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酒店辦公室標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)(留存版)

2024-08-23 03:09上一頁面

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【正文】 很差(5分)。針對(duì)各一線經(jīng)營部門缺編的(后勤保障部門及職能管理部門不享受缺編補(bǔ)貼),酒店將給予一定的缺編補(bǔ)貼。 晉級(jí)員工或管理人員均享受相應(yīng)職級(jí)的薪資(管理人員見習(xí)期為36個(gè)月)。 有薪假:員工工作已滿1年不滿10年的,年休假為5天;已滿10年不滿20年的,年休假為10天;已滿20年的,年休假為15天。有急病不能事先請(qǐng)假者,應(yīng)及時(shí)電話通知部門或委托親屬轉(zhuǎn)告,事后要持病假證明補(bǔ)辦準(zhǔn)假手續(xù),病假含工休日。 薪資結(jié)算:當(dāng)交接事項(xiàng)全部完成,由辦公室填寫《員工離職通知單》,注明應(yīng)扣款項(xiàng)、應(yīng)退押金及薪資金額,離職人員攜《員工離職通知單》到財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。 辦公室向相應(yīng)部門發(fā)文確認(rèn)崗位調(diào)動(dòng)、薪資等級(jí)及生效日期。 辦理完入職手續(xù)的新員工到就職部門報(bào)到,由部門派人帶領(lǐng)新員工領(lǐng)取工作服,并介紹部門同事,安排具體工作崗位。 休息休假:(1) 休息日:員工每月享受不少于4天休息日(法定假日除外),員工休息根據(jù)部門情況進(jìn)行安排。 員工招聘和選用原則:公平、公正、公開、優(yōu)勝劣汰。 規(guī)章制度管理為確保酒店正常經(jīng)營與發(fā)展,同時(shí)充分保障員工勞動(dòng)權(quán)益,企管部依法制定相應(yīng)用工規(guī)章和獎(jiǎng)懲制度,集中收編于《XXXXX員工手冊(cè)》。 酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核并批準(zhǔn)人力資源管理的各項(xiàng)報(bào)告并對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行總體控制。4) 資料存放要注意通風(fēng)、狀況良好,防潮防曬,以免造成文件霉?fàn)€或宇跡消退。酒店外來人員需查詢時(shí)必須出示由政府或企業(yè)單位人事部門開具的介紹信,并經(jīng)辦公室主任同意后方可查閱;屬酒店內(nèi)部查閱的,必須書面申請(qǐng)并經(jīng)辦公室主任同意方可查閱。在按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門會(huì)同安全部共同派員監(jiān)銷。會(huì)計(jì)報(bào)表的封面除注明以上內(nèi)容外,還應(yīng)注明:主管部門,規(guī)定報(bào)送日期,送出日期等。發(fā)現(xiàn)短缺,應(yīng)查明原因。3) 保證文件檔案歸存的及時(shí)性、存文的完整性,不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。 辦公室負(fù)責(zé)酒店人事檔案的管理工作。;;;。 要求:登記編號(hào)要做到準(zhǔn)確、詳細(xì)、工整。 要求:對(duì)已傳閱完畢的文件進(jìn)行分門別類的整理歸檔,并建立歸檔文件目錄,包括文件標(biāo)題、來文單位、存檔時(shí)間等,以備查閱;對(duì)于辦結(jié)件,及時(shí)向批示領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告文件辦理結(jié)果,一份呈批示領(lǐng)導(dǎo)閱示,另一份歸檔。 將所有的會(huì)議文件、資料立卷、存入檔案室,便于日后查詢。 重大會(huì)議通知,須發(fā)書面通知;若屬臨時(shí)小型會(huì)議,可口頭通知。 會(huì)期:會(huì)議時(shí)間和議題內(nèi)容聯(lián)系起來考慮,不開馬拉松式會(huì)議。 大堂副理根據(jù)辦公室安排,擬定接待參觀方案??己酥笜?biāo)人事工作計(jì)劃完成率、招聘計(jì)劃完成率、績效考評(píng)實(shí)施情況。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期 (二) 辦公室崗位職責(zé) 辦公室主任崗位職責(zé)崗位名稱辦公室主任所屬部門辦公室職位編號(hào)直接上級(jí)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理調(diào)研員直接下級(jí)辦公室副主任、人事主管、文員、司機(jī)晉升方向職責(zé)描述主要工作任務(wù) 日常行政管理(1) 在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,協(xié)調(diào)各部門的工作,協(xié)助總經(jīng)理制訂、監(jiān)督、檢查各項(xiàng)方針、政策、上級(jí)指示和重要決定及各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況;(2) 負(fù)責(zé)酒店公章證照、辦公印章的保管工作;(3) 負(fù)責(zé)本部門員工管理,保證遵守酒店管理規(guī)范;(4) 認(rèn)真貫徹黨和政府有關(guān)人事管理方針、政策、法規(guī)??