【正文】 類(lèi)別號(hào)。 六、對(duì)綜 合管理性文件進(jìn)行全文數(shù)字化。審查合格的檔案連同審查意見(jiàn)提交公司總工辦會(huì)同公司有關(guān)部門(mén)審查，合格后辦理檔案交接手續(xù)。 第三 十 條 集團(tuán)總部相關(guān)部門(mén)形成的項(xiàng)目文件分階段移交檔案管理部 歸檔。 密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定，填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。填寫(xiě)文件形成的年、月、日，用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能確定時(shí)間的用 “0 ” 表示，如文件形成時(shí)間是 2021 年 6 月，則表示為 20210600。 案卷封 面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表均不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 各種原始記錄的排列。 （ 十四 ） 國(guó)外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽字確認(rèn)。 施工單位要在施工過(guò)程中認(rèn)真做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收和簽證，整理好變更文件（單獨(dú)立卷）， 對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改到相應(yīng)的文件上，要 按規(guī)定及時(shí)編制好竣工圖。 第 十八 條 質(zhì)量監(jiān)督單位（部門(mén)）：按國(guó)家、主管部門(mén)規(guī)定和質(zhì)量監(jiān)督合同規(guī)定提交工程質(zhì)量監(jiān)督工作中形成的各類(lèi)質(zhì)量監(jiān)督文件，各驗(yàn)收階段的工程質(zhì)量評(píng)價(jià)文件。各項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人必須把漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 2 檔案工作列入項(xiàng)目工作計(jì)劃，明確該項(xiàng)目的檔案責(zé)任人，采取有效措施，開(kāi)展檔案工作。 第 六 條 本辦法 重點(diǎn) 規(guī)定了集團(tuán)太陽(yáng)能光伏 產(chǎn)業(yè)基建項(xiàng)目文件及竣工文件的編制及整理歸檔的要求和方法。 第 十六 條 施工單位（ 含設(shè)備安裝單位）：負(fù)責(zé)按合同和現(xiàn)行規(guī)范要求收集、編制、整理、提交全部施工文件、竣工文件（含竣工圖）。 （ 七 ） 案卷裝訂要整齊牢固。 （ 十一 ） 竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)齊。 （ 四 ） 不同類(lèi)型文件材料的排列方法 設(shè)計(jì)文件的排列。頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 文件材料題名。歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文； 立卷單位：填寫(xiě)編制該案卷的單位全稱(chēng)或規(guī)范性簡(jiǎn)稱(chēng)。 （ 九 ） 聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。在歸檔審查中須 抽查 一定 比例 檔案，抽查數(shù)不得低于歸檔數(shù)的 3％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的 5%。 三、檔案信息化。 第四條 術(shù)語(yǔ) 全宗號(hào)。 案卷號(hào)。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 13 案 卷 移 交 清 冊(cè) 合同項(xiàng)目名稱(chēng)及合同編號(hào)： 移交單位：（蓋章） 接收單位：（蓋章） 移 交 人：（簽字） 接 收 人：（簽字） 共有案卷： 案卷移交目錄頁(yè)數(shù)： 年 月 日 案 卷 移 交 目 錄 序 號(hào) 案卷號(hào) 案卷題名 案卷起止日期 數(shù)量 備 注 文字材料 圖樣材料 綜合卷 卷 頁(yè) 卷 頁(yè) 卷 頁(yè) 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 14 附件 2： 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類(lèi)及檔號(hào)編制原則 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類(lèi)及檔號(hào)編制原則 第一條 總則 適用范圍：本規(guī)則適用于集團(tuán)太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類(lèi)及檔號(hào)編制。 第 三十九 條 辦理歸檔手續(xù)時(shí)，應(yīng)將檔案案卷、案卷移交清冊(cè)、歸檔審簽單（見(jiàn)附錄）一并交公司檔案室辦理交接手續(xù)。 第 三十 三 條 外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 脊背規(guī)格與卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同，脊背制作用紙要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 8 （ 三 ） 卷內(nèi)備考表的編制。 （ 二 ） 卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)。 各種文字報(bào)告的排列。