【正文】 的、預(yù)期效果與會議結(jié)束時間。開會時，與會者往往希望（有時也需要）看到正在發(fā)生什么事。演講就是在表演。新技術(shù)把投影儀與計算機連接在一起，從而使這一視聽媒介變得方便、快捷并且價格低廉。舉行外部研討會時，可以向顧客和供應(yīng)商介紹公司進行了哪些變動，也可以利用這類機會推銷產(chǎn)品。? 象尊重和關(guān)心供應(yīng)商那樣，尊重并關(guān)心出席研討會和大型會議的員。小提示 64： 如果說你想作“軟性推銷” ，那么請用提問的方式提出觀點。寫信時應(yīng)注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點，所舉實例真實可信。小提示 68： 選擇不同個性的人組成談判小組。記住：賣方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產(chǎn)品恰好吻合。如果有人要求你寫報告，要保證完稿后的報告滿足他提出的所有要求。 組織報告開頭幾段應(yīng)闡明寫報告的目的并概括主要觀點。寫完后通讀報告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。 草擬提議闡述提議內(nèi)容解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用預(yù)測所需資源，并表明該提議符合預(yù)算標準指定負責人，規(guī)定時限以行動計劃作結(jié)論小提示 77： 問一問自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。你的商務(wù)計劃應(yīng)表明：你能處理好財務(wù)問題；你已經(jīng)把各種因素考慮在內(nèi)，做出了最好與最壞估測；如果這一計劃得以實施，會有很多贏利的機會。? 查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內(nèi)容與目前的活動和將來的計劃有無沖突。盡量用最少的字表達最多內(nèi)涵。要用數(shù)字標注段落以便前后互相參照，并隔開要點。記住：達成協(xié)議時，如果讓對方覺得他們占了便宜（即使事實并非如此） ，將對你很有利。你可以問一些引導(dǎo)生問題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時還有助于吸引對方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對方思考。 ”“這筆生意由我們來做是再合適不過的了。小提示 66： 請一位同事閱讀你寫的商務(wù)信件，檢查它們是否清晰明了。要準備隨時修訂會議議程以防會議超時。如果能邀請一位客座演說家活躍會場氣氛，將有助于激發(fā)聽眾的興趣和熱情。小提示 61： 定期檢查員工是否得到了他們所需要的培訓(xùn)。另外，引聽眾發(fā)笑也可以活躍氣氛。寫提要式講稿顯然快得多，圍繞相關(guān)主題安排這 30 分鐘，對每一主題加以概括，并把有關(guān)材料以提要形式列于每一主題之下。 結(jié)束會議為自己留出充裕時間來結(jié)束會議。每次會議都應(yīng)有其最終目標。當接受輔導(dǎo)的員工贏得了信心，并取得了一定成績后，他們會自覺確立更高的個人目標，以求改進工作。 正式會見非正式會見沒有固定程序，正式的單獨會見則與其他會見有相同的規(guī)則：迅速切入正題，嚴格遵守議事日程，最后作總結(jié)并確保對方對結(jié)論表示贊同。介紹情況時，良好的目光接觸有助于集中注意力小提示 45： 為使員工有機會發(fā)揮其主動性，書面指示的規(guī)定不應(yīng)過細。我確信作為一個完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。小提示 41： 授權(quán)助理寫日?；匦?。 