【正文】 資料表格要求卷面整潔，填寫規(guī)范準(zhǔn)確，不許涂改（應(yīng)杠改并小簽）、修補(bǔ)，文字要做到工整、清晰、整潔。這造成在收集過程未與歸檔整理要求相結(jié)合，從而造成大量的文件材料收集不齊全且為后期組卷增加了大量的工作量。第七節(jié) 檔案驗(yàn)收指南一、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織省屬項(xiàng)目由省檔案行政管理部門組織驗(yàn)收；市屬項(xiàng)目由市檔案行政管理部門組織驗(yàn)收；區(qū)屬項(xiàng)目由區(qū)檔案行政管理部門組織驗(yàn)收；有新規(guī)定的，從其規(guī)定。如有尺寸應(yīng)予標(biāo)注。并注明變更依據(jù)。一、凡合同、協(xié)議、簽證、啟動(dòng)驗(yàn)收交接書等文件均應(yīng)為正本歸檔，不得用副本或復(fù)印件歸檔。案卷裝訂一般采用“三孔一線”結(jié)扣法，要求整齊、牢固、美觀，不能出現(xiàn)脫頁、壓字、文件倒置的現(xiàn)象。（3）立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的日期。（5）日期：應(yīng)填寫文件材料的形成日期。（二）卷內(nèi)文件排列管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。由于工程變更文件的特殊意義和作用，它們不能直接附在被變更的竣工圖的次頁，應(yīng)以單項(xiàng)（單位）工程為單元，把涉及該單項(xiàng)（單位）工程的所有變更通知單集中起來，前面附上該單項(xiàng)（單位）工程的變更通知單目錄。如來往文件的收集必須遵循“閉合原則”，施工技術(shù)文件必須依據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的單位、分部、分項(xiàng)工程劃分為主線進(jìn)行收集。第二節(jié) 建設(shè)項(xiàng)目檔案編制組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)一、建設(shè)單位組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）建設(shè)單位組織機(jī)構(gòu)建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)入施工階段時(shí)，必須做好項(xiàng)目各階段文件的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理。綜合管理性文件的組卷方法：這類型文件的立卷首先應(yīng)按事件分類，然后同類時(shí)間形成材料按時(shí)間先后（或重要程度）進(jìn)行排序。（1）項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理：監(jiān)理依據(jù)性文件包括《監(jiān)理大綱》、《監(jiān)理規(guī)劃》和各專業(yè)的《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》等，這些監(jiān)理依據(jù)性文件應(yīng)該在項(xiàng)目批準(zhǔn)實(shí)施后整理歸檔，排列方法一般按專業(yè)的先后順序。（三）案卷的編目編頁號(hào)的目的是為了鞏固卷內(nèi)文件的順序和確切地統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)文件材料的數(shù)量，確保其完整性。案卷封面和脊背的編制案卷封面包括案卷外封面（檔案盒）和案卷內(nèi)封面。（7）卷內(nèi)備考表：排列在卷內(nèi)文件材料之后。外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。六、施工記錄表式應(yīng)符合本指南相關(guān)填表要求（第一章第九節(jié)）的有關(guān)規(guī)定。（四）施工圖被取消的，包括設(shè)計(jì)變更取消或現(xiàn)場沒施工的不需編制竣工圖，但應(yīng)在原圖中注明“取消”并將原圖作廢，在竣工圖目錄上保留原圖名稱注明“取消”。（五）一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊(cè)的，應(yīng)將復(fù)印件附后在有關(guān)卷冊(cè)中，或在備考表中說明。（四）驗(yàn)收要求項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。針對(duì)案卷形成質(zhì)量較差、整理質(zhì)量不理想的問題，應(yīng)參照本指南的相關(guān)要求，并深刻領(lǐng)會(huì)綜合類文件必須遵循“閉合”原則、技術(shù)類文件按照單位、分部、分項(xiàng)工程劃分原則進(jìn)行收集、整理，并使最終形成的項(xiàng)目檔案能真實(shí)反應(yīng)建設(shè)過程、便于使用查找這一目的。②水泥、鋼筋等外購材料要有“建筑材料報(bào)驗(yàn)單”，廠家合格證，出廠證明質(zhì)量報(bào)告。七、砌筑工程按每1～3km為分部工程，鑒于強(qiáng)度等技術(shù)指標(biāo)檢測值較多離散較大可能導(dǎo)致不合格，故盡可能細(xì)分分部工程，最好每分部工程劃分控制1km左右或每一處砌筑工程。