【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)主管部門(mén)給公司的外來(lái)文件的識(shí)別和發(fā)放； 管理要 求 、管理體系文件的分類： 、公司管理體系文件按層次分為以下三個(gè)層次 第一層次 質(zhì)量管理手冊(cè) 第二層次 作業(yè)文件（規(guī)章制度、作業(yè)性文件、管理職責(zé)）等 第三層次 支持性工具 、公司管理體系文件按控制狀態(tài)分為“受控文件”和“非受控文件”兩類。受控文件需加蓋紅色“受控文件”章，非受控文件需加蓋黑色“非受控文件”章。 、公司管理體系文件按材質(zhì)分為書(shū)面、電子兩類。其中電子文件按照《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)定》，須做好文件上傳、加密、防毒等工作。 、管理體系文件的編號(hào) a）、質(zhì)量管理手冊(cè)： JW/XSC，即公司代號(hào) /版次 手冊(cè)代號(hào)； b）、第二層次文件： JW/XBXX 即公司代號(hào) /版次 第二層文件 序號(hào) 如果在第二層次文件中出現(xiàn)新的文件，只需用源文件的編號(hào)后面加上新的序號(hào)即可。 c)、第三層次文件： JW/XXX 即公司代號(hào) /版次 記錄序號(hào) 、管理體系文件的密級(jí) 文件密級(jí)的設(shè)定：公司文件密級(jí)分 A、 B、 C 三級(jí)。 含 義 代 碼 分 配 分 類 代碼 表示信息傳遞的區(qū)域及信息瀏覽的權(quán)限 公司經(jīng)理、公司副經(jīng)理、公司管理者代表高層管理者 A 公司部門(mén)經(jīng) 理（含）以上員工 B 公司所有員工 C 、管理體系文件的編制、審批權(quán)限 文件類別 編制人 審核人 批準(zhǔn)人 質(zhì)量管理手冊(cè) 河南交通物業(yè)管理有限公司綜合辦公室 河南交通物業(yè)管理有限公司管理者代表 河南交通物業(yè)管理有限公司經(jīng)理 第二層次文件 1 相關(guān)部門(mén) 相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo) 管理者代表 第二層次文件 2 相關(guān)部門(mén) 相關(guān)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo) 管理者代表 、工作流程 、管理體系文件新制訂流程 使用部門(mén)書(shū)面提 出需求 N Y 綜合辦公室發(fā)布，第二層次 2 的文件由部門(mén)到綜合 辦公室備案后發(fā)布 制訂《文件控制清單》 、管理體系文件修訂流程 提出需求 編 制 審 批 發(fā)布 確 認(rèn) 申 請(qǐng) Y N 提出需求 責(zé)任人及工作要點(diǎn) 綜合辦公室確認(rèn)文件是否需新制訂 按照本文件第 、審批，同時(shí) 填寫(xiě)《文件編制修訂申請(qǐng)單》，并提交新文件原檔（電子文檔） 提出需求 組織討論并修改改 審 批 發(fā)布 確 認(rèn) 申 請(qǐng) Y N N Y 使用部門(mén)書(shū)面提出需求 綜合辦公室確認(rèn)文件是否需修訂，其中屬于第二層次2 類別的文件由部門(mén)確認(rèn)文件是否需要修訂 除第二層次 2 類文件，綜合辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員討論、修訂 按照本文件第 條款編制、審批，同時(shí)填寫(xiě)《文件編制修訂申請(qǐng)單》，并提交新文件原檔（電子文檔） 綜合辦公室做好文件修訂記錄。每修改一次，文件版次號(hào)應(yīng)遞增１；體系有較大調(diào)整時(shí)版本號(hào)從Ａ、Ｂ、Ｃ ? ? 遞增。 修訂《文件控制清單》 、文件廢止、銷毀流程 、文件發(fā)放、回收流程 文件與實(shí)際 情況不符 新文件產(chǎn)生 申請(qǐng)廢止 審批 回 收 原件存檔 復(fù)印件銷毀 繼續(xù)使用 N Y 綜合辦公室提出書(shū)面文件廢止申請(qǐng)，其中屬于 第二層次 2 類別的文件由部門(mén)提出申請(qǐng) 按照本文件第 各部門(mén)文件管理人員負(fù)責(zé)回收本部門(mén)廢止的文件，并做好記錄，每半年交至綜合辦公室，綜合辦公室負(fù)責(zé)回收公司廢止的文件 綜合辦公室負(fù)責(zé)將文件原件存檔，修訂文件控制清單 綜合辦公室 提出發(fā)布需求 通 知 確 認(rèn) Y N 確定發(fā)放份數(shù) 蓋受控章 發(fā)布新文件 收回舊文件 綜合辦公室確認(rèn)文件是否經(jīng)審批通過(guò) 綜合辦公室發(fā)布文件發(fā)放通知 綜合辦公室按照管理者代表批準(zhǔn)的意見(jiàn)確定發(fā)放份數(shù)，部門(mén)根據(jù)密級(jí)要求確定本部門(mén)發(fā)放份 數(shù)，并報(bào)綜合辦公室備案 綜合辦公室根據(jù)按照總經(jīng)理、副總經(jīng)理以及部門(mén)的順序加蓋受控章及分發(fā)號(hào) 部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)回收本部門(mén)舊版文件，在《文件發(fā)放回收記錄》上做好記錄，每半年交至上交綜合辦公室一次，綜合辦公室負(fù)責(zé)回收舊版文件，并將文件原件存檔 、管理體系文件評(píng)審流程 公司經(jīng)理確定是否需進(jìn)行評(píng)審 。 