【正文】 行業(yè)管理工作，具有半行政（計劃）半企業(yè)（市場）的特點。國家煙草專賣局對煙草專賣品的生產(chǎn)、銷售、進(jìn)出口貿(mào)易及對外經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作業(yè)務(wù)依法實行專賣管理。目前，省煙草公司只能通過一些事后檢查的手段進(jìn)行控制，缺乏事前和事中的控制能力。4．1．1省外卷煙的采購的一般流程簽定合同X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)市場變動情況、結(jié)合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達(dá)的購銷指標(biāo)，做出銷售預(yù)測，在每年的5月和10月和全國主要供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成購銷意向。4．1．2省內(nèi)卷煙的采購簽定計劃銜接書X公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)市場變動情況、結(jié)合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達(dá)的購銷指標(biāo)，做出銷售預(yù)測，在每年的5月和10月和省內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成購銷意向。第一種情況下，縣公司的購進(jìn)流程如下： 縣公司向分公司上報購進(jìn)計劃（品牌、型號、數(shù)量等） 由分公司替縣公司到全國定貨會上代簽合同 省外煙廠向分公司發(fā)貨并開票 貨到分公司后，分公司通知縣公司提貨 縣公司的業(yè)務(wù)員帶匯票去分公司先交錢取得發(fā)票后自行提貨 到縣公司后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)驗收入庫，并填寫入庫驗收單，分別交財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門處理。由于卷煙有保質(zhì)期要求，故倉庫在發(fā)貨全部實行先進(jìn)先出法。參見圖284．2．5調(diào)撥站工作流程卷煙廠按計劃產(chǎn)品完工后，填制成品入庫單一式五聯(lián)，依次為車間，企業(yè)部，卷煙銷售公司，生產(chǎn)科，財務(wù)部聯(lián)。 專賣煙在進(jìn)價和售價上均實行特殊管理，此外專賣煙的進(jìn)銷單獨核算，不與其他卷煙合并計算財務(wù)的加權(quán)平均單價。（2） 評審合同及簽定合同　　在形成購銷意向后，各級的煙草公司或調(diào)撥站要對合同進(jìn)行評審。開票員進(jìn)行審核后，開出一式七聯(lián)的增值稅發(fā)票交給客戶或者是代辦運輸?shù)牟块T。各市縣煙草公司把本地的零售戶按地域劃分到各個批發(fā)部，各批發(fā)部負(fù)責(zé)向劃定區(qū)域內(nèi)的各零售戶批發(fā)卷煙。（7）在確定了發(fā)貨時間后，由業(yè)務(wù)員填寫開票通知，在經(jīng)銷售部或公司領(lǐng)導(dǎo)審批后交給開票員開出增值稅發(fā)票；（8）如果客戶要求送貨，業(yè)務(wù)員要委托相應(yīng)部門去辦理提貨及發(fā)貨手續(xù)；（9）審核下級單位的調(diào)劑申請2． 定價小組：（或定價委員會）由銷售部、公司財務(wù)部、專賣辦、監(jiān)察或其它相關(guān)部門組成，定價小組討論確定銷售的批發(fā)價、調(diào)撥價，并填制出定價通知。6． 倉庫保管崗：按開票員開出銷售小票或正式的增值稅發(fā)票及普通發(fā)票的提貨聯(lián)對客戶或運輸部門發(fā)貨，按月或按日核對庫存數(shù)量。這樣，便可實現(xiàn)財務(wù)與倉庫之間的核對關(guān)系并為財務(wù)業(yè)務(wù)一體化數(shù)據(jù)接口作了準(zhǔn)備。u 在批發(fā)部向所屬零售戶進(jìn)行配送時，由于是批發(fā)部倉庫送貨車向上級倉庫借出卷煙進(jìn)行送貨銷售，事后再行結(jié)算。調(diào)撥站依據(jù)生產(chǎn)計劃分解完銷售計劃后，各煙草公司往往要對分解的結(jié)果做較大的調(diào)整。u 簡單的重復(fù)性勞動多： 湖南省內(nèi)各煙草公司中僅有湘譚和韶山煙草公司等單位在使用自已開發(fā)的計算機銷售系統(tǒng)，其他各單位仍是使用手工處理的方式。u 客戶管理的思路不明顯：　　由于現(xiàn)在各市縣煙草公司多為手工統(tǒng)計，統(tǒng)計的角度也很不完整，使得各級機構(gòu)的管理人員無暇對客戶進(jìn)行比較系統(tǒng)的管理，這也不利于客戶增強對煙草公司的信任感。例如在近幾年由于市場不景氣，消費者的消費能力下降，各級煙草公司對外銷售的價格在不斷下降，但在采購環(huán)節(jié)，銷售成本卻不能隨之下降，導(dǎo)致商業(yè)流通環(huán)節(jié)的銷售毛利率不斷下降煙草公司出現(xiàn)了大片的虧損。公司財務(wù)科憑煙廠開出的發(fā)票而不是實際入庫數(shù)確認(rèn)其入庫金額，煙廠將當(dāng)期生產(chǎn)出的所有卷煙成品全部調(diào)入成品庫，但開增值稅發(fā)票數(shù)可能小于當(dāng)期生產(chǎn)總數(shù)，即只對生產(chǎn)出的一部分卷煙確認(rèn)銷售。不僅在一單對一單的核對上存在了大量重復(fù)工作，且填制在途商品入庫驗收單據(jù)以暫估入庫的辦法也可通過在計算機內(nèi)點單處理而簡化省略。省公司的開票員還要負(fù)責(zé)向稅務(wù)局申報納稅，領(lǐng)購發(fā)票。由于一些農(nóng)村批發(fā)部送貨的路途較遠(yuǎn)，送貨車送貨的銷售價格會略高于批發(fā)部的銷售價格。由下屬的煙草公司自提或由省公司銷售處委托運輸公司辦理提貨及運輸手續(xù)。