【文章內(nèi)容簡介】 、會員等 六、日程安排： （一）成立慶典的前一天：遠方貴賓報到； （二）成立慶典當天上午：嘉賓及會員報到； （三）成立慶典當天下午：召開第一次會員代 表大會；舉行隆重的成立慶典大會； （四）成立慶典當天晚上：舉辦晚宴及聯(lián)歡活動； （五）成立慶典的第二天：歡送嘉賓返程。 七、成立慶典籌備工作的組織結(jié)構(gòu)： （一）籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組名單： 組 長 ：謝美華 副組長 ：湯英杰、余和平、李德高、張泉、曹賢德、曹竹青、曹慶紅、盧明鋼、林呂寶、晏松濤、楊波、姚海山、方華平、王新江、趙欽華、曹壯均、柳其典、劉國東、龔學(xué)良、湯昌奎 成 員： 若干 （二）籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責： 全面負責商會成立慶典活動的組織、策劃、準備和實施工作； 全面負責慶典活動的總體指揮工 作； 全面負責慶典活動與政府部門、社會團體等的協(xié)調(diào)工作； 負責督促各工作組按本方案實施并完成本職工作； 及時對工作組的請示做出指導(dǎo)性意見。 （三）籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)機構(gòu)： A、事務(wù)組：（組長：柳其典 成員：吳元濤、尚華 ） 負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇（合同）； 負責慶典活動廣告宣傳的制作和發(fā)布（可與廣告公司合作）； 負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置（場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內(nèi)的主席臺、舞臺布景、橫幅 、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關(guān)具體執(zhí)行人進行技術(shù)交底，并強調(diào)重點注意事項； 負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風(fēng)（調(diào)試）、道具等的準備； 負責按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡； 各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現(xiàn)場布置的相關(guān)情況； 負責提前催場； 按議程需要落實好相關(guān)人員（主持人、民政廳和商務(wù)廳宣讀文件的領(lǐng)導(dǎo)、揭牌領(lǐng)導(dǎo)、授牌領(lǐng)導(dǎo)、致辭嘉賓等），并按議程需要提前做好溝通協(xié)調(diào)工作； 負責安排禮儀小姐做好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言等活動的引導(dǎo)工作； 負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據(jù)主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等，并做好展示后的保管收存工作； 1根據(jù)需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、演藝公司、軍樂隊、威風(fēng)鑼鼓隊等），并做好協(xié)調(diào)工作； 1協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）； 1負責慶典后的清場收拾工作 B、宣傳組：（組長：曹壯均 成員：湯昌奎、董金黃 ） 負責向民政廳和商務(wù)廳提供尚需補充的備案資料。 負責 慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂、明確各部門及成員的工作職責； 負責慶典活動廣告宣傳的定位和設(shè)計審定； 負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷及派發(fā)； 視情況需要制作各項易拉寶、展板、模型等； 負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）； 負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版； 負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協(xié)調(diào)； 負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影：地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）； 負責領(lǐng)導(dǎo)題詞的準備工作（慶典之前、慶典當日） 1負責 慶典活動專題采訪的整個策劃和安排； 1負責會議記錄； C、聯(lián)絡(luò)接待組：（組長：趙欽華 成員：趙光輝、吳美玲、金若秋、周婷婷 ） 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)小組擬定的名單負責邀請領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓及通知會員（到場的時間不同）； 將出席慶典的人員情況分門別類進行統(tǒng)計并及時報告。