office實(shí)用小技巧(編輯修改稿)
2024-09-26 00:15 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 所示。只要從 “數(shù)據(jù) ”菜單選擇 “有效性 ”，再按圖 15所示進(jìn)行設(shè)置。注意圖 15“來源 ”中的數(shù)據(jù)要用英文逗號分隔。 圖 14 圖 15 在 Excel中直接獲取 Inter上的數(shù)據(jù) 適用版本： Office XP/2020 由于業(yè)務(wù)需要，每天都要到 Inter上查找當(dāng)天的外匯牌價(jià)，再把它復(fù)制到 Excel中。這種重復(fù)性的日復(fù)一日的工作能不能變得更簡單點(diǎn)呢？ 打開 Excel文檔，從 “數(shù)據(jù) ”菜單選擇 “導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) ”，再選擇 “新建 Web查詢 ”，顯示對話框，如圖 16所示。在 “地址 ”欄輸入能訪問到外匯牌價(jià)的 Inter 網(wǎng)址，再單擊 “轉(zhuǎn)到 ”，就會顯示該網(wǎng)頁中的內(nèi)容。把鼠標(biāo)指針移動到希望導(dǎo)入的數(shù)據(jù)區(qū) 域的左上角，選中 標(biāo)記，會變?yōu)閷礌顟B(tài)，如圖 16 所示中鼠標(biāo)指針?biāo)谖恢?。單?“導(dǎo)入 ”按鈕，顯示對話框，如圖 17所示。此時(shí)可以指定導(dǎo)入的數(shù)據(jù)在 Excel中的放置位置，默認(rèn)值是當(dāng)前單元格的位置。單擊“屬性 ”按鈕，顯示對話框，如圖 18 所示。選中 “打開工作簿時(shí)，自動刷新 ”，這樣每次打開這個(gè) Excel文件，都會自動從網(wǎng)站上獲取外匯牌價(jià)的數(shù)據(jù)。作完這些設(shè)置，數(shù)據(jù)就被導(dǎo)入到Excel 中。如果希望立即刷新數(shù)據(jù)，可以在 “外部數(shù)據(jù) ”工具欄中單擊 “刷新數(shù)據(jù) ”按鈕，如圖19所示。現(xiàn)在，每天打開 Excel文件時(shí)，當(dāng)天的外匯牌價(jià)就 已經(jīng)自動填好了。 圖 16 圖 17 圖 18 圖 19 用語音協(xié)助校對 Excel表中的數(shù)據(jù) 適用版本： Office XP/2020 財(cái)務(wù)人員在 Excel中錄入了大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為了保證錄入的準(zhǔn)確性，往往需要反復(fù)核對。通常是兩個(gè)人一起來 做這件事，一個(gè)人念，一個(gè)人核對，同時(shí)耽誤兩個(gè)人的時(shí)間。 現(xiàn)在，工作效率可以提高一倍，因?yàn)橹灰粋€(gè)人就能輕松而有趣地完成這件工作。從 Excel的 “工具 ”菜單選擇 “語音 ”，再選擇 “顯示 ?從文本到語音 ?工具欄 ”，如圖 20所示。選擇需要核對的數(shù)據(jù)區(qū)域，在 “文本到語音 ”工具欄選中 “按列 ”或 “按行 ”圖標(biāo)按鈕，再單擊 “文本到語音 ”工具欄最左側(cè)的 “朗讀單元格 ”圖標(biāo)按鈕，電腦就開始幫你念數(shù)據(jù)了。別忘了打開音箱！ 圖 20 保護(hù) Excel工作表的部分內(nèi)容 適用版本： Office 2020/XP/2020 辛辛苦苦設(shè)計(jì)好 的 Excel表格，讓公司其他人填表時(shí)，被改的亂七八糟，更糟糕的是里面用于計(jì)算的函數(shù)和公式也被破壞了，還要自己重新設(shè)計(jì)。 這個(gè)頭疼的問題解決起來很簡單，只要把工作表保護(hù)起來就行了。首先，選擇允許其他用戶錄入和修改的單元格區(qū)域，從 “格式 ”菜單選擇 “單元格 ”，再選擇 “保護(hù) ”選項(xiàng)卡，如圖 21 所示。默認(rèn)情況下，工作表中的所有單元格都是被 “鎖定 ”的。清除 “鎖定 ”設(shè)置，清除后應(yīng)該如圖 21所示。這樣，所選的單元格區(qū)域不再處于鎖定狀態(tài)，而其他單元格依然保持鎖定狀態(tài)。第二步，從 “工具 ”菜單選擇 “保護(hù) ”，再選擇 “保護(hù)工作表 ”，如 圖 22 所示。此時(shí)可以設(shè)置取消保護(hù)的密碼，并可以進(jìn)一步指定允許用戶進(jìn)行的其他操作。只有設(shè)置了保護(hù)工作表，才會 讓單元格的 “鎖定 ”設(shè)置生效。設(shè)置完畢，如果想在鎖定的單元格錄入數(shù)據(jù)，就會顯示警告，只有未鎖定的單元格才允許錄入數(shù)據(jù)。 圖 21 圖 22 如何將 Excel 電子表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行行列轉(zhuǎn)置？ 適用版本： Office 2020/XP/2020 答：由于種種考慮，需要將電子表格中的行和列 進(jìn)行互換，這時(shí)只需復(fù)制需要行列互換的表格區(qū)域，在需要放置的單元格上執(zhí)行【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】命令，然后在 “選擇性粘貼 ”對話框的 “粘貼 ”選項(xiàng)區(qū)域中選擇 “全部 ”選項(xiàng)；在 “運(yùn)算 ”選項(xiàng)區(qū)域中選擇 “無 ”；并選擇“轉(zhuǎn)置 ”復(fù)選框，完成后單擊【確定】按鈕即可。 問：在 Excel中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，往往完成后才發(fā)現(xiàn)需要將行和列互換一下才會更好，是要重新輸入一遍嗎，還是有別的方法？ 如何在 Excel中獲得最適合的列寬？ 適用版本： Office 2020/XP/2020 答：如果您需要調(diào)整某一列的列寬，以獲得最適合的寬度，可以鼠標(biāo)雙擊該列列標(biāo)的右側(cè)邊界；如果您需要將多列調(diào)整到最適合的寬度，可以同時(shí)選中多列，然后鼠標(biāo)雙擊任一列 的右側(cè)邊界部分，這樣所有選中列的寬度就會自動適應(yīng)內(nèi)容了。 PowerPoint技巧（ 7個(gè)） 快速創(chuàng)建演示文稿 適用版本： Office 2020/XP/2020 如果已經(jīng)用 Word 寫好了一份報(bào)告，并且要根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容作幻燈片，則可以直接把 Word
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