【正文】 處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料必須列冊(cè)登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。二、復(fù)?。核袕?fù)印機(jī)均應(yīng)建立使用記錄，復(fù)印需求部門按《復(fù)印機(jī)使用登記表》中項(xiàng)目逐項(xiàng)、真實(shí)填寫。財(cái)務(wù)專用章適用于財(cái)務(wù)專用章用于公司各種資金支付專用。 加蓋印章的復(fù)核（1）公司法人章保管人，按《用印申請(qǐng)單》中資料名稱、加蓋印章份數(shù)、審核簽批權(quán)限復(fù)核無誤后，方可予以蓋章；如總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理、總經(jīng)理不在，用章人電話請(qǐng)示同意后，印章保管人經(jīng)核實(shí)，方可蓋章。降低話費(fèi)指標(biāo)由企管部/人行部共同依據(jù)實(shí)際工作通訊業(yè)務(wù)量或階段性話費(fèi)進(jìn)行調(diào)整。以免耗時(shí)占線，浪費(fèi)資金。 公司所有辦公設(shè)備必須貼有統(tǒng)一形式的標(biāo)簽以便核對(duì)查實(shí)。 六、注意事項(xiàng)嚴(yán)禁員工將公司辦公用品作為私用。十、不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)傳遞私人信件、下載私人材料；無上網(wǎng)權(quán)的部門不得利用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，特殊情況需請(qǐng)示總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理同意后，方可上網(wǎng)。此類文件的閱辦人只可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱不能留存或復(fù)印，事后，當(dāng)需要再次查閱時(shí)，需向總經(jīng)辦辦理文件借閱手續(xù)，當(dāng)場借閱當(dāng)時(shí)還。 3．財(cái)務(wù)人員要遵守保密制度，不得將本公司財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容隨意告知他人，以免給公司帶來重大影響或損失。 （七）具體要求 集團(tuán)各部門、各分工司都要成立保密小組，加強(qiáng)對(duì)本部門、本公司保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到組織落實(shí)。（二）圖書資料的登記購回圖書雜志一律交由總經(jīng)辦/人行部文員造冊(cè)登記，登記書目并加蓋公司藏書章，粘貼標(biāo)簽并編號(hào)。四、 對(duì)公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理提出的咨詢問題，法律顧問應(yīng)以意見書的形式呈報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，并且做到快捷、準(zhǔn)確，不出任何紕漏。非主要條款如：付款方式、包裝方式、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同履行地、擔(dān)保方式以及合同的有效期限等，都應(yīng)有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益。企管部對(duì)合同（協(xié)議）進(jìn)行最終審核后，承辦部門再根據(jù)規(guī)定履行審批手續(xù)。屬副總經(jīng)理、副廠長，公司應(yīng)設(shè)一人陪餐，按35元標(biāo)準(zhǔn)招待。外出人員到目的地后，當(dāng)晚找到住址要同主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)住址、電話、換地點(diǎn)或離開當(dāng)?shù)厍埃瑧?yīng)先向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)，以便于主管領(lǐng)導(dǎo)決定是否可以離開，或交待其它工作。需要與董事長共同探討、研究的問題的；請(qǐng)示某些重要問題的；需長時(shí)間匯報(bào)工作的；需董事長簽字，且該簽字內(nèi)容需要解釋等情況，則請(qǐng)示人應(yīng)在董事長會(huì)客后，另行請(qǐng)示。三、嚴(yán)格遵守報(bào)表時(shí)間，保證各種報(bào)表數(shù)據(jù)的時(shí)效性。編制銷售計(jì)劃的依據(jù)，首先銷售公司各銷售區(qū)域總經(jīng)理要掌握所轄城市對(duì)公司產(chǎn)品的需求信息，每月25日之前與經(jīng)銷商進(jìn)行協(xié)商，確定出下月的品種、規(guī)格需用量，編制出市場下月份銷售計(jì)劃，于25日前報(bào)銷售公司。