己酥笜?biāo)員工對(duì)人力資源滿意度,會(huì)議準(zhǔn)備情況,部門文件的整理和歸檔情況。任職資格1. 大專及以上學(xué)歷,計(jì)算機(jī)、通訊相關(guān)專業(yè);2. 二年以上網(wǎng)管工作經(jīng)驗(yàn);3.具有良好的職業(yè)道德,較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力,具有強(qiáng)烈的責(zé)任心。 對(duì)總經(jīng)理約見的客人,要及時(shí)提醒總經(jīng)理,如因總經(jīng)理忙于其他工作未能按時(shí)會(huì)客,要代為接待,并與總經(jīng)理聯(lián)絡(luò),按照指示辦理。 準(zhǔn)備會(huì)議材料 總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)營業(yè)務(wù)會(huì)議等涉及的有關(guān)材料,由辦公室主任負(fù)責(zé)收集整理,做到充分、完整。 辦公室及時(shí)做好會(huì)議記錄,發(fā)放會(huì)議有關(guān)材料。 呈送 分工:根據(jù)辦公室主任提出的文件擬辦意見,由文員負(fù)責(zé)呈送酒店領(lǐng)導(dǎo)閱批。 辦公室審核應(yīng)重點(diǎn)檢查文稿形式是否符合要求,是否應(yīng)會(huì)簽,行文關(guān)系是否正確,發(fā)布范圍、形式是否恰當(dāng),附件是否相符,內(nèi)容文字是否通順,按行文規(guī)則要求是否有遺漏項(xiàng)目;檢查發(fā)文稿簽標(biāo)題、字號(hào)、印制份數(shù)、日期、聯(lián)系電話有無填寫等等。 要求:規(guī)范、清晰、安全。,一律不予蓋章。3)文件存入之前,認(rèn)真填寫《卷內(nèi)文件目錄》,按來文的先后順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào),同時(shí)在文件右側(cè)貼上對(duì)應(yīng)目錄號(hào)標(biāo)簽,然后依次存入,《卷內(nèi)文件目錄》放于首頁。 過期文件處理檔案文件達(dá)到或超過保存期限以后,成為過期文件,可以報(bào)廢。各種經(jīng)濟(jì)合同,保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證應(yīng)另編目錄,單獨(dú)登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。各種會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限見“附表二”。5) 員工日常工作中的各種處罰記錄,如“警告處罰單”、“消防處罰單”、“設(shè)備責(zé)任損壞賠償通知單”及有關(guān)處罰通報(bào)等。3) 資料存入之前,認(rèn)真填寫《卷內(nèi)文件口錄》,按資料的存入順序編定卷內(nèi)文件目錄號(hào)。名稱形式保存部門保存期限索引卷內(nèi)文件目錄表格各部門1年日期文件借閱登記表表格各部門1年日期 附表一: 行政檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件5年包括管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等二、外來文件2總公司文件3年3市內(nèi)文件3年4市級(jí)以上外來文件3年專指國家旅游局、中國旅游飯店協(xié)會(huì)、中國飯店協(xié)會(huì)、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計(jì)局等省級(jí)以上文件三、酒店內(nèi)部文件5酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店文件”永久6備忘錄永久7工作指令2年包括周工作指令、月度工作計(jì)劃、年度工作計(jì)劃書8上行報(bào)告5年9文字資料1年包括各種文字資料附表二: 會(huì)計(jì)檔案保管期限序號(hào)檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款調(diào)節(jié)表3年二、會(huì)計(jì)帳薄內(nèi)3日記帳15年其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細(xì)帳15年5固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年6輔助帳薄15年三、會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析8月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年同上9年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久同上四、其他類10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)25年 (十一) 人力資源管理工作流程根據(jù)國家政策法規(guī)與酒店經(jīng)營管理的需要,確保酒店人力資源的合理利用和開發(fā)。