第一次全國海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查檔案管理技術(shù)規(guī)范(編輯修改稿)
2024-11-03 15:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 文件積累方法 —— 電子文件 方法：同紙介質(zhì)文件積累方法，文件目錄就相當(dāng)于文件盒，可以根據(jù)不同的工作內(nèi)容，建立不同的文件目錄，文件形成后拷貝到相應(yīng)的目錄下。 —— 注意 1：電子文件命名遵從相關(guān)技術(shù)規(guī)程中的命名原則，自行命名的電子文件應(yīng)能概括反映文件主要內(nèi)容，避免用簡單的代碼、數(shù)字、符號來命名。 調(diào)查文件積累方法 —— 電子文件 ?文本文件一般采用 PDF格式 ?照片文件一般為 JPEG或 TIFF格式 ?音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式 ?視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式 —— 注意 2：電子文件存儲(chǔ)格式符合技術(shù)規(guī)程和檔案工作要求。如果技術(shù)規(guī)程沒有特別要求，原則上電子文件存儲(chǔ)格式一般采用通用格式。 調(diào)查文件積累方法 —— 電子文件 —— 注意 3：電子文件內(nèi)容的完整性，不重要的過程文件和未完成的文件不能拷貝到積累文件目錄下。電子文件形成日期（一般是系統(tǒng)日期）要與當(dāng)前日期保持一致。 —— 注意 4：建立電子文件形成清單，記錄電子文件相關(guān)信息，格式可參考電子文件整理相關(guān)要求。數(shù)碼照片文件與其紙介質(zhì)文件對應(yīng)，音視頻文件要積累其內(nèi)容、形成時(shí)間、時(shí)長等相關(guān)信息。 調(diào)查文件積累方法 —— 照片文件 方法：選擇主題鮮明、影像清晰的照片沖洗成統(tǒng)一規(guī)格（一般 6寸）的紙質(zhì)照片，對每張照片按組內(nèi)在照片背面的右下角用黑色簽字筆標(biāo)注流水號（建議先用鉛筆，便于修改）。 —— 注意：相同構(gòu)圖的照片只選擇一張。杜絕將圖片貼入文本文件打印輸出，此方法會(huì)嚴(yán)重影響照片清晰度。 調(diào)查文件積累方法 —— 照片文件 主要工作： —— 將紙介質(zhì)照片裝入照片檔案盒，一般為 297mm 210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成（ GB/T 118212020），照片檔案盒應(yīng)與紙質(zhì)照片規(guī)格一致。 —— 對應(yīng)數(shù)碼照片拷貝到電子文件積累目錄下，可專門建立照片目錄，要注意數(shù)碼照片電子文件名應(yīng)包括照片編號，便于互見查找。 調(diào)查文件積累方法 —— 照片文件 —— 記錄每張照片說明信息：題名、照片號、底片（數(shù)碼照片）號、參見號、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、拍攝者、文字說明等，單張照片說明粘貼或填寫在照片側(cè)面或下部。 —— 建立冊內(nèi)照片目錄信息。 照片號 照片題名 拍攝時(shí)間 攝影者 照片所在頁號 數(shù)碼照片號 備注 三、調(diào)查文件形成和積累 ?歸檔文件范圍 ?文件積累方法 ?幾個(gè)特別要求 —— 紙介質(zhì)和電子介質(zhì)記錄同步積累并互見 —— 不要刻意對原始件進(jìn)行外表加工或修飾 —— 注重收集與任務(wù)實(shí)施相關(guān)的其他文件 —— 兼職檔案員主動(dòng)并定期匯總形成的所有有效文件 四、文件匯總和審查 ?整理單元 ?匯總流向 ?審查內(nèi)容 指對文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理的基本單位 —— 全國調(diào)查辦形成的所有文件材料； —— 省級調(diào)查機(jī)構(gòu)承擔(dān)的調(diào)查任務(wù)以省（直轄市、自治區(qū)）級行政區(qū)劃形成的文件材料； —— 專題調(diào)查設(shè)計(jì)任務(wù)按專題形成的文件材料； —— 海洋經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)信息平臺(tái)建設(shè)形成的文件材料； —— 調(diào)查任務(wù)支撐單位按照承擔(dān)單位形成的文件材料。
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