【正文】 ………… 第二部分：操作程序 ……………………………………… （一）文件管理程序 ……………………………………… （ 二 ）分公司目標(biāo)管理程序 ……………………………… （ 三 ）商品運(yùn)做管理程序 ………………………………… （ 四 ）倉(cāng)儲(chǔ)與物流配送管理程序 ………………………… （ 五 ）市場(chǎng)與營(yíng)銷策劃管理程序 ………………………… （ 六 ）業(yè)務(wù)開發(fā)與推廣管理程序 ………………………… （ 七 ）訂單受理與客戶服務(wù)管理程序 …………………… 第三部分：質(zhì)量記錄 ……………………………………… 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期 ： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 第一部分：組織架構(gòu)部分 （一）集團(tuán)新組織架構(gòu) 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / （二）優(yōu)迪（全國(guó)）組織與人事架構(gòu) （三）優(yōu)迪分公司組織與人事架構(gòu) 說明： 當(dāng)分公司月銷售額在 100 萬 以下時(shí)，總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部設(shè)專員編制； 送貨任務(wù)頻繁的，可以將物流部拆分為倉(cāng)儲(chǔ)部、物流部，設(shè)主管級(jí)別，分公司總經(jīng)理直轄； 可適當(dāng)增減下屬部門。 負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的催收與管理工作。 負(fù)責(zé)大客戶管理與服務(wù)支持工作。 負(fù)責(zé)分公司各部門的目標(biāo)設(shè)計(jì)及考核，圍繞工作目標(biāo)組織管理層培訓(xùn)，并進(jìn)行督導(dǎo)。 崗位權(quán)力： 對(duì)分公司的各項(xiàng)資源有部分的分配使用和調(diào)配權(quán)。 4 文件分類 分公司文件按格式分為 ISO（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)）格式、 GB（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)）格式及普通資料格式。居中。標(biāo)題使用黑體和華文中宋。 抄報(bào)：報(bào)給誰(shuí)。 將文件發(fā)放給相關(guān)部門的收文人員，由收文人員在《文件發(fā)放記錄表》上簽字。 10 文件回收與銷毀 優(yōu)迪商貿(mào) 有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 總經(jīng)辦承擔(dān)文件回收和銷毀的責(zé)任。 （ 4）回款率。 解決怎么賣的問題 以目錄銷售為主， DM 促銷為輔；以郵寄、電話拜訪為主，登門拜訪為輔。修訂目標(biāo)一般每季度進(jìn)行一次。 （ 2）調(diào)查范圍以省為單位，調(diào)查以典型城市為樣板，如山東省主要調(diào)查青島市、濟(jì)南市。 調(diào)整范圍： 商品經(jīng)銷范圍是否擴(kuò)大或縮減。 自己不能提供咨詢的，向集團(tuán)商品計(jì)劃部索取資源。 建立供需關(guān)系的供應(yīng)商應(yīng)該簽署《采購(gòu)合同 書》。 零星采購(gòu) （ 1）在遇到下列情況時(shí)，可以進(jìn)行零星采購(gòu)： A、當(dāng)沒有建立該類型物資正式供應(yīng)商時(shí)。 （ 2）出現(xiàn)訂貨過多，倉(cāng)庫(kù)出現(xiàn)積壓。 分公司商品計(jì)劃部負(fù)責(zé)人填制《 分公司目錄商品訂貨清單》，填寫清楚訂貨編碼、品名、規(guī)格、顏色、數(shù)量等必要信息。因分公司造成的有殘缺的商品不給退貨。 分公司收貨時(shí)，能夠現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)的就現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)。 10 商品定價(jià) 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 商品定價(jià)公式 分公司商品定價(jià)原則為平均毛利率 30%。提倡組合促銷，合理搭配主流、輔助、高檔產(chǎn)品，以提升客單額。 