【正文】 ，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“嗒嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。同時婉轉的詢問對方來意，如果對方?jīng)]有通報姓名則必須文明，盡量從客人的回答中充分判斷能否讓他與同事見面，如果客人要找的是公司領導更應該謹慎處理；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關部門來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保及時回復；每月將《客戶來訪登記薄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。所以，前臺工作的專業(yè)、規(guī)范與適度與否，對塑造單位形象有著非常重要的作用。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉告方式；如果來訪者知道找誰，但未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關同事或領導。轉接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉接過去。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收