3)各部門每月需根據(jù)部門當(dāng)月活動(dòng)情況及經(jīng)營情況,提前一個(gè)月向辦公室上報(bào)下一月的“部用人計(jì)劃”,辦公室根據(jù)“全年用人計(jì)劃”審批后實(shí)施,超出“全年用人計(jì)劃”的用人計(jì)劃,需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 用人部門協(xié)同辦公室完成員工的招聘面試、錄用、培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正等工作。 個(gè)人薪資:各崗位新進(jìn)員工或新進(jìn)管理人員試用期薪資一律按最低職級(jí)的80%確認(rèn)(基本工資+崗位工資+職級(jí)工資+考核工資80%),試用或見習(xí)期第一個(gè)月不享受全勤獎(jiǎng)。(3) 宿舍:針對(duì)非市區(qū)的酒店員工,免費(fèi)提供員工宿舍,并提供空調(diào)、熱水、電視、網(wǎng)絡(luò),水電費(fèi)用在規(guī)定額度以內(nèi)均由酒店承擔(dān),超出定額部分由員工自付。 辦公室進(jìn)行審查,決定是否同意用人部門意見。 員工不論是以何種方式離職,都應(yīng)填寫《辭職申請(qǐng)單》,報(bào)送部門負(fù)責(zé)人及辦公室;員工辭職時(shí),其用人部門和辦公室都應(yīng)與員工進(jìn)行離職前的面談,了解其辭職的真實(shí)原因并如實(shí)作好記錄?!   ?各部門員工請(qǐng)假,除緊急情況外(個(gè)人急病看急診、直系親屬有危及生命和意外事件發(fā)生等),一律事前填寫《員工請(qǐng)假申請(qǐng)表》,按規(guī)定程序?qū)徟?,方可生效?因意外情況來不及提前書面請(qǐng)假時(shí),應(yīng)及時(shí)電話通知部門,征得部門經(jīng)理同意,事后補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。 加班時(shí)間在2小時(shí)累計(jì)之內(nèi),或因本職工作任務(wù)未能完成的不算加班。人資主管根據(jù)上月核定的考勤匯總表、月度考核匯總表、處罰通知等相關(guān)資料編制各部門工資表,辦公室主任負(fù)責(zé)工資的審核。(4) 工作不夠主動(dòng),有一定本位主義,偶有推卸責(zé)任(16分)。主要分為以下五個(gè)等次:(1) 對(duì)本職工作,包括工作細(xì)節(jié),以及其他相關(guān)工作非常熟悉,任何情況下進(jìn)行工作,亦能應(yīng)付自如,常有創(chuàng)新(10分)。(5) 不主動(dòng)學(xué)習(xí),參加學(xué)習(xí)培訓(xùn),成績不合格(5分)。(3) 在規(guī)定時(shí)限內(nèi)按時(shí)完成工作,極少要上級(jí)催促,適當(dāng)控制不利因素(7分)。 發(fā)布信息的形式  信息發(fā)布可以采取以下一種或幾種形式予以發(fā)布:   酒店門戶網(wǎng)站;   電視、報(bào)紙、廣播等媒體; 信息公開欄、信息查詢點(diǎn)、電話、手機(jī)短信等; LED廣告顯示屏;   新聞發(fā)布會(huì); 其他便于公眾知曉的形式。使公司的信息管理規(guī)范化、系統(tǒng)化。(5) 經(jīng)常推遲工作進(jìn)度,工作效率持續(xù)低于要求(5分)??己藛T工的崗位職責(zé)履行情況,主要分為以下五個(gè)等次:(1) 工作業(yè)績突出,工作有計(jì)劃、有重點(diǎn),能很好地履行崗位職責(zé),很好地完成計(jì)劃內(nèi)外的工作任務(wù)(10分)。(3) 正常情況下,獨(dú)立完成工作,遇非例行情況時(shí),才需要上司或他人指導(dǎo)(7分)。 勤勉性(10分)。 根據(jù)各部門考勤原始記錄與考勤匯總表核對(duì)。年內(nèi)倒休完畢。 有薪假: 員工經(jīng)部門經(jīng)理和辦公室審批同意,填報(bào)《員工請(qǐng)假申請(qǐng)表》履行請(qǐng)假手續(xù)。凡未經(jīng)批準(zhǔn)擅自休假者(包括以任何借口及手段騙取的各種假期,經(jīng)發(fā)現(xiàn)查證屬實(shí)的),均視為曠工。 個(gè)人領(lǐng)用物品移交:離職人員將入職時(shí)領(lǐng)取的工號(hào)牌、員工手冊(cè)、更衣柜鑰匙、寢室鑰匙、餐卡交辦公室,工作服交洗保部,頭飾交所在部門,相應(yīng)人員在《離職人員移交清單》上簽字確認(rèn)。