【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 1 采購管理在 ERP 系統(tǒng)中的地位 釆購管理在制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中和車間作業(yè)管理是同等重要的， 原物料 成品 備品，備件 出庫作業(yè)（生產(chǎn)性發(fā) 貨） 根據(jù)供丨、 V科生 產(chǎn)棑揮發(fā) 出的領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)貨。單 據(jù)為生產(chǎn)性領(lǐng)料單。 出庫作業(yè) (成品銷售出貨） 個(gè)別原物料也有銷售 銷售系統(tǒng)通過現(xiàn)行系統(tǒng) 的進(jìn)耗存報(bào)表，得到庫 存數(shù)據(jù)。出庫時(shí)根據(jù)銷 售系統(tǒng)的提貨單，現(xiàn)行 系統(tǒng)打出出貨單，其余 的銷 ft 過程由銷售系統(tǒng) 來確定 113〗 。 出庫作業(yè) (非生產(chǎn)性領(lǐng)料） 領(lǐng)料部門使用非生產(chǎn)性 領(lǐng)料單，經(jīng)領(lǐng)料部門主管 批準(zhǔn)進(jìn)行領(lǐng)料。 相同 相同 出庫作業(yè) (調(diào)撥出庫） 不同倉儲(chǔ)地點(diǎn)之間的物 料調(diào)撥，需開列調(diào)撥單并 經(jīng)庫管員簽字確認(rèn)。 相同 相同 出庫作業(yè) (報(bào)廢作業(yè)） 對(duì)將報(bào)廢之物料各部門 會(huì)簽后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 由庫管員提出報(bào)廢申請(qǐng) 單，經(jīng)主管審核，品管員 檢驗(yàn)確認(rèn)。 相同 相同 退貨作業(yè) 貨物質(zhì)檢不合格，通知采 購部，并進(jìn)彳退貨處理， 填退貨單。 退料作業(yè) 原物料的退冋，先由制造 部填寫退料單，品管員確 認(rèn)后。放冋庫內(nèi)，或置入 小合格區(qū)，或作出標(biāo)識(shí)。 接到銷《系統(tǒng)的銷貨退 問通知單，品管員確認(rèn) 后’填寫退庫單。其它 操作與原物料相同。 相同 外協(xié)加 T 包括外協(xié)加工單和外協(xié) 加T驗(yàn)收單。 相同 儲(chǔ)存管理 貨物入庫后，一般 個(gè)品 種放入一個(gè)庫區(qū)，對(duì)應(yīng)每 次收貨有 個(gè)庫存卡 (每 次收貨的品種，數(shù)量，收 貨 U期） 相同 庫存盤點(diǎn) 盤點(diǎn)每天進(jìn)行，每月進(jìn)點(diǎn) 由會(huì)計(jì)部進(jìn)行，然后進(jìn)行 相應(yīng)的物料調(diào)整。 相同 相同 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 企業(yè)計(jì)劃的執(zhí)行層，因此釆購管理模塊是 ERP 系統(tǒng)核心功能模塊之一。企業(yè)生產(chǎn) 能力的發(fā)揮在一定程度上也要受采購供應(yīng)的制約。 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，經(jīng)濟(jì)效益觀念 日益加強(qiáng)，生產(chǎn)規(guī)模同效益的關(guān)系 曰益受到重視，大而全、小而全的企業(yè)組織形式將逐漸為專業(yè)化生產(chǎn)和企業(yè)之間 的協(xié)作形式所替代，外構(gòu)件、外協(xié)件在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的比重必然會(huì)逐漸增加，采購 作業(yè)面向全球的現(xiàn)象已經(jīng)出現(xiàn)，對(duì)采購管理提出了更高的要求。供應(yīng)廠商技術(shù)的 發(fā)展和質(zhì)量的提高，直接影響企業(yè)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力 【 14]。釆購管理的重要性也更加 曰益突出。 