見(jiàn)管理體系文件新制、修訂流程 N 見(jiàn)管理體系文件編制、審批規(guī)定 Y 河南交通物業(yè)管理有限公司綜合辦公室 支持性工具 、支持性文件 無(wú) 記錄 、 JW/A01 外來(lái)文件登 記表 、 JW/A02 文件回收、發(fā)放登記臺(tái)帳 、 JW/A03 文件清單 、 JW/A04 文件借閱登記表 、 JW/A05 文件編制修訂申請(qǐng)單 、 JW/A06 文件更改通知單 、 JW/A07 文件評(píng)審記錄表 提出評(píng)審需求 評(píng) 審 文件新制、修訂 確 認(rèn) 編 制 文 件 Y N 審 批 發(fā) 布 綜合辦公室 公司管理者代表組織相關(guān)人員對(duì)管理體文件進(jìn)行評(píng)審 綜合辦公室根據(jù)評(píng)審結(jié)果對(duì)管理體系文件作相應(yīng)修訂 、記錄控制程序 目的： 對(duì)管理體系所要求的記錄進(jìn)行控制，以證實(shí)公司所提供的服務(wù)質(zhì)量和證實(shí)公司管理體系運(yùn)行的有效性，為公司的改進(jìn)提供相應(yīng)的資料。 范圍： 適用于對(duì)證明服務(wù)、環(huán)境和職業(yè)健康安全符合要求以及本公司、各部門(mén)管理體系 有效運(yùn)行相關(guān)記錄的控制。記錄的形式可以是電子媒體。 職責(zé) 、公司綜合辦公室為監(jiān)督、管理本公司各部門(mén)的記錄控制情況的主管部門(mén)，并負(fù)責(zé)匯總記錄清單，部門(mén)需將記錄清單報(bào)河南交通物業(yè)管理有限公司綜合辦公室備案。 、各部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)的記錄。 、綜合辦公室負(fù)責(zé)保管超過(guò)一年的紙介質(zhì)記錄，并按照《檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理。 工作程序 、記錄格式 記錄的格式為 JW/XXX 即公司代號(hào) /版次 記錄序號(hào) 記錄（表格）的控制方法與程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等相同。記錄（表格） 的修改也視為體系文件的修改。程序文件的記錄由綜合辦公室保存電子版，若有修改則按照《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行，記錄應(yīng)附在正文之后。 、記錄標(biāo)識(shí) 、記錄的編號(hào)按照《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。 、記錄應(yīng)便于檢索并確保記錄的完整性。 、記錄填寫(xiě) 、記錄填寫(xiě)要準(zhǔn)確、及時(shí)，內(nèi)容完整，字跡清晰可辨，不得隨意涂改；如有某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)目用斜直線劃掉；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空項(xiàng)。 、如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采取斜 直線劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及日期。 、記錄的保存和保護(hù) 、各部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)編制本部門(mén)使用的記錄清單，包括編號(hào)、名稱、保存期限和責(zé)任人等內(nèi)容，部門(mén)記錄清單的批準(zhǔn)由主管經(jīng)理批準(zhǔn)，公司記錄清單由本公司管理者代表批準(zhǔn)。 、各部門(mén)必須把所有的記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，應(yīng)注意防潮、防火。所有記錄保持清潔，字跡清晰。各部門(mén)按規(guī)定的期限保存記錄，對(duì)于保存一年以 上的記錄，按照公司《檔案管理制度》，定期交綜合辦公室保存。 、記錄的發(fā) 放、借閱和復(fù)制 、各部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)發(fā)放本部門(mén)所需記錄空白表。 、各部門(mén)保管的記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄》。