使用因特網(wǎng)因特網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、組合軟件、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)（公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)） 、外聯(lián)網(wǎng)（連接消費者和供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)）一起改變著人類的溝通方式。臺式或便攜式個人電腦是經(jīng)理們在世界范圍內(nèi)迅速接收和發(fā)送信息的最佳伙伴。要點? 反復(fù)重復(fù)要點——最后要加以強調(diào)。利用電話可創(chuàng)造許多溝通機會，要是沒有電話，這些機會將很難獲得。避免誤解的一個有效辦法是向一個客觀的評判者進行試講。如果你是主人，記住要感謝他方所作的貢獻，送他們到大樓出口處而不是只送到會議室門口。要點? 開頭的問候語要盡量熱情。In th sm wy tht spdwrtg incrs th spd at whch y wrt nts wth a pn or pncl, y gtly incrs th spd at whth y mk nts usg a wrd prcssr or typwrtr, if tht s hw y prfr t wrk..Whn y spdwrt, th shp f th wrds s unffctd by th dltd vwls, amp。 大約 10 萬字。24 小時后，遺忘率為 80%。慢讀無助于理解；第二種方法（常被稱為“回讀法” ）則使閱讀速度減半，而理解程度只能增加 3%~7%。問：你認為公司內(nèi)的溝通狀況是否有所改進？答：我認為有所改進。小提示 18： 開會前列出所有問題。最典型的例子是員工意見調(diào)查。 避免偏見在此例中，經(jīng)理正在就一個新策略征詢?nèi)幌聦俚囊庖?。這些都有助于你同對方建立起融洽的關(guān)系。你也可以在下一次發(fā)問時提供新的解決方案。小提示 11： 恰當?shù)陌l(fā)問可幫助你得到恰當?shù)幕卮稹５糇龅貌缓?，對方可能看出你在隱藏真情實感。無論是在面對大眾的講臺上還是在面對面的會談中，了解如何有效地運用手勢，都可以幫助你有效地傳達信息。另外，站在一起時，住在農(nóng)村的人往往比住在市區(qū)的人彼此之間離得遠些。 通過身體語言溝通在身體語言中，一個人的姿勢是極為重要的。身體語言任何能被目標接收者接收到的積極或消極行為。小提示 4：盡量使溝通媒介與信息內(nèi)容相配。克服障礙的第一步就是正視它們的存在。此外，利用公共關(guān)系、廣告、信息技術(shù)和傳媒的一些實用建議也融于其中。 講求效率能否成功地溝通并做成生意，取決于他人是否理解你的意思，是否能用促進交流（使它朝你所希望的方向發(fā)展）的語言加以回應(yīng)。 選擇溝通方式慎重選擇溝通媒介是信息溝通的基礎(chǔ)。小提示 5：盡可能利用視象材料進行溝通 選擇溝通方式溝通方式 舉例 功用書面語言在任何一種語言和各種媒體中，書面語言都是文明社會的基礎(chǔ)。當媒體具有交互性時，就會 其有用。 克服緊張情緒7 / 56在進行演講和參加面試之前，人們往往會感到緊張，這是很正常的。請注意衣著的整潔得體，在傳統(tǒng)習(xí)慣方面不可出錯。如果你確實需要拍桌子，注意不要讓你的說話聲被淹沒。斜睨的眼神增強了不確定感。把注意力集中于他們講話的內(nèi)容，少說話，多使用鼓勵性的言語和點頭的動作。它們可以幫你探查信息的真實性。我們還經(jīng)常受他人影響，不假思索地接受他人的觀點。聆聽的時候，如果你在準備如何答復(fù)或考慮接下來該說什么，那你就沒有集中全部注意力聽對方講話。小提示 17： 問開放式問題，以洞悉他人性格，并鼓勵對方作答。封閉性問題具體的問題，一般用“是”或“不是”回答，也可輔之以適當細節(jié)。 高效率閱讀閱讀和理解的內(nèi)容越多，你了解的情況就越多。舒適的坐姿有助于集中注意力。為了檢查你的理解程度，重讀這部分內(nèi)容（大約用 1 分鐘時間） ，然后回答下列問題：問題： 何謂“回讀法”？ 