè)可以定期通知專家要更新最近的內(nèi)容，因為專家會不斷接觸不同的工作項目，其知識更新非?？臁４送?，還可以在專家的網(wǎng)頁上設(shè)置一個提問按鈕，員工可以通過這個管道向?qū)＜姨釂柷笾?，而網(wǎng)頁的資料庫則會掌握專家被提問以及應(yīng)答情況。知識專家的退場機(jī)制。一般來說，有的專家在回答員工提問時非常積極，有的專家則比較怠慢，貢獻(xiàn)度非常低，這時就要設(shè)立一個專家退場機(jī)制。當(dāng)知識專家長期無法履行應(yīng)盡義務(wù)且其情節(jié)嚴(yán)重，經(jīng)部門主管認(rèn)定已不再適任知識專家時，由該部門主管提交情節(jié)內(nèi)容，送請知識管理項目團(tuán)隊決議通過后，可立即解除其知識專家之名銜與權(quán)利義務(wù)。知識專家的個人網(wǎng)頁只是與員工溝通的一個方式，除此之外，還要建立起面對面交流、語音交流、電子郵件交流等多元化的管道，讓員工與專家有更多的互動。專家隱性知識與經(jīng)驗傳承的方法專家有很多隱性知識與經(jīng)驗傳承的方法，如表6所示。表6 專家隱性經(jīng)驗傳承機(jī)制表隱性經(jīng)驗傳承機(jī)制內(nèi)容說明師徒制制度以師父帶徒弟進(jìn)行一對一的工作經(jīng)驗傳承舉辦組織內(nèi)部教育訓(xùn)練邀請組織各領(lǐng)域?qū)＜曳窒砥鋵I(yè)知識給組織成員成立項目團(tuán)隊小組透過小組溝通討論方式傳播組織知識舉行面對面會議藉由會議進(jìn)行使參與者進(jìn)行知識交流采取組織工作輪班制讓組織成員接觸不同性質(zhì)的組織工作建立實踐社區(qū)集結(jié)擁有共同目的之成員進(jìn)行經(jīng)驗交流、分享項目成果、心得分享會邀請成功項目團(tuán)隊分享成功經(jīng)驗、心得專業(yè)技術(shù)研討會透過各類專業(yè)技術(shù)討論、分享增進(jìn)同仁專業(yè)知識舉行專題講座針對特定主題，舉行跨部門專題討論、分享增進(jìn)同仁專業(yè)知識專業(yè)技術(shù)、知識實習(xí)/研習(xí)讓組織人員實際進(jìn)行專業(yè)技術(shù)、技能操作或知識學(xué)習(xí)構(gòu)建組織休憩空間透過自由交談的休憩空間交流個人內(nèi)隱知識說故事計劃由受訪者不設(shè)限議題，詳細(xì)描述項目成功經(jīng)驗大師/專家培育計劃