財(cái)務(wù)和人事方面的記錄查詢必要時(shí)要河南交通物業(yè)管理有限公司經(jīng)理批準(zhǔn)。 、如記錄需要發(fā)放到相關(guān)人員，如管理評(píng)審報(bào)告，則按照受控文件的發(fā)放規(guī)定執(zhí)行。記錄的發(fā)放范圍由記錄的批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。 、記錄的銷毀處理 過(guò)期記錄的銷毀應(yīng)得到部門(mén)主管經(jīng)理的同意。涉及公司重要的財(cái)務(wù)、人事檔案的銷毀還需經(jīng)河南交通物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并 符合國(guó)家規(guī)定。 支持性工具 、 JW/A08 《記錄清單》 、 JW/A09 《文件借閱、復(fù)制記錄》 管理職責(zé) 、管理承諾 公司通過(guò)以下活動(dòng)，對(duì)顧客及其相關(guān)方要求承諾，以確保建立、實(shí)施和保持管理體系并持續(xù)改進(jìn)其有效性。 、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)向員工傳達(dá)滿足顧客的重要性。 、公司總經(jīng)理向顧客承諾： 持續(xù)提升顧客滿意度，持續(xù)改善服務(wù)質(zhì)量。 、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織公司的發(fā)展戰(zhàn)略策劃，以確定公司經(jīng)營(yíng)理念、公司使命宣言（包含公 司管理體系方針、目標(biāo)）。 、公司總經(jīng)理為實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，負(fù)責(zé)制定公司的中長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃，并適時(shí)進(jìn)行監(jiān)督和調(diào)整。 、公司總經(jīng)理為實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，負(fù)責(zé)制定公司業(yè)績(jī)方針和目標(biāo)；管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)公司方針和目標(biāo)進(jìn)行測(cè)量監(jiān)控。 、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司提供實(shí)現(xiàn)管理體系方針、目標(biāo)所需的各種資源，以滿足物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程的需要（包括：人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、工作環(huán)境、信息和資金）。 、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)確定顧客和相關(guān)方的要求，管理者代表負(fù)責(zé)把要求轉(zhuǎn)化形成管理體系文件。 、 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理評(píng)審以確保管理體系的充分性、適宜性和有效性。 、以顧客為關(guān)注焦點(diǎn) 、公司總經(jīng)理把顧客滿意作為各項(xiàng)活動(dòng)的目的，并通過(guò)下述活動(dòng)使顧客滿意得到保證： 、確保在管理方針中對(duì)滿足顧客要求和持續(xù)改進(jìn)管理體系有效性作出承諾；并在公司范圍內(nèi)傳達(dá)滿足顧客要求的重要性。 、通過(guò)與顧客溝通，全面了解顧客對(duì)產(chǎn)品、服務(wù)的各種要求，包括明示的、隱含的以及法律法規(guī)方面的要求，以增強(qiáng)顧客滿意為目標(biāo)，通過(guò)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行確保顧客的要求得到確定并予以滿足，確保遵守法律法 規(guī)。 、通過(guò)對(duì)顧客滿意的調(diào)查、了解、分析，評(píng)定公司是否滿足了顧客要求，并不斷尋求改進(jìn)的機(jī)會(huì)。 、 質(zhì)量方針 、總經(jīng)理確定公司的質(zhì)量方針，在質(zhì)量管理體系范圍內(nèi)，確保管理方針適于本公司的活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)、規(guī)模和影響，就能夠?yàn)槟繕?biāo)指標(biāo)的制定提供框架。為此，總經(jīng)理確定公司質(zhì)量管理方針為： 科學(xué)管理 持續(xù)改進(jìn) 提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 以人為本 誠(chéng)信守法 構(gòu)建和諧企業(yè) 環(huán)境治理 安全服務(wù) 營(yíng)