不能勝任者予以辭退,試用期事假達(dá)3天者予以辭退,病假達(dá)6天者予以辭退或延長試用期,存在遲到、早退達(dá)三次或曠工記錄者予以辭退。(5) 病號(hào)飯/愛心湯:針對(duì)堅(jiān)持在崗的生病員工,免費(fèi)提供病號(hào)飯/愛心湯一份(常規(guī)工作餐+一個(gè)煎蛋或蛋湯)。 事/病假扣款以當(dāng)月全額工資為基數(shù)計(jì)算:(1) 員工事/病假扣款標(biāo)準(zhǔn):當(dāng)月全額工資(基本工資+崗位工資+職級(jí)工資+考核工資/2+全勤獎(jiǎng)+店齡津貼+外語津貼+學(xué)歷津貼。,如實(shí)填報(bào)員工事/病假、有薪假、加班及法定節(jié)日加班等,每月底報(bào)送辦公室。5)員工一經(jīng)錄用,依法與人力資源管理公司訂立“勞動(dòng)合同”并建立各類社會(huì)保險(xiǎn),辦理入職手續(xù),詳見《員工入職離職操作規(guī)程》。 過程: 一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動(dòng)。4)各種存放文件盒(柜)整齊、集中、規(guī)范存放,《卷內(nèi)文件目錄》與資料相對(duì)應(yīng)。 各類人事資料由辦公室人力資源管理專責(zé)負(fù)責(zé)收集、審查核對(duì)、分類、整理立卷或裝訂成冊(cè),并進(jìn)行維護(hù)管理。本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意:外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要有正式介紹信,經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后詳細(xì)登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。C、年度終了結(jié)轉(zhuǎn)新賬后,應(yīng)將結(jié)清余額的舊賬打印裝訂。各類檔案文件保存期限見“附表一”。5)待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效,即歸入相應(yīng)目錄文件檔案。、不合理或違反規(guī)定使用的,給公司造成損失,公司將視情節(jié)輕重,追究責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任并進(jìn)行行政處罰,同時(shí)保留進(jìn)一步追究法律責(zé)任的權(quán)力。 要求:需折疊的文件,紙的四個(gè)角對(duì)齊且工整;裝訂要訂在一條直線上,釘子要均勻、整齊。 辦公室主任審核應(yīng)重點(diǎn)把握是否需要行文,文稿內(nèi)容是否符合相關(guān)政策;提出的要求和措施是否明確具體,切實(shí)可行;涉及其他部門的問題是否協(xié)商一致等等,如認(rèn)為不妥之處可退回修改并簽署意見。 要求:及時(shí)準(zhǔn)確、高效有序。 會(huì)議進(jìn)行中若臨時(shí)調(diào)整議題 ,增加與會(huì)人員,或發(fā)生其他特殊情況,要根據(jù)情況采取應(yīng)急措施.做好會(huì)議調(diào)度工作。 需會(huì)議詳細(xì)討論并予以通過的材料,要在精心擬寫、認(rèn)真核稿的基礎(chǔ)上,及時(shí)復(fù)印、裝訂,保證與會(huì)人員人手一份。 對(duì)上門投訴的客人或員工,要心平氣和,耐心傾聽其意見,并將客人的投訴予以記錄,將記錄報(bào)分管副總經(jīng)理批示后轉(zhuǎn)相關(guān)部門處置。相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期 三、辦公室工作流程(一) 辦事工作流程辦公室主任酒店領(lǐng)導(dǎo)安排工作反饋情況酒店各職能部門要求協(xié)作反饋情況副 主 任安排工作反饋情況文員專責(zé)、人資專責(zé)、網(wǎng)管專責(zé)分工協(xié)作安排工作反饋情況 (二) 來訪工作流程起立招呼、禮貌用語讓座敬茶詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的電話來訪決定接待對(duì)象和方式本人接待、領(lǐng)導(dǎo)接待、其他人接待接待完畢,禮貌送客至辦公室門口填寫來訪記錄,必要時(shí)向主任匯報(bào) (三) 人力調(diào)配工作流程實(shí)時(shí)監(jiān)督跟進(jìn)工作將人員分配到部門確定調(diào)配人員報(bào)酬用人部門簽到簽退辦公室落實(shí)人員辦公室落實(shí)人員酒店內(nèi)部調(diào)配從外部調(diào)配人員辦公室重要接待或大型會(huì)議用人部門編制人力需求計(jì)劃無特殊要求有特殊技能要求 (四) 內(nèi)部接待工作流程理順、規(guī)范酒店內(nèi)部接待管理,使之在成本控制的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)預(yù)期友好接待目標(biāo)。員工檔案管理(1) 組織建立并完善員工檔案;(2) 組織建立并豐富人才
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