【正文】 合同的管理 第一條 公司合同實行兩級臺賬，各業(yè)務(wù)部門設(shè)立分臺賬，辦公室設(shè)立綜合類合同總臺賬，統(tǒng)一分類編號。 合同的簽訂 第一條 合同的簽訂工作由擬簽訂合同的主辦部門負責。 總則 第一條 本辦法適用于公司對外簽署所有合同，包括業(yè)務(wù)經(jīng)濟類合同和綜合類合同。 本制度自發(fā)布之日起施行。 絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害 。 公司保密制度 總則 為保守公司秘密，維護公司權(quán)益，特制定本制度。 員工打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確， 長話短說 。 公司物品一般不可外借，特殊情況由辦公室主任批準。 公文處理指公文的收文處理和發(fā)文處理。 對收文的處理。 三、辦公用品發(fā)放 辦公室按計劃分發(fā)給各部門，由部門負責人指定專人領(lǐng)取。 電話應(yīng)在響鈴三聲之內(nèi)接起 。 公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。 公司秘級的確定： (1)公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件、技術(shù)資料為絕密級； (2)公司的規(guī)劃、項目資料、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級； (3)公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。 印 章 管理和使用規(guī)定 為進一步規(guī)范 印章的管理和使用 , 結(jié)合 公司 實際制定如下規(guī)定： 印章由 辦公室 負責保管 （財務(wù)章由財務(wù)部專人保管） ，保管印章 者 外出時， 辦公室 及保管人員必須嚴格按規(guī)定程序范圍管好和用好印章，特殊情況需報有關(guān)領(lǐng)導批準。 （一）業(yè)務(wù)經(jīng)濟類合同是指委托代理等由公司業(yè)務(wù)部門簽署的合同。 （一）確認合同對方當事人是否具有法人資格；對方單位是否具有履行合同的資質(zhì)、資信，是否具備履行合同的能力等； （二）確定合同的主要權(quán)利義務(wù)； （三）確定合同的主要條款； （四）其他事項。 第二條 合同編號按采購合同、供貨合同、技術(shù)合同、其他合同分類。 合同糾紛的處理 因當事人一方原因產(chǎn)生糾紛時，相關(guān)部門應(yīng)積極主動與對方協(xié)商解決，協(xié)商結(jié)果寫成書面材料；協(xié)商不成的，按照法律的規(guī)定或合同雙方的約定可以采用調(diào)解、仲裁或訴訟的方法解決合同雙方的糾紛。公 司與其他單位簽署的一般事務(wù)性協(xié)約，如交通安全、房屋租賃管理等無需法定代表人簽字的協(xié)約性文件，由總經(jīng)理簽署或委托代理人簽署生效。 合同管理辦法 第 15 頁 共 84 頁 為了加強合同的管理，防范市場風險和法律風險，提高公司的經(jīng)濟效益，維護公司的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，特制定本管理辦法。 附則 本制度的解釋權(quán)屬于本公司總公司辦公室。 公司秘密的密級分為 “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 、 “ 秘密 ” 三級。 本規(guī)定總經(jīng)理審批，從發(fā)布之日起生效，本規(guī)定解釋權(quán)歸辦公室。 電話管理 本公司的電話，主要是作為與外界溝通、開展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。出庫須填 出庫單 ，經(jīng)辦公室主任簽字后方可出庫。 公文管理 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對內(nèi)的以總公司或部門名義發(fā)布的各類正式文件。進行嚴格登記，并及時呈送有關(guān)領(lǐng)導批示，跟蹤有關(guān)人員的承辦情況。 計劃外辦公用品領(lǐng)用，須經(jīng)辦公室主任批準方可領(lǐng)用。 接聽電話的標準用語為： 您好， 道朗 。包括但不限于以下： (1)公司重大決策中的秘密事項。 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當依據(jù)本制度第七條、第八條的規(guī)定標明密級，并確定保密期限。 保管印章者要堅持原則，不能濫用權(quán)力，謀取私利，違章違紀。 （二）綜合類合同是指除業(yè)務(wù)合同、勞動合同外的非業(yè)務(wù)經(jīng)濟類合同，主要包括辦公、行政、后勤采購等合同。 第二條 在交付審核前，主辦部門負責填寫下述內(nèi)容： （一）合同名稱； （二）合同金額； （三）對方單位； （四）聯(lián)系電話； （五）主辦部門意見： 第三條 簽訂合同應(yīng)當使用統(tǒng)一標準合同文本，無標準合同文本或無適宜的合同文本時，主辦部門可另行擬定。編號規(guī)則為公司簡稱、分類代碼、對方簡稱、年度、序號。如雙方不能達成一致，按合同糾紛處理。 第五條 公司對外簽訂合同、協(xié)議，須經(jīng)公司法定代表人簽署或總經(jīng)理簽署生效。 