四、工程項(xiàng)目管理文件的主要內(nèi)容征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖；占地用圖、土地使用證；公路建設(shè)用地呈報(bào)表及征地?cái)?shù)量明細(xì)表；征地拆遷合同協(xié)議、補(bǔ)償建筑物、電力電訊設(shè)備協(xié)議書；招標(biāo)文件審查、技術(shù)設(shè)計(jì)審查、技術(shù)協(xié)議；招標(biāo)投標(biāo)、承包合同；招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件；投標(biāo)書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標(biāo)澄清文件、修正文件；中標(biāo)通知書，評(píng)標(biāo)報(bào)告；合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)所的文件；1定標(biāo)、租賃工文件；1電、暖、煤氣等供應(yīng)協(xié)議書；五、竣工結(jié)算及財(cái)務(wù)決算竣工文件勘查設(shè)計(jì)結(jié)算協(xié)議及有關(guān)文件監(jiān)理結(jié)算協(xié)議及有關(guān)文件各合同段施工結(jié)算協(xié)議及有關(guān)文件項(xiàng)目竣工決算報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告六、竣工驗(yàn)收文件項(xiàng)目交、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；項(xiàng)目建設(shè)總結(jié)；工程設(shè)計(jì)總結(jié)；工程施工總結(jié)；工程監(jiān)理總結(jié)；項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審文件；工程現(xiàn)場聲像；工程審計(jì)文件、材料、決算審計(jì)報(bào)告；檔案驗(yàn)收審批文件、交工驗(yàn)收文件。二工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、重要會(huì)審紀(jì)要等。與各有關(guān)單位的往來文件等由監(jiān)理單位按階段、問題分類整理組卷，組卷時(shí)注意把過程文件（如請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文等）為一件歸檔。首先是批準(zhǔn)文件、接下來征地拆遷合同、協(xié)議、土地使用證，紅線圖等，公路的紅線圖數(shù)量較大，其組卷按征地的起止地點(diǎn)進(jìn)行有序排列。二、在單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程劃分時(shí)，盡可能考慮施工的連續(xù)性，以確保各分項(xiàng)工程能及時(shí)評(píng)定。⑦構(gòu)件名稱及編號(hào)要填寫到位，如：“13m預(yù)應(yīng)力空心板第X跨第X片”；⑧，要填寫完整的年月日（）；⑨不能出現(xiàn)有意見沒簽名、有簽名沒意見、沒日期等；⑩簽名不能用藝術(shù)字、繁體字等。部分項(xiàng)目的專職資料員對(duì)項(xiàng)目的工程內(nèi)容、管理流程、施工工藝、試驗(yàn)檢測、質(zhì)量評(píng)定等專業(yè)領(lǐng)域不了解，其工作定位僅僅停留在普通文職人員類別，基本上均為被動(dòng)收集（即將別人提供的材料進(jìn)行保管）。工程錄像檔案規(guī)格為專業(yè)帶，工程錄像檔案帶盒上應(yīng)標(biāo)有簡要說明，內(nèi)容包括工程名稱、主題、錄制人、帶長時(shí)間、審核人及批準(zhǔn)人?？捎谩啊碧?hào)將被修改的線條劃去，在適當(dāng)?shù)奈恢蒙蟿澤闲薷木€條。施工單位可以在原施工圖上加蓋“竣工圖章”（式樣見圖2）（必須是新圖，竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥）代替描制竣工圖，并經(jīng)有關(guān)責(zé)任人簽認(rèn)后作為竣工圖，圖號(hào)為原圖號(hào)后加“竣”字，蓋竣工圖章的部位在藍(lán)圖的右下角的設(shè)計(jì)圖標(biāo)上方或是靠近圖標(biāo)不壓蓋圖形、文字的地方；（二）凡在施工過程中，對(duì)原設(shè)計(jì)做一般性設(shè)計(jì)變更的，可不重新繪制，在原施工圖上直接修改作為竣工圖。第四節(jié) 建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量要求根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，所有工程建設(shè)項(xiàng)目檔案必須是原件（特殊文件除外），歸檔文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范（文字、表格A4）。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm210mm）。（2）立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。如果文件形成時(shí)對(duì)工程名稱填寫不準(zhǔn)確的，編制卷內(nèi)目錄時(shí)要糾正 如：會(huì)議紀(jì)要、變更通知單中每一份文件沒有題名的要擬卷內(nèi)題名，主要揭示會(huì)議主題、修改內(nèi)容等。具體組卷的排列方法參考如下：①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時(shí)間在其形成后組卷，如：監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第一季度或積累到一定厚度及時(shí)組卷，如：開工、停工、復(fù)工令、監(jiān)理文件、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、工程款項(xiàng)支付、監(jiān)理簡報(bào)、監(jiān)理日志等；③監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時(shí)組卷。