【正文】 ：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。　　根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等?！　∞k展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法?！　∪绻箷㈨棽邉澩ㄟ^可行性分析，證明計劃舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執(zhí)行方案策劃合理，項目在經(jīng)濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調(diào)費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發(fā)展前途的問題。一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容：　　(1)前言?！翱盏卣刮淮钛b說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規(guī)定和要求，如使用材料的要求、動火作業(yè)的規(guī)定、消防安全的規(guī)定和鋪設電線的規(guī)定等。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準備和完成參加展會各工作環(huán)節(jié)的各項事務?！　〉谒摹⒚烙^?！　〉诙?、簡潔明了。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。展會規(guī)則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現(xiàn)場管理和維護現(xiàn)場秩序十分重要?！　∪?、《參展說明書》的寫作　?。ㄒ唬秴⒄拐f明書》的概念　　辦展機構(gòu)在確定了展會的有關日期安排，指定了展會承建商、展會運輸代理和展會旅游代理以后，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。市場環(huán)境分析不僅要研究各種現(xiàn)有的市場條件，還要對其未來的變化和發(fā)展趨勢作出預測．使立項可行性分析得出的結(jié)論更加科學合理?！　?6)辦展機構(gòu)對展會展品范圍所在的產(chǎn)業(yè)是否熟悉?？尚行苑治龅慕Y(jié)論及其他必須考慮的因素，才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算?！　≌蛊贩秶　≌箷恼蛊贩秶鶕?jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定?！　∠旅娣謩e對這三個內(nèi)容作一些說明：基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。　　二、會展預備階段的文案種類：　　 一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等?！　? 展會結(jié)算計劃?！　≌箷攸c　　策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。三是指展會對觀眾開放的日期?！　?．展會價格和展會初步預算　　展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充?！　?3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產(chǎn)業(yè)的展會。　　努力的方向　　根據(jù)展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向?！　〈嬖诘膯栴}　　包括通過以上可行性分析發(fā)現(xiàn)的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發(fā)現(xiàn)的可能對展會產(chǎn)生影響的其他問題等。對于辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業(yè)觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間盡量精確到小時；對于辦展機構(gòu)，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協(xié)辦單位等；另外，還要具體列明各辦展機構(gòu)、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的詳細聯(lián)系地址、聯(lián)系電話、傳真和聯(lián)系人，如果有網(wǎng)址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯(lián)系各有關單位。會展旅游信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務的?！　∷摹⒕幹啤秴⒄拐f明書》的基本原則　　從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個重要文件。參展說明書的遣詞造句要符合行業(yè)習慣和規(guī)范，要使用行業(yè)熟悉的語言，所涉及的術語要規(guī)范，不能想當然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語；內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。參展商手冊是辦展機構(gòu)對展會籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場管理的重要依據(jù)之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規(guī)范，有利于辦展機構(gòu)按此規(guī)范對展會各環(huán)節(jié)的現(xiàn)場進行管理。是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等?！　?2)展覽場地基本情況。　　需要強調(diào)的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構(gòu)成展會基本框架的某