希波集團(tuán)辦事規(guī)則為了進(jìn)一步規(guī)范辦事程序，明確辦事規(guī)則，特制定本制度：一、安排工作各級(jí)員工的工作安排，按照從上至下的領(lǐng)導(dǎo)體系進(jìn)行。下級(jí)有權(quán)對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)存在的嚴(yán)重問題，直接越級(jí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映。（三）、儲(chǔ)運(yùn)方面不能統(tǒng)籌安排發(fā)貨，造成發(fā)貨延誤（訂貨數(shù)量少、配車難除外），由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。（八）、其他方面不執(zhí)行請(qǐng)示報(bào)告制度，擅自作主，由責(zé)任人全額承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。利用職務(wù)、工作之便，貪污、侵吞公款等行為。未能完成產(chǎn)量和品種計(jì)劃而影響發(fā)貨，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。采購不及時(shí)，影響生產(chǎn)，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。針對(duì)下級(jí)兩次以上的請(qǐng)示、匯報(bào)、主管領(lǐng)導(dǎo)不予解決或答復(fù)，下級(jí)有權(quán)向更上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映情況，并可視做領(lǐng)導(dǎo)同意予以辦理，所造成的后果及損失，由其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。七、管理與考核公司人力資源部/人行部是計(jì)劃管理工作的綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查、考核部門。二、計(jì)劃管理的范圍及內(nèi)容公司實(shí)行全方位計(jì)劃管理，銷、供、產(chǎn)各單位及部門；技術(shù)管理、行政管理部門，凡公司獨(dú)立設(shè)置的單位、部門都實(shí)行計(jì)劃管理，工作都要有目標(biāo)、計(jì)劃。四、有保密事項(xiàng)時(shí)，可用信封密封后上交。二、請(qǐng)示工作所寫的書面材料必須字跡清楚，簡明扼要。在正常情況下，職員遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示本部門經(jīng)理；部門經(jīng)理遇到解決不了的問題應(yīng)請(qǐng)示分管本部門的副總經(jīng)理，副總經(jīng)理解決不了的問題請(qǐng)示總經(jīng)理。標(biāo)準(zhǔn)與公司提供的統(tǒng)一午餐相同，由該部門經(jīng)理填寫“希波集團(tuán)午餐招待券”交總經(jīng)辦/人行部辦理訂餐。集團(tuán)副總有簽訂一次性標(biāo)的額10萬元以下合同（協(xié)議）的權(quán)力。四、所有合同（協(xié)議）在訂立前，必須經(jīng)企管部或法律顧問審核無異議后（審核時(shí)間為三天），方可進(jìn)入訂立程序。附件：圖書資料購置申請(qǐng)書申請(qǐng)部門經(jīng)辦人購書用途書目價(jià)格合計(jì)金額審批部門確認(rèn)總經(jīng)辦或分公司總經(jīng)理確認(rèn)第八章 法律事務(wù)、合同管理法律咨詢辦法一、 公司設(shè)常年法律顧問負(fù)責(zé)公司日常法律咨詢事務(wù)。各部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)、購入本部門的各類圖書資料；負(fù)責(zé)本部門圖書資料的登記，保管、借閱記錄管理。 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不得泄露人事任免意向。 （三）電子計(jì)算機(jī)保密 涉密文件需給文件加設(shè)密碼，應(yīng)除存放在計(jì)算機(jī)硬盤上以外，需拷貝備軟盤，以免文件內(nèi)容被竊取、丟失。 二、關(guān)于保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 為加強(qiáng)對(duì)保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)研究決定成立集團(tuán)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由集團(tuán)各副總、分公司總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)辦主任、分公司人行部經(jīng)理、銷售內(nèi)勤等組成。