【文章內(nèi)容簡介】 1 采購管理在 ERP 系統(tǒng)中的地位 釆購管理在制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中和車間作業(yè)管理是同等重要的， 原物料 成品 備品，備件 出庫作業(yè)（生產(chǎn)性發(fā) 貨） 根據(jù)供丨、 V科生 產(chǎn)棑揮發(fā) 出的領(lǐng)料單進行發(fā)貨。單 據(jù)為生產(chǎn)性領(lǐng)料單。 出庫作業(yè) (成品銷售出貨） 個別原物料也有銷售 銷售系統(tǒng)通過現(xiàn)行系統(tǒng) 的進耗存報表，得到庫 存數(shù)據(jù)。出庫時根據(jù)銷 售系統(tǒng)的提貨單，現(xiàn)行 系統(tǒng)打出出貨單，其余 的銷 ft 過程由銷售系統(tǒng) 來確定 113〗 。 出庫作業(yè) (非生產(chǎn)性領(lǐng)料） 領(lǐng)料部門使用非生產(chǎn)性 領(lǐng)料單，經(jīng)領(lǐng)料部門主管 批準(zhǔn)進行領(lǐng)料。 相同 相同 出庫作業(yè) (調(diào)撥出庫） 不同倉儲地點之間的物 料調(diào)撥，需開列調(diào)撥單并 經(jīng)庫管員簽字確認(rèn)。 相同 相同 出庫作業(yè) (報廢作業(yè)） 對將報廢之物料各部門 會簽后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 由庫管員提出報廢申請 單，經(jīng)主管審核，品管員 檢驗確認(rèn)。 相同 相同 退貨作業(yè) 貨物質(zhì)檢不合格，通知采 購部，并進彳退貨處理， 填退貨單。 退料作業(yè) 原物料的退冋，先由制造 部填寫退料單，品管員確 認(rèn)后。放冋庫內(nèi)，或置入 小合格區(qū)，或作出標(biāo)識。 接到銷《系統(tǒng)的銷貨退 問通知單，品管員確認(rèn) 后’填寫退庫單。其它 操作與原物料相同。 相同 外協(xié)加 T 包括外協(xié)加工單和外協(xié) 加T驗收單。 相同 儲存管理 貨物入庫后，一般 個品 種放入一個庫區(qū)，對應(yīng)每 次收貨有 個庫存卡 (每 次收貨的品種，數(shù)量，收 貨 U期） 相同 庫存盤點 盤點每天進行，每月進點 由會計部進行，然后進行 相應(yīng)的物料調(diào)整。 相同 相同 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 企業(yè)計劃的執(zhí)行層，因此釆購管理模塊是 ERP 系統(tǒng)核心功能模塊之一。企業(yè)生產(chǎn) 能力的發(fā)揮在一定程度上也要受采購供應(yīng)的制約。 隨著市場經(jīng)濟的不斷深入，經(jīng)濟效益觀念 日益加強，生產(chǎn)規(guī)模同效益的關(guān)系 曰益受到重視，大而全、小而全的企業(yè)組織形式將逐漸為專業(yè)化生產(chǎn)和企業(yè)之間 的協(xié)作形式所替代，外構(gòu)件、外協(xié)件在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中的比重必然會逐漸增加，采購 作業(yè)面向全球的現(xiàn)象已經(jīng)出現(xiàn)，對采購管理提出了更高的要求。供應(yīng)廠商技術(shù)的 發(fā)展和質(zhì)量的提高，直接影響企業(yè)產(chǎn)品的競爭力 【 14]。釆購管理的重要性也更加 曰益突出。 根據(jù)采購管理的特點，保證制造企業(yè)所需物料能夠在保質(zhì)、保量、及時供應(yīng) 的前提下，降低庫存，加速資金周轉(zhuǎn)，減少資金占用和降低成本，并根據(jù)供應(yīng)商 的信譽度，進行比質(zhì)比價來購，已成為制 造企業(yè)提高經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭能力的 關(guān)鍵之一。 庫存管理在 ERP 系統(tǒng)中的地位 庫存管理是制造企業(yè)管理的重要組成部分，其目的是保證供應(yīng)和控制庫存。 一 個制造企業(yè)，庫存管理的物資達(dá)幾萬至幾十萬種，在人工一臺帳管理模式下， 將產(chǎn)生幾萬至幾十萬張帳頁，每張帳頁有十幾項數(shù)據(jù)，每一物料都有一個或數(shù)個 庫存位置，每日都可能發(fā)生出、入庫事務(wù)處理。所以在人工一臺帳管理模式下’ 能做到庫存物料數(shù)量的日清、日結(jié)，帳、卡、物三者一致已經(jīng)是不容易的事了， 要項既管物料資金，還要控制庫 存的優(yōu)化管理采用各項先進庫存管理方法的應(yīng) 用，即使增加倉庫管理人員也難以全面完成。