尤其是對領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的情況要隨時提醒領(lǐng)導(dǎo)小組和其他工作組； 對領(lǐng)導(dǎo)和貴賓制訂專門的接待方案（含日程安排及落實貴賓休息室等），專人負責與領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的聯(lián)系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作； 負責與酒店等服務(wù)承接單位的工作銜接； 負責 報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品券、慶典資料包、礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯(lián)歡區(qū)、禮品區(qū)等的接待服務(wù)工作。分別作出接待服務(wù)細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排； 做好慶典禮品的接收、保管和派發(fā)工作，并做好文字記錄（商會顧問的禮品由趙組長安排奉贈）； 根據(jù)需要向禮儀慶典公司遴選公關(guān)小姐，并對其進行必要的培訓(xùn)和工作安排； 負責來賓禮品的登記和存放。 協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）； 負 責慶典后的清場收拾工作。 D、財務(wù)組：（組長：謝強 成員：朱芳 ） 負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費； 負責收存參加慶典的有關(guān)人士和組織捐贈的款項； 負責成立慶典所需開支經(jīng)費的支付； 負責慶典專請人員（主持人、民政廳和商務(wù)廳宣讀文件的領(lǐng)導(dǎo)、揭牌領(lǐng)導(dǎo)、授牌領(lǐng)導(dǎo)、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領(lǐng)導(dǎo)由其奉贈； 及時以報表形式向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報資金使用情況 E、安全保衛(wèi)組：（組長：劉國東 成員：李漢青 ） 負責成立慶典安全方案的 制訂和報批； 負責與公安（交際處的交警崗、北京路派出所）等政府有關(guān)安防部門進行協(xié)調(diào)，爭取得到其最大的支持； 負責成立慶典的現(xiàn)場消防安全檢查； 負責成立慶典的每項活動現(xiàn)場的秩序維護； 負責來賓車輛的指引和調(diào)度； 保證展示品、來賓禮品的安全； 負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。 負責慶典后的清場收拾工作。 F、后勤組：（組長：宋曉飛 成員：郭彪、龔學(xué)良、郭學(xué)龍 ） 根據(jù)各工作組的請購計劃負責慶典物資（含用品、設(shè)備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應(yīng)備物 資實行核查制。按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位； 負責慶典場地、酒店以及停車場的落實（以合同形式）并與接待組對接； 負責成立慶典晚宴用品的準備和擺設(shè)（煙酒專人負責打開并派發(fā)）； 與貴州飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全； 與貴州飯店工程部等部門接洽，保證慶典時正常的供水（洗手間）、供電； 負責成立慶典各工作組人員的餐飲（包含工作期間的飲水等）； 負責慶典后的清場收拾工作。 G、協(xié)調(diào)組：（組長：王新江 成員：各工作組負責人） 明確領(lǐng)導(dǎo) 小組對本次活動的絕對領(lǐng)導(dǎo)，聽從領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮； 在各工作組之間，在各工作組與領(lǐng)導(dǎo)小組之間建立良好的溝通橋梁； 以 “ 先執(zhí)行、后申訴 ” 為原則。以集中指令為主，以民主建議為輔； 積極協(xié)調(diào)各工作組之間、各工作組與領(lǐng)導(dǎo)小組之間的工作銜接。確保活動有條不紊地進行。 各司其職，互相提醒，團結(jié)協(xié)作，共享輝煌。 H、突發(fā)事件處理組：（組長：王新江 成員：各組負責人） 擬訂突發(fā)事件處理辦法，以便臨場調(diào)節(jié)； 保證通訊通暢，隨時保持聯(lián)系，了解現(xiàn)場的每一個細節(jié)； 堅持 “ 以人為本，及時報告 ，群策群力，冷靜處理 ” 為原則處理突發(fā)事件； 督促安全保衛(wèi)組作好現(xiàn)場秩序的維護； 現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件時，現(xiàn)場工作人員須保持清醒的頭腦。如能處理，則當機立斷進行處理；如不能處理，須第一時間報告領(lǐng)導(dǎo)小組（時間、地點、事件發(fā)展狀態(tài)、擬采取什么措施、需要哪些支持）。并按領(lǐng)導(dǎo)小組指令全力以赴處理事件。 