因修改須重新繪圖的，由設(shè)計(jì)原因引起的，由設(shè)計(jì)單位承擔(dān)費(fèi)用；由施工單位原因引起的 ， 由施工單位承擔(dān)費(fèi)用；由建設(shè)單位原因引起的，由建設(shè)單位承擔(dān)費(fèi)用。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 5 （ 三 ） 凡按一般性圖紙變更及符合杠改或劃改（文字、數(shù)字更改一般是杠改；線(xiàn)條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制）要求的變更，可在原圖上修改（必須是新藍(lán)圖），在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱(chēng)、日期、編號(hào)和條款號(hào)，無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明，并加蓋簽署竣工圖章。 第五章 項(xiàng)目各階段文件資料收集歸檔范圍 第二十 條 凡是反映與工程、項(xiàng)目有關(guān)具有查考價(jià)值的各種載體的文件材料（含圖紙、照片、錄音、磁盤(pán)、光盤(pán)等），都應(yīng)收集齊全歸入項(xiàng)目檔案。 第 九 條 項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)指導(dǎo)、審查和驗(yàn)收參加工程項(xiàng)目施工單位的項(xiàng)目文件編制和歸檔工作。 第四章 項(xiàng)目文件收集、整理、編制的主要職責(zé) 第 十三 條 光伏項(xiàng) 目公司：負(fù)責(zé)基本建設(shè)項(xiàng)目前期立項(xiàng)和設(shè)計(jì)文件的收集歸檔；負(fù)責(zé)設(shè)備、工藝、涉外和竣工、驗(yàn)收文件的收集、編制；負(fù)責(zé)工程管理文件收集、編制；負(fù)責(zé)工程咨詢(xún)文件的收集、編制；負(fù)責(zé)審查和接收全部工程檔案；負(fù)責(zé)項(xiàng)目科研、生產(chǎn)、銷(xiāo)售各階段文件的收集、整理、編制工作。 （ 四 ） 復(fù)印、打印文件材料及照片字跡、線(xiàn)條和影像要清晰。 （ 九 ） 所有竣工圖（包括圖紙目錄）應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。 （ 三 ） 設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。 （ 一 ） 編頁(yè)號(hào)。填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。其結(jié)構(gòu)一般由三個(gè)部分構(gòu)成：一是工程項(xiàng)目名稱(chēng)，工程項(xiàng)目名稱(chēng)由三部分構(gòu)成一是單項(xiàng)工程名稱(chēng)（ XX 年度工程或單位工程名稱(chēng)）太長(zhǎng)時(shí)可根據(jù)情況略寫(xiě)。其外表規(guī)格為 310mm 220mm，厚度分別為 10 mm 、20 mm、 30 mm、 40 mm 、 50 mm，用牛皮紙板雙裱壓制。 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 10 （ 二 ） 集團(tuán)總部相關(guān)部門(mén)及項(xiàng)目公司：文書(shū)檔案應(yīng)在第二年 6 月 30 日前完成上年度歸檔文 件的歸檔工作；科研、生產(chǎn)、基建檔案在每一項(xiàng)工程（課題）竣工（完成）后三個(gè)月內(nèi)或項(xiàng)目告一段落后及時(shí)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔； 機(jī)要文件、重要憑證性文件，變更、修改、補(bǔ)充的文件材料，企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料以及 實(shí)物檔案應(yīng)即時(shí)移交檔案室歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔；企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（要有檢查工作記錄和庫(kù)房觀測(cè)記錄）。案卷按全宗號(hào) —— 類(lèi)別號(hào) —— 案卷順序號(hào)排列，全宗號(hào)由集團(tuán)統(tǒng)一編制。 選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見(jiàn)通知書(shū)，用地申請(qǐng)及拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案等，劃撥建設(shè)用地文件，土地征用（含申請(qǐng)征用土地的文件及批復(fù)文件、紅線(xiàn)圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)） 永久 804 有關(guān)行 政主管部門(mén) 批準(zhǔn)審核文件 ： 人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、文物勘探、抗震設(shè)防、衛(wèi)生等 建設(shè)用地釘樁通知單（書(shū)）， 驗(yàn)線(xiàn)合格文件， 申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書(shū)，審定設(shè)計(jì)方案通知及審查意見(jiàn) 永久 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 38 805 合同、協(xié)議 （含勘察設(shè)計(jì)、施工承包、監(jiān)理委托合同，租賃文件及水、暖、電、氣供應(yīng)協(xié)議書(shū)等，合同談判紀(jì)要、合同審批文件、承發(fā)包合同及協(xié)議變更文件），委托書(shū)。 各單位可以根據(jù)文件多少 結(jié)合實(shí)際需要減少三級(jí)類(lèi)目或 增設(shè)四級(jí)類(lèi)目，如 增設(shè) 四級(jí)類(lèi)目，須制定相應(yīng)的規(guī)則并報(bào)集團(tuán)備案。 