根據(jù)采購管理的特點(diǎn)，保證制造企業(yè)所需物料能夠在保質(zhì)、保量、及時(shí)供應(yīng) 的前提下，降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)，減少資金占用和降低成本，并根據(jù)供應(yīng)商 的信譽(yù)度，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)來購，已成為制 造企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的 關(guān)鍵之一。 庫存管理在 ERP 系統(tǒng)中的地位 庫存管理是制造企業(yè)管理的重要組成部分，其目的是保證供應(yīng)和控制庫存。 一 個(gè)制造企業(yè)，庫存管理的物資達(dá)幾萬至幾十萬種，在人工一臺(tái)帳管理模式下， 將產(chǎn)生幾萬至幾十萬張帳頁，每張帳頁有十幾項(xiàng)數(shù)據(jù)，每一物料都有一個(gè)或數(shù)個(gè) 庫存位置，每日都可能發(fā)生出、入庫事務(wù)處理。所以在人工一臺(tái)帳管理模式下’ 能做到庫存物料數(shù)量的日清、日結(jié)，帳、卡、物三者一致已經(jīng)是不容易的事了， 要項(xiàng)既管物料資金，還要控制庫 存的優(yōu)化管理采用各項(xiàng)先進(jìn)庫存管理方法的應(yīng) 用，即使增加倉庫管理人員也難以全面完成。采用 ERP 系統(tǒng)的庫存管理模塊進(jìn)行 制造企業(yè)庫存管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)庫存管理的唯一選擇。在 ERP 系統(tǒng)中實(shí)施庫存管理 模塊是最快能見成效的，而且?guī)齑婀芾砟K的運(yùn)行，還要為ERP 系統(tǒng)的物料需求 計(jì)劃模塊、釆購模塊、銷售模塊、成本模塊提供動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，否則這些模 塊將無法運(yùn)行。 庫存管理要保證供應(yīng)，一是市場(chǎng)需要庫存成品及時(shí)提供給客戶，二是企業(yè)生 產(chǎn)制造需要的原材料、外購件、自制零部件等庫存要及時(shí)保證供應(yīng)’使企業(yè)產(chǎn)品 的生產(chǎn)能連續(xù)順利進(jìn)行 。但庫存需要占用企業(yè)的大量資金，合理的庫存是必要的， 識(shí)庫存過多卻又是有害的。庫存控制與維護(hù)對(duì)每個(gè)制造企業(yè)都是一個(gè)難題?？刂茙齑媸且诒ＷC供應(yīng)的前提下降低庫存量及庫存管理費(fèi)用，控制庫存資 金占用。所以庫存管理的主要方法是在供需之間建立需求緩沖區(qū)，作為一個(gè)貨物 存儲(chǔ)緩沖區(qū)，目的是緩解客戶需求與制造企業(yè)生產(chǎn)能力之間、最終裝配需求與零 件制造之間、生產(chǎn)制造與供應(yīng)商之間的供需矛盾。因此 充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 的處理功能，及時(shí)、正確地處理各種庫存帳務(wù)，保證庫存數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確更新， 提供生產(chǎn)、采購、銷售的依據(jù)，及時(shí)山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 13 分析庫存狀態(tài)，有效地降低生產(chǎn)成本和庫存 資金占用對(duì)制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是至關(guān)重要的 【 16〗 《 2. 4 采購管理與庫存管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)過程描述 采購管理子系統(tǒng) 1. 角色：系統(tǒng)管理員 操作：（ 1)輸入系統(tǒng)管理員用戶名和密碼，進(jìn)入系統(tǒng)管理員操作模式。 ⑵對(duì)采購人員的基本信息進(jìn)行統(tǒng)一管理、維護(hù)，能夠增加、刪除、 修改包括采購員、采購子部門、用戶、供貨商 的信息，修改或設(shè)置 采購員代碼、名稱、口令、負(fù)責(zé)物資類別、部門代碼、負(fù)責(zé)倉庫代 碼等。 2. 角色：計(jì)劃員 操作：⑴輸入計(jì)劃員用戶名和密碼，進(jìn)入計(jì)劃員操作模式。 