七、計(jì)算機(jī)操作人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備，降低消耗、費(fèi)用；對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。 五、監(jiān)督與考核辦公用品每月月末盤點(diǎn)，監(jiān)督發(fā)放數(shù)量及各部門消耗辦公用品費(fèi)用：辦公用品每月月末盤點(diǎn)，要求結(jié)余物資帳物相符。第五章 辦公用具管理公司辦公設(shè)備、用品管理規(guī)定 一、范圍 公司辦公設(shè)備/設(shè)施包括：計(jì)算機(jī)（含手提式）、打印機(jī)、掃描儀等計(jì)算機(jī)附屬設(shè)備、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話、驗(yàn)鈔機(jī)、打卡機(jī)、辦公室內(nèi)空調(diào)、飲水機(jī)、辦公桌椅、沙發(fā)、檔案柜、窗簾、蓋布、計(jì)算器、算盤、各類文件夾、訂書器、打孔器、剪刀、削筆刀等一切辦公設(shè)備/設(shè)施。電話費(fèi)用需預(yù)交的，可由總經(jīng)辦主任/人行部經(jīng)理按其權(quán)限辦理。六、注意事項(xiàng)：開具介紹信時(shí)要對(duì)使用介紹信個(gè)人或部門嚴(yán)格審核，如：用信人的姓名、所在部門、事由等。（2）財(cái)務(wù)報(bào)表、證明、委托書、協(xié)議、擔(dān)保書等需要加蓋法人印章的或涉及公司重大利益的材料，須由法定代表人本人最終確認(rèn)（財(cái)務(wù)票據(jù)正常業(yè)務(wù)按法定代表人批準(zhǔn)之相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。二、印章的管理集團(tuán)相關(guān)部門及各分公司須將其業(yè)務(wù)必需之印章圖樣、尺寸說明連同相應(yīng)管理制度或辦法報(bào)集團(tuán)總經(jīng)辦備案。各部門負(fù)責(zé)本部門所有材料的打印，需要下發(fā)的文件或規(guī)章制度、通知由各部門擬訂打印、校稿，會(huì)簽批準(zhǔn)后拷盤，交由總經(jīng)辦/人事行政部歸口下發(fā)、存檔；總經(jīng)辦/人事行政部文員對(duì)外來人員自帶的軟盤先做病毒檢查（有病毒的軟盤應(yīng)拒絕接收，并禮貌解釋表示歉意）。立卷按年代、機(jī)構(gòu)排列，永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。人事檔案的保存期限為該同志辭職后一年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。在公文末頁下部印三條橫線，上面兩線之間注明抄送部門，下面兩線之間左側(cè)注明擬制文件部門名稱，右側(cè)注明印發(fā)日期。全文共四級(jí)的第一級(jí)用“一、二、三、……” 第二級(jí)用“（一）、（二）、（三）、……”第三級(jí)用“……”第四級(jí)用“（1）、（2）、（3）、……”。（八）會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)。絕密文件是指以集團(tuán)或集團(tuán)各部門、各分公司名義印發(fā)的，只供高層領(lǐng)導(dǎo)或極小范圍內(nèi)人員了解、知悉的文件，如：希波員工的工資體系和標(biāo)準(zhǔn)、品控部的工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)、品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)配方、制造成本、研發(fā)部的新品開發(fā)計(jì)劃、正在研制中的新產(chǎn)品的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品的配方、銷售公司的產(chǎn)銷量、營銷機(jī)制、促銷方案、營銷價(jià)格等，此類文件應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)數(shù)量和印發(fā)范圍。(5)、各會(huì)簽單位必須在會(huì)簽單上簽名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。四、收文 外來文件收文由公司總經(jīng)辦/人行部文員登記，請(qǐng)示部門經(jīng)理文件是否轉(zhuǎn)發(fā)，轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)按自制文件會(huì)簽程序會(huì)簽后轉(zhuǎn)發(fā)。(7)、總經(jīng)辦/人行部每月定期檢查各部門的文件傳達(dá)及保存情況，如有文件丟失或傳達(dá)不到位，則報(bào)人力資源部作為績效考核項(xiàng)目。二、根據(jù)本公司實(shí)際情況，現(xiàn)對(duì)公文做如下分類：（一）決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。由紅色橫線組成，位于發(fā)文字號(hào)下方。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，采用黑體三號(hào)標(biāo)注于發(fā)文部門署名右下方。各類證照除列出名錄外，均須登記其有效年限，以便及時(shí)更換證照，保證其有效性。設(shè)備檔案的保存期限為該設(shè)備報(bào)廢后1年，屆時(shí)列表報(bào)批后監(jiān)督銷毀。四、借閱檔案人必須愛護(hù)檔案，保護(hù)其安全及保密性，不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損壞，未經(jīng)部門經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，絕密資料未經(jīng)副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)允許，不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借。三、傳真：所有傳真機(jī)均應(yīng)建立傳真記錄，登記傳真機(jī)使用情況，并填寫《傳真機(jī)使用登記表》，發(fā)傳真須由部門經(jīng)理在傳真材料背面簽批后方可發(fā)出。保管責(zé)任者因故不在時(shí)需托相關(guān)人員代行其職責(zé)，因委托不善造成失誤或損失者，由委托人和受托人負(fù)連帶責(zé)任。（3）使用合同章填報(bào)后的《用印申請(qǐng)單》與在財(cái)務(wù)部留存或備份合同文本同時(shí)存檔。二、國際電話使用規(guī)定由需要辦理國際業(yè)務(wù)的部門填寫請(qǐng)示單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦/人行部，由總經(jīng)辦/人行部按照總經(jīng)理批示將所要使用的電話國際網(wǎng)打開。關(guān)于計(jì)算機(jī)上網(wǎng)使用的有關(guān)規(guī)定 為加強(qiáng)并規(guī)范集團(tuán)辦公自動(dòng)化，提高部門間信息傳遞速度和工作效率，制定本規(guī)定。 辦公用品購買由需求部門提報(bào)領(lǐng)用計(jì)劃，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按辦公用品臺(tái)帳，確定購買與否、購買數(shù)量，實(shí)施采購（分公司可交由采購員實(shí)施采購）。正常消耗性文具用品如：圓珠筆、炭素筆、膠水領(lǐng)用時(shí)交舊領(lǐng)新，否則不予核發(fā)。三、為了節(jié)約費(fèi)用，各部門領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格控制復(fù)印量。 不經(jīng)批準(zhǔn)，與會(huì)人員不準(zhǔn)向外泄露會(huì)議內(nèi)容。 生產(chǎn)車間的配料室和重要工序嚴(yán)禁非相關(guān)人員入內(nèi)。 外單位采用電話詢問其保密數(shù)字，均不得通報(bào)或謊報(bào)，只能回答不清楚或不知道。必須妥善保管各類的圖書資料。七、 對(duì)司法機(jī)關(guān)就具體法律問題或案件的來函或到訪，統(tǒng)一由法律顧問接待，并負(fù)責(zé)做出解釋或答復(fù)。對(duì)欲建立業(yè)務(wù)關(guān)系的新客戶，應(yīng)先進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，確定其資信履約能力后，方可訂立合同。合同必須注明一式幾份，雙方各存幾份。六、餐費(fèi)報(bào)銷票據(jù)規(guī)定 各部門招待客人報(bào)銷餐費(fèi)時(shí)，需有正規(guī)發(fā)票及就餐的明細(xì)單據(jù)，明細(xì)單中注明各種菜、酒水、飲料、主食的數(shù)量、金額，不符合以上規(guī)定，財(cái)務(wù)有權(quán)不予報(bào)銷。對(duì)公式中難以表達(dá)清楚的數(shù)字做詳細(xì)補(bǔ)充說明。經(jīng)人力資源部/人行部登記后，轉(zhuǎn)交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦分發(fā)：副總經(jīng)理以及總經(jīng)理直屬部門經(jīng)理的“月工作總結(jié)”呈報(bào)總經(jīng)理，其它人員的“月工作總結(jié)”分類后交各部門主管副總經(jīng)理或部門經(jīng)理。對(duì)本部門形成的數(shù)據(jù)和報(bào)表要認(rèn)真審核、簽字認(rèn)定。五、物資供應(yīng)計(jì)劃生產(chǎn)部編制出生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃的同時(shí)，根據(jù)各產(chǎn)品品種的各類定額計(jì)算出各類原料、輔料等的當(dāng)期需求量，編制月度物資需求計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下達(dá)給采購部執(zhí)行；市內(nèi)采購物資可由生產(chǎn)部臨時(shí)下達(dá)物資采購計(jì)劃單進(jìn)行采購，但生產(chǎn)部門需標(biāo)明需求日期并預(yù)留采購時(shí)間。二、督導(dǎo)檢查領(lǐng)導(dǎo)在給下級(jí)安排布置工作后，要經(jīng)常檢查及時(shí)掌握和了解工作進(jìn)展情況及出現(xiàn)的困難和問題。問責(zé)制度一、問題的分類及責(zé)任劃分（一）、財(cái)務(wù)方面由于保管不當(dāng)，將現(xiàn)金、支票、匯票、增值稅發(fā)票丟失，由責(zé)任人全額承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。在任職期間，由于個(gè)人原因，造成經(jīng)銷商不再代理，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)外合作，由于工作失職，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于上述行為，責(zé)任人負(fù)主要責(zé)任，直接領(lǐng)導(dǎo)負(fù)次要責(zé)任，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)間接責(zé)任，責(zé)任比例為7 ：2 ：1，只有一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的為8 ：2。訂單下達(dá)后，如因改變訂單而造成產(chǎn)品的積壓，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。（二）、采購方面由于計(jì)劃不周或不按計(jì)劃采購，造成原輔料大量積壓，由責(zé)任人按比例承擔(dān)由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。領(lǐng)導(dǎo)必須監(jiān)督工作過程，糾正工作偏差，對(duì)下屬工作中出現(xiàn)的失誤，其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有檢查督導(dǎo)不利的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。采購部根據(jù)綜合計(jì)劃部、生產(chǎn)部下達(dá)的物資需求計(jì)劃，結(jié)合各類物資的庫存情況，編制出月度物資采購計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。七、報(bào)表責(zé)任人有責(zé)任和義務(wù)保守公司機(jī)密，不得擅自把報(bào)表數(shù)據(jù)匯露給非受表部門及非受表人。四、考核對(duì)不按時(shí)交“月工作總結(jié)”的人員給予處罰，部門經(jīng)理以上人員每次罰款40元，其它管理人員每次罰款20元，每月3日，人事行政部將上月不按時(shí)交“月工作總結(jié)”的人員的名單交財(cái)務(wù)部，在當(dāng)月工資中扣除。反映意見建議可采用書面、面談等形式反映問題，如需與上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)面談，必須選派不多于三人的代表，進(jìn)行協(xié)商，主管領(lǐng)導(dǎo)不能解決的問題，應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以達(dá)到最終解決問題的目的。二、集團(tuán)副總經(jīng)理以上人員，可以按從簡原則安排接送站，集團(tuán)、各分公司內(nèi)部往來人員的接、送站安排一律取消，由本人乘公交車自行前往目的地，公交車確實(shí)不方便的，可乘出租車，并給予報(bào)銷其乘車費(fèi)用。必須明確合同附件是否是合同的一部分，與合同條款有無同等法律效力。法律顧問審核合同時(shí)需加蓋合同審核專用章。八、 對(duì)需要由法律顧問辦理的專項(xiàng)法律事務(wù)，當(dāng)事部門必須事先以書面形式報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由企管部/人行部經(jīng)理具體安排法律顧問受理。若發(fā)現(xiàn)圖書毀損或丟失，由總經(jīng)辦或人行部協(xié)同保管部門進(jìn)行責(zé)任追查，由責(zé)任人重新購入同樣書目，確實(shí)無法購入者，按照?qǐng)D書資料原價(jià)進(jìn)行賠償。各部門在工作中所使用的紙張，凡涉及到生產(chǎn)、開發(fā)、財(cái)務(wù)、銷售、采購、質(zhì)檢等公司機(jī)密文字、數(shù)字、合同、計(jì)劃內(nèi)容的，以及公司發(fā)展動(dòng)向、各種活動(dòng)等資料，應(yīng)在作廢時(shí)立即銷毀，不應(yīng)做為普通用紙?jiān)谌粘９ぷ髦惺褂谩? （六）