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正文內(nèi)容

職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練課程(留存版)

  

【正文】 ________________________________________________________________________________________________________________(4)時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間,以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。表53 工作緊急性分析表姓名: 日期:年 月 日緊急性工作事項(xiàng)非常緊急(馬上要做)緊急(短時(shí)間內(nèi)要做)不很緊急(可從長(zhǎng)計(jì)議)不緊急(無(wú)時(shí)間要求)頻次(1)統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作?(2)非常緊急的工作事項(xiàng),如果頻繁發(fā)生,即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排,以便尋求治理的措施?!颈局v重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法但是,如果顧客投訴增多,每天都要處理類似事件,則要考慮產(chǎn)品是否出了問(wèn)題?銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低?工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分,一是重要性,二是緊急性?!八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同,又有重要程度的不同?!臼吕啃そ?jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問(wèn)題、撰寫招聘計(jì)劃等。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人,不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率,也會(huì)對(duì)下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí),則很少有人注意到。□不善于利用零碎時(shí)間。4盡量將無(wú)用的文件處理掉。例如,與上司交流時(shí),下屬往往會(huì)產(chǎn)生一種敬畏感,這就是一種心理障礙。4有效利用零星時(shí)間。□經(jīng)常被電話、不速之客干擾,延誤工作,晚上加班干?!魧?duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算。由于對(duì)時(shí)間沒(méi)有計(jì)劃性,沒(méi)有按優(yōu)先原則排序,所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來(lái)處理,顛倒了主次。重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做,不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時(shí)間去做。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理,這些工作事項(xiàng)應(yīng)為:圖62 “四象限”實(shí)例解析根據(jù)這兩個(gè)方面,可以將工作分成四類,如下圖所示:圖61 四象限的工作分類每次不要多,但求找出干擾最大的因素,堅(jiān)決克服掉。(4)嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。(2)統(tǒng)計(jì)“頻次”。表54 工作重要性分析表姓名: 日期: 年 月 日重要性工作事項(xiàng)非常重要(絕對(duì)要做)重要(應(yīng)該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少(每天或每周或每月)。分析每天(每周、每月)的工作緊急程度,根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。浪費(fèi)的時(shí)間,無(wú)論如何也彌補(bǔ)不了。4不會(huì)說(shuō)“不”,對(duì)隨機(jī)事件不加控制,浪費(fèi)了許多時(shí)間。10:20給下屬布置招聘工作,中間不斷有人進(jìn)來(lái)請(qǐng)示匯報(bào)工作,一直到11:00。有很多人按照先后順序來(lái)安排工作,這種方法的本身就沒(méi)有主次之分,弊病是在次要工作上浪費(fèi)很多時(shí)間,因?yàn)闀r(shí)間是有限的,必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對(duì)減少。4我們只有176個(gè)小時(shí)來(lái)完成每個(gè)月的目標(biāo),只有2112個(gè)小時(shí)來(lái)完成每年的目標(biāo),只要時(shí)間一流逝,我們就一無(wú)所獲。在上司面前唯唯諾諾,在下屬面前擺架子,頤指氣使,只問(wèn)下屬懂不懂規(guī)矩,不問(wèn)下屬的做法是否正確。在下屬心目中,即使你是一位出色的職業(yè)經(jīng)理,也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有你自己想像的那么重要。結(jié)果造成這類職業(yè)經(jīng)理的手下很難再有業(yè)務(wù)高手或技術(shù)高手出現(xiàn)。這樣的職業(yè)經(jīng)理一般業(yè)務(wù)或技術(shù)都非常好,而且,絕大多數(shù)也是因?yàn)樵跇I(yè)務(wù)或技術(shù)方面的突出成績(jī)而被提升起來(lái)的,對(duì)管理并不擅長(zhǎng)???jī)效伙伴績(jī)效伙伴的概念,是現(xiàn)代國(guó)際企業(yè)中非常流行的一個(gè)概念。其實(shí),一項(xiàng)國(guó)際調(diào)查表明:?jiǎn)T工的工作能力70%是在直接上司的訓(xùn)練中得到的。④糾正錯(cuò)誤的具體措施。計(jì)劃將涉及到如下幾個(gè)方面的問(wèn)題:①有助于達(dá)成目標(biāo)的相關(guān)政策。(6)選擇和面試員工(配合人力資源部)?!颈局v重點(diǎn)】作為上司的職業(yè)經(jīng)理的角色定位常見(jiàn)誤區(qū)實(shí)現(xiàn)上司角色的要領(lǐng)③大凡無(wú)理的要求,是缺乏事先的溝通所致。