用回讀法閱讀對理解有何幫助？ 閱讀的平均速度是什么？ 快速閱讀課程的目標是什么？ 快速閱讀的速度是多少？ 重讀所有內(nèi)容的主要結(jié)果是什么？16 / 56 在 24 小時內(nèi)，遺忘率是多少？ 一本一般厚度的書大約有多少字？ 閱讀一本一般厚度的書大約要多久？ 什么時候記憶力最佳？答案： 重讀材料。試著為每個要點都寫一句簡要說明，運用標題和數(shù)字組織記錄。 繪制心智圖 18 / 56把主題置于紙張中心。即使心存敵意，禮貌的開端總是明智的。 尋找信息在任何機構(gòu)中，員工獲取信息的需要與經(jīng)理用恰當方式提供信息的能力，都是決定性要素。 處理矛盾不要讓針對你的消極性身體語言阻礙你。為避免這種情況，方法之一是列一張清單，寫明要討論的所有事項，每說完一件事后打上勾號。如果你要找的人正在開會，問清楚他（她）何時空閑，并講清你何時再打。然而，電子郵件不能濫用。 加速溝通控制數(shù)量是提高溝通和信息流通的速度與質(zhì)量的最有效方式。小提示 42： 避免使用復(fù)雜生僻的詞和抽象的術(shù)語，這些詞語會使你的表達含混不清。 有效地下達指示在溝通過程中，一項基本活動是向他人解釋委托給他們的任務(wù)，包括任務(wù)之目的、方法與范圍。 授權(quán)大多數(shù)指示都涉及權(quán)力移交問題。有些公司每兩周舉行一次上級與下屬之間的單獨會見，共同討論問題、制定目標并宣傳考核意見。還應(yīng)保證會見不受他人和電話干擾。最好邀請另一與會者發(fā)起討論。 與聽眾溝通無論在舉行演講活動，開研討會、開大會還是在進行培訓(xùn)時，充分作好演講準備并作好演講都是大有裨益的。另外，最后一個要點應(yīng)與第一個要點遙相呼應(yīng)。如果不看提要你也能講得既流暢又自信，請盡量脫稿演講。如果不用麥克風，應(yīng)確保坐在后排的聽眾也能聽清（如有必要可問一問他們） 。選擇舉行大型會議或研討會的會場時，應(yīng)認真考慮此次會議或研討會的會場時，應(yīng)認真考慮此次會議有哪些要求，然后選擇與會議的規(guī)模及類型相稱的會場。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對方成效。小組還應(yīng)提前作至少一次角色預(yù)演。 與供應(yīng)商斡旋與供應(yīng)商談判時，傳統(tǒng)作法是從多個供應(yīng)商處索要報價單（以便形成有益的競爭） ，傾聽對方報價，狠狠殺價并要求對方大幅度降價，然后把自己提出的價格稍稍抬高一點兒，最后在盡可能低的價格水平上成交。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個可靠權(quán)威的證實。小提示 74： 抓住機會親自向聽眾講解報告。視覺形象可使聽眾迅速接受報告內(nèi)容。 自我提問這項提議的花費多大？會涉及到哪些人？若這項提議被接受，它將帶來哪些利益（在經(jīng)濟、銷售、質(zhì)量等方面）？該項提議應(yīng)怎樣實施？為什么提議要在此時提出？你為什么相信提出的計劃能夠取得成功？ 后續(xù)活動分發(fā)提議時，應(yīng)讓接受者了解你準備在什么時間、以什么方式采取后續(xù)活動，以及你是否期望他們作書面答復(fù)。有條件的話，在會上演講時可使用視聽設(shè)備；因為提議的視覺效果越強烈，它獲得通過的機會就越大。例如，在公司內(nèi)，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。撰寫時應(yīng)注意避免歧義，如果你對結(jié)論不十分肯定，應(yīng)講明存在著其他可能性，并鼓勵讀者自己作判斷。 不要用詞含混，段落不宜過長。一種更有效的新做法是選擇最好的供應(yīng)商。 掌握談判技巧談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對方需求）的基礎(chǔ)上。 推銷點子與概念推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。