工程變更文件的組卷方法。文件收集順序應(yīng)盡可能遵循檔案整理的規(guī)律，以減少后期檔案整理的工作量。明確一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員（專職或?qū)Ｘ?zé)應(yīng)視項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模而定）負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案材料的積累和監(jiān)督指導(dǎo)工作。如立項(xiàng)、征地拆遷、報(bào)建是幾項(xiàng)不同的工作，形成的文件也自然分成幾個(gè)問題，可把反映不同問題的文件分開。（2）監(jiān)理工作性文件：項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各有關(guān)方面，它反映項(xiàng)目建設(shè)參建各方的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目情況，是建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性文件。裝訂的案卷一律依序編制頁號(hào)，順序均從“1”開始，一頁一號(hào)。（1）案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。臨時(shí)檔號(hào)編制規(guī)則：第一個(gè)字母表示合同工程編號(hào)；第二個(gè)字母為大類代號(hào)：l—綜合性文件，2—設(shè)計(jì)文件，3—施工文件，4 —監(jiān)理文件，5 —竣工圖表，6— 科研文件，7 —設(shè)備文件；8—試運(yùn)行類、財(cái)務(wù)器材管理類第三個(gè)字母表示流水序號(hào)。（五）案卷的排列建設(shè)項(xiàng)目案卷按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。 七、重大質(zhì)量事故處理、重要設(shè)備缺陷處理、重要會(huì)議除文字材料，要求盡量收集聲像材料，永久存放、歸檔。（五）同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。（六）國外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T8—2002），對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。第九節(jié) 表格使用說明本次指南修編按照最新規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)建管表、評(píng)表、檢表、試表、施表、監(jiān)表進(jìn)行了完善和補(bǔ)充，其中重點(diǎn)按照《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80－2004）的要求對(duì)評(píng)表格式進(jìn)行調(diào)整、按照《公路工程施工監(jiān)理規(guī)范》（JTJ G102006）對(duì)監(jiān)表進(jìn)行了統(tǒng)一，并新增了斜拉橋、懸索橋及橋梁加固的相關(guān)用表。廠家合格證及出廠證明質(zhì)量報(bào)告數(shù)據(jù)填寫要清晰，不能有圓珠筆填寫現(xiàn)象。八、路面工程按每1～3km為分部工程，鑒于壓實(shí)度等技術(shù)指標(biāo)檢測值較多離散較大可能導(dǎo)致不合格，故盡可能細(xì)分分部工程，最好每分部工程劃分控制1km左右，在有中央分隔帶的路基，宜按左、右幅分別劃分分部工程。七、科研項(xiàng)目文件課題報(bào)告、任務(wù)書、批準(zhǔn)書；協(xié)議書、委托書、合同；研究方案、計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告；實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)分析、計(jì)算、整理數(shù)據(jù)；階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定。三單位工程質(zhì)量自驗(yàn)評(píng)定表（單獨(dú)組卷）包括單位工程、分部工程以及分項(xiàng)工程的施工自驗(yàn)評(píng)定表，各評(píng)定表格須經(jīng)過監(jiān)理簽名認(rèn)可。七監(jiān)理工作會(huì)議記錄或紀(jì)要八工程聲像資料九往來文件主要包括：①監(jiān)理工程師與業(yè)主之間來往的函件； ②監(jiān)理工程師與承包人或指定分包人之間來往的函件、書面協(xié)議、申請(qǐng)批復(fù)、會(huì)議記錄 ；③監(jiān)理工程師與技術(shù)專家之間來往的函件；④監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部來往的函件、請(qǐng)示報(bào)告、報(bào)告的批復(fù)；⑤監(jiān)理工程師與第三方之間的來往函件、協(xié)議。因?yàn)樗纬傻臅r(shí)間不同，最主要的是它的內(nèi)容完全不一致，征地拆遷應(yīng)單獨(dú)組卷。