采用 ERP 系統(tǒng)的庫存管理模塊進行 制造企業(yè)庫存管理是實現(xiàn)企業(yè)庫存管理的唯一選擇。在 ERP 系統(tǒng)中實施庫存管理 模塊是最快能見成效的，而且?guī)齑婀芾砟K的運行，還要為ERP 系統(tǒng)的物料需求 計劃模塊、釆購模塊、銷售模塊、成本模塊提供動態(tài)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，否則這些模 塊將無法運行。 庫存管理要保證供應(yīng)，一是市場需要庫存成品及時提供給客戶，二是企業(yè)生 產(chǎn)制造需要的原材料、外購件、自制零部件等庫存要及時保證供應(yīng)’使企業(yè)產(chǎn)品 的生產(chǎn)能連續(xù)順利進行 。但庫存需要占用企業(yè)的大量資金，合理的庫存是必要的， 識庫存過多卻又是有害的。庫存控制與維護對每個制造企業(yè)都是一個難題。控制庫存是要在保證供應(yīng)的前提下降低庫存量及庫存管理費用，控制庫存資 金占用。所以庫存管理的主要方法是在供需之間建立需求緩沖區(qū)，作為一個貨物 存儲緩沖區(qū)，目的是緩解客戶需求與制造企業(yè)生產(chǎn)能力之間、最終裝配需求與零 件制造之間、生產(chǎn)制造與供應(yīng)商之間的供需矛盾。因此 充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 的處理功能，及時、正確地處理各種庫存帳務(wù)，保證庫存數(shù)據(jù)的動態(tài)準(zhǔn)確更新， 提供生產(chǎn)、采購、銷售的依據(jù)，及時山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 13 分析庫存狀態(tài)，有效地降低生產(chǎn)成本和庫存 資金占用對制造企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是至關(guān)重要的 【 16〗 《 2. 4 采購管理與庫存管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)過程描述 采購管理子系統(tǒng) 1. 角色：系統(tǒng)管理員 操作：（ 1)輸入系統(tǒng)管理員用戶名和密碼，進入系統(tǒng)管理員操作模式。 ⑵對采購人員的基本信息進行統(tǒng)一管理、維護，能夠增加、刪除、 修改包括采購員、采購子部門、用戶、供貨商 的信息，修改或設(shè)置 采購員代碼、名稱、口令、負(fù)責(zé)物資類別、部門代碼、負(fù)責(zé)倉庫代 碼等。 2. 角色：計劃員 操作：⑴輸入計劃員用戶名和密碼，進入計劃員操作模式。 2)接受 MRP 模塊相關(guān)需求計算生成的采購計劃建議，自動寫入請 購單表（包括請購單號、物料號、物料名稱、需求數(shù)量、請購數(shù)量、 需求日期）。另外一種方式是部門提出的計劃外物料需求及根據(jù)物 料的訂貨點計劃方式提出的物料需求均可按獨立需求方式，人工錄 入請購單表。 ⑶請購單審批生成釆購計劃（根據(jù)資金許可、經(jīng)濟批量進行審批 )。 可以手工調(diào)整請購單中的物料、 需求數(shù)量、請購數(shù)量進行分批或合 并操作，生成企業(yè)可行的采購計劃。 ⑷根據(jù)請購釆購計劃和供應(yīng)商及市場情況，生成采購訂單?？梢允? 工調(diào)整釆購計劃中的大項，按到貨日期細(xì)分為多個采購訂單。對于 同一物料多個選中供應(yīng)商時，將采購計劃在供應(yīng)商之間作合理分配 生成多個采購訂單。價格可手工輸入，允許進行價格有效期管理， 在不同時界建立的采購訂單可能取到不同的價格。 (5) 手工錄入采購訂單并打印。對于經(jīng)過審批的特殊急需獨立物料需 求，可直接手工進行采購訂單的錄入。 (6) 將確認(rèn)的采購單分配給分管物料的采購員執(zhí)行采購。企業(yè) 對物料 進行分類管理，每個釆購員都有其分管分類物料的采購業(yè)務(wù)，對于 經(jīng)確認(rèn)的采購訂單按物料分類分配給分管采購員執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 14 (7) 建立、維護供應(yīng)商檔案信息。對暫不使用的供應(yīng)商可以將其置于 凍結(jié)狀態(tài)。從采購單中的供貨日期、價格、數(shù)量及入庫合格質(zhì)量等 數(shù)據(jù)，評估供應(yīng)商績效。