即使你完成得很好,也只能說(shuō)你向一個(gè)重要的內(nèi)部客戶——你的上司可以交待了,這個(gè)客戶滿意了。人力資源部任經(jīng)理就是在與各個(gè)部門經(jīng)理進(jìn)行這樣的目標(biāo)對(duì)話中,制定自己的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃。實(shí)際上每個(gè)部門的運(yùn)營(yíng)完全是圍繞著上司的計(jì)劃進(jìn)行的,這種做法不能說(shuō)是不對(duì),只能說(shuō)是不夠。其他部門為我提供服務(wù)是應(yīng)該的有的銷售人員、銷售經(jīng)理認(rèn)為“公司的收入、利潤(rùn)是我們掙回來(lái)的,所有人都靠我們養(yǎng)活,所以你們?yōu)槲覀冏鍪裁炊际菓?yīng)該的。在公司內(nèi)部,誰(shuí)是誰(shuí)的客戶的關(guān)系是固定的??蛻魸M意主要指下面三個(gè)方面:既使大家不高興,也要表示你自己的態(tài)度,因?yàn)槟闶枪镜拇?。常?jiàn)誤區(qū)從本部門的角度去考慮問(wèn)題,對(duì)于職業(yè)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)是不夠的。代表公司由于管理一般要通過(guò)他人來(lái)達(dá)成工作目標(biāo),因而只有對(duì)下屬進(jìn)行有效授權(quán),才能調(diào)動(dòng)他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而努力的積極性。企業(yè)里的激勵(lì)手段一般由高層提供,如提高薪酬、晉升、股票期權(quán)、顯示地位等方式,而在職業(yè)經(jīng)理隊(duì)伍中占大部分的中層經(jīng)理卻沒(méi)有這么多權(quán)力或者資源為其下屬提供這些激勵(lì),所以,對(duì)于職業(yè)經(jīng)理的激勵(lì)能力就有著更高的要求。關(guān)于職業(yè)經(jīng)理,有兩種不同的看法:觀點(diǎn)一觀點(diǎn)二如果說(shuō)企業(yè)的董事會(huì)、董事長(zhǎng)或者資本的擁有者,是企業(yè)的大腦,那么作為企業(yè)的職業(yè)經(jīng)理人,就是實(shí)現(xiàn)大腦的想法、保持公司運(yùn)轉(zhuǎn)的脊梁,由他們把企業(yè)的高層經(jīng)營(yíng)者和企業(yè)的員工串起來(lái)。這樣,高層的管理人員和中層的管理人員就共同組成了企業(yè)的職業(yè)經(jīng)理隊(duì)伍?!咀詸z】假如你是一位職業(yè)經(jīng)理,你是否認(rèn)識(shí)到你自己在公司的戰(zhàn)略執(zhí)行中發(fā)揮的作用?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________假設(shè)一個(gè)企業(yè)的每一個(gè)成員都有自己的想法,而沒(méi)有共同的目標(biāo),那么企業(yè)就很難發(fā)展。講述了職業(yè)經(jīng)理的核心價(jià)值,并提出兩種對(duì)職業(yè)經(jīng)理截然不同的評(píng)價(jià)。當(dāng)然,職業(yè)經(jīng)理有義務(wù)指出上司的錯(cuò)誤決定,但前提是要有充分的證據(jù),而在上司改變他的決定之前,你的首要任務(wù)是執(zhí)行。職業(yè)經(jīng)理與高層是委托代理的關(guān)系,有權(quán)利按照約定享受一定的權(quán)力,并獲取相應(yīng)的利益?!臼吕?】有些人在私下進(jìn)行人身攻擊,說(shuō)一些很不好的“閑話”,或者說(shuō)一些明顯違反原則和規(guī)范的話,職業(yè)經(jīng)理必須出面反對(duì)。如果來(lái)的是總經(jīng)理或其他高級(jí)別的人物,你會(huì)請(qǐng)公司老總出面,然后給客人安排下榻的地方,陪客人在公司參觀。這種供應(yīng)鏈形式和外部供應(yīng)鏈完全一致。下面是如何使內(nèi)部客戶滿意的幾個(gè)事例:①根據(jù)計(jì)劃,研發(fā)中心經(jīng)理想在下月度招聘幾個(gè)工程師?!背浞至私馄渌块T的工作目標(biāo),并介紹自己的工作目標(biāo),從中了解其他部門的工作方式、工作進(jìn)程和期望值。你不能說(shuō):“我已經(jīng)盡到了責(zé)任”、“我做了我份內(nèi)的事”、“該我做的我已經(jīng)做了,不該我做的,我也做了不少”。在客戶服務(wù)上,現(xiàn)實(shí)就是這樣殘酷。(3)制定部門政策??刂粕婕暗降膯?wèn)題如下:①工作追蹤,及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況?;蛟S這也正是部門經(jīng)常不能很好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的原因。這種情況就屬于不維護(hù)公司規(guī)章制度的現(xiàn)象,由于職業(yè)經(jīng)理起的是帶頭的作用,如果你首先破壞了規(guī)則,你的下屬就會(huì)持有錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí),帶著這種錯(cuò)誤去執(zhí)行任務(wù),必然會(huì)帶來(lái)極大的負(fù)面效應(yīng)。常見(jiàn)誤區(qū)總之,中層管理者必須懂管理、善管理。【本講重點(diǎn)】分析時(shí)間的重要性時(shí)間分析方法工作無(wú)主次工作總有主要與次要的差別,作為職業(yè)經(jīng)理,由于他的很多工作會(huì)影響到其他人,因而在工作中,必須分清楚哪些事情是必須做的,哪些事情可以慢一點(diǎn)處理,哪些事情不必親力親為。例如,某員工對(duì)公司有一些看法,正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見(jiàn),但是,這位員工卻私下議論,或者透露給客戶,一傳十,十傳百,員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開(kāi),給公司形象帶來(lái)消極影響?!臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理為人誠(chéng)懇、工作勤奮,但總覺(jué)得沒(méi)有做自己應(yīng)該做的事情,每天都忙,卻忙的不是地方。4事必躬親,為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。如果得30分以下,那表明你面臨嚴(yán)重的問(wèn)題或?qū)⒈唤饴?,除非你立即全力以赴提高效益。”即可運(yùn)用《會(huì)議分析表》。對(duì)于自己可以決定是否召開(kāi)的會(huì)議,一定要事先評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。