二、 檔案排架要能反映整理分類(lèi)成果，便于管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅色墨水、純藍(lán)色墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等）。 （ 二 ） 卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。 要 說(shuō)明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；互見(jiàn)號(hào)，應(yīng)填反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔號(hào)，并注明其載體形式。卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)和備注等組成。如果卷內(nèi)文件反映問(wèn)題不同，一般還要先把問(wèn)題分清楚，然后再按其他次序排列。項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷；設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或依據(jù)、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組卷 。 （ 五 ） 同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明，不同建筑物、構(gòu)筑物分別編制。 第 二 十二 條 項(xiàng)目檔案整理質(zhì)量必須符合國(guó)家《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T 118222021）的質(zhì)量要求，財(cái)務(wù)檔案整理質(zhì)量應(yīng)符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)〔 1998〕 32 號(hào)）的要求，照片檔案整理質(zhì)量應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》（ GB/T 118212021）的要求，電子檔案應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894— 2021）的要求。沒(méi)有公司檔案室簽字不能結(jié)算最后一筆進(jìn)度款和進(jìn)行合同清算。 漢能集團(tuán)管理制 度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目 文件立卷歸檔管理辦法 制度代碼 版本 實(shí)施日期 主編單位 批準(zhǔn)人 HNKGZD(XZ03)04 V2 2021 年 12 月 16 日 行政管理中心 李河君 說(shuō)明： 目 錄 第一章 總 則 ............................................................................................1 第二章 主要內(nèi)容與適用范圍 ...................................................................1 第三章 項(xiàng)目檔案管理 ..............................................................................1 第四章 項(xiàng)目文件收集、整理、編制的主要職責(zé) ....................................2 第五章 項(xiàng)目各階段文件資料收 集歸檔范圍 ...........................................3 第六章 項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求 ...................................................................3 第七章 項(xiàng)目文件整理立卷 .......................................................................6 第八章 歸檔 ..............................................................................................9 第九章 項(xiàng)目檔案的移交 ........................................................................ 10 第十章 檔案管理 .................................................................................... 10 附件 1：建設(shè)工程檔案歸檔審簽單及附表 ............................................ 12 附件 2：太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類(lèi)及檔號(hào)編制原則 ............................. 14 附件 3：太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類(lèi)歸檔范圍保管期限 參照表 ............. 19 漢能集團(tuán)管理制度 太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 1 第一章 總 則 第一條 為了保證集團(tuán)太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，使檔案管理工作規(guī)范化，根據(jù)國(guó)家頒布的有關(guān)檔案整理、編制規(guī)范規(guī)則， 結(jié)合集團(tuán)太陽(yáng)能光伏產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的具體情況，特制訂本辦法。 第 十一 條