2)接受 MRP 模塊相關(guān)需求計(jì)算生成的采購計(jì)劃建議，自動(dòng)寫入請(qǐng) 購單表（包括請(qǐng)購單號(hào)、物料號(hào)、物料名稱、需求數(shù)量、請(qǐng)購數(shù)量、 需求日期）。另外一種方式是部門提出的計(jì)劃外物料需求及根據(jù)物 料的訂貨點(diǎn)計(jì)劃方式提出的物料需求均可按獨(dú)立需求方式，人工錄 入請(qǐng)購單表。 ⑶請(qǐng)購單審批生成釆購計(jì)劃（根據(jù)資金許可、經(jīng)濟(jì)批量進(jìn)行審批 )。 可以手工調(diào)整請(qǐng)購單中的物料、 需求數(shù)量、請(qǐng)購數(shù)量進(jìn)行分批或合 并操作，生成企業(yè)可行的采購計(jì)劃。 ⑷根據(jù)請(qǐng)購釆購計(jì)劃和供應(yīng)商及市場(chǎng)情況，生成采購訂單?？梢允? 工調(diào)整釆購計(jì)劃中的大項(xiàng)，按到貨日期細(xì)分為多個(gè)采購訂單。對(duì)于 同一物料多個(gè)選中供應(yīng)商時(shí)，將采購計(jì)劃在供應(yīng)商之間作合理分配 生成多個(gè)采購訂單。價(jià)格可手工輸入，允許進(jìn)行價(jià)格有效期管理， 在不同時(shí)界建立的采購訂單可能取到不同的價(jià)格。 (5) 手工錄入采購訂單并打印。對(duì)于經(jīng)過審批的特殊急需獨(dú)立物料需 求，可直接手工進(jìn)行采購訂單的錄入。 (6) 將確認(rèn)的采購單分配給分管物料的采購員執(zhí)行采購。企業(yè) 對(duì)物料 進(jìn)行分類管理，每個(gè)釆購員都有其分管分類物料的采購業(yè)務(wù)，對(duì)于 經(jīng)確認(rèn)的采購訂單按物料分類分配給分管采購員執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 14 (7) 建立、維護(hù)供應(yīng)商檔案信息。對(duì)暫不使用的供應(yīng)商可以將其置于 凍結(jié)狀態(tài)。從采購單中的供貨日期、價(jià)格、數(shù)量及入庫合格質(zhì)量等 數(shù)據(jù)，評(píng)估供應(yīng)商績效。對(duì)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息及績效評(píng)估定期進(jìn)行維 護(hù)。 8)發(fā)票的接受，參考采購訂單、入庫通知單、收貨記錄憑證進(jìn)行發(fā) 票的接受。發(fā)票的校驗(yàn)，參考采購訂單、收貨記錄憑證進(jìn)行，可以 根據(jù)一張或多張采購進(jìn)行，也可根據(jù)一張或多張收貨憑證進(jìn)行。發(fā) 票的記賬， 發(fā)票入賬后，利用發(fā)票校驗(yàn)還可做一些事后調(diào)整處理， 相關(guān)操作應(yīng)寫入采購訂單的歷史記錄《 色：采購員 操作：⑴輸入采購員用戶名和密碼，進(jìn)入采購員操作模式。 ⑵對(duì)每種物料按公司認(rèn)證的供貨商進(jìn)行貨比三家（質(zhì)量、價(jià)格、供 貨期 )，每個(gè)采購員都有自己分管的物資類別，計(jì)劃員向他下達(dá)采 購單計(jì)劃。其中含向供應(yīng)商詢價(jià)和供應(yīng)商報(bào)價(jià)兩個(gè)業(yè)務(wù)過程。詢價(jià) 是將物料來購數(shù)量、價(jià)格、供貨期、質(zhì)量及服務(wù)要求傳送給供應(yīng)商 的過程。報(bào)價(jià)是供應(yīng)商提供定價(jià)和供貨條款的過程。它是選定供應(yīng) 所需物料及服務(wù)的供應(yīng)商的重要依據(jù)。 (3)根據(jù)釆購定單 和供應(yīng)商的供貨情況，簽訂采購合同《不需要做合 同的項(xiàng)目做采購訂單，進(jìn)行訂單管理。下達(dá)訂單。對(duì)訂單物料到貨 曰期、數(shù)量、合格數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行訂單維護(hù)，直至訂單執(zhí)行結(jié)束將 其關(guān)閉。在釆購訂單部分收貨后剩余部分交貨價(jià)格變化，雙方協(xié)商 確認(rèn)后，可提前關(guān)閉原訂單，建立一項(xiàng)新采購訂單重新下達(dá)新采購 訂單。 ⑷將簽訂的采購合同進(jìn)行手工錄入，下達(dá)合同同時(shí)對(duì)合同進(jìn)行管 理。對(duì)合同物料到貨日期、數(shù)量、合格數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行合同維護(hù)， 15 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 直至合同執(zhí)行結(jié)束將其關(guān)閉。 (5) 按合同或訂單條款規(guī)定，在規(guī)定時(shí)間對(duì)供貨商接受供貨商的發(fā)票 并提出付款的申請(qǐng)單。 (6) 做采購收貨、收貨檢驗(yàn)，提出入庫通知單。依據(jù)采購訂單或其它 形式收貨后，先將物料放入質(zhì)檢狀態(tài)，經(jīng)質(zhì)檢員檢驗(yàn)合格后開具驗(yàn) 收單后，提交入庫通知單，庫管員方可進(jìn)行到貨入庫作業(yè)。檢驗(yàn)合 格的收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差，補(bǔ)做免費(fèi)交貨釆購訂單加入原采購 訂單中并據(jù)此收貨，對(duì)供應(yīng)商免費(fèi)交貨的采購訂單不做發(fā)票接受。 庫存管理子系統(tǒng) 1. 角色：系統(tǒng)管理員 操作：（ 1)輸 入系統(tǒng)管理員用戶名和密碼，進(jìn)入系統(tǒng)管理員操作模式。 ⑵對(duì)倉庫哲?理人員的基本信息進(jìn)行統(tǒng)一管理、維護(hù)，能夠增加、刪 除、修改包括倉庫管理員、倉庫業(yè)務(wù)碼、倉庫代碼、倉庫貨址庫位、 托盤目錄等的信息。修改或設(shè)置倉庫管理員代碼、名稱、口令等。 2. 角色 :倉庫管理員 操作：⑴輸入倉庫管理員用戶名和密碼，進(jìn)入倉庫管理員操作模式。 (2)接入庫通知單，做入庫單憑證并將數(shù)據(jù)錄入庫存系統(tǒng)。憑證錄入 系統(tǒng)后，收貨記錄可在采購訂單中已交 /待交量得到反映，可在庫 存物料的現(xiàn)有庫存量中得到反映。不允許沒有釆購訂單的物品入 庫，不允 許無檢驗(yàn)的物品入庫，入庫后按照事先設(shè)置的庫存?zhèn)}儲(chǔ)策 略分配到相應(yīng)的倉庫庫位。 ⑶接出庫通知單，做出庫單憑證并將數(shù)據(jù)錄入庫存系統(tǒng)。憑證錄入 系統(tǒng)后，生產(chǎn)性發(fā)貨可在生產(chǎn)訂單中生產(chǎn)訂單的狀態(tài)得到反映，非 生產(chǎn)性領(lǐng)料可直接記入部門費(fèi)用，成品發(fā)貨可在客戶訂單的發(fā)貨中 得到反映，報(bào)廢處理系統(tǒng)直接記入相應(yīng)費(fèi)用，對(duì)供應(yīng)商的退貨處理 系統(tǒng)需做發(fā)票退回處理。出貨后系統(tǒng)可在物料的現(xiàn)有庫存量中得到 反映。 ⑷做庫存盤點(diǎn)處理，并錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)生成盤點(diǎn)物料清單，對(duì)盤點(diǎn) 物料在盤點(diǎn)處理期間實(shí)行物料凍結(jié)，盤點(diǎn)后生成盤虧、盤盈報(bào)告單， 經(jīng)審 核合格錄入系統(tǒng)，記賬調(diào)整物料、帳面差異。 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 (5) 做沖紅處理，并錄入系統(tǒng)。對(duì)于發(fā)生已入賬的出、入庫單錯(cuò)誤， 做物料沖紅處理，增加、減少物料現(xiàn)有庫存。制作倉庫出、入庫單， 出、入庫數(shù)量必須是負(fù)數(shù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后錄入系統(tǒng)入艱。 (6) 做暫估入庫處理，并錄入系統(tǒng)。對(duì)貨到發(fā)票未到的物料做暫估入 庫業(yè)務(wù)處理。待發(fā)票到后，根據(jù)票據(jù)號(hào)，從系統(tǒng)調(diào)出該單據(jù)的明細(xì)， 修改暫估入庫標(biāo)記、發(fā)票時(shí)間、入庫單價(jià)等字段。 (7) 做調(diào)撥處理，并錄入系統(tǒng)。 物料轉(zhuǎn)移處理在系統(tǒng)中分兩步處理。 