對供應(yīng)商基礎(chǔ)信息及績效評估定期進行維 護。 8)發(fā)票的接受，參考采購訂單、入庫通知單、收貨記錄憑證進行發(fā) 票的接受。發(fā)票的校驗，參考采購訂單、收貨記錄憑證進行，可以 根據(jù)一張或多張采購進行，也可根據(jù)一張或多張收貨憑證進行。發(fā) 票的記賬， 發(fā)票入賬后，利用發(fā)票校驗還可做一些事后調(diào)整處理， 相關(guān)操作應(yīng)寫入采購訂單的歷史記錄《 色：采購員 操作：⑴輸入采購員用戶名和密碼，進入采購員操作模式。 ⑵對每種物料按公司認(rèn)證的供貨商進行貨比三家（質(zhì)量、價格、供 貨期 )，每個采購員都有自己分管的物資類別，計劃員向他下達(dá)采 購單計劃。其中含向供應(yīng)商詢價和供應(yīng)商報價兩個業(yè)務(wù)過程。詢價 是將物料來購數(shù)量、價格、供貨期、質(zhì)量及服務(wù)要求傳送給供應(yīng)商 的過程。報價是供應(yīng)商提供定價和供貨條款的過程。它是選定供應(yīng) 所需物料及服務(wù)的供應(yīng)商的重要依據(jù)。 (3)根據(jù)釆購定單 和供應(yīng)商的供貨情況，簽訂采購合同《不需要做合 同的項目做采購訂單，進行訂單管理。下達(dá)訂單。對訂單物料到貨 曰期、數(shù)量、合格數(shù)量、價格進行訂單維護，直至訂單執(zhí)行結(jié)束將 其關(guān)閉。在釆購訂單部分收貨后剩余部分交貨價格變化，雙方協(xié)商 確認(rèn)后，可提前關(guān)閉原訂單，建立一項新采購訂單重新下達(dá)新采購 訂單。 ⑷將簽訂的采購合同進行手工錄入，下達(dá)合同同時對合同進行管 理。對合同物料到貨日期、數(shù)量、合格數(shù)量、價格進行合同維護， 15 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 直至合同執(zhí)行結(jié)束將其關(guān)閉。 (5) 按合同或訂單條款規(guī)定，在規(guī)定時間對供貨商接受供貨商的發(fā)票 并提出付款的申請單。 (6) 做采購收貨、收貨檢驗，提出入庫通知單。依據(jù)采購訂單或其它 形式收貨后，先將物料放入質(zhì)檢狀態(tài)，經(jīng)質(zhì)檢員檢驗合格后開具驗 收單后，提交入庫通知單，庫管員方可進行到貨入庫作業(yè)。檢驗合 格的收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差，補做免費交貨釆購訂單加入原采購 訂單中并據(jù)此收貨，對供應(yīng)商免費交貨的采購訂單不做發(fā)票接受。 庫存管理子系統(tǒng) 1. 角色：系統(tǒng)管理員 操作：（ 1)輸 入系統(tǒng)管理員用戶名和密碼，進入系統(tǒng)管理員操作模式。 ⑵對倉庫哲?理人員的基本信息進行統(tǒng)一管理、維護，能夠增加、刪 除、修改包括倉庫管理員、倉庫業(yè)務(wù)碼、倉庫代碼、倉庫貨址庫位、 托盤目錄等的信息。修改或設(shè)置倉庫管理員代碼、名稱、口令等。 2. 角色 :倉庫管理員 操作：⑴輸入倉庫管理員用戶名和密碼，進入倉庫管理員操作模式。 (2)接入庫通知單，做入庫單憑證并將數(shù)據(jù)錄入庫存系統(tǒng)。憑證錄入 系統(tǒng)后，收貨記錄可在采購訂單中已交 /待交量得到反映，可在庫 存物料的現(xiàn)有庫存量中得到反映。不允許沒有釆購訂單的物品入 庫，不允 許無檢驗的物品入庫，入庫后按照事先設(shè)置的庫存?zhèn)}儲策 略分配到相應(yīng)的倉庫庫位。 ⑶接出庫通知單，做出庫單憑證并將數(shù)據(jù)錄入庫存系統(tǒng)。憑證錄入 系統(tǒng)后，生產(chǎn)性發(fā)貨可在生產(chǎn)訂單中生產(chǎn)訂單的狀態(tài)得到反映，非 生產(chǎn)性領(lǐng)料可直接記入部門費用，成品發(fā)貨可在客戶訂單的發(fā)貨中 得到反映，報廢處理系統(tǒng)直接記入相應(yīng)費用，對供應(yīng)商的退貨處理 系統(tǒng)需做發(fā)票退回處理。出貨后系統(tǒng)可在物料的現(xiàn)有庫存量中得到 反映。 ⑷做庫存盤點處理，并錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)生成盤點物料清單，對盤點 物料在盤點處理期間實行物料凍結(jié)，盤點后生成盤虧、盤盈報告單， 經(jīng)審 核合格錄入系統(tǒng)，記賬調(diào)整物料、帳面差異。 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 (5) 做沖紅處理，并錄入系統(tǒng)。