【正文】 辦備案。 5 文件編制 任何人均可提出修改或編制文件的建議。以后可根據(jù)文件借閱權(quán)限借閱或使用。 4 文件的編號 文件的編號分為 4個層級 ,如 JGM00052202。 跨部門的程序文件由上級主管部門負(fù)責(zé)擬訂。 外來文件、資料由總裁辦統(tǒng)一分類、編號，并注明“外來”字 樣。 12 文件的保管 凡未注明“對外”的 文件均為密級文件（分為秘密、機密、絕密）。 14 文件的年審 總裁辦組織原編制部門在每年 12 月 1日至 12月 25 日 (根據(jù)需要可改變調(diào)整此期限 )對文件進(jìn)行年審。 禁止粗心大意地編、審、批文件，承擔(dān)由粗心大意對文件造成的不良后果。 除引用資料外，其它均屬外來參考資料，由總裁辦分類歸檔，以便檢索和使用不列入受控范圍。 13 作廢文件的處理 作廢文件的處理由總裁辦負(fù)責(zé)進(jìn)行。 文件更改后，應(yīng)經(jīng)該文件原審核人審核，原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可 實施。 8 文件的批準(zhǔn) 涉及集團(tuán)范圍的文件、機密 /絕密文件、與員工利益相關(guān)及牽涉敏感性問題的文件由總裁批準(zhǔn)簽署。 各層級間用 “”連接。涉及專業(yè)性較強的資料在當(dāng)年由該專業(yè)部門歸檔保存，年度終了應(yīng)統(tǒng)一移交總裁辦保管。 第一層級代表文件所屬部門。 6 文件的初次編寫與試用 文件的初次編寫在總裁辦的統(tǒng)籌安排下，分部門、分責(zé)任 人按集團(tuán)統(tǒng)一的文件格式和寫作規(guī)定進(jìn)行撰寫。 培訓(xùn)或修改用的文件，經(jīng)人力資源部 /總裁辦批準(zhǔn)或其授權(quán)人批 準(zhǔn)后可復(fù)印，復(fù)印件上用紅筆注明“學(xué)習(xí)用”或“修改用”等字樣。 —— 機密和絕密文件限定發(fā)放和閱讀范圍。年審期間審批的文件當(dāng)年不進(jìn)行年審。 禁止明知文件有錯而不更改。作廢的資料除保留 1份外，其余作出標(biāo)識作為普通參考資料。文件使用人應(yīng)確保文件不流失、不損