文件雜陳突然約見(jiàn)計(jì)劃不周(1)列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類:一類是實(shí)發(fā)性干擾,一類是拖延性干擾。【本講總結(jié)】本講主要介紹時(shí)間分析的方法。Ⅳ象限:不緊急和不重要的事項(xiàng)不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力。有些事不太緊急或不緊急,可以往后推一推,根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。第7講 養(yǎng)成好習(xí)慣這一階段,決心改變不良習(xí)慣,開(kāi)始培養(yǎng)好的習(xí)慣?!咀詸z】對(duì)照一下,你自己是否有以下的不良習(xí)慣:□工作效率低,辦事拖拉。4學(xué)習(xí)并運(yùn)用對(duì)付干擾的方法。【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法,而不愿接受別人的觀點(diǎn)。4養(yǎng)成常年使用工作效率手冊(cè)的習(xí)慣。下面是一些建議:4每天花30分鐘做計(jì)劃。正所謂“無(wú)招勝有招”,良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識(shí)到的時(shí)候。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴?!拘牡皿w會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________一般情況下,重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的,一般有較充足的時(shí)間安排,但是,由于每天忙于瑣碎事務(wù),經(jīng)常把重要的事擱置起來(lái)或認(rèn)為還有時(shí)間,結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻,不僅時(shí)間倉(cāng)促,質(zhì)量和效果也不能令人滿意。有些工作特別緊急,需要馬上處理,按照優(yōu)先順序的原則,緊急的事排在前。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中,許多因素你可能無(wú)法把握,但是,你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。4有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程,時(shí)間安排?4時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)?4參加人是否適當(dāng)和必須?(2)分析會(huì)議過(guò)程4是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)?為什么?4是否跑題?4是否按計(jì)劃進(jìn)行?4秩序是否正常?4是否有人中途出去?4是否按時(shí)結(jié)束?(3)會(huì)后分析:4會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有?發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有?4會(huì)議決議的執(zhí)行情況。(4)一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng),通過(guò)授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng),時(shí)間比重越大,時(shí)間管理問(wèn)題越大。請(qǐng)問(wèn)答“是”或“否”。(1)成本價(jià)值法。晚上又得加班了。不良習(xí)慣有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。自己忙得不可開(kāi)交,結(jié)果不但家人報(bào)怨,上司和下屬也不覺(jué)得你好。有沒(méi)有方法提高時(shí)間的利用率,有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人?下面就來(lái)分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因。但在現(xiàn)實(shí)中,有的職業(yè)經(jīng)理往往不能正確認(rèn)識(shí)其角色和作用,容易進(jìn)入誤區(qū),把業(yè)務(wù)放在首位而忽略管理、把本部門置于自己的“勢(shì)力范圍”和“官僚思想”嚴(yán)重等。中層管理則不同,既涉及管理,又涉及具體業(yè)務(wù)。對(duì)按什么規(guī)格和級(jí)別對(duì)待自己等十分敏感。你不光是上司,而且還是下屬,還是同事。(2)雙方平等。游戲規(guī)則的制定者和維護(hù)者職業(yè)經(jīng)理在本部門游戲規(guī)則的制定和執(zhí)行中,發(fā)揮著非常重要的作用。小企業(yè)做事,大企業(yè)做人!職業(yè)經(jīng)理的角色不只是對(duì)所擁有的資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào),而關(guān)鍵在于發(fā)揮影響力,把下屬凝聚成一支有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì),激勵(lì)和指導(dǎo)下屬選擇最有效的溝通渠道,處理成員之間的沖突,幫助下屬提升能力。②各職位的描述和設(shè)置。(5)信息公司有專門的部門向你提供行業(yè)信息和客戶信息,公司還通過(guò)會(huì)議、報(bào)告、報(bào)表等等讓你及時(shí)了解公司及你所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的信息。公司對(duì)于職業(yè)經(jīng)理的要求,就在于需要通過(guò)他去管理員工?!咀詸z】以前你如何看待與平級(jí)部門的關(guān)系,學(xué)習(xí)了本講課程后,你有什么新的認(rèn)識(shí)和打算?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________這種評(píng)價(jià)方式是科學(xué)的,被國(guó)際上普遍采用,原因有以下四個(gè):①“一次否決”是十分有道理的。(3)建立定期的、有效的溝通機(jī)制,幫助職業(yè)經(jīng)理互相了解對(duì)方的需求。也就是,你的工作
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