八、成立慶典區(qū)域分布： 為讓本次成立慶典達到科學(xué)分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活動順利進行及圓滿成功，在執(zhí)行過程當中領(lǐng)導(dǎo)小組把慶典場所分為幾個功能區(qū)域，具體內(nèi)容如下： （一）報到區(qū) 地點：貴州 飯店大堂； 功能：來賓登記處，資料領(lǐng)取處， 配備：禮儀小姐、接待人員、簽到用具、會議宣傳資料、攝影攝像、接待煙茶、禮品票據(jù)。（軍樂隊、威風(fēng)鑼鼓隊等） （二）住宿區(qū) 地點：貴州飯店 樓； 功能：合理安排，來賓稱心 配備：酒店服務(wù)人員、接待人員、嘉賓住宿房號登記簿。 （三）外景區(qū) 地點：貴州飯店大門外、國際會議中心周邊 功能：利于宣傳、營造慶典的熱烈氣氛 配備：拱門、空飄、橫幅、保安、軍樂隊、威風(fēng)鑼鼓隊等 （四）第一次會員代表大會區(qū) 地點：； A、主席臺： 功 能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政廳領(lǐng)導(dǎo)，商務(wù)廳領(lǐng)導(dǎo)，商會顧問等），利于會員代表大會選舉和討論文件； 配備：音響設(shè)備、鮮花、飲料、相關(guān)文件、服務(wù)人員。 B、代表席： 功能：利于會員代表大會選舉和討論文件； 配備：服務(wù)人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件 C、現(xiàn)場總控臺： 地點：會場一側(cè)； 功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程； 配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。 （五）成立大會典禮區(qū) 地點：貴州省國際會議中心 * 新聞發(fā)布廳； A、主席臺區(qū)： 功能：有主 持席；發(fā)言席；貴賓席（中央及黔鄂兩省領(lǐng)導(dǎo)、民政廳領(lǐng)導(dǎo)，商務(wù)廳領(lǐng)導(dǎo)，商會顧問、會長、常務(wù)副會長等）利于典禮舉行； 配備：地毯、音響設(shè)備、國歌音像、鮮花、飲料、相關(guān)文件、商會紅綢牌匾、會員單位牌匾，賀信、題詞條幅、名主持、禮儀小姐、警衛(wèi)人員、服務(wù)人員。 B、來賓及代表席區(qū)： 功能：利于典禮舉行； 配備：服務(wù)人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件 C、現(xiàn)場總控臺： 地點：會場一側(cè)； 功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程； 配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。 （六）貴 賓休息區(qū) 地點：貴州省國際會議中心 * 貴賓休息室； 功能：利于領(lǐng)導(dǎo)會前休息、交流； 配備：輕音樂、水果、鮮花、煙茶、禮儀小姐 （七）宴會區(qū) 地點：貴州飯店二樓貴賓宴會廳； 功能：利于舉辦成立慶典晚宴； 配備：音響設(shè)備、輕快喜悅的音像、酒店服務(wù)員 （八）文藝聯(lián)歡區(qū) A、舞臺 地點：貴州飯店二樓貴賓宴會廳舞臺上及舞臺周邊； 功能：所涉及文藝表演人員表演區(qū)域； 配備：主持人、演員、表演嘉賓、工作人員、音響設(shè)備、表演道具、舞臺效果設(shè)備、舞臺裝飾設(shè)備等。 B、貴賓、領(lǐng) 導(dǎo)觀禮區(qū)： 地點：舞臺正前方； 功能：到場領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓觀看區(qū)域； 配備：禮儀小姐、警衛(wèi)人員、飲料等。 C、現(xiàn)場總控臺： 地點：舞臺一側(cè)； 功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程； 配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。 （九）禮品發(fā)放區(qū) 地點：貴州飯店大堂 功能：發(fā)放禮品； 配備：工作人員、禮品等。 （十）來賓停車區(qū) 地點：停車場； 功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點； 配備：標志牌、警衛(wèi)人員。 九、成立慶典籌備工作倒計時排期 （ 一）成立慶典前十二天，應(yīng)落實的主要事項（ 9 月 7 日） ： 確定禮品款式，訂制禮品； （后勤組） 向民政廳、商務(wù)廳報告成立大會籌備情況并請領(lǐng)導(dǎo)出席成立典禮； （宣傳組） 審定儀式有關(guān)項目內(nèi)容； （領(lǐng)導(dǎo)小組） 設(shè)計成立慶典廣告板式；（ 宣傳組） 負責慶典場地、酒店以及停車場的落實；（ 后勤組） 負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂；（ 宣傳組） 會員會費的催繳； (聯(lián)絡(luò)接待組 ) 會員牌匾制作。 （后勤組） （二）成立慶典前十天，應(yīng)落實的主要事項（ 9 月 9 日）： 做好省外領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓的邀請工作； (領(lǐng)導(dǎo)小組 ) 會刊通過審定并準備付??；（ 宣傳組） 負責向民政廳和商務(wù)廳提供尚需補充