對于發(fā)生已入賬的出、入庫單錯誤， 做物料沖紅處理，增加、減少物料現(xiàn)有庫存。制作倉庫出、入庫單， 出、入庫數(shù)量必須是負(fù)數(shù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后錄入系統(tǒng)入艱。 (6) 做暫估入庫處理，并錄入系統(tǒng)。對貨到發(fā)票未到的物料做暫估入 庫業(yè)務(wù)處理。待發(fā)票到后，根據(jù)票據(jù)號，從系統(tǒng)調(diào)出該單據(jù)的明細(xì)， 修改暫估入庫標(biāo)記、發(fā)票時間、入庫單價等字段。 (7) 做調(diào)撥處理，并錄入系統(tǒng)。 物料轉(zhuǎn)移處理在系統(tǒng)中分兩步處理。 先做物料移出處理，在移出后物料的狀態(tài)變?yōu)樵谕編齑?，然后再? 物料移入處理。庫存物料的調(diào)撥只有數(shù)量改變而沒有庫存價值的改 變，則只有物料憑證發(fā)生錄入系統(tǒng)。如庫存價值改變，還應(yīng)生成相 應(yīng)財務(wù)憑證錄入系統(tǒng)。接受調(diào)撥按實際數(shù)量收貨，調(diào)撥中發(fā)生的差 異部分依舊處于物料在途狀態(tài)，對此定期進行集中處理，可按報廢 處理。 (8) 做退庫處理，并錄入系統(tǒng)。根據(jù)退庫單據(jù)，辦理倉庫庫存退庫處 理。生成退庫單據(jù)，經(jīng)審核合格，正式記賬。若審核發(fā)現(xiàn)輸入錯誤， 退回制作退庫清單，進行退庫單修改。輸入系統(tǒng) 退庫日期、單據(jù)號、 退庫單位、備注、物料編號、名稱、材質(zhì)、規(guī)格、單價、計量單位、 退庫數(shù)量、貨址貨位、序號等。 (9) 做領(lǐng)用處理，并錄入系統(tǒng)。對非生產(chǎn)性物料領(lǐng)用的出庫業(yè)務(wù)根據(jù) 領(lǐng)用清單辦理倉庫出庫處理。生成領(lǐng)用單據(jù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)，錄入系 統(tǒng)，正式記賬。若審核發(fā)現(xiàn)輸入錯誤，退回制作領(lǐng)用清單，進行領(lǐng) 用清單修改。 采購管理與庫存苷理子系統(tǒng)亞務(wù)流程 系統(tǒng)分析中關(guān)于企業(yè)概況、存在的主要問題、用戶需求、系統(tǒng)目標(biāo)與指導(dǎo)思 想部分，分別已在第一章第二章的內(nèi)容中做了詳細(xì)的闡述。 本章系統(tǒng)分折部分就 本文主要工作涉足的采購管理與庫存管理兩大模塊的系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進行描述。它 是軟件開發(fā)過程中軟件實現(xiàn)的重要依據(jù)。 采購宵理業(yè)務(wù)流程見下圖。 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 庫存管理業(yè)務(wù)流程圖如下圖 庫存管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 采購管理子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 TX 庫存數(shù)據(jù) 刪 統(tǒng)計 來購計劃 庫存分析及報告 查 詢 出庫單 _ 山東大學(xué)碩士學(xué)位論文 2. 6 采購管理與庫存管理子系統(tǒng)功能分析 系統(tǒng)功能分析是在系統(tǒng)開發(fā)總體任務(wù)的基礎(chǔ)上完成。本文中的采購管理 與庫存管理子系統(tǒng)需要完成功能如下： 釆購管理子系統(tǒng)功能 1. 請購單維護 該功能主要有三個作用：（ 1)自動把 MRP 模塊生成的采購計劃建議讀入請購 單表中。（ 2)建立人工請 購單。（ 3)對請購單進行維護，允許修改和刪除請購 單。 2. 請購單審批生成采購計劃 該功能供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)使用，請購單需經(jīng)審批后生成采購計劃。 3. 生成采購訂單 該功能經(jīng)手工調(diào)整后自動生成采購訂單。 4. 采購計劃維護 該功能可人工輸入采購計劃，并能對采購計劃進行維護。 5. 合同維護 對于需簽訂合同的采購計劃使用該功能。 6. 采購訂單下達(dá) 該功能把確認(rèn)采購訂單下達(dá)變?yōu)樵谕静少徲唵巍? 7. 采購收貨 采購物料到貨以后，根據(jù)采購訂