在分單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程及選擇使用相關(guān)表格中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：一、單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程劃分時(shí)，若設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)（或道路等級(jí)）不一致時(shí)應(yīng)將單獨(dú)劃分。如：“KXX+XXX□□橋X＃臺(tái)X樁”（中心樁號(hào)+橋梁名稱+臺(tái)號(hào)/墩號(hào)+樁號(hào)）；④檢查頻率攔應(yīng)填寫“本段長度多少，檢查多少點(diǎn)”或“總數(shù)多少，抽查(n％)多少”；⑤如果某一欄的數(shù)據(jù)一頁不夠?qū)懀稍黾痈奖砘虮卷撓旅嬗锌招?，可在空行的?xiàng)次填上該項(xiàng)次，再填檢測值；⑥填寫檢測值有偏差的如幾何尺寸，應(yīng)以“實(shí)測值／偏差”格式填寫，在規(guī)定值或偏差欄應(yīng)填寫“設(shè)計(jì)值／允許偏差”，厚度規(guī)定值填“設(shè)計(jì)值，代表值／極值”，如“ 250，—10／—25”。二、專職資料員不具備專業(yè)技術(shù)。工程錄像檔案質(zhì)量要求圖像清晰，解說正確。（二）少量線條的修改。二、竣工圖編制方式（一）凡按設(shè)計(jì)圖施工沒有變動(dòng)的。（八）檔案盒、卷皮、卷內(nèi)文件目錄及卷內(nèi)備考表的規(guī)格所有檔案盒、卷皮、卷內(nèi)文件目錄及卷內(nèi)備考表，全部采用國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T　11822—2000）標(biāo)準(zhǔn)式樣。案卷內(nèi)不同幅面的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。卷內(nèi)備考表（1）說明：包括案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。（4）文件材料題名：對(duì)于文件類的資料，應(yīng)每一份文件列一條目錄；對(duì)于原始施工記錄、原材料試驗(yàn)等非文件性的資料，不必細(xì)分到一張記錄表列一條目錄，也不能粗略到一盒檔案就一條目錄，可按樁號(hào)范圍、工程部位、工藝順序等拆分每一盒檔案的內(nèi)容，例如對(duì)橋梁而言，可以一座橋每一根樁或一個(gè)承臺(tái)或一條立柱等列一條目錄。與項(xiàng)目有關(guān)的來往文件應(yīng)整理歸檔，與工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報(bào)告，應(yīng)單獨(dú)立卷，待竣工驗(yàn)收后處理。施工文件的開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃、施工日志及中間驗(yàn)收等分別按合同段集中組卷；各項(xiàng)施工原始記錄（施檢表）、試驗(yàn)檢測報(bào)告（試驗(yàn)表）、評(píng)表和檢表按照單位、分部、分項(xiàng)工程劃分整理組卷；原材料按批量形成，單獨(dú)組卷。應(yīng)區(qū)別文件收集與檔案整理是兩個(gè)不同概念，部分文件在過程中需要收集，但在檔案整理過程中應(yīng)予以剔除（如消防、衛(wèi)生防疫、防洪防旱等普發(fā)性文件，且施工過程中未造成后果的）。隨著項(xiàng)目建設(shè)的展開而開展檔案工作。同一問題形成的文件按時(shí)間順序排列，若文件數(shù)量多，可按問題組成若干個(gè)案卷，如數(shù)量不多，可組成一卷。在項(xiàng)目開工前要統(tǒng)一規(guī)定不同文種的文號(hào)編排方式，如開工令、復(fù)工令等可設(shè)文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄也應(yīng)分別設(shè)文種、文號(hào)。正面在右下角編號(hào)，反面在左下角編號(hào)。主要由建設(shè)工程全稱、子項(xiàng)工程名稱、內(nèi)容、文種或載體形式（如錄像帶、照片）等四部分組成。例如某項(xiàng)目是由A、B、C 三個(gè)單位分包的，A、B、C分別把各自編制完畢的施工文件、竣工圖向總包單位移交。項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、消防，環(huán)保等順序排列。 八、原始檔案報(bào)送工程文件管理組，承包商與監(jiān)理留一份復(fù)印件；報(bào)送若干份監(jiān)理審查認(rèn)可的竣工程圖以及電子版檔案一份，若質(zhì)量評(píng)定為計(jì)算機(jī)自動(dòng)評(píng)定，則同樣報(bào)送一份紙質(zhì)原始檔案和一份電子版檔案；即最后由工程文件管理組編制成的整套工程檔案為紙質(zhì)原始檔案和必要的電子光盤檔案。（六）原設(shè)計(jì)沒有的后來變更增加的部分。編制單位竣　工　圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人760131010101080252530圖2： 竣工圖章式樣（單位mm）第六節(jié) 聲像檔案的編制指南工程聲像檔案，是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄像檔案。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議形式進(jìn)行。在使用過程中須注意以下事項(xiàng)：一、在項(xiàng)目開工前，施工、監(jiān)理單位必須按照《公路工程質(zhì)