15 支持文件 《集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)管理規(guī)程》 《直銷商品目錄》 《標(biāo)準(zhǔn)商品知識(shí)教材》 《分公司商品采購(gòu)目錄》 《采購(gòu)合同書》 16 質(zhì)量記錄 《商品市場(chǎng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)表》 《月度商品市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告》 《直銷商品目錄建議增減表》 《供應(yīng)商檔案》 《采購(gòu)清單》 《 分公司目錄商品訂貨清單》 《退貨申請(qǐng)單》 《 月單品銷售分析表》 《 月商品補(bǔ)貨計(jì)劃》 《收貨差異 統(tǒng)計(jì)表》 《商品損壞清單》 《月度訂貨情況統(tǒng)計(jì)表》 《對(duì)帳單》 《目錄商品付款明細(xì)》 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / （ 四 ）倉(cāng)儲(chǔ)與物流配送管理程序 1 目的 規(guī)范分公司倉(cāng)儲(chǔ)與物流作業(yè)流程，提高運(yùn)做效率。 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 在質(zhì)量符合要求的前提下，再由倉(cāng)管員按照供應(yīng)商《發(fā)貨單》上載明 的品種數(shù)量進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)。 加強(qiáng)商品養(yǎng)護(hù)管理，做好防塵、防壓、防霉壞、防蟲蛀等工作。 包裝完畢后必須放置于指定的出貨區(qū)域。 12 倉(cāng)庫(kù)安全管理 倉(cāng)庫(kù) “四防 ” 防火：應(yīng)設(shè)置足夠的干粉滅火器，配備有消防水管，預(yù)留 2 米以上寬度的消防通道。 2 范圍 本程序適用于優(yōu)迪系各分公司之市場(chǎng)管理和營(yíng)銷策劃的作業(yè)。同時(shí)，不定期對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手營(yíng)業(yè)推廣與促銷活動(dòng)進(jìn)行跟蹤調(diào)查，不斷補(bǔ)充競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手檔案資料。 月度促銷計(jì)劃的擬訂。分公司市場(chǎng)部應(yīng)按照進(jìn)度表監(jiān)督各單位實(shí)施。 在全國(guó)優(yōu)迪統(tǒng)一行動(dòng)中，分公司面臨特殊市場(chǎng)狀況時(shí)，市場(chǎng)部應(yīng)提 出獨(dú)立策劃，由分公司市場(chǎng)部策劃專業(yè)的方案。 2 范圍 本程序適用于優(yōu)迪系各分公司日常業(yè)務(wù)開發(fā)作業(yè)。方式包括 “掃街 ”調(diào)查、相關(guān)資 料查詢調(diào)查與補(bǔ)充調(diào)查。分公司負(fù)責(zé)提出分站點(diǎn)的修改意見。分公司應(yīng)該予以大力配合。不觸動(dòng)優(yōu)迪本部基本原則的，分公司總經(jīng)理審批即可交付實(shí)施。 分公司在跨區(qū)域拓展時(shí)，必須對(duì)拓展的目標(biāo)市場(chǎng)進(jìn)行深入的市場(chǎng)調(diào)查、分析論證，并充分考慮到物流配送成本、配送時(shí)間，并撰寫詳細(xì)市場(chǎng)開發(fā)報(bào)告經(jīng)分公司總經(jīng)理審批同意，方可向本部提出跨區(qū)域市場(chǎng)拓展。 市場(chǎng)部要根據(jù)掌握的資料，定期對(duì)本區(qū)域市場(chǎng)已開發(fā)客戶進(jìn)行分析，評(píng)估分公司對(duì)各類客戶的開發(fā)情況，提出改善公司客戶結(jié)構(gòu)方案，加大對(duì)重點(diǎn)客戶開發(fā)力度。 成立由分公司總經(jīng)辦主任牽頭、保安參加的分公司應(yīng)急小分隊(duì)，編列應(yīng)急處理預(yù)案，分工明確，處理步驟明確，平日注意演練，一旦發(fā)生安全突發(fā)事件，緊急出動(dòng)，將損失降到最低限度。 倉(cāng)庫(kù)服務(wù)目標(biāo)：配貨差異不超過 %；庫(kù)存準(zhǔn)確率 %。 揀貨作業(yè)完畢后，必須將《出庫(kù)單》和所揀配商品放置在一起。 分類、分品種擺放商品，擺放時(shí)應(yīng)根據(jù)不同商品的出貨頻率合理確定擺放位置，將出貨頻率高的商品擺在靠近配貨區(qū)的貨位，將出貨頻率低的商品放在離配貨區(qū)較遠(yuǎn)的貨位。 貨位按照順序碼編號(hào)，一排貨架一個(gè)序號(hào)，貨架每格一個(gè)子序號(hào)。 客戶提出售后服務(wù)需求的，商品計(jì)劃部必須第一時(shí)間向供應(yīng)商要資源。把定價(jià)申請(qǐng)與論證會(huì)會(huì)議記錄同時(shí)呈報(bào)分總經(jīng)理審批。累計(jì)訂貨數(shù)據(jù) ，交優(yōu)迪本部財(cái)務(wù)部發(fā)《對(duì)帳單》與分公司財(cái)務(wù)部門對(duì)帳。 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 一般情況下，計(jì)劃庫(kù)存必須能夠滿足商品目錄冊(cè)刊載商品的正常供應(yīng)，但應(yīng)控制在 倍的額度以內(nèi)，防止出現(xiàn)積壓。 如果確認(rèn)可以訂，集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部對(duì)口人員知會(huì)分公司，分公司按照本程序常規(guī)訂貨流程訂貨。 9 公共商品采購(gòu)、物流與索賠 《直銷商品目錄》所刊載商品，一律由集團(tuán)產(chǎn)品中心提供。在每筆采購(gòu)訂單下單之前，必須查詢庫(kù)存情況。索要時(shí)必須兩個(gè)人在場(chǎng)并進(jìn)行登記，否則視為向供應(yīng)商索賄行為。 （ 4）愿意同公司月結(jié)，最好能夠月結(jié) +30 天。 對(duì)于個(gè) 性化商品，應(yīng)配合進(jìn)行產(chǎn)品的拍照，按照要求傳遞給設(shè)計(jì)部門。 分析調(diào)查對(duì)象的供應(yīng)商支持力度。 優(yōu)迪系公共商品 是指在優(yōu)迪各分公司銷售的上《直銷商品目錄》冊(cè)的商品，以及集團(tuán)產(chǎn)品中心開發(fā)的自有品牌性質(zhì)的商品。（參見《分公司人力資源管理手冊(cè)》） 分公司總經(jīng)辦協(xié)助總經(jīng)理分解目標(biāo)，擬訂成分公司的 KPI 文件，分解給分公司各部門。 解決賣什么的問題 商品計(jì)劃部牽頭，調(diào)查清楚分公司轄區(qū)市場(chǎng)行銷產(chǎn)品情況。 4 分公司運(yùn)作目標(biāo)概定 優(yōu)迪分公司目標(biāo)包括：績(jī)效目標(biāo)（量化目標(biāo)）、職能目標(biāo)（定性目標(biāo)）。 9 文件密級(jí)劃分 文件分為秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。簽署后的文件被視為分公司持有的合法文件。居中。在此基礎(chǔ)上重新擬訂為 版。居中。 各分公司總經(jīng)理是本程序的第一推行者，分公司各部門負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本程序相關(guān)規(guī)定。 對(duì)分公司擁有的財(cái)、物及各項(xiàng)預(yù)算開支的合理性負(fù)責(zé)。具有任職資格擔(dān)保。 協(xié)調(diào)各直銷辦事處與相關(guān)單位的關(guān)系，為各辦事處提供各種支持。 4 財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理體系的檢討與完善。 因?yàn)榉止揪唧w情況不同，比如，山東優(yōu)迪把多個(gè)部門壓縮在一起，在使用過程中，則應(yīng)將一個(gè)程序拆開使用，對(duì)于一些非主體部分可以適當(dāng)?shù)?省略。 本手冊(cè)之后，還將推出優(yōu)迪本部的規(guī)范化管理手冊(cè)， 另外，人力資源、財(cái)務(wù)與資訊因內(nèi)容繁蕪也推出了單行本， 請(qǐng)各分公司注意與之結(jié)合使用。 負(fù)責(zé)預(yù)算體系的建立和年度、月度預(yù)算的匯編、控制及執(zhí)行結(jié)果的分析與報(bào)告。 7 客戶服務(wù)中心 負(fù)責(zé)呼叫中心電話接聽、客戶咨詢與電話訂單受理工作。 直接職責(zé)： 負(fù)責(zé)分公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)與分解落實(shí)。 對(duì)分公司的健康、和諧和可持續(xù)發(fā)展負(fù)責(zé)。分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)按照本程序開展文件管理的稽核。 文件持有部門：五號(hào)仿宋字體。 （ 3）生效日期：含義為本文件的自 年 月 日開始具有法律效力。 正文：小四號(hào)宋體字，行距 18 磅，居左。 