1本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 (1)故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的； 第 14 頁 共 84 頁 (2)違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的； (3)利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 檔案管理 辦公室根據(jù)本制度制訂有關(guān)實施細則并下發(fā)落實。 辦公區(qū)內(nèi)除會客室外嚴禁吸煙。所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。 管理范圍： 公文管理；辦公用品管理；郵發(fā)管理；辦公現(xiàn)場管理；電話管理；固定資產(chǎn)和低值易耗品實物管理；車輛管理；印章管理；合同管理；檔案管理。最后對承辦完的文件按規(guī)定歸類存檔。 新聘人員辦公用品，辦公室根據(jù)人事部門提供的名單，負責為其配備。聲音要柔和，富有熱情。 (2)公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方 向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。保密期限分永久、長期、短期，一般與密級相對應(yīng)，特殊情況另外注明。印章管理應(yīng)遵守有關(guān)保密制度，隨用隨鎖。 第二條 合同管理的原則 （一）歸口管理原則。 第四條 進行合同談判、擬定合同條款時，可將合同送交有關(guān)部門征求意見，協(xié)商達成一致意見，修改合同有關(guān)條款； 第 17 頁 共 84 頁 第五條 根據(jù)法律規(guī)定或簽約雙方約定需要登記、公證或備案等事項的合同，由主辦部門負責辦理相關(guān)手續(xù)； 第六條 所有合同在簽署時必須填寫齊全各項合同要素，公司原則上不對外簽署空白合同。 第三條 如需查閱或復制合同檔 案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。 第三條 合同的解除 第 18 頁 共 84 頁 合同在履行過程中，出現(xiàn)無法繼續(xù)履行合同或履行合同已無意義的情形，可由雙方協(xié)商一致解除合同，可根據(jù)需要簽訂解除協(xié)議，該解除協(xié)議的審批程序按本辦法的規(guī)定處理 。如在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向公司有關(guān)部門反映； （三）負責建立本部門的合同臺賬； （四）其他有關(guān)工作。公文用印要印跡清晰，位置端正，印跡不可互相重 疊；公文用印必須與署名一致 。 出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失。 保密范圍和密級確定 公司秘密為本制度第二條規(guī)定的內(nèi)容。 合同管理 辦公室根據(jù)本制度制訂有關(guān)實施細則并下發(fā)落實。 辦公區(qū)內(nèi)不任意懸掛、張貼物品。 入庫后，應(yīng)當日入帳。 效益：減少資源耗費，降低成本。 對發(fā)文的處理。 郵發(fā)管理 辦公室統(tǒng)一管理各部室郵發(fā)信件、郵件。 公司不允許員工 使用辦公電話 掛私人長途電話。 (3)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。保密期限屆滿，自行解密。 常規(guī)性工作用印由總經(jīng)理負責審批。公司合同實行專業(yè)部門歸口管理。 合同的審核、審批工作及相關(guān)工作程序 第一條 審核的事項包括但不限于下述內(nèi)容： （一 ）合同的合法性：審查合同內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)的要求；合同簽訂的程序是否符合法律規(guī)定等； （二）合同的可行性：進行預算審核工作，預測取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險； （三）合同的嚴密性：審查合同條款是否完備嚴謹，合同語言是否準確無誤等； （四）認為需要審查的其他事項。 合同支付 第一條 合同 支付條件 （一） 合同支付必須符合合同條款的規(guī)定； （二） 合同支付必須經(jīng) 合同主辦部門的領(lǐng)導審核，總經(jīng)理批準 ； （三） 未簽訂合同不得提前支付合同款項。如雙方不能達成一致，按合同糾紛處理。 第四條 各主辦部門的主要職責 第 16 頁 共 84 頁 （一）依法負責合同的起草、對外談判和簽署工作； （二）檢查合同的履行情況。 加蓋公章的位置要正確。 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資 50 元以上 200元以下： (1)泄露 公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的； (2)違反本制度第十條、第十二條、第十三條、第十四條規(guī)定的秘密內(nèi)容的； (3)已泄露公司秘密但采取補救措施的。 對保守、保護公司秘密以及改進保密技術(shù)、措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。 印章管理 辦公室根據(jù)本制度制訂有 關(guān)實施細則并下發(fā)落實。 辦公區(qū)內(nèi)潔凈有序。 入庫物品必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別設(shè)帳。 效率：要求高的整體工作效率。公司公文的打印工作由辦公室負責。所有 公發(fā)信件、郵件由收發(fā)員登記 ，負責寄發(fā)。 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)長途電話的，每次罰款 10元；私掛香港或澳門的，每次罰款 50 元；私掛國外長途電話的，每次罰款 200 元。 (4)公司財務(wù)預決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。 保密措施 第 13 頁 共 84 頁 屬于公司秘密的文件、資 料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由辦公室或總經(jīng)理委托專人執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由信息部門負責保密。 文件、簽訂合同、人事任免及涉及公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、抵押、投資等重要工作用章，必須經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可蓋章，材料底稿由辦公室存檔。辦公室是公司綜合類合同的管理機構(gòu)。 第二條 辦公室負責加蓋公司印章或合同專用章。 第二條 合同付款的審核 財務(wù)部負責對合同支付金額進行復核、同時審核支付申請的手續(xù)是否完備。 第二條 合同的變更 合同在履行過程中，需要變更合同的相關(guān)條款時，可由合同雙方當事人協(xié)商一致變更合同，并簽訂書面補充協(xié)議，該補充協(xié)議的審批程序按本辦法的規(guī)定處理。 第三條 辦公室的主要職責 （一）負責審核公司合同的簽訂、履行、變更和解除工作； （二）配合有關(guān)部門，協(xié)助合同糾紛的解決； （三）負責合同正本的存檔工作：對合同進行分類、統(tǒng)一編號，建立合同登記總分類臺賬 ； （四）其他有關(guān)工作。 加蓋公章時， 保 管 印章 者不能圖省事，把印章交給來人自行用印 建立 用 印登記 制度， 每次用印時，保管印章者都要做好 登記，以供查考 。 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)理和法務(wù)部；總經(jīng)理和法務(wù)部接到報告，應(yīng)立即作出處理。 公司 保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。 車輛管理 辦公室根據(jù)本制度制訂有關(guān)實施細則并下發(fā)落實。重要物品和文件要放入抽屜或柜子，必要時上鎖。 二、辦公用品入庫 采購人員采購完畢，認真填寫采購 物品入庫單 ，保管員收票時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目 ,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符，應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負責人。 規(guī)范 : 以制度規(guī)范辦公管理。各部交辦公室統(tǒng)一打印的文件須經(jīng)本部門負責人簽字。 辦公室負責每年根據(jù)各部門的需要制訂報刊訂閱計劃，報總經(jīng)理審核批準后，辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。 (5)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： (1)非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得復制和摘抄； (2)收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施； (3)在設(shè)備完善的保險裝置中保存。 各種報表，須經(jīng)填報人、部門負責 人及公司領(lǐng)導分別簽字蓋章 。 （二）歸類管理原則。辦公室用印時應(yīng)審查合同審批及簽署手續(xù)是否完備。 附則 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。 （二）財務(wù)部：負責合同的支出、收入及財務(wù)審查等工作。 綜合類合同：（ 1）主辦部門、辦公室、財務(wù)部分別根據(jù)各自權(quán)限對合同相關(guān)事項進行審核，（ 2）部門分管領(lǐng)導根據(jù)權(quán)限簽批；（ 3）總經(jīng)理簽批。特殊情況需外帶印章，須填寫 《用印審批單》 ，注明事由、返回時間（當日下班前確保交回），辦公室主任簽字后，兩人以上同往，嚴禁單人帶章外出。 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛?，不準通過其他方式傳遞公司秘密。接觸到公司商業(yè)秘密的高級員工，例如：管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員、銷售人員、秘書等對保守公司秘密負有特別的責任。 做好固定資產(chǎn)的增加、調(diào)撥和清理報廢工作，在公司總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導下，參與固定資產(chǎn)的清查盤點 工作。 辦公桌上擺放物品簡潔、整齊。 采購人員要嚴格按計劃內(nèi)容并要在預算之內(nèi)進行采購，在保證質(zhì)量的前提下采購價格最優(yōu)惠的用品，索取并保存好發(fā)票。 管理理念： 辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念。打印好的正式文件經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)后，將文件蓋章連同 文件第 9 頁 共 84 頁 簽收單 發(fā)出，并及時跟進收文單位的收文情況，收回收文簽收單。 辦公室指定一名管理人員每日負責將