先做物料移出處理，在移出后物料的狀態(tài)變?yōu)樵谕編齑妫缓笤僮? 物料移入處理。庫存物料的調(diào)撥只有數(shù)量改變而沒有庫存價(jià)值的改 變，則只有物料憑證發(fā)生錄入系統(tǒng)。如庫存價(jià)值改變，還應(yīng)生成相 應(yīng)財(cái)務(wù)憑證錄入系統(tǒng)。接受調(diào)撥按實(shí)際數(shù)量收貨，調(diào)撥中發(fā)生的差 異部分依舊處于物料在途狀態(tài)，對(duì)此定期進(jìn)行集中處理，可按報(bào)廢 處理。 (8) 做退庫處理，并錄入系統(tǒng)。根據(jù)退庫單據(jù)，辦理倉庫庫存退庫處 理。生成退庫單據(jù)，經(jīng)審核合格，正式記賬。若審核發(fā)現(xiàn)輸入錯(cuò)誤， 退回制作退庫清單，進(jìn)行退庫單修改。輸入系統(tǒng) 退庫日期、單據(jù)號(hào)、 退庫單位、備注、物料編號(hào)、名稱、材質(zhì)、規(guī)格、單價(jià)、計(jì)量單位、 退庫數(shù)量、貨址貨位、序號(hào)等。 (9) 做領(lǐng)用處理，并錄入系統(tǒng)。對(duì)非生產(chǎn)性物料領(lǐng)用的出庫業(yè)務(wù)根據(jù) 領(lǐng)用清單辦理倉庫出庫處理。生成領(lǐng)用單據(jù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)，錄入系 統(tǒng)，正式記賬。若審核發(fā)現(xiàn)輸入錯(cuò)誤，退回制作領(lǐng)用清單，進(jìn)行領(lǐng) 用清單修改。 采購管理與庫存苷理子系統(tǒng)亞務(wù)流程 系統(tǒng)分析中關(guān)于企業(yè)概況、存在的主要問題、用戶需求、系統(tǒng)目標(biāo)與指導(dǎo)思 想部分，分別已在第一章第二章的內(nèi)容中做了詳細(xì)的闡述。 本章系統(tǒng)分折部分就 本文主要工作涉足的采購管理與庫存管理兩大模塊的系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述。它 是軟件開發(fā)過程中軟件實(shí)現(xiàn)的重要依據(jù)。 采購宵理業(yè)務(wù)流程見下圖。 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 庫存管理業(yè)務(wù)流程圖如下圖 庫存管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 采購管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 TX 庫存數(shù)據(jù) 刪 統(tǒng)計(jì) 來購計(jì)劃 庫存分析及報(bào)告 查 詢 出庫單 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 2. 6 采購管理與庫存管理子系統(tǒng)功能分析 系統(tǒng)功能分析是在系統(tǒng)開發(fā)總體任務(wù)的基礎(chǔ)上完成。本文中的采購管理 與庫存管理子系統(tǒng)需要完成功能如下： 釆購管理子系統(tǒng)功能 1. 請(qǐng)購單維護(hù) 該功能主要有三個(gè)作用：（ 1)自動(dòng)把 MRP 模塊生成的采購計(jì)劃建議讀入請(qǐng)購 單表中。（ 2)建立人工請(qǐng) 購單。（ 3)對(duì)請(qǐng)購單進(jìn)行維護(hù)，允許修改和刪除請(qǐng)購 單。 2. 請(qǐng)購單審批生成采購計(jì)劃 該功能供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)使用，請(qǐng)購單需經(jīng)審批后生成采購計(jì)劃。 3. 生成采購訂單 該功能經(jīng)手工調(diào)整后自動(dòng)生成采購訂單。 4. 采購計(jì)劃維護(hù) 該功能可人工輸入采購計(jì)劃，并能對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行維護(hù)。 5. 合同維護(hù) 對(duì)于需簽訂合同的采購計(jì)劃使用該功能。 6. 采購訂單下達(dá) 該功能把確認(rèn)采購訂單下達(dá)變?yōu)樵谕静少徲唵巍? 7. 采購收貨 采購物料到貨以后，根據(jù)采購訂