部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為應(yīng)該使用文件的形式， 6 文件發(fā)放 文控中心 分公司總經(jīng)辦即為分公司的文控中心，負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、回收與銷毀工作。 秘密文件是指公司一般秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益受到損害的文字資料和電子文本，包括 公司人事檔案、各類合同、協(xié)議、職員工資收入、尚未進(jìn)入的市場(chǎng)、編訂成冊(cè)的質(zhì)量手冊(cè)、管理手冊(cè)、公司尚未對(duì)外公開的各類信息資料。 量化目標(biāo)包括： （ 1）銷售額。 商品計(jì)劃部牽頭，以《直銷目錄》為藍(lán)本，擬訂區(qū)域市場(chǎng)產(chǎn)品目錄，分公司總經(jīng)理審批。（參見《分公司人力資源管理手冊(cè)》） 各部門將 KPI 指標(biāo)分解到每個(gè)員工。 區(qū)域性商品 是指為滿足分公司客戶需要，《直銷商品目錄》冊(cè)上沒 有的，分公司商品計(jì)劃部在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)專項(xiàng)采購(gòu)的商品。 綜合判斷調(diào)查對(duì)象的商品競(jìng)爭(zhēng)力。 優(yōu)迪商貿(mào)有限公司文件 文件編號(hào)： UDHG06New06 版 本： 分公司運(yùn)營(yíng)規(guī)范管理手冊(cè) 生效日期： 2020 年 11 月 30 日 頁(yè) 碼： / 直銷目錄的使用輔導(dǎo) 商品計(jì)劃部收集各種資訊，準(zhǔn)備接納分公司銷售部門的咨詢。 商品計(jì)劃部采購(gòu)助理根據(jù)上述要素對(duì)于供應(yīng)商進(jìn)行全方位的考察，填寫《供應(yīng)商檔案》，由商品計(jì)劃部經(jīng)理核實(shí)，分公司總經(jīng)理審批。 計(jì)劃采購(gòu)與零星采購(gòu) 計(jì)劃采購(gòu) 采購(gòu)計(jì)劃一周制訂一次。 庫(kù)存不得超過上月庫(kù)存量的 20%。集團(tuán)產(chǎn)品中心商務(wù)部專門有專人負(fù)責(zé)對(duì)口分公司。 退貨管理 新設(shè)立半年內(nèi)的分公司，允許退貨占當(dāng)批訂貨總額的 15%。 物流及索賠 分公司與總部往來通過外部物流公司進(jìn)行。分公司商品計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部應(yīng)接納外部供應(yīng)商的對(duì)帳請(qǐng)求。 促銷定價(jià) 需要進(jìn)行促銷的，按照定價(jià)的 20%進(jìn)行浮動(dòng)，個(gè)別商品可以浮動(dòng)更高，但必須詳細(xì)測(cè)算浮動(dòng)給正常銷售帶來的壓力和客戶指標(biāo)變化以及品牌的影響力變化，報(bào)分公司總經(jīng)理審批后實(shí)施。一般的咨詢?cè)?1 小時(shí)之內(nèi)給予答復(fù)，特殊的咨詢?cè)?2 小時(shí)之內(nèi)給予答復(fù)。 使用 KT 板噴繪，將貨區(qū)屬性標(biāo)識(shí)出來，懸掛在合適的位置。 確定擺放位置的商品，使用標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)編碼打印標(biāo)簽貼在貨架上，以利辨別和存取商品。 檢驗(yàn)完畢后，對(duì)商品進(jìn)行標(biāo)識(shí)和包裝，每一張單安排獨(dú)立的包裝，但盡可能的包裝在一起。 配送服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)：輻射半徑 80 公里內(nèi)，當(dāng)天送達(dá)；輻射半徑 20 公里， 2小時(shí)送達(dá)；商品運(yùn)輸 100%運(yùn)到客戶指定的位置；緊急訂單 30 分鐘響應(yīng)。 13 執(zhí)行 本規(guī)定自頒發(fā)布之日起執(zhí)行，以前頒布的與規(guī)定相抵觸的規(guī)定文件，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。 分公司應(yīng)定期對(duì)本區(qū)域 市場(chǎng)各競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行全面調(diào)查。 5 分公司營(yíng)銷策劃管理 營(yíng)銷策劃范圍 分公司市場(chǎng)拓展計(jì)劃的擬訂。觸及本部政策的，應(yīng)上報(bào)本部總經(jīng)理審批。