在發(fā)貨前，就發(fā)貨時間、價格與數(shù)量與客戶取得一致。因倉庫的商品賬簿依據(jù)財務(wù)填制的商品驗收單和在途商品驗收單作為購進(jìn)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)部門開具的發(fā)票和調(diào)撥單中的倉庫聯(lián)作為出庫數(shù)據(jù)，所以會出現(xiàn)賬存數(shù)與實物庫存數(shù)之間存在差異，此表可反映賬存數(shù)與實存數(shù)之間各種原因?qū)е碌牟町悢?shù)——未驗數(shù)、未提數(shù)等，也可反映盤盈盤虧情況。參見圖2104．2．7罰沒品入庫流程：各級公司專賣辦在實施對零售戶的專賣檢查時，如有發(fā)現(xiàn)非法渠道卷煙，即可進(jìn)行罰沒處理，對這部分卷煙可按七折價收購，并同時處以罰款。參見圖274．2．4煙草公司向自己下屬的批發(fā)部的內(nèi)部調(diào)撥公司所屬各批發(fā)部一般有獨立的倉庫。 4．2庫存現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程主要涉及采購入庫，銷售出庫，內(nèi)部調(diào)撥，從煙廠購進(jìn)，批發(fā)部向所屬零售戶配送等五種主要業(yè)務(wù)流程。財務(wù)付款財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉(zhuǎn)來的入庫驗收單，審核無誤后付款，或者根據(jù)預(yù)付款申請單審核付款并做相應(yīng)的財務(wù)處理。另外，如供應(yīng)商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務(wù)員填寫預(yù)付款申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管同意簽字后交財務(wù)部門。其中，大部分公司按此流程開展采購業(yè)務(wù)的，有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流程，這在該流程圖中會標(biāo)識出來。由于煙草行業(yè)在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的特殊性，各煙廠的生產(chǎn)欲望很強，生產(chǎn)能力過剩，限產(chǎn)壓庫難度非常大，超產(chǎn)時有發(fā)生，造成商業(yè)環(huán)節(jié)煙草庫存增加，銷售難度加大。為了加強該行業(yè)的管理，更好的服務(wù)于國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準(zhǔn)成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。 銷售處（10人）目前設(shè)置業(yè)務(wù)科（2人）、財務(wù)科（2人）、信息科（3人）、物價科（1人）等部門，具體職能如下： 業(yè)務(wù)科：負(fù)責(zé)省內(nèi)外卷煙產(chǎn)品的購進(jìn)、調(diào)撥、銷售等工作財務(wù)科：負(fù)責(zé)對銷售處發(fā)生的經(jīng)營費用、銷售收入、銷售成本、往來賬款、應(yīng)交稅金等進(jìn)行核算，并向公司財務(wù)處上報銷售處資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、應(yīng)交款項表等物價科：負(fù)責(zé)收集市場信息，參與定價領(lǐng)導(dǎo)小組制定批發(fā)價格，向市縣公司下達(dá)價格通知單并監(jiān)督該價格的執(zhí)行信息科：負(fù)責(zé)收集整理省內(nèi)網(wǎng)點建設(shè)信息省煙草公司銷售處財務(wù)處計劃處其它職能部門地州 市公司財務(wù)科業(yè)務(wù)科信息科物價科縣公司批發(fā)部卷煙廠及調(diào)撥站湘南煙草集團(tuán)公司中國煙草總公司圖1 湖南省煙草公司組織結(jié)構(gòu)示意圖三、 總體需求湖南省煙草公司營銷管理信息系統(tǒng)是由湖南省煙草公司立項，省公司銷售處牽頭，省公司信息中心配合實施的服務(wù)于各級煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營銷管理信息系統(tǒng)。u 其它。第三聯(lián)送交財務(wù)科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)庫存情況開展銷售業(yè)務(wù)。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。參見圖264．2．3銷售出庫業(yè)務(wù)流程銷售時首先由業(yè)務(wù)員通知開票員開出一式七聯(lián)增值稅專用發(fā)票（對一般納稅人）或是普通發(fā)票（小規(guī)模納稅人，如零售戶等），客戶憑發(fā)票提貨聯(lián)到倉庫提貨或是由銷售方組織送貨，倉庫保管員根據(jù)提貨聯(lián)發(fā)貨（在湘南集團(tuán)倉庫保管員在發(fā)貨后還需填制出庫單）。余貨存放于車廂內(nèi)，如此反復(fù)，一星期結(jié)算一次，并沖減借據(jù)，余貨歸還批發(fā)部倉庫。即倉庫發(fā)貨員在發(fā)貨后填制的單據(jù)。調(diào)撥站的計劃員按照合同或計劃的總量、庫存情況及價格情況，準(zhǔn)備每個月對客戶均衡發(fā)貨。上級單位依據(jù)庫存卷煙品種的市場銷售情況及庫存情況，上級單位決定調(diào)劑的數(shù)量及調(diào)劑品種。如果定價小組要變更價格，則由公司通過電話或書面的形式通知各批發(fā)部。省公司及長沙市煙草公司代理銷售長沙煙廠的各類卷煙的計劃安排表也是由調(diào)撥站來填報，交省公司及長沙市公司來執(zhí)行。同時也給以后的營銷系統(tǒng)的采購訂單的錄入帶來困難。