【正文】 監(jiān)視銷毀。(四)人、地、物名、51文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。(四)董事局委員會(huì)發(fā)文，用xx董漢字(xx年xx號(hào)。1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等?？缒甓鹊臅?huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。凡末按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失。第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。(四)聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案人庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。 第五條 主辦及會(huì)辦部門 (一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為核項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部l門時(shí)，其他部門則為核項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。 C對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 (三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 (五)其他類:與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。 2．復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催。第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如末結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?八)決定、決議對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用決定。(七)文字一律從左至右橫寫橫排。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。3．引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。 5．文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。□ 文件的管理第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。(七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。2．是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用通告。 第二十條 合約處理 (一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。第三聯(lián)依其類別歸檔。 4．來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。(二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào) 1．由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。通則 第九條 文書分類 (一)機(jī)密類:具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定辦理。以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。2．以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。 (二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。2．卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄。 2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代－問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。第五條 收集時(shí)間l．聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨文檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔。備考表應(yīng)置卷尾。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷。第十四條 信訪工作材料。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。公司黨總支發(fā)文，用xx黨字(xx年)xx號(hào)。公司收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍:1．凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔，(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。5．兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度。第七條 文件的傳閱與催辦1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。企業(yè)文件管理制度(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。2．由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計(jì)劃和一個(gè)時(shí)期全公司的工作安排以及重要專題會(huì)議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。5．文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。3．及進(jìn)準(zhǔn)確做好公文的處理工作。2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。并根據(jù)公司安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打安。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)。9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)。(五)董事局委員會(huì)所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號(hào)。2．本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。第十八條 保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%一45%。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。 (二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門如下表資料服送對(duì)象主辦部門提供部門 備注一、金融機(jī)構(gòu)二、主管機(jī)構(gòu)（一）稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)（三）工廠主管機(jī)構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)三、報(bào)界資料四、業(yè)務(wù)往來客戶五、股東及一般性客戶營(yíng)業(yè)部門財(cái)務(wù)部門各公司會(huì)計(jì)處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨(dú)立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營(yíng)業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會(huì)計(jì)處各公司會(huì)計(jì)室各分司會(huì)計(jì)處各分司會(huì)計(jì)處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會(huì)計(jì)處各公司總經(jīng)理室由營(yíng)業(yè)部門委請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)編制各公司及總管理處有關(guān)部門會(huì)：法律事務(wù)室會(huì)：法律事務(wù)室財(cái)務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)應(yīng)報(bào)告長(zhǎng)核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡(jiǎn)要，設(shè)計(jì)新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 第十條 收發(fā)文登記單 (一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。 3．主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔?！? 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告:以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。三、公文處理實(shí)施細(xì)則□ 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用決議。第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。4．草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。 審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動(dòng)過大的，要重新抄正。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。印章蓋在年下月、目的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明此頁無正文字樣。 審核的重點(diǎn):1．是否需要行文。第十七條 發(fā)文處理。第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用公告。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。 (三)復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 3．營(yíng)業(yè)部門:由各公司總經(jīng)理室制定。 □ 文書處理程式 l (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章: