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職業(yè)經(jīng)理人十項(xiàng)管理技能特訓(xùn)(留存版)

  

【正文】 精力。無(wú)計(jì)劃或計(jì)劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況,所以,很多職業(yè)經(jīng)理覺(jué)得計(jì)劃對(duì)于他們沒(méi)有作用。關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:例如,某員工對(duì)公司有一些看法,正確的做法是他向你或有關(guān)部門(mén)提出意見(jiàn),但是,這位員工卻私下議論,或者透露給客戶(hù),一傳十,十傳百,員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶(hù)中傳開(kāi),給公司形象帶來(lái)消極影響。10:20給下屬布置招聘工作,中間不斷有人進(jìn)來(lái)請(qǐng)示匯報(bào)工作,一直到11:00。4不會(huì)說(shuō)“不”,對(duì)隨機(jī)事件不加控制,浪費(fèi)了許多時(shí)間。如果得80100分,表明你能最充分地利用自己的時(shí)間,不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶摇?4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng),時(shí)間比重越大,時(shí)間管理問(wèn)題越大。(1)分析會(huì)前準(zhǔn)備情況表55會(huì)議分析表姓名:日期: 年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開(kāi)的4有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程,時(shí)間安排?4時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)?4參加人是否適當(dāng)和必須?(2)分析會(huì)議過(guò)程4是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)?為什么?4是否跑題?4是否按計(jì)劃進(jìn)行?4秩序是否正常?4是否有人中途出去?4是否按時(shí)結(jié)束?(3)會(huì)后分析:4會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有?發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有?4會(huì)議決議的執(zhí)行情況。(3)對(duì)突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素?!拘牡皿w會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類(lèi)第二象限工作法四象限的工作分類(lèi)工作的兩種劃分有些工作特別緊急,需要馬上處理,按照優(yōu)先順序的原則,緊急的事排在前。表56干擾因素分析表姓名:日期:年月日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說(shuō)不職責(zé)混淆突然約見(jiàn)當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?!熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無(wú)效會(huì)議不速之客電話干擾(1)列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類(lèi):一類(lèi)是實(shí)發(fā)性干擾,一類(lèi)是拖延性干擾。(4)一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng),通過(guò)授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。(4)時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間,以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。4對(duì)下屬工作不放心,替下屬做工作,結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。作為職業(yè)經(jīng)理,要和下屬進(jìn)行交流,不良習(xí)慣就會(huì)影響到很多人,甚至影響部門(mén)的工作。自己忙得不可開(kāi)交,結(jié)果不但家人報(bào)怨,上司和下屬也不覺(jué)得你好。4時(shí)間是最有價(jià)值的資源,而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。一般來(lái)說(shuō),中層管理者是最終解決者。這種角色錯(cuò)位在于:我是經(jīng)理,就是官。以前角色偏差經(jīng)常導(dǎo)致只從業(yè)務(wù)或技術(shù)的角度看待下屬、看待問(wèn)題。通過(guò)平等對(duì)話指導(dǎo)和幫助下屬,而不是通過(guò)指責(zé)、批評(píng)幫助下屬。例如,員工對(duì)公司的某些規(guī)章制度感到不滿(mǎn)意,如果職業(yè)經(jīng)理也有這樣的感覺(jué),他也不能在員工面前表露出來(lái),而是通過(guò)正常的渠道向公司提出建議。設(shè)備、材料、產(chǎn)品、信息、時(shí)間需要管理,也可以管理,而人卻需要領(lǐng)導(dǎo)。(2)組織一旦職業(yè)經(jīng)理確定了目標(biāo),制定了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的計(jì)劃和步驟,就必須設(shè)計(jì)和制定一項(xiàng)組織程序,這項(xiàng)工作往往被一些職業(yè)經(jīng)理所忽視,因?yàn)樗麄兛傄詾檫@是公司的事。(2)固定資產(chǎn)工具、電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、庫(kù)房、辦公室、辦公用品……這些固定資產(chǎn)不歸你所有,但是,你作為管理者,有權(quán)使用,它們能幫助你完成工作。解決這些錯(cuò)誤的要領(lǐng)在于向“內(nèi)部客戶(hù)的觀念”轉(zhuǎn)換。當(dāng)你去酒店吃飯受到一次惡劣的對(duì)待時(shí),你會(huì)說(shuō)“我再也不去這個(gè)酒店吃飯了”。(3)建立定期的、有效的溝通機(jī)制,幫助職業(yè)經(jīng)理互相了解對(duì)方的需求。實(shí)際上每個(gè)部門(mén)的運(yùn)營(yíng)完全是圍繞著上司的計(jì)劃進(jìn)行的,這種做法不能說(shuō)是不對(duì),只能說(shuō)是不夠。下面是如何使內(nèi)部客戶(hù)滿(mǎn)意的幾個(gè)事例:①根據(jù)計(jì)劃,研發(fā)中心經(jīng)理想在下月度招聘幾個(gè)工程師。其次,這些服務(wù)供應(yīng)常常會(huì)被公司規(guī)定或上司指示的形式所掩蓋。作為經(jīng)營(yíng)者的替身,職業(yè)經(jīng)理必須遵守四項(xiàng)準(zhǔn)則:一是代表公司,對(duì)所負(fù)責(zé)的部門(mén)實(shí)施管理;二是一切工作都要體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)者的意志;三是要具有全局觀,從經(jīng)營(yíng)者的角度來(lái)考慮問(wèn)題;四是在為公司創(chuàng)造價(jià)值時(shí),也要實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。從經(jīng)營(yíng)者的角度考慮問(wèn)題從本部門(mén)的角度去考慮問(wèn)題,對(duì)于職業(yè)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)是不夠的。隨著公司的擴(kuò)大,經(jīng)營(yíng)者分身乏術(shù),不可能完成所有的管理事務(wù),于是就需要職業(yè)經(jīng)理為自己分擔(dān)某一方面的工作,如設(shè)置財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理、設(shè)置銷(xiāo)售經(jīng)理負(fù)責(zé)銷(xiāo)售、設(shè)置生產(chǎn)經(jīng)理負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)等。實(shí)際上,有調(diào)查表明,普通員工對(duì)于職業(yè)經(jīng)理在授權(quán)方面的要求比起中層對(duì)于高層在授權(quán)方面的要求更加強(qiáng)烈。因而,高效的時(shí)間管理是職業(yè)經(jīng)理人必備的能力。分為三種類(lèi)型:一是“恐龍型”,這種類(lèi)型的職業(yè)經(jīng)理的特點(diǎn)是能力很強(qiáng),卻總是提出任務(wù)無(wú)法完成的理由。n 當(dāng)前文檔修改密碼:8362839n 當(dāng)前文檔修改密碼:8362839n 更多資料請(qǐng)?jiān)L問(wèn).(.....)更多企業(yè)學(xué)院:...../Shop/《中小企業(yè)管理全能版》183套講座+89700份資料...../Shop/《總經(jīng)理、高層管理》49套講座+16388份資料...../Shop/《中層管理學(xué)院》46套講座+6020份資料二是“小媳婦型”,他們的特點(diǎn)是整天唯唯諾諾,像一個(gè)受氣包。關(guān)于溝通存在兩個(gè)“70%”的說(shuō)法:第一個(gè)說(shuō)法是經(jīng)理人把70%時(shí)間用于溝通方面,第二個(gè)說(shuō)法是企業(yè)70%的問(wèn)題是由于溝通障礙引起的。由于管理一般要通過(guò)他人來(lái)達(dá)成工作目標(biāo),因而只有對(duì)下屬進(jìn)行有效授權(quán),才能調(diào)動(dòng)他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而努力的積極性。由于設(shè)置了具有不同職責(zé)的職業(yè)經(jīng)理,于是就實(shí)現(xiàn)了不同的分工。因?yàn)槭墙?jīng)營(yíng)者的替身,你必須具有全局觀,你的想法要和公司的整體戰(zhàn)略以及和其它部門(mén)的工作相銜接。誤區(qū)二:充當(dāng)同情者的角色以下是一個(gè)充當(dāng)同情者的典型做法:這種做法是職業(yè)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)避免的,因?yàn)閱T工對(duì)你是從公司方面來(lái)理解的,你在他們的眼中的形象代表著公司,扮演同情者的角色,可能導(dǎo)致員工的誤解。職業(yè)經(jīng)理要避免下面兩種常見(jiàn)誤區(qū):一是內(nèi)部人控制;二是在處理員工的抱怨時(shí)充當(dāng)同情者的角色。③物流例如,從生產(chǎn)部門(mén)到儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)再到銷(xiāo)售部門(mén),供應(yīng)是依據(jù)原材料和產(chǎn)品增值方向的物的流動(dòng)。還沒(méi)有等你去找,人力資源部經(jīng)理已經(jīng)打來(lái)電話:“老顏,你們部門(mén)原來(lái)計(jì)劃在下個(gè)月招聘幾名工程師,這個(gè)計(jì)劃有沒(méi)有變化,需要我這里做些什么準(zhǔn)備……”②銷(xiāo)售部經(jīng)理接到行政部邢經(jīng)理的電話:“肖經(jīng)理嗎?下一周公司要召開(kāi)董事會(huì),車(chē)輛比較緊張,你們下周如果有什么接送工作,這周就把單子給我們,以防我這里誤了你的事……”③研發(fā)中心經(jīng)理拿著那張收據(jù)去報(bào)銷(xiāo),財(cái)務(wù)部柴經(jīng)理說(shuō):“根據(jù)公司規(guī)定,一律憑發(fā)票報(bào)銷(xiāo),你剛才也介紹了這張收據(jù)屬于很特殊的情況,這樣吧,你放在這里,我回頭請(qǐng)示一下老總,好不好?你們不要來(lái)回跑了……”常見(jiàn)誤區(qū)其它部門(mén)為我提供服務(wù)是應(yīng)該的有的銷(xiāo)售人員、銷(xiāo)售經(jīng)理認(rèn)為“公司的收入、利潤(rùn)是我們掙回來(lái)的,所有人都靠我們養(yǎng)活,所以你們?yōu)槲覀冏鍪裁炊际菓?yīng)該的。公司的總目標(biāo)必須通過(guò)各個(gè)部門(mén)的分目標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn),一方面需要分工,一方面需要良好的協(xié)作。讓內(nèi)部客戶(hù)滿(mǎn)意(1)管理上讓上司滿(mǎn)意;(2)服務(wù)上讓其它部門(mén)滿(mǎn)意。你公司的產(chǎn)品也是這樣,你只要得罪一次,顧客就會(huì)經(jīng)常罵你。【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 第4講 作為上司的職業(yè)經(jīng)理【本講重點(diǎn)】作為上司的職業(yè)經(jīng)理的角色定位常見(jiàn)誤區(qū)實(shí)現(xiàn)上司角色的要領(lǐng)作為上司的職業(yè)經(jīng)理的角色定位作為企業(yè)的職業(yè)經(jīng)理,都要管理一定數(shù)量的直接下屬(幕僚型中層管理人員除外,如總經(jīng)理助理)。(3)無(wú)形資產(chǎn)公司的品牌、商譽(yù)、知名度、美譽(yù)度、在行業(yè)中的影響力、在客戶(hù)中的影響力……別小看這些無(wú)形資產(chǎn),這些雖然公司沒(méi)有分配給你,但是卻是你可以使用的,開(kāi)拓業(yè)務(wù)時(shí)必不可少的。組織將涉及到如下方面的問(wèn)題:①部門(mén)內(nèi)的組織圖、指揮鏈和管理關(guān)系。小企業(yè)做事,大企業(yè)做人!職業(yè)經(jīng)理的角色不只是對(duì)所擁有的資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào),而關(guān)鍵在于發(fā)揮影響力,把下屬凝聚成一支有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì),激勵(lì)和指導(dǎo)下屬選擇最有效的溝通渠道,處理成員之間的沖突,幫助下屬提升能力。當(dāng)員工在私下議論公司的規(guī)章制度時(shí),職業(yè)經(jīng)理要告訴他們遵守公司規(guī)章制度的重要性,或者告訴他們要通過(guò)正常的渠道向公司的高層反映。(3)從下屬的角度考慮問(wèn)題。由于在業(yè)務(wù)方面出類(lèi)拔萃,對(duì)下屬的業(yè)務(wù)要求很?chē)?yán),比較挑剔,看到水平比較低的下屬就氣不打一處來(lái),失去耐心。官僚思想在某些職業(yè)經(jīng)理身上非常突出,表現(xiàn)為辦事按部就班,官氣十足。需要老板解決的問(wèn)題,不可能是具體的業(yè)務(wù)問(wèn)題。分析時(shí)間的重要性多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙,經(jīng)常加班加點(diǎn),沒(méi)有周末,沒(méi)有休息時(shí)間,簡(jiǎn)直就是“忙碌”二字的化身。上司認(rèn)為你的工作效率低,員工認(rèn)為你不認(rèn)可他的工作能力。【事例】人力資源部任經(jīng)理為人誠(chéng)懇、工作勤奮,但總覺(jué)得沒(méi)有做自己應(yīng)該做的事情,每天都忙,卻忙的不是地方。4事必躬親,為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。時(shí)間支配能力分析請(qǐng)回答下列問(wèn)題,測(cè)試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。(1)統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作?(2)非常緊急的工作事項(xiàng),如果頻繁發(fā)生,即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。(5)特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。(2)對(duì)干擾因素排序通過(guò)對(duì)干擾因素的排序,每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。有些事不太緊急或不緊急,可以往后推一推,根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。每次不要多,但求找出干擾最大的因素,堅(jiān)決克服掉。運(yùn)用《會(huì)議分析表》。(3)“緊急事項(xiàng)”越多,時(shí)間管理問(wèn)題越大。(1)你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排?(2)你是否在固定的時(shí)間里處理往來(lái)函件,如上午或下午?(3)你是否將無(wú)用的文件處理掉,而不是機(jī)械地歸檔?(4)你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”?(5)你能使每項(xiàng)工作都善始善終,避免頭緒多而亂嗎?(6)你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎?(7)你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷(xiāo)員或顧問(wèn)嗎?(8)你除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議嗎?(9)你只參加那些對(duì)本部門(mén)的工作有直接影響的會(huì)議嗎?(10)你收到函件后是否閱后立即處理?(11)你阻止別人給你寄發(fā)各種無(wú)用資料嗎?(12)你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后,再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)?(13)你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎?能不頻繁檢查或干擾他們嗎?(14)你鼓勵(lì)部下遇到問(wèn)題時(shí)開(kāi)動(dòng)腦筋,提出獨(dú)立見(jiàn)解嗎?(15)你手邊有重要工作處理時(shí),如果同事找你聊天,你能巧妙地拒絕嗎?(16)你能充分利用電話提高效率,不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎?(17)你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃?(18)你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎?(19)當(dāng)你遇到非得靠專(zhuān)門(mén)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問(wèn)題時(shí),你是否請(qǐng)教專(zhuān)家協(xié)助,而不是單槍匹馬地蠻干?(20)你在召開(kāi)重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書(shū)不轉(zhuǎn)電話,不會(huì)見(jiàn)未約來(lái)訪者?回答“是”,得5分;回答“否”,得0分。4沒(méi)有輕重緩急和主次之分,甚至本末倒置。10:00正準(zhǔn)備工作,又有電話詢(xún)問(wèn)有關(guān)新員工薪資的問(wèn)題,解釋了20分鐘。溝通不善前面說(shuō)過(guò),企業(yè)70%的問(wèn)題是溝通障礙引起的。有沒(méi)有方法提高時(shí)間的利用率,有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人?下面就來(lái)分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因??傊袑庸芾碚弑仨毝芾?、善管理。對(duì)按什么規(guī)格和級(jí)別對(duì)待自己等十分敏感。領(lǐng)主這種角色錯(cuò)位比較常見(jiàn),這類(lèi)職業(yè)經(jīng)理將部門(mén)看成是自己的“獨(dú)立王國(guó)”,把自己當(dāng)作“領(lǐng)主”。常見(jiàn)誤區(qū)業(yè)務(wù)員一些做業(yè)務(wù)或者技術(shù)出身的職業(yè)經(jīng)理常常把自己仍然當(dāng)成業(yè)務(wù)員或技術(shù)員。在現(xiàn)實(shí)中,存在類(lèi)似這樣的破壞公司游戲規(guī)則的事情。教練一項(xiàng)國(guó)際調(diào)查表明:?jiǎn)T工的工作能力70%是在直接上司的訓(xùn)練中得到的。③外部工作流程和內(nèi)部工作流程。(5)信息公司有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)向你提供行業(yè)信息和客戶(hù)信息,公司還通過(guò)會(huì)議、報(bào)告、報(bào)表等等讓你及時(shí)了解公司及你所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的信息。在下屬面前,職業(yè)經(jīng)理必須扮演五種角色:圖41職業(yè)經(jīng)理在下屬面前的角色管理者作為上司的職業(yè)經(jīng)理,首先是管理者。在客戶(hù)服務(wù)上,現(xiàn)實(shí)就是這樣殘酷。也就是說(shuō),你做得
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