自然的微笑張開手掌的手勢小提示 65： 傾聽來自潛在顧客的反對意見。預(yù)訂會場前，應(yīng)檢查會場設(shè)備是否齊全，如電子設(shè)備和其他設(shè)備（麥克風、投影儀等） 、為與會者準備的舒適的坐席以及餐飲設(shè)施等。 計劃召開大型會議大型會議比研討會規(guī)模更大，也更正式。 富有成效的培訓(xùn)為員工上培訓(xùn)課是一種重要的溝通形式。介紹信息傳遞信息重復(fù)信息小提示 59： 把演說控制在 20~45 分鐘——這是一般人能夠集中注意力的時段。因此，如32 / 56有可能，應(yīng)該使用視聽（AV）設(shè)備。 引導(dǎo)會議進程在會議進行過程中，應(yīng)在加快討論進程和所有人都暢所欲言這兩個極端之間保持一種平衡。實際上，成功的會議將極大地促進溝通。小提示 49： 傾聽員工的心聲。此時，在書面指示中，你一定要講清受托人的責任范圍，你希望他向你匯報些什么內(nèi)容以及你是否會做出進一步指示。小提示 44： 給他人的自主權(quán)寧多毋少。 組織信件組織信件時可運用直郵信件中的若干原則，其具體內(nèi)容如下：? 通過陳述寫信原由吸引讀信者注意力，恰當運用幽默；? 通過激發(fā)讀信者對信件內(nèi)容的好奇心引起讀信者興趣；? 通過對提議或產(chǎn)品富有吸引力的描述，來激起讀信者的欲望；? 通過指明參考物與證明人使讀信者相信你寫的內(nèi)容；? 通過向讀信者解釋你對他們行為的期望來刺激他們采取行動。信息內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，因為信息越簡明，處理速度越快。要點? 傳真可以是獨立式并自動送紙的，也可以是與個人電腦連接的。與有關(guān)人員的電話接通后，在掛斷電話前，一定要強調(diào)你的要點（如有必要可反復(fù)強調(diào)） 。微笑——它會使你的聲音響亮，顯得熱情而又友好依書寫稿講話以免跑題為通話定時以免耗時過長22 / 56 留言如果說你有留言電話和語音信箱，應(yīng)盡快處理其中等你回復(fù)的留言，最遲不應(yīng)超過 24小時。身體前傾有助于清晰地闡明觀點手掌伸開的手勢有助于強調(diào)要點自我防衛(wèi)性地交叉雙臂挑釁的表情 誠懇的做出反應(yīng)你對員工的言行做出反應(yīng)時態(tài)度要誠懇，這一點至關(guān)重要。如有任何變化會影響到這些方面，你應(yīng)盡快盡可能直接與員工溝通。遇到陌生人，多數(shù)情況下要主動和對方握手，握手時要有力，否則會給人以軟弱無力之感。小提示 26： 用熒光筆標識要點。一般情況下，可以省略除作首字母用的所有元音，用阿拉伯數(shù)字代替數(shù)字書寫，并使用標準縮寫，如用amp。 每分鐘 250~300 個字。如果略讀，可以省去一半時間。在所有提高閱讀速度和加深理解的方法中，集中注意力是關(guān)鍵。探查事實提問的目的是獲取關(guān)于某一特定主題的信息。提問的藝術(shù)在于知道什么時候該問什么問題。如果需要對方進行重復(fù)、作進一步解釋或提供更多信息，請直接提出要求，不必遲疑。如果你清楚自己有哪些成見，就能更好地傾聽別人講的話。 運用神經(jīng)語言程式神經(jīng)語言程式（NLP）的基本理論是人們的說話習(xí)慣反映其思維方式。者講話背后的動因。手臂環(huán)繞身體是自我安慰的表現(xiàn)處于矛盾中：緊閉的雙眼和扶鼻的動作表明聽到對方的話時內(nèi)心充滿混亂和矛盾。例如，在私下會面時，通過同事把手放在面頰或下巴上的動作，你可以知道他（她）在聽你講話時正在對你進行評價。在進入會場之前，對鏡檢查一下外表，以保證你的頭發(fā)整齊。因此，在一定程度上，緊張是由于腺體把腎上腺激素分泌到血液中引起的。就可能越有效。書面語言是組織間進行溝通的基礎(chǔ)。如果你追求的是快速和便利，不妨選擇口頭語言；如果你追求的是像打印的文件那樣持久和有序，不妨選擇書面語言，它將使對方經(jīng)反復(fù)思考后做